43 karyawan, maka siapa yang melakukan pengorganisasian dokumenarsip
selanjutnya? Apakah dapat dipastikan pengorganisasian tersebut telah berjalan sesuai dengan SOP yang berlaku?
B. Analisis Peranan SOP dalam Pengurusan Surat-Surat
Peranan SOP mengenai asas pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan untuk surat masuk dan surat keluar adalah gabungan antara Asas
Sentralisasi dan Asas Desentralisasi. Sentralisasi dalam hal penerimaan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat serta desentralisasi dalam hal
penomoran surat keluar baik ekstern maupun intern yang dilakukan oleh masing-masing divisi kecuali untuk produk ketentuan intern dilakukan oleh
Sekretariat Direksi sentral. Tujuan pengurusan surat di PT. Bank SUMUT Medan adalah:
1. Menyampaikan informasi surat secara cepat, tepat dan aman ke tempat
tujuan alamat surat. 2.
Adanya efisiensi. Peranan SOP mengenai sarana pengurusan surat:
1. Surat masuk ekstern dan intern. a.
Buku agendaekspedisi surat masuk. b.
Buku pengendalian Faksimile dan E-mail di unit pengolahan. c.
Lembar disposisi. Lembar disposisi dipergunakan untuk memberikan arahan, instruksi,
perintah, persetujuan dari atasan kepada bawahan. 2. Surat keluar ekstern dan intern.
a. Buku agendaekspedisi surat keluar.
44 b.
Buku pengendalian Faksimile dan E-mail surat keluar. Peranan SOP mengenai prosedur pengurusan surat masuk:
1. Di Unit Kearsipan. a. Penerimaan Surat, meliputi:
1 Memeriksa kebenaran alamat Surat.
2 Memilahmensortir surat antara surat dinas, surat pribadi maupun
surat yang salah alamat, terhadap surat pribadi diteruskan kepada t u j u a n t a n p a d i c a t a t d a n t e r h a d a p s u r a t ya n g s a l a h a l a m a t
dikembalikan. 3
Menggolongkan surat antara surat tertutup rahasia dan surat terbuka yang akan ditujukan ke Unit Pengolahan.
4 Membuka amplop untuk surat terbuka yang ditujukan kepada
Unit Pengolahan. 5
Memeriksa kelengkapan dan keutuhan surat serta membuat catatan pada balik surat dengan pencil, apabila terdapat kekurangan
surat. 6
Membubuhkan Stempel waktu penerimaan surat pada: a
Amplop untuk surat tertutup. b
Halaman belakang untuk surat terbuka. 7 Membaca keseluruhan isi surat terbuka untuk menentukan Unit
Pengolahan. 8 Surat yang memerlukan kebijakan di sampaikan kepada Direksi
di Kantor Pusat, kepada Pemimpin Cabang di Cabang Utama Medan Kantor CabangCabang SyariahCabang Pembantu serta.
45 Kepala Kantor Kas di Kantor Kas.
b. PencatatanPengendalian Surat, meliputi: 1
Mencatat surat terbuka atau yang tertutuprahasia pada buku agenda sesuai kolom isian.
2 Menyampaikan surat yang telah dicatat kepada Unit Pengolahan -
atau kepada pimpinan beserta buku agenda yang sekaligus berfungsi sebagai buku ekspedisi.
3 Menerima kembali buku agenda yang telah diparaf oleh unit
pengolahan sebagai bukti bahwa Surat telah diterima.
2. Di Unit Pengolahan. a. SekretarisPegawai yang ditunjuk sebagai pengelola kearsipan di Unit
Pengolahan. 1
Menerima Surat dari Unit Kearsipan atau unit kerja lain untuk surat intern beserta buku agenda.
2 Memeriksa kelengkapan surat dan kebenaran Unit Pengolahan
yang dituju. 3
Membubuhkan paraf tanda terima pada buku agenda. 4
Menyerahkan buku agenda yang telah diparaf kepada Unit Kearsipan atau unit kerja lain yang mengirim surat intern.
5 Menyerahkan surat beserta Lembar Disposisi rangkap 2
kepada Pimpinan Pengolah apabila surat tersebut memerlukan tindak lanjut.
6 Menerima kembali surat dan Lembar Disposisi rangkap 2 yang
46 telah di disposisi pimpinan.
b. Pelaksana Pengolahan. 1
Menerima Surat dan Lembar Disposisi rangkap 2. 2
Memberi paraf Lembar Disposisi dan menyerahkan Lembar Disposisi lembar kedua kepada Sekretaris Unit
Pengolahan. 3
Memproses surat sesuai disposisi pimpinan. Peranan SOP mengenai prosedur pengurusan surat keluar:
1. Di Unit Kearsipan. a.
Menerima surat yang akan dikirim setelah diberi nomor surat: 1
Kantor Pusat oleh Sekretariat Direksi. 2
Cabang Utama oleh Seksi Umum, Bagian Operasional. 3
Kantor CabangCabang SyariahCabang Pembantu oleh Seksi Operasional.
4 Kantor Kas oleh Wakil Kepala Kantor Kas.
b. Menerima surat yang selanjutnya membubuhkan paraf pada buku agenda
untuk disampaikan kembali kepada unit pengolahan. c.
Mengirimkan surat keluar ke alamat yang dituju. 2. Di Unit Pengolahan.
a. Surat yang merupakan jawaban atau tindak lanjut atau karena adanya
fungsi dari instansi di konsep oleh pelaksana pengolah. b.
Konsep diketik oleh Unit Pengolahan SekretarisStaf Administrasi untuk disampaikan kepada Pimpinan Kepala Divisi, Direksi atau
Direktur Utama untuk ditandatangani, rangkap 2 dua.
47 c.
Unit Pengolahan mencatat pada Buku Agenda dan pemberian nomor oleh masing-masing divisi, kecuali surat produk hukum intern.
d. Surat beserta Buku Agenda disampaikan ke Unit Kearsipan untuk di
paraf. e.
Surat pertinggal dan Buku Agenda yang telah di paraf oleh Unit Kearsipan disampaikan kembali ke Unit Pengolahan.
f. Konsep surat dan pertinggal diserahkan kepada pelaksana Unit
Pengolahan untuk disimpan. Analisa terhadap peranan SOP dalam pengurusan surat-surat hanya untuk
melihat apakah sistem yang berjalan saat ini dapat mempermudah pekerjaan dalam mendokumentasikan, mencari dan lain sebagainya tentang surat-surat
tersebut. Sistem pengorganisasian surat-menyurat yang berjalan saat ini pada PT.
Bank SUMUT telah terorganisasi dengan baik. Namun, masih terdapat celah yang sangat membuat pusing petugas ketika harus mencari sebuah surat yang
tanggal surat tersebut pada tahun sebelumnya. Hal ini tentu saja membutuhkan waktu yang tidak sedikit untuk mendapatkan surat tersebut.
C. Evaluasi atas Pengorganisasian, Penataan DokumenArsip dan Surat-
