35
a. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-
pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari
pihak yang berwenang terlebih dahulu.
c. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui
pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.
Soemarso, 2004 : 297
Sistem Voucher Voucher System
Sistem voucher merupakan salah satu prosedur yang digunakan dalam mengawasi pengeluaran kas. Sistem voucher adalah serangkaian prosedur untuk
mengotorisasi dan membukukan kewajiban serta pembayaran kas. Sistem voucher lazimnya menggunakan voucher, arsip untuk voucher yang belum dibayar, dan
arsip untuk voucher yang sudah dibayar. Voucher merupakan formulir khusus untuk mencatat data yang relevan mengenai kewajiban dan rincian
pembayarannya. Pada setiap voucher dicantumkan nomor faktur kreditor dan jumlah serta syarat faktur tersebut.
Voucher biasanya disiapkan di Departemen Akuntansi semua dokumen pendukung yang diperlukan diterima. Setelah suatu voucher disiapkan, voucher
tersebut dan dokumen pendukung disampaikan kepada pejabat berwenang untuk mendapat persetujuan. Kemudian voucher tersebut diarsip pada arsip voucher
yang belum di bayar berdasarkan tanggal jatuh tempo sehingga semua diskon pembelian yang tersedia dapat diambil.
Pada tanggal jatuh tempo, voucher dipindahakan dari arsip voucher yang belum dibayar. Tanggal, nomor, dan jumlah cek tersebut dituliskan di belakang
voucher. Pembayaran atas voucher tersebut dibukukan sebagaimana halnya
36 dengan pembayaran utang usaha. Setelah dibayar , voucher dicap lunas dan
biasanya berdasarkan nomor urut pada arsip voucher yang sudah dibayar. Voucher tersebut siap untuk diperiksa oleh karyawan yang memerlukan informasi
mengenai pembayaran masa lalu.
Rekening Bank Perusahaan
Perusahaan sering kali memiliki beberapa rekening bank. Formulir- formulir yang terkait dengan setiap rekening bank yaitu:
a. Kartu spesimen tanda tangan
b. Formulir setoran
c. Cek
d. Daftar cek yang ditarik
Bank biasanya membuat catatan atas semua transaksi yang berkaitan dengan suatu rekening. Catatan tersebut disebut dengan laporan bank statement
of account atau juga biasa disebut dengan rekennng koran. Laporan ini setiap bulan dikirim kepada deposan.
Rekening bank merupakan salah satu alat utama yang digunakan perusahaan untuk mengendalikan kas. Perusahaan dapat menggunakan laporan
bank untuk membandingkan transaksi kas yang dicatat dalam catatan akuntansi dengan yang dicatat oleh bank. Perbedaan ini dapat disebabkan oleh penundaan
pencatatan transaksi oleh salah satu pihak. Selain itu perbedaan tersebut juga dapat disebabkan oleh kesalahan yang dilakukan baik oleh perusahaan maupun
oleh bank.
37 Demi pengendalian yang efektif, sebab-sebab terjadinya perbedaan
antara saldo kas menurut pembukuan perusahaan atau catatan akuntansi harus diteliti dengan menyiapkan rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi bank bank
reconciliation adalah daftar transaksi dan jumlahnya yang menyebabkan saldo kas yang dilaporkan pada laporan bank berbeda dari saldo kas pada pembukuan
perusahaan.
Kas Kecil Petty Cash
Merupakan hal yang tidak praktis bagi perusahaan untuk menarik menggunakan cek untuk membayar pengeluaran kecil. Namun, pengeluaran
kecil mungkin cukup sering terjadi sehingga totalnya juga cukup besar. Karena itu, pengeluaran semacam itu perlu dikendalikan. Untuk itu dibentuk dana kas
khusus yang disebut dana kas kecil petty cash fund. Dana kas kecil dibentuk dengan terlebih dahulu memperkirakan jumlah
kas yang diperlukan perusahaan dari pendanaan semacam itu periode tertentu. Setelah mendapat persetujuan, cek disiapkan dan di uangkan sebesar jumlah yang
diperlukan. Uang yang diperoleh dari cek tersebut diserahkan kepada karyawan, yang disebut petugas kas kecil, yang berwenang untuk mengeluarkan uang dari
dana kas kecil. Dalam rangka pengendalian, perusahaan bisa membatasi jumlah maksimum dan jenis pembayaran yang bisa dilakukan dari dana kas kecil. Setiap
kali dilakukan pembayaran dari dana kas kecil, petugas bersangkutan mencatat rincian pembayaran pada formulir tanda terima kas kecil. Dana kas kecil biasanya
38 diisi kembali dalam jangka waktu tertentu atau bila dana tersebut telah habis atau
telah mencapai jumlah minimum. Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas
dengan uang tunai dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
1. Sistem saldo berfluktuasi fluctuating – fund – balance system
2. Imprest system
Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :
1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas
kecil. 2.
Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan
keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Dengan demikian, dalam sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu
rekonsiliasi bank bukan merupakan alat pengendalian bagi catatan kas perusahaan.
Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan
sebagai berikut :
39 1.
Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak
boleh berubah dari yang telah ditetapkan, kecuali jika saldo yang telah dinaikan atau dikurangi.
2. Pengeluran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.
3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang
tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Dari uraian bab sebelumnya penulis menganalisis bahwa dalam
menjalankan kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas, perusahaan sudah menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk
mengawasi kas perusahaan. Berdasarkan atas kebijakan PT. Umada Medan dimana dalam
prakteknya, PT. Umada Medan melakukan pengeluaran kas menggunakan cek sebagai alat pembayaran untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar
yaitu untuk pengeluaran lebih dari Rp 1 juta. Sedangkan untuk pengeluaran yang relatif kecil atau kurang dari Rp 1 juta perusahaan telah menerapkan kas kecil
dengan imprest system sistem dana tetap dalam mengawasi pengeluaran kas perusahaan.
Menurut penulis pengawasan intern terhadap pengeluaran kas telah efektif karena prosedur pengeluaran kas yang dilakukan PT. Umada telah sesuai
dengan prosedur yang berlaku, yaitu: 1.
Semua pengeluaran dilakukan dengan cek sedangkan untuk pengeluaran dalam jumlah yang kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
40 2.
Semua pengeluaran kas harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang.
3. Adanya pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran
kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta mencatat pengeluaran kas.
Sehingga dapat mengurangi terjadinya kecurangan penyelewengan, pencurian dan kesalahan pencatatan.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah melakukan penelitian langsung ke lapangan lalu menganalisa dan mengevaluasi data-data yang diperoleh mengenai sistem pengawasan intern
kas yang diterapkan oleh PT. Umada Medan maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem pengawasan intern terhadap penerimaan kas yang
diterapkan PT. Umada Medan telah efektif karena penerimaan telah dicatat sebagai mestinya dan kemungkinan terjadinya kecurangan
atau kesalahan terhadap pencatatan penerimaan kas sangat kecil. Hal ini disebabkan karena dalam penerimaan kas dari penjualan
tunai komoditi hasil perkebunan PT. Umada Medan langsung ditransfer ke rekening PT. Umada oleh pelanggan.
2. Sistem pengawasan intern terhadap pangeluaran kas yang
diterapkan PT. Umada Medan juga telah efektif karena telah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan, yaitu menggunakan uang
tunai untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah yang kecil melalui dana kas kecil. Sedangkan pembayaran suatu transaksi
yang berjumlah relative besar PT. Umada menggunakan cek sebagai alat bayar.
Ika Kesuma Dianti : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Umada Medan, 2008 USU Repository © 2009
Kategori