a. Pengawasan pengolahan informasi
Umumnya sekarang perusahaan telah berbasis teknologi komputer dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya. Didasari hal itu pula sekarang perusahaan telah
memakai jasa komputer dalam pengolahan informasinya. Pengawasan pengolahan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu :
1 PengawasanUmum
Pengawasan umum merupakan aktivitas pengawasan yang dilakukan untuk hal- hal yang bersifat umum, maksudnya pengawasan yang dilakukan terhadap hal-hal yang
mencakup perusahaan secara menyeluruh. Unsur-unsur pengawasan umum meliputi : organisasi pusat pengolahan data, prosedur dan standar untuk perubahan program,
pengembangan sistem dan pengoperasian fasilitas pengolahan data.
2 Pengawasan Aplikasi
Pengawasan aplikasi khusus dirancang untuk tiap aplikasi yang ada diperusahaan. Pengawasan aplikasi ini bertujuan untuk :
a Menjamin tiap transaksi yang dilakukan perusahaan yang sudah melalui
proses otorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap.
b Menjamin bahwa data transaksi yang terjadi telah lengkap. c Menjamin pengolahan data transaksi telah benar dan mencerminkan keadaan
yang sebenarnya.
d Menjamin pemanfaatan hasil pengolahan data telah sesuai dengan tujuan yang
ditetapkan.
e Menjamin bahwa aplikasi yang ada akan selalu berfungsi
Universitas Sumatera Utara
3 Prosedur otorisasi yang memadai
Di dalam perusahaan tiap transaksi yang terjadi telah mendapat otorisasi dari pihak yang memiliki wewenang untuk melakukannya. Ada dua jenis otorisasi yang dapat
diberikan, yakni dalam bentuk umum dan khusus. Otorisasi umum maksudnya bahwa manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk dilaksanakan di dalam
perusahaan. Contohnya adalah adanya otorisasi terhadap harga standar dan kebijakan kredit untuk penjualan. Sedangkan otorisasi khusus dalam hal ini menyangkut otorisasi
perorangan dan berlaku untuk transaksi khusus pula. Misalnya otorisasi untuk penjualan khusus, penggajian atau transaksi pembelian. Sebagai contoh, dalam pelaksanaan
transaksi pembelian, prosedur otorisasi diatur sebagai berikut: a
Kepala bagian gudang, berfungsi sebagai pemberi wewenang otorisasi atas permintaan pembelian yang ditujukan kepada bagian pembelian.
b Kepala bagian pembelian, berfungsi memberikan wewenang otorisasi atas
surat order pembelian yang diterbitkan oleh bagiannya. c
Kepala bagian penerima barang, berfungsi sebagai pengotorisasi laporan barang, berfungsi sebagai pengotorisasi laporan yang diterima oleh bagiannya.
d Kepala bagian akuntansi, berfungsi mengotorisasi bukti kas keluar sebagai
akibat terjadinya transaksi pembelian tersebut. Dengan menjalankan aktivitas tersebut akan ada jaminan:
- Barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan keperluan perusahaan.
- Barang dan jasa yang diterima sesuai dengan pesanan.
- Utang yang dicatat bila pembelian secara kredit merupakan kewajiban perusahaan
yang sebenarnya atas transaksi pembelian tersebut.
Universitas Sumatera Utara
b. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai
Kategori