39
B A B I I I AN AL IS IS D AN E VAL U AS I
A. Analisis Peranan SOP dalam Pengorganisasian dan Penataan DokumenArsip
Peranan SOP mengenai asas pengelolaan dokumenarsip yang digunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan adalah gabungan antara Asas
Sentralisasi dan Asas Desentralisasi. Sentralisasi dalam hal: 1.
Pembakuan sistem dan sarana. 2.
Pembinaan dan pengendalian sistem SOP secara menyeluruh. 3.
Pengendalian surat masuk dan surat keluar. 4.
Penyimpanan dokumenarsip inaktif central di masing-masing Kantor Pusat, Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang.
5. Pemusnahan dan penyerahan dokumenarsip.
6. Penomoran Surat produk hukum intern Surat Edaran, Surat Keputusan,
Surat Instruksi. Desentralisasi dalam hal:
1. Penerimaan dan pengiriman surat melalui faksimile dan e-mail.
2. Penomoran surat selain produk hukum intern Surat Edaran, Surat
Keputusan, Surat Instruksi. 3.
Pengelolaan dokumenarsip aktif khususnya di Kantor Pusat dan Cabang Utama.
4. Pemindahan dokumenarsip inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan.
Peranan SOP mengenai organisasi kearsipan di PT. Bank SUMUT terbagi:
40 1. Unit Kearsipan.
Kedudukan Unit Kearsipan di lingkungan PT. Bank SUMUT: a.
Sekretariat Direksi yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan 1. b.
Cabang Utama Medan, Kantor CabangCabang Syariah, Cabang Pembantu dan Kantor Kas yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan II.
Tugas-tugas Unit Kearsipan I adalah: a.
Melaksanakan pembinaan sistem kearsipan SOP secara menyeluruh. b.
Melakukan pencatatan dan pengendalian surat masuk dan keluar. c.
Melakukan penyimpanan dan merawat dokumenarsip inaktif di Records CentrePusat arsip dari seluruh Unit Pengolahan.
d. Melakukan Pelayanan Peminjaman dokumenarsip inaktif.
e. Melakukan penyerahan dokumenarsip statis ke Arsip Nasional Republik
IndonesiaLembaga Kearsipan Daerah. f.
Membimbing tenaga pelaksana kearsipan di lingkungan unit pengolahan.
g. Mengusulkan kepada Direksi pemusnahan dokumenarsip inaktif
dari seluruh unit pengolahan berdasarkan jadwal retensi. Tugas-tugas Unit Kearsipan II adalah:
a. Melaksanakan pembinaan sistem kearsipan intern pada unitmya cabang.
b. Menyimpan dokumenarsip inaktif sesuai jadwal retensi ke Records
CenterPusat Arsip masing-masing cabang. c.
Melakukan pengendalian surat masuk dan keluar. 2. Unit Pengolahan.
Susunan Unit Pengolahan di lingkungan PT. Bank SUMUT terdiri dari
41 Pimpinan Unit Pengolahan, Pelaksana Unit Pengolahan, dan Tata Usaha
Unit pengolahan. Tugas-tugas Pimpinan Unit Pengolahan:
a. Memberikan arahan melalui lembar disposisi.
b. Menandatangani surat yang menjadi kewenangannya.
Tugas-tugas Pelaksana Unit Pengolahan: a.
Memproses surat masuk dan keluar. b.
Menyimpan berkas kerja yang masih dalam proses. c.
Memberikan perintah simpan pada berkas yang telah selesai proses. Tugas-tugas Tata Usaha Unit Pengolahan:
a. Mencatat surat masuk dan keluar pada buku agenda atau ekspedisi.
b. Melengkapi surat masuk dengan lembar disposisi untuk disampaikan
kepada pimpinan unit pengolahan. c.
Menyimpan disposisi lembar kedua. d.
Menyampaikan dan melayani peminjaman dokumenarsip aktif. e.
Melakukan pemindahan dokumenarsip inaktif ke records centerpusat arsip.
Analisis peranan SOP dalam pengorganisasian dokumenarsip merupakan suatu analisis yang digunakan untuk melihat seberapa besar peran SOP dalam
pengorganisasian dokumenarsip. Sebelum diimplementasikannya sistem pengarsipan sesuai dengan
ketentuan arsip nasional, sistem pengorganisasian dokumenarsip pada seluruh unit operasional PT. Bank SUMUT terdokumentasi belum memenuhi standar
pengarsipan.
42 Melihat kebutuhan tersebut, maka pada tahun 2005, PT. Bank SUMUT
bekerjasama dengan PT. Arsip Nasional RI untuk melakukan pengorganisasian dokumenarsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pada tahap awal
dilakukan pengorganisasian dokumenarsip di Kantor Pusat PT. Bank SUMUT yaitu di Pusat Arsip yang berlokasi dilantai IV gedung PT. Bank SUMUT.
Tindaklanjut dari kegiatan tersebut, terbitan suatu Standar Operasional Prosedur SOP tentang Pengelolaan DokumenArsip. Selanjutnya dilakukan pendidikan
dan pelatihan bagi petugas di unit operasional tentang pengorganisasian arsip. Pada awal tahun 2006 dimulailah pengimplementasian penataan
dokumen arsip pada kantor cabang PT. Bank SUMUT. Pada proses implementasi tersebut petugas unit operasional yang telah diberikan pelatihan
dilibatkan secara langsung pada proses penataan ruang arsip sampai pada pengorganisasian arsip.
Sampai saat penulis melakukan PKL di PT. Bank SUMUT Cabang Utama Medan, penulis melihat secara langsung bagaimana penataan,
pengorgansasian dokumenarsip
yang dilakukan
berdasarkan Standar
Operasional Prosedur SOP. PT. Bank SUMUT merupakan Bank Daerah yang pada 5lima tahun
terakhir mengalami pertumbuhan yang sangat pesat. Seiring dengan pertumbuhan tersebut berbanding lurus dengan kebutuhan pegawai yang tinggi.
Dengan dibukanya unit-unit operasional tentu saja menyebabkan terjadinya mutasi karyawan. Hal ini secara tidak langsung mempunyai imbas bagi
pengorganisasian arsip. Yang menjadi kekhawatiran adalah jika petugas yang selama ini melakukan pengorganisasian dokumenarsip terkena mutasi
43 karyawan, maka siapa yang melakukan pengorganisasian dokumenarsip
selanjutnya? Apakah dapat dipastikan pengorganisasian tersebut telah berjalan sesuai dengan SOP yang berlaku?
B. Analisis Peranan SOP dalam Pengurusan Surat-Surat
Kategori