17 4.
Melayani permintaan setiap departemen dalam hal informasi komputer berupa program ataupun informasi lainnya yang
bersangkutan. k.
Manager Mekanik Bertugas mengontrol semua pengemudi atau supir dan kendaraan
yang dipakai untuk mengangkut hasil perkebunan. l.
Manager Umum Dalam melaksanakan tugasnya manager umum dibantu oleh
beberapa staf yang bertugas menyeleksi calon pegawai dan mengatasi masalah-masalah umum lainnya.
C. Prosedur Penerimaan Kas dan Pengawasan
1. Prosedur Penerimaan Kas
Penerimaan kas pada PT. Umada dibatasi pada penerimaan yang bersumber dari hasil penjualan komoditi produk perkebunan. Komoditi produk
perkebunan tersebut berupa CPO Crude Palm Oil dan inti sawit. Dimana sistem penjualan tersebut dilakukan secara tunai dan dengan system pelelangan.
PT. Umada melakukan prosedur-prosedur sebagai berikut berkaitan dengan penerimaan kas:
a. Perusahaan mengundang perusahaan-perusahaan lain untuk
mengadakan lelang komoditi produk perkebunan berupa CPO. Pelelangan tersebut dilakukan sekali dalam setahun. Perusahaan
pemenang lelang akan diberikan DO Delivery Order yang berisi
18 tentang waktu pengambilan barang, waktu pembayaran dan jumlah
CPO yang dibeli. b.
Perusahaan pemenang lelang akan membayar CPO tersebut dengan mentransfer uang ke rekening PT. Umada sesuai dengan jumlah yang
disepakati. c.
Bank menerima cek dan bukti-bukti pendukung lainnya dari langganan, bank mengurus clearing lalu membuat surat
pemberitahuan beserta lampiran kontrak penjualan nota bank ke PT. Umada melalui sekretaris PT. Umada.
d. Sekretaris menerima nota kredit dan dokumen lain dari bank dan
membuat surat pemberitahuan setelah terlebih dahulu mencatat dalam daftar surat masuk kemudian mengirim surat dokumen dari
bank ditambah surat pemberitahuan yang dibuat sekretaris ke staf kasir.
e. Staf kasir memberikan laporan dokumen dari bagian bank disesuaikan
kebenarannya, lalu memberikan laporan kas harian yang menunjukkan penerimaan kas kepada kepala kasir agar diberi
persetujuan penerimaan kas. f.
Setelah menerima pemberitahuan dari bank maka perusahaan akan memberikan perintah pengeluaran CPO kepada pabrik kelapa sawit
yang ditunjuk di dalam DO dan memberikan CPO tersebut kepada perusahaan pemenang lelang sesuai dengan jumlah yang tertera di
dalam DO.
19
2. Pengawasan Intern Penerimaan Kas
Penerimaan kas terkait dengan sumber dana untuk pelaksanaan kegiatan operasional organisasi. Dana yang ada tersebut harus dimanfaatkan seoptimal
mungkin agar pelaksanaan kegiatan organisasi berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karenanya, mulai dari penggalian sumber-sumber
penerimaan kas sampai pencatatannya harus dilakukan secara cermat dan tepat untuk menjamin aliran kas masuk yang sesuai dengan hak organisasi.
Pengawasan intern penerimaan kas perusahaan mempunyai tujuan untuk mengamankan penerimaan kas. Sistem ini terkait dengan kegiatan perolehan
pendapatan dari kegiatan utama PT. Umada. Fungsi dari sistem penerimaan kas adalah untuk menjamin penerimaan kas
sesuai dengan jumlah yang menjadi hak organisasi. Pengawasan intern kas pada PT. Umada Medan dilakukan dengan pemisahan fungsi pencatatan dan
pengelolaan kas yang dilakukan oleh kasir dan administrasi pembukuan, yaitu: a.
Terdapat pemisahan tugas antara penerbit faktur penjualan dan bagian penerimaan kas.
b. Otorisasi atas dokumen-dokumen sebagai dasar penerimaan kas
telah memadai. c.
Distribusi dokumen penjualan dan penerimaan kas mencakup pihak-pihak yang seharusnya menerima dokumen tersebut.
20
D. Prosedur Pengeluaran Kas dan Pengawasannya