11 2.
Berdasarkan kesepakatan kerja bersama Sistem ini berlaku untuk karyawan lainnya, yang didasarkan pada
kesepakatan kerja bersama antara Badan Kerja Sama Perkebunan Sumatera Utara dengan Departemen Pertanian dan Perkebunan.
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur oganisasi yang ada pada perusahaan merupakan dasar penyusunan prosedur kegiatan. Struktur organisasi mencerminkan distribusi dan tanggung
jawab, otoritas dan akuntabilitas pertanggung jawaban seluruh organisasi. Setiap perusahaan harus memiliki struktur organisasi dengan sistem kerja
dan kegiatan perusahaan berjalan lancar. Dalam struktur organisasi perusahaan dijelaskan mengenai wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan tertinggi
sampai tingkat karyawan atau buruh. Dengan adanya struktur organisasi akan diberikan gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan kerja,
wewenang dan tanggung jawab dari orang-orang yang bekerja di dalam perusahaan tersebut, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Struktur organisasi berbeda-beda pada setiap perusahaan. Hal ini disebabkan oleh perbedaan bidang usaha dan luas perusahaan antara perusahaan
yang satu dengan yang lainnya. PT. Umada Medan menggunakan struktur organisasi berbentuk garis dan staf, dimana pimpinan biasanya mendelegasikan
wewenang kepada staf, sesuai bidang masing-masing, untuk memberikan perintah atau instruksi kepada bawahan atas nama pimpinan. Kelebihan dari struktur
organisasi ini adalah:
i
12 Ü
Dapat diterapkan dalam organisasi kecil atau besar, apapun tujuan organisasi tersebut.
Ü Ada pembagian tugas antara pimpinan dan bawahan pelaksana
sebagai akibat adanya staf. Ü
Keputusan dapat diambil dengan lebih baik karena adanya saran dari staf.
Struktur organisasi ini juga memiliki kelemahan, yaitu: Ü
Rasa solidaritas karyawan berkurang karena kurang mengenal antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.
Ü Perintah kadang-kadang menjadi agak kabur dan atau kurang jelas.
Ü Pelaksanaan pekerjaan akan mengalami hambatan apabila
koordinasi pada staff kurang baik. Berikut ini merupakan struktur organisasi yang ada pada PT. Umada.
i
Ika Kesuma Dianti : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Umada Medan, 2008 USU Repository © 2009
STRUKTUR ORGANISASI PT. UMADA
DEWAN KOMISARIS
SEKRETARIS DEWAN KOMISARIS
DIREKTUR DIREKTUR MUDA I
DIREKTUR MUDA II INTERNAL
AUDIT
MANAGER MANAGER MANAGER MANAGER
KEPALA MIS GENERAL
MANAGER MANAGER
PEMBELIAN PEMBUKUAN PKS KEBUN KASIR MANAGER MEKANIK UMUM STAFF
STAFF MASKEP
MASKEP STAFF
PROGRAMMER STAFF
STAFF PEMBELIAN
PEMBUKUAN KASIR MEKANIK UMUM KEAMANAN
ASISTEN ASISTEN OPERATOR SUPIR KERANI MANDOR
BHL
13
14 Uraian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing bagian dalam
struktur organisasi adalah sebagai berikut: a.
Dewan Komisaris Dewan komisaris merupakan pimpinan puncak perusahaan yang
mengangkat direktur untuk mengawasi semua kegiatan perusahaan dan meminta pertanggung jawaban dari Direktur.
b. Sekretaris dan Dewan Komisaris
Sekretaris bertugas menyampaikan setiap instruksi kepada tiap-tiap divisi, dan merupakan penghubung atau perantara pertama antara
dewan komisaris dengan direksi. c.
Direktur Direktur terdiri dari dua, yaitu Direktur Muda I dan Direktur Muda
II. Direktur dipilih dalam rapat Dewan Komisaris dari anggota Dewan Komisaris. Ia bertugas untuk melaksannakan rencana-
rencana yang telah ditentukan dalam rapat Dewan Komisaris dan merealisasikan rencana-rencana organisasi yang dibebankan
Dewan Komisaris. d.
Internal Audit Bagian Internal Audit berfungsi sebagai staf dalam struktur
organisasi dalam perusahaan. Bagian ini dipimpin oleh seorang internal auditor yang membantu tugas direksi dalam bidang
pengawasan pemeriksaan, sesuai dengan kedudukannya dalam
Ika Kesuma Dianti : Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Umada Medan, 2008 USU Repository © 2009
15 struktur organisasi perusahaan, Internal Auditor bertanggung
jawab langsung kepada Direktur. e.
Manager Pembelian Dalam melaksanakan tugasnya manajer pembelian dibantu oleh
beberapa orang staff bagian pembelian. Manajer pembelian menerima laporan dari asisten bagian pembelian tentang barang-
barang yang harus dibeli dan sisa barang sesuai dengan kondisi perekonomian.
f. Manager Pembukuan
Dalam melaksanakan tugasnya Manajer Pembukuan dibantu oleh beberapa orang staff bagian pembukuan. Manajer pembukuan
berfungsi memeriksa kebenaran laporan keuangan seperti laporan laba-rugi, posisis keuangan dan neraca yang dibuat staff.
g. Manager PKS
Dalam melaksanakan tugasnya Manajer PKS Pabrik Kelapa Sawit dibantu oleh seseorang asisten yang langsung meninjau
langsung ke pabrik yang memproduksi minyak kelapa sawit. Manajer PKS menerima laporan dari asisten tentang keadaan di
pabrik dan dalam waktu berkala meninjau langsung ke pabrik. Dalam melaksanakan tugasnya, asisten mempertanggungjawabkan
kepada manajer PKS.
16 h.
Manager Kebun Dalam melaksanakan tugasnya manajer kebun dibantu oleh
seorang asisten yang berbarengan langsung dengan mandor dalam mengawasi kerja buruh harian lepas BHL. Manajer kebun
mengontrol semua kegiatan di perkebunan baik berdasarkan laporan maupun dari pengamatannya. Manajer kebun rutin
menerima laporan dari asisten perkebunan sehingga mempunyai gambaran pasti mengenai perkebunan dan pada waktu tertentu
maninjau keadaan perkebunan. i.
Kepala Kasir Bagian kasir bertugas mencatat setiap pembayaran atas barang
yang sudah terjual. j.
MIS Manager Fungsi divisi ini adalah sebagai berikut:
1. Melakukan pemeliharaan dan pengawasan peralatan komputer
baik software maupun hardware. 2.
Menjaga perlengkapan tata perusahaan termasuk data transaksi, baik berupa laporan maupun berupa program.
3. Menganalisa suatu sistem yang digunakan serta melakukan
peremajaan data dan mengadakan usaha pengembangan terhadap sistem jika diperlukan.
17 4.
Melayani permintaan setiap departemen dalam hal informasi komputer berupa program ataupun informasi lainnya yang
bersangkutan. k.
Manager Mekanik Bertugas mengontrol semua pengemudi atau supir dan kendaraan
yang dipakai untuk mengangkut hasil perkebunan. l.
Manager Umum Dalam melaksanakan tugasnya manager umum dibantu oleh
beberapa staf yang bertugas menyeleksi calon pegawai dan mengatasi masalah-masalah umum lainnya.
C. Prosedur Penerimaan Kas dan Pengawasan