2 Pemisahan Fungsi yang Memadai
Adanya pemisahan fungsi pada bagian kasir, fungsi akuntasi dan fungsi keuangan pada perusahaan.
3 Pengawasan Fisik atas Kekayaaan dan Catatan
Adanya penggunaan alarm pencuriaan, brankas, satpam perusahaan, akses yang terbatas terhadap penggunaan uang kasbank dan akses terbatas terhadap
catatan akuntansi dan fasilitas komputer dengan menggunakan coding system.
c. Review Atas Kinerja
Perusahaan telah menggunakan anggaran untuk menilai dan membandingkan kinerja masing-masing bagian pada suatu periode dengan periode berikutnya. Adanya
rapat yang dilakukan dengan panitia anggaran dari Kantor Pusat untuk menilai jalannya operasi perusahaan.
5. Pemantauan
Manajer dan Bagian pengawasan intern selalu memantau kegiatan operasional perusahaan. Begitu juga dengan direktur keuangan dan kepala bagian yang sesekali
memantau kegiatan pada bagian keuangan untuk mengecilkan kemungkinan tindakan penyelewengan.
4. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Untuk mengetahui bagaimana pengendalian intern kas yang dilaksanakan di PT Perkebunan Nusantara III Persero Medan, maka baiknya diketahui bagaimana
prosedur penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan.
Universitas Sumatera Utara
a Prosedur Penerimaan Kas
Penerimaan kas dari bank dapat berasal dari Hasil penjualan ekspor atau lokal, dan hasil-hasil penjualan barang aktiva melalui kantor lelang Negara. Biasanya
penerimaan yang langsung diterima melalui kas perusahaan bersumber dari penjualan tunai, penerimaan kas dari bank dan jasa giro, dan penerimaan lainnya. Penjualan tunai
dilaksanakan dengan mewajibkan pembeli melakukan pembayaran. Adapun prosedur penerimaan kas melalui kas perusahaan adalah sebagai berikut:
a. Fungsi kas menerima cekgiro atau uang tunai dari yang membayar didukung oleh yang lampiran, faktur penjualan serta bukti lain. kasir member cap “lunas” pada
faktur penjualan. Kasir selanjutnya menyiapkan bukti kas masuk yang bernomor urut dan dibuat rangkap tiga yaitu lembar 1 diserahkan pada pembayar kemudian
lembar 2 dan lembar 3 untuk bagian kasir dan bagian pembukuan. Bukti ini disetujui oleh direksi.
b. Faktur penjualan lokal yang dilampiri dengan permohonan penjualan setempat PPS
c. Jika sumber pemasukan berasal dari hasil penjualan ekspor atau lokal, maka bukti masuk AU- 9 dilampiri dengan lampiran bank dalam rangkap 3tiga. Lembar
pertama AU-9 diserahkan pada pembayar, lembar kedua dikirimkan ke bagian kasir dan akuntansi untuk proses input data diproses secara komputerisasi
d. Fungsi kas selanjutnya akan mengirimkan cekgiro ke bank. e. Bukti masuk AU-9 tersebut digunakan kasirbagian kuangan untuk membuat
laporan kas harian, pada buku kas yang dilaporkan secara up to date kepada kepala bagian keuangan.
Universitas Sumatera Utara
f. Proses posting di bagian akuntansi dilakukan dengan proses EDP electronic data processing dan jika diperlukan untuk membuat print out kartu rekening buku
besar KRBB untuk melihat saldo bank. Hal ini dapat dilakukan dengan segera. g.
Kasir atau bagian keuangan bertanggungjawab atas penyimpangan saldo uang yang terjadi selisih antara jumlah yang seharusnya dengan jumlah yang nyata
ada. h.
Formulir bukti masuk adalah formulir yang harus dipertanggungjawabkan, oleh karena itu sebaiknya disimpan dalam tempat yang aman dan terkunci agar tidak
jatuh ke tangan orang tidak berwenang yang dapat menggunakan bukti kas masuk itu untuk penyelewengan dan pembocoran rahasia keuangan perusahaan.
i. Jika diperlukan pencocokan saldo kas yang seharusnya, bagian akuntansi dapat
membandingkan saldo kas pada rekening buku besar dengan saldo kas pada buku.
Prosedur penerimaan kas melalui bank antara lain sebagai berikut: a. Bank menerima cek atau bukti pendukung lain dari rekanan. Kemudian bank
mengurus kliring lalu membuat daftar surat pemberitahuan beserta lampiran kontrak penjualan dan nota bank yang akan dikirim ke perusahaan melalui bagian
sekretaris perusahaan. d.
Sekretaris menerima nota kredit dan dokumen lain dari bank dan membuat surat pemberitahuan setelah terlebih dahulu mencatat dalam daftar surat masuk.
e. Bagian kas memeriksa laporan dokumen dari bank, dicocokkan kebenarannya lalu
memberikan laporan kas harian yang menunjukkan penerimaan kas kepada kepala pembiayaan agar diberi persetujuan penerimaan kas.
Universitas Sumatera Utara
f. Bagian pembukuan membandingkan lampirankwitansi dan laporan kas harian
yang dibuat bagian kas selanjutnya bagian akuntansi mencatat menerimaan kas dalam buku kas besar.
Untuk lebih jelasnya prosedur penerimaan kas PT Perkebunan Nusantara III Persero Medan dapat dilihat pada lampiran 2.
b Prosedur Pengeluaran Kas
Prosedur pengeluaran kas PT Perkebunan Nusantara III Persero Medan meliputi pembayaran untuk biaya operasi perusahaan baik biaya rutin maupun non rutin. Uang
yang dikeluarkan dapat berupa cek, giro dan uang tunai yang dibayarkan kepada pihak yang menerima pembayaran dengan waktu pembayaran dan jumlah yang sesuai dengan
bukti-bukti pendukung untuk pengeluaran tersebut. Adapun prosedur pengeluaran PT Perkebunan Nusantara III Persero medan
adalah sebagai berikut: a.
Semua Permintaan kas diajukan kepada bagian akuntansi yang akan meneliti kebenaran dan sah tidaknya serta kelengkapan bukti pendukung. Jika hal-hal
tersebut dipenuhi, dibuatlah memo permintaan pembayaran MPP dan disetujui oleh kepala bagian akuntansi, MPP beserta bukti-bukti pendukung tersebut
diteruskan ke bagian keuangan untuk mempersiapkan bukti pengeluaran kas AU- 12.
b. Bukti pengeluran kas yang telah disetujui dan telah dibayar oleh bagian keuangan
dicap “telah dibayar” disertai tangal pembayaran diatas semua lampiran-lampiran
Universitas Sumatera Utara
pada saat menerima uang dan memberikan tanda pengakuan penerimaan uang menandatangani bukti pengeluaran kas dalam kolom yang tersedia didalamnya.
c. Bukti pengeluaran kas yang telah diisi dan telah dibayar setiap hari dicatat dalam
buku kas secara up-date. d.
Bukti pengeluaran kas dan bukti aslinya disimpan di bagian akuntansi setelah diinput dalam proses computer. Untuk mengetahui jumlah saldo, dapat dilakukan
print out kartu rekening buku besar kas. e.
Pada akhir periode penutupan buku, saldo pada kartu rekening ini dapat dibandingkan dengan saldo pada buku kas yang dibuat oleh bagian keuangan.
Catatan prosedur pengeluaran kas
1. Permintaan uang tunai yang melebihi batas anggaran bulanan harus disertai
alasan-alasan dalam permintan harus dicantumkan pula tanggal dan jumlah pengiriman dari kantor direksi
2. Untuk uang tunai yang dikirim ke kebun harus dibuatkan copy tambahan untuk
pihak yang menerima uang. 3.
Pembagian uang gaji dapat dilihat pada bagian prosedur gaji. 4.
Buku kas buku bank menunjukkan penerimaan dan pengeluaran kas serta sisa uang tunai di kas dan sisa perkiraan bank setelah selesai dibuat kasir diserahkan
kepada kepala bagian keuangan. Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur pengeluaran kas PT Perkebunan Nusantara
III Persero Medan dapat dilihat pada lampiran 3.
Universitas Sumatera Utara
5. Pengawasan Intern Penerimaan dan pengeluaran Kas
