22
3.
Label. Merupakan judultitle berkas yang berupa nomor dan ditempelkan
pada bagian luar boks.
4.
SampulFolder. Sarana untuk menempatkan dokumenarsip volume kecil yang
akan disirnpan kedalam boks dokumenarsip. Untuk volume dokumenarsip yang besar dapat tetap mempergunakan ordner.
5.
Daftar Pertelaan DokumenArsip. Merupakan saranaalat bantu temu dokumenarsip berupa daftar series
dokumenarsip dan nomor lokasi penyimpanan.
6.
Buku Peminjaman. Adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman
dan pelayanan informasi dokumen arsip.
E. Pengurusan Surat-Surat
Pengurusan surat ialah proses kegiatan penanganan dan penyelesaian surat, baik surat masuk maupun surat keluar.
Menurut PT. Bank SUMUT 2005: 6, surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana
komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Yang dimaksud dengan pengurusan
dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang
meliputi penerimaan,
pencatatan, pengarahan,
pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar.
23 Menurut Sedarmayanti 2003: 83-85, sarana pengurusan surat dapat
diselenggarakan dengan menggunakan: Buku Agenda dan Kartu Kendali. Tujuan pengurusan surat adalah agar supaya surat dapat dengan cepat dan tepat
sampai kepada pengolah. Menurut
Sedarmayanti 2003:86, surat
dinas ialah segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantororganisasi. Dalam tata kearsipan, berdasarkan sifat, surat dinas dapat
dibedakan menjadi: 1. Surat Tertutup adalah surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan
tanpa dibuka tetap bersampul. 2. Surat Terbuka adalah surat yang sebelum diterima oleh yang
bersangkutan harus dibuka, dicatat oleh petugas kearsipan. Surat terbuka menurut nilai dan kepentingan isinya, dibedakan menjadi:
a. Surat Penting, surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan
tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan,
kelembagaan, kepegawaian, keuangan dan kebendaan. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan menggunakan kartu kendali.
b. Surat BiasaRutin, surat yang isinya tidak mengikat, tidak
memerlukan tindak lanjut dan bila surat termaksud hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain. Surat BiasaRutin
dicatat pada lembar pengantar, yang sekaligus digunakan sebagai alai penyimpanan surat atau sebagai pengganti buku ekspedisi dan dapat
dijadikan sebagai bukti penerimaan surat.
24 c.
Surat Rahasia, surat yang menurut isi maupun sifatnya memerlukan perlindungan, karena jika bocor akan dapat menimbulkan
kerusakan atau kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya. Surat rahasia dicatat pada
lembar pengantar surat rahasia yang berfungsi sama dengan lembar pengantar surat biasarutin.
Peranan SOP mengenai pengurusan surat-surat yang di gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dalam pengelolaannya dibedakan antara
surat masuk dan surat keluar yang dapat dibedakan menjadi ekstern dan intern. Asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan untuk surat masuk dan
surat keluar adalah gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi. Standar Operasional Prosedur juga berperan dalam mengatur prosedur pengurusan surat
masuk dan keluar. Sarana pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan: 1. Surat masuk eksternintern:
a. Buku agendaekspedisi surat masuk.
b. Buku pengendalian Faksimile dan E-mail.
c. Lembar disposisi.
2. Surat keluar eksternintern: a.
Buku agendaekspedisi surat keluar. b.
Buku pengendalian Faksimile dan E-mail surat keluar.
F. Sistem Penataan DokumenArsip
