19 Desentralisasi yang dilaksanakan masing-masing Unit Pengolahan baik dalam
hal pemeliharaan maupun dalam hal penyimpanan.
D. Peralatan DokumenArsip
Menurut Martono 1994: 35, pemilihan peralatan untuk menyimpan arsip harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk
penemuannya kembali. Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1.
Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan pada lokasinya.
2.
Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti: peta, photo, surat, dsb.
3.
Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang di simpan sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti:
untuk menyimpan arsip yang bernilai tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dsb.
4.
Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau akumulasi yang tercipta.
Peralatan dokumenarsip aktif yang di gunakan di lingkungan PT. Bank SUMUT Medan menurut SOP adalah:
1.
Filing Cabinet. Merupakan saranatempat untuk penyimpanan dokumenarsip dalam bentuk
berkas dimana filing cabinet memiliki bermacam-macam bentuk.
2.
Lemari DokumenArsip. Merupakan salah satu tempat penyimpanan dokumenarsip aktif selain
20 filing cabinet.
3.
Ordner. Merupakan wadah untuk menyimpan dokumenarsip yang kode
dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner. Di dalam ordner terdapat sekat yang berfungsi membedakan berkas atau masalah satu
dengan yang lain.
4.
SekatGuide. Merupakan penyekatpembatas antar berkas satu dengan berkas yang
lain yang kode klasifikasinya berbeda. Pada sekatguide terdapat tab yang memuat kode abjad, nomor, alpha-numerik. Ada tiga jenis
sekatguide:
a.
Sekatguide primer menunjuk pada pokok masalah.
b.
Sekatguide sekunder menunjuk pada sub masalah.
c.
Sekatguide tersier menunjuk pada sub-sub masalah. 5.
FolderMap. M e r u p a k a n m a p te m p at u n t u k m e n yi m p a n d o k u m e n a r s i p
ya n g menggunakan tab untuk mencantumkan kode dan indeks. 6.
Tanda Keluar Out Indicator. Adalah saranaalat sebagai pengganti dokumenarsip yang sedang
dipinjam. Bentuknya berupa folder dengan warna, yang berbeda diupayakan warna yang mencolokcerah. Pada sekat tersebut
dicantumkan kolom-kolom yang memuat informasi mengenai: No.Urut, jenis dokumenarsip yang keluar, tanggal dan nama peminjam, tanggal
kembali, jumlah dan keterangan. Out Indicator digunakan untuk
21 peminjaman 1 satu berkas dokumenarsip. Apabila peminjaman
dokumenarsip dalam
bentuk lembaran
digunakan buku
peminjaman.
7. Klasifikasi DokumenArsip.
Klasifikasi dokumenarsip dipergunakan sebagai dasar penataan dokumen arsip aktif yang bersifat korespondensi di lingkungan PT. Bank
SUMUT. Kode klasifikasi dokumenarsip menggunakan kode gabungan huruf dan angka alpha-numeric.
8. Indeks Relatif.
Sarana yang dipergunakan untuk membantu mempermudah penemuan kode, klasifikasi dokumenarsip.
9.
Buku Peminjaman. Adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman
dokumen arsip. Peralatan dokumenarsip inaktif yang digunakan di lingkungan PT. Bank
SUMUT Medan menurut SOP adalah:
1.
Rak DokumenArsip. Penyimpanan dokumenarsip inaktif bisa menggunakan rak statis atau rak
bergerak mobile aisle files.
2.
Boks. Merupakan tempat penyimpanan dokumenarsip berupa kotakboks
khusus dengan ukuran panjang 38 cm, lobar 10 cm atau 20 cm dan tinggi 27 cm.
22
3.
Label. Merupakan judultitle berkas yang berupa nomor dan ditempelkan
pada bagian luar boks.
4.
SampulFolder. Sarana untuk menempatkan dokumenarsip volume kecil yang
akan disirnpan kedalam boks dokumenarsip. Untuk volume dokumenarsip yang besar dapat tetap mempergunakan ordner.
5.
Daftar Pertelaan DokumenArsip. Merupakan saranaalat bantu temu dokumenarsip berupa daftar series
dokumenarsip dan nomor lokasi penyimpanan.
6.
Buku Peminjaman. Adalah buku yang digunakan untuk pengendalian peminjaman
dan pelayanan informasi dokumen arsip.
E. Pengurusan Surat-Surat
