17 terdapat pada asas Sentralisasi atau asas Desentralisasi.
Peranan SOP mengenai asas pengorganisasian pengelolaan dokumenarsip yang digunakan di lingkungan PT.Bank SUMUT Medan adalah
gabungan antara Asas Sentralisasi dan Desentralisasi. Organisasi kearsipannya terbagi atas: Unit Kearsipan dan Unit Pengolahan.
2. Pengelolaan DokumenArsip
Menurut Widjaja 1990: 22-23, Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1, yang dimaksud
dengan arsip ialah: a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara, dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik
dalam keadaan tunggal maupun dalam keadaan berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan
atau perorangan, dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Sedarmayanti 2003: 9, berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara. Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi: 1.
Arsip Aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus- menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan
18 dari suatu organisasikantor.
2. Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan
secara terus menerus atau frekuensi pengguna annya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan
datang. Peranan SOP mengenai pengelolaan dokumenarsip aktif yang digunakan
di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan dilaksanakan secara Desentralisasi di masing-masing Unit Pengolahan. Tujuan pengelolaan dokumenarsip aktif.
a.
Ketepatan dan kecepatan dalam penemuan kembali dokumenarsip.
b.
Tercapainya keamanan baik fisik maupun informasi.
c.
Memudahkan dalam penyusutan dokumenarsip. Pengelolaan dokumenarsip inaktif yang di gunakan di lingkungan PT.
Bank SUMUT Medan dilaksanakan secara terpusat pada masing-masing Pusat DokumenArsip. Tujuan pengelolaan dokumenarsip inaktif:
a.
Terwujudnya informasi dan tertata dalam series dokumenarsip mudah ditemukan ketika diperlukan.
b.
Tercapainya keamanan fisik dan informasi dokumenarsip perusahaan.
c.
Mengurangi jumlah dokumenarsip di ruang kerja. Pengelolaan
dokumenarsip dilakukan dengan menggunakan Asas
19 Desentralisasi yang dilaksanakan masing-masing Unit Pengolahan baik dalam
hal pemeliharaan maupun dalam hal penyimpanan.
D. Peralatan DokumenArsip
