Tujuan dan Manfaat Penelitian Standar Operasional Prosedur SOP Pengelolaan DokumenArsip

2 Sumatera Utara yang maju dan berkembang serta terpercaya. Berdasarkan uraian terdahulu penulis tertarik untuk menulis paper dengan judul ”PERANAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN DOKUMENARSIP PADA PT. BANK SUMUT MEDAN ”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, maka masalah yang menjadi perhatian utama dalam penulisan paper ini adalah ”Apa peranan standar operasional prosedur dalam pengelolaan dokumenarsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah: Untuk mengetahui peranan Standar Operasional Prosedur SOP dalam pengelolaan dokumenarsip pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan. 2. Manfaat dalam penelitian ini adalah a Dapat menambah dan memperluas wawasan pengetahuan penulis mengenai Standar Operasional Prosedur SOP dalam pengelolaan dokumenarsip. b Sebagai bahan pembanding bagi penulis untuk mengetahui sejauh mana Standar Operasional Prosedur SOP dalam pengelolaan dokumenarsip yang dilaksanakan di PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan. c Sebagai bahan pembanding bagi penulis lain tentang penerapan Standar 3 Operasional Prosedur SOP pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan.

D. Metode Penelitian

1. Lokasi Penelitian mengenai Peranan Standar Operasional Prosedur SOP dalam Pengelolaan DokumenArsip dilaksanakan pada PT. Bank SUMUT Kantor Pusat Medan, yang beralamat di JL. Imam Bonjol No.18 Medan. 2. Jenis Data Data-data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Data Primer Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari responden yang terdapat di PT. Bank SUMUT Medan. b. Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang diperoleh dari buku-buku dan data-data yang b e r h u b u n gan de n ga n S ta n da r O pe ra s io na l P r o s ed u r S O P d a lam Pengelolaan DokumenArsip. 3.Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: a. Wawancara Wawancara merupakan teknik pengumpulan data secara langsung kepada Pemimpin Bidang Sekretariat Direksi dan para karyawan yang berkaitan. b. Kuiesioner Kuisioner merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data. 4 Kuisioner akan diberikan kepada para karyawan yang berkaitan.

4. Analisis Data

Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Metode Deskriptif Data disusun, dikelompok-kelompokkan kemudian di interprestasikan sehingga diperoleh suatu gambaran yang sebenarnya tentang pelaksanaan Standar Operasional Prosedur SOP dalam Pengelolaan DokumenArsip. b. Metode Deduktif Penarikan kesimpulan khusus berdasarkan teori-teori yang telah diterima sebagai suatu kebenaran umum mengenai fakta yang di amati. 5

BAB II GAMBARAN UMUM PT. BANK SUMUT

A. Profil Perusahaan 1. Sejarah Singkat PT. Bank SUMUT

Terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor I Tahun 1955 adalah merupakan tonggak awal berdirinya Bank Pembangunan Daerah di seluruh Indonesia. Peraturan Pemerintah tersebut menyatakan bahwa di Daerah-Daerah Propinsi dapat didirikan Bank Pembangunan Daerah. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara didirikan pada tanggal 4 November 1961 dengan Akta Notaris Rusli Nomor 22 dalam bentuk Perseroan Terbatas. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1962 tentang Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah, bentuk usaha diubah menjadi Badan Usaha Miiik Daerah BUMD sesuai dengan Peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara Nomor 5 Tahun 1965, dengan modal dasar sebesar Rp. 100 juta Uang lama dan saham dimiliki oleh Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Utara dan Pemerintah Daerah Tingkat II se Sumatera Utara. Dalam perkembangan selanjutnya, sesuai dengan kebutuhan, terjadi beberapa kali perubahan Peraturan Daerah untuk meningkatkan Modal Disetor. Pada Tanggal 16 April 1999 bentuk Badan Hukum dirubah kembali menjadi Perseroan . Terbatas sesuai dengan Akte Pendirian Perseroan Terbatas No- 38 Tahun 1999 Notaris Alina Hanum Nasution SH yang telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia Nomor C-8224 HT.01.01 TH99, dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik 6 Indonesia Nomor 54 tanggal 6 Juli 1999, dengan Modal Dasar sebesar Rp. 400 milyar. Dasar perubahan Bentuk Hukum dan Modal Dasar sebelumnya telah dituangkan dalam Peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara Nomor 2 Tahun 1999. Sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan selanjutnya dengan Akte Nomor 31 tanggal 15 December 1999 Modal Dasar ditingkatkan menjadi Rp. 500 milyar. Pada tanggal 9 Mei 2003, PT. Bank SUMUT melakukan Launching Logo yang baru. Logo baru dimaksudkan untuk menjadi identitas baru Bank SUMUT yang mewujudkan semangat keterbukaan menghadapi tantangan dan persaingan perbankan di era globalisasi dengan menerapkan good corporate governance, serta untuk memicu semangat kerja seluruh jajaran Bank SUMUT dan menunjukkan adanya kemajuan. Logo baru merupakan cerminan jiwa dan identitas baru Bank Sumut yang merefleksikan visi dan misi yang telah ditetapkan serta mengandung makna optimis, dinamis, profesional, semangat tinggi dan memiliki kemampuan antisipatif terhadap perubahan. Tujuan yang ingin dicapai dalam rangka perubahan logo, antara lain dapat menimbulkan semangat baru dan peningkatan kinerja, dapat menampilkan citra Bank SUMUT sebagai bank profesional, serta menampilkan Bank SUMUT sebagai bank yang dapat diandalkan. Bentuk Logo menggambarkan dua elemen dalam bentuk huruf U yang berkait bersinergy membentuk huruf S yang merupakan kata awal Sumut. Sebuah penggambaran bentuk kerjasama yang sangat erat antara Bank SUMUT dengan masyarakat Sumatera Utara sebagaimana visi Bank SUMUT Menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuha n 7 perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang serta sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka peningkatan taraf hidup rakyat. Warna orange sebagai simbol suatu hasrat untuk ter us maju yang dilakukan dengan energik yang dipadu dengan warna biru yang sportif dan profesional sebagaimana mini Bank SUMUT Mengelola dana Pemerintah dan Masyarakat secara profesional yang didasarkan pada prinsip-prinsip compliance. Warna putih sebagai ungkapan ketulusan hati untuk melayani sebagaimana statement Bank SUMUT Memberikan pelayanan terbaik. Jenis huruf Palatino Bold sederhana dan mudah dibaca. Penulisan Bank d e n g a n h u r u f k e c i l d a n S U M U T d e n g a n h u r u f k a p i t a l g u n a l e b i h mengedepankan Sumatera Utara, sebagai gambaran keinginan dan dukungan untuk membangun dan membesarkan Sumatera Utara. Sebagai alat kelengkapan Otonomi Daerah di bidang Perbankan, PT. Bank SUMUT berfungsi sebagai penggerak dan pendorong laju pembangunan di daerah, bertindak sebagai Pemegang Kas Daerah yang melaksanakan penyimpanan uang daerah serta sebagai salah satu sumber Pendapatan Asli Daerah dengan melakukan kegiatan usaha se bagai Bank Umum seperti dimaksudkan pada Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1992 tentang perbankan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1998.

2. Struktur Organisasi PT. Bank SUMUT

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur, serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai 8 dengan efisien. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya dalam waktu yang relatif singkat. Prosesi ini akan tercermin pada struktur organisasinya. Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan koordinasi usaha, sehingga operasi perusahaan dapat dilakukan dengan efektif, terarah dan hasilnya dapat terkendali. Koordinasi disusun dalam suatu organisasi. Setiap satuan organisasi harus disusun garis-garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sesuai dengan luasnya organisasi yang dilukiskan dalam struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi memungkinkan adanya tindakan koordinasi terhadap semua kegiatan di perusahaan. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT. Bank SUMUT: 9 10 Berdasarkan gambar struktur organisasi Bank SUMUT, kita dapat melihat bahwa: a. Keputusan tertinggi di dalam struktur organisasi berada pada Rapat Umum Pemegang Saham RUPS. b. Dewan Komisaris merumuskan kebijaksanaan pengelolaan Bank serta mengawasi pelaksanaannya. c. Direksi bertugas untuk menjalankan operasional perbankan dengan berpedoman pada ketetapan RUPS yang telah dirumuskan oleh Dewan Komisaris. d. Untuk menjalankan kegiatan pada unit-unit operasional, Direksi mengangkat pemimpin cabang sebagai penanggung jawab unit operasional. Adapun fungsi dari masing-masing divisi adalah sebagai berikut: a. Divisi Pengawasan berfungsi: 1. Menyelamatkan dan mengamankan harta Bank. 2. Mengawasi dan membina seluruh unit kerja Bank untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. b. Divisi Perencanaan, Pengembangan dan Pembinaan Cabang berfungsi: 1. Merumuskan langkah-langkah strategis untuk pengembangan Bank. 2. Merencanakan pengembangan usaha Bank. 3. Menilai dan membina Kantor Cabang Bank. c. Divisi Kepatuhan berfungsi: 1. Menata setiap kebijakan dan ketentuan Bank agar tidak bertentangan dengan peraturan dan perundangan yang berlaku. 2. Memantau, mengkaji ulang, mengevaluasi dan memberi 11 rekomendasi serta menyampaikan laporan profilkomposisi risiko secara berkala. d. Divisi Sumber Daya Manusia berfungsi: 1. Menyediakan kebutuhan Sumber Daya Manusia untuk kelangsungan operasional Bank. 2. Menciptakan dan mengembangkan Sumber Daya Manusia bank yang profesional. e. Divisi Teknologi Informasi dan Akuntansi berfungsi: 1. Merumuskan sistem administrasi keuangan Bank yang handal. 2. Memelihara dan mengembangkan program teknologi sistem informasi. f. Divisi Umum berfungsi: Memenuhi kebutuhan dan memelihara sarana dan prasarana kerja Bank. g. Divisi Treasury berfungsi: 1. Mengelola sumber dana Bank untuk mendapatkan hasil yang optimal. 2. Mengevaluasi sasaran di bidang sumber dana. 3. Mereview skim produk dan jasa yang ada untuk meraih potensi pasar. 4. Memperluas pangsa pasar produk dan jasa. h. Divisi Kredit berfungsi: 1. Mengevaluasi sasaran di bidang perkreditan. 2. Mereview skim kredit yang ada untuk meraih potensi pasar. 3. Memperluas pangsa pasar kredit. i. Divisi Penyelamatan Kredit berfungsi: Mengelola penyelesaian kredit bermasalah. 12 j. Divisi Usaha Syariah berfungsi untuk : 1. Mengelola dan mengembangkan usaha bank berdasarkan prinsip syariah. 2. Membina dan mengawasi unit-unit operasional dibawahnya. k. Sekretariat Direksi berfungsi : 1. Menyelenggarakan kegiatan tata usaha pelaksanaan tugas Direksi. 2. Menyelenggarakan tugas-tugas kehumasan dan protokoler Direksi.

B. Standar Operasional Prosedur SOP Pengelolaan DokumenArsip

Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yakni archief. Menurut Wursanto 1991:13-14, archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut: 1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta. 2. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut. 3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri. Menurut Wursanto 1991:15, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Menurut Wursanto 1991:15, surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1. Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini 13 maupun untuk masa yang akan datang. 2. Surat tersebut karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Menurut PT. Bank SUMUT 2005: 3, dokumenArsip ialah naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh PT. Bank SUMUT, dalam rangka pelaksanaan aktifitas usahanya baik tertulis maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar. Pengelolaan dokumenarsip yang dilaksanakan secara terprogram dan terpadu akan mendukung kelancaran kegiatan perusahaan. Sebagai sumber dokumenarsip perlu dikelola dengan baik. Agar pengelolaan dokumenarsip dapat dilakukan secara terpadu di seluruh unit kerjaunit pengolahan, maka perlu dituangkan dalam ketentuan formal Standar Operasional Prosedur Pengelolaan DokumenArsip selanjutnya disebut SOP Pengelolaan DokumenArsip. Menurut PT. Bank SUMUT 2005 Standar Operasional Prosedur SOP Pengelolaan DokumenArsip ialah standar yang ditetapkan dan dipatuhi oleh perusahaan dalam pengelolaan dokumenarsip yang meliputi kegiatan: Pengorganisasian Pengelolaan DokumenArsip, Pengurusan Surat, Prosedur Penataan DokumenArsip Aktif dan Inaktif, Penyusutan, Perawatan dan Pemeliharaan DokumenArsip, Program DokumenArsip Vital, Pusat Arsip Records Center dan SDM serta lampirannya yang berupa: Klasifikasi dan Jadwal Retensi DokumenArsip. 14 Pembuatan SOP Pengelolaan DokumenArsip PT. Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara yang selanjutnya disebut PT. Bank SUMUT dilatar belakangi oleh beberapa faktor permasalahan antara lain: 1. Belum adanya standar prosedur pengelolaan dokumenarsip yang komperensif dan baku sebagai pedoman pengelolaan dokumenarsip mulai tahap penciptaan sampai dengan penyusutan arsip. 2. Kebijakan tentang Tata Cara Pengelolaan Dokumen PT. Bank SUMUT, belum sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang- Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. 3. Dokumenarsip dalam kondisi tidak tertata sesuai dengan kaidah-kaidah dan perundang-undangan dibidang dokumenarsip perusahaan. 4. Belum terlaksananya kegiatan penyusutan dokumenarsip secara periodik dan terprogram. 5. Masih belum tersedianya sumber daya manusia yang khusus mengelola dokumenarsip baik secara kuantitas maupun kualitas. 6. Belum tertatanya Pusat Arsip Records Center di Lantai IV karena belum adanya SOP Pengelolaan DokumenArsip. Berdasarkan uraian terdahulu, maka kegiatan penyusunan SOP Pengelolaan DokumenArsip perlu dilakukan sehingga dapat digunakan sebagai pedoman pengelolaan dokumenarsip yang terpadu bagi seluruh Unit KerjaUnit Pengolahan di lingkungan PT. Bank SUMUT. SOP Pengelolaan DokumenArsip PT. Bank Sumut bertujuan: 1 . Sebagai pedoman dan petunjuk dalam penyelenggaraan kegiatan dokumenarsip secara menyeluruh. 15 2 . Terciptanya standarisasi dan keseragaman dalam penerapan sistem dokumenarsip di seluruh Unit KerjaUnit Pengolahan di lingkungan PT. Bank SUMUT.

C. Pengorganisasian dan Pengelolaan DokumenArsip 1. Pengorganisasian DokumenArsip