mahasiswa yang akan menyerahkan tugas akhirskripsitesis langsung ke bagian layanan sirkulasi dengan membawa hasil tugas akhirskripsitesi dan
juga CD yang sesuai format, lalu petugas sirkulasi akan mengecek bagian: 1 Status keanggotaan dan sejarah peminjaman yang nantinya dikeluarkan
surat bebas pustaka yang artinya mahasiswa tersebut tidak mempunyai pinjaman buku ataupun denda
2 Kelengkapan hardcover tugas akhirskripsitesis apakah sudah sesuai format atau belum, jika belum akan diminta memperbaiki formatnya
3 Kelengkapan dari softcopy atau isi dari CD nya apakah sudah sesuai dengan format yang diberikan atau belum, jika belum akan diminta
memperbaiki formatnya. c. Jika mahasiswa sudah mengirimkan tugas akhirskripsitesis secara lengkap
dan sesuai dengan formatnya akan diberikan 2 dua surat yaitu: 1 Surat keterangan bebas pustaka
2 Surat bukti penyerahan tugas akhirskripsitesis + CD.
35
35
Yulnelly dkk, Buku Panduan UPT Perpustakaan UPN Veteran Jakara, h.17-20
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Proses Pelaksanaan Pengadaan Bahan Pustaka Di Perpustakaan UPNV Jakarta
Pengadaan bahan pustaka adalah penambahan bahan pustaka untuk dijadikan koleksi perpustakaan yang sudah terencanakan terlebih dahulu. Dalam
pengadaan bahan pustaka harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pemakai dan isinya yang relevan, mutakhir, serta lengkap sesuai kebutuhan pemakai. Hal ini
dapat dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijakan masing-masing perpustakaan tersebut.
Penelitian tentang bahan pustaka ini dilakukan di perpustakaan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” UPNV Jakarta. Penelitian ini dilakukan
dengan menggunakan penelitian kualitatif. Untuk mendapatkan data, penulis melakukan wawancara langsung dengan Kepala perpustakaan yang menjabat dan
pustakawan yang menjabat dibagian pengadaan perpustakaan tersebut. Dalam wawancara penulis menanyakan kepada Bapak Amran Banurea yang
menjabat sebagai kepala perpustakaan, dan bapak Saidun yang menjabat sebagai pustakawan dibagian pengadaan di perpustakaan Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” UPNV Jakarta, hal-hal yang berkaitan dengan pengadaan
bahan pustaka, diantaranya dengan beberapa cara seperti dengan cara pembelian, hadiah dan deposit.
Perpustakaan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” selanjunya disingkat : UPNV Jakarta, telah mempunyai kebijakan pengadaan bahan pustaka,
namun belum bersifat kebijakan tertulis yang telah di SK-kan oleh pimpinan lembaga dalam hal ini adalah Rektor UPNV Jakarta. Akan tetapi menurut Kepala
UPT Perpustakaan UPNV Jakarta Amran Banurea, S.sos, Mp, kebijakan yang dimiliki saat ini adalah kebijakan yang bersifat Logis yang ditentukan oleh Kepala
UPT Perpustakaan UPNV Jakarta, yang merupakan hasil rapat dengan staf perpustakaan berdasarkan pengajuan permintaan pengadaan bahan pustaka dari
tiap-tiap perpustakaan fakultas. Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan UPNV Jakarta, meliputi tiga
metode pengadaan bahan pustaka yaitu pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, pengadaan bahan pustaka melalui sumbanganhadiah, dan pengadaan
bahan pustaka melalui deposit.
36
Sedangkan metode pengadaan bahan pustaka yang belum menjadi kebijakan pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan
UPNV Jakarta adalah pengadaan bahan pustaka melalui tukar menukar dan pengadaan bahan pustaka melalui penerbitan sendiri.
37
Adapun penyebabnya menurut Kepala UPT Perpustakaan UPNV Jakarta adalah karena keterbatasan
sumber daya manusia SDM yang hanya mempunyai dua personel yang ikut
36
Wawancara Pribadi dengan Banurea Amran, Kepala UPT Perpustakaan UPNV, Jakarta 13 Juni 2014.
37
Wawancara Pribadi dengan Banurea Amran.
dalam pengadaan bahan pustaka serta padatnya volume kerja pada Perpustakaan UPNV Jakarta.
1. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Pelaksanaan pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan UPNV Jakarta salah satunya dilakukan melalui pembelian, pengadaan di Perpustakaan UPNV
Jakarta dilakukan oleh kepala perpustakaan. Untuk mengadakan bahan pustaka dengan pembelian, perpustakaan perlu menyediakan anggaran untuk pembelian
bahan pustaka. Anggaran pengadaan bahan pustaka merupakan bagian dari anggaran perpustakaan yang telah direncanakan. Biasanya perpustakaan
membuat rencana baik. Disamping anggaran perpustakaan harus menentukan macam dan jenis bahan pustaka yang dijadikan koleksi perpustakaan, maka
diperlukan juga kebijakan dalam seleksi bahan pustaka. Untuk sekarang ini kebijakan secara tertulis di Perpustakaan Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” UPNV Jakarta belum ada, hanya kebijakan secara lisan tentang anggaran untuk pengadaan. Hanya saja setiap
anggaran yang diminta tidak seutuhnya disetujui secara langsung tetapi hanya setengahnya yang diminta yang dapat dicairkan.
Penyelenggaraan pembelian bahan pustaka pada Perpustakaan UPNV Jakarta terjadi atau dilakukan apabila ketika sudah ada pengajuan dari masing-
masing program studi bahwa perpustakaan jurusan membutuhkan bahan pustaka untuk menambah koleksinya. Apabila masing-masing prodijurusan
sudah mendata semua bahan pustaka apasaja yang dibutuhkan setelah itu
langsung diserahkan kepada pihak perpustakaan utama dan seketika itu juga perpustakaan utama melalui Kepala UPT Perpustakaan langsung mengajukan
bahan-bahan pustaka yang sudah diserahkan oleh masing-masing program studi tadi ke atas Rektor, setelah Kepala UPT Perpustakaan sudah
mengajukan tinggal menunggu respon dari atas Rektor. Ketika bahan pustaka sudah diajukan misalnya jumlah bahan pustaka
yang diajukan jumlahnya banyak dan keuangananggara diatas tidak mencukupi, maka bahan pustaka yang sudah diajukan tadi dikembalikan lagi
ke perpustakaan untuk diseleksi lagi bahan pustaka mana yang benar-benar dibutuhkan terlebih dahulu untuk dibeli, dan setelah diseleksi kemudian bahan
pustaka dikembalikan keatas lagi, barulah bahan pustaka yang sudah diminta tadi baru bisa dicairkan.
38
Untuk anggaran dana pengadaan bahan pustaka di perpustakaan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta berasal dari uang
pangkal mahasiswa baru yang di alokasikan ke perpustakaan untuk pengembangan perpustakaan dan pelaksanaan pengadaan bahan pustaka
melalui pembelian ini dilakukan selama dua kali dilakukan satu tahun, tepatnya dilakukan diawal semester.
38
Wawancara Pribadi dengan Banurea Amran.
2. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Sumbanganhadiah
Secara umum, menurut Kepala UPT Perpustakaan UPNV Jakarta Amran Banurea, perpustakaan UPNV Jakarta mempunyai kebijakan menerima
sumbanganhadiah dari pihak manapun, selama tidak mengikat. Pengertian tidak mengikat adalah, tidak ada kebijakan bahwa bahan pustaka tersebut wajib
dipajang di rak-rak khusus, juga tidak ada kebijakan bahwa buku sumbangan tersebut wajib dipajang.
Semuanya terserah kepada petugas perpustakaan UPNV Jakarta mengaturnya sesuai dengan teori Ilmu Perpustakaan. Kalau sumbanganhadiah
bahan pustaka tersebut cocok dengan misi dan tujuan perpustakaan UPNV Jakarta, bahan pustaka tersebut akan dipajang. Tetapi jika sumbanganhadiah
bahan pustaka tersebut tidak cocok dengan misi dan tujuan perpustakaan UPNV Jakarta, tidak akan disuplai, tidak disirkulasikan.
39
Jadi tidak ada ikatan apapun
dalam pengadaan
bahan pustaka
melalui penerimaan
sumbanganhadiah. Selain sumbangan bahan pustaka dari pihak eksternal luar kampus,
perpustakaan UPNV Jakarta melalui keputusan Rektor UPNV Jakarta juga mempunyai kebijakan menerima sumbangan bahan pustaka dari dosen-dosen,
individu-individu pencinta perpustakaan. Kebijakan penerimaan sumbangan bahan pustaka yang ada pada
perpustakaan UPNV Jakarta barulah kebijakan yang bersifat menunggu, dan
39
Wawancara Pribadi dengan Banurea Amran.
belum ada kebijakan “menjemput bola”, artinya melakukan sosialisasi perpustakaan UPNV Jakarta ke pihak eksternal dengan mengajukan proposal,
melakukan kerjasama atau MoU kepada pihak individu atau institusilembaga pemerintah atau swasta.
Di antara sumbangan-sumbanganhadiah yang diberikan kepada Perpustakaan UPNV Jakarta berasal dari alumni-alumni UPNV Jakarta
khususnya, dosen-dosen UNPV Jakarta, individu-individu pencinta ilmubuku. Sedangkan sumbangan buku dari mahasiswa yang baru menyelesaikan
studinya atau yang akan diwisuda juga ada. Sementara itu tentang sumbangan buku dari mahasiswa yang aktif
kuliah, menurut Kepala UPT Perpustakaan UPNV Jakarta, tidak ada kebijakan pimpinan Universitas mewajibkan mahasiwa yang aktif kuliah untuk
memberikan sumbangan bahan pustaka. Oleh karena itu juga tidak ada penerapan kewajiban memberikan sumbangan bagi mahasiswa yang masih
aktif kuliah. Kendatipun tidak diwajibkan, namun demikian masih ada juga mahasiswa yang memberikan sumbangan secara sukarela.
Menjawab pertanyaan penulis, bagaimana teknik yang diterapkan pihak Perpustakaan UPNV Jakarta dalam penerimaan sumbanganhadiah untuk
pengadaanpenambahan bahan pustaka, apakah pihak perpustakaan melakukan teknik “menjemput bola” yaitu mengadakan sosialisasi Perpustakaan UPNV
Jakarta kepada pihak eksternal luar kampus dengan menjelaskan, misi dan tujuan fakultas serta kebutuhan dan kondisi keterbatasan koleksi
perpustakaannya dengan mengajukan proposal permintaan sumbangan atau hanya menunggu datangnya pihak-pihak penyumbang, Kepala UPT
Perpustakaan UPNV Jakarta Amran Banurea, mengakui sejauh ini hanya baru menunggu pihak-pihak penyumbang, belum menerapkan kebijakan yang lebih
pro-aktif. Sedangkan tentang ada atau tidaknya, dokumentasi penerapan kebijakan
pengadaan bahan pustaka melalui penerimaan hadiah ini, Kepala UPT Perpustakaan UPNV Jakarta Amran Banurea mengatakan, bahwa pengadaan
bahan pustaka melalui penerimaan sumbanganhadiah ini didokumentasikan dengan baik. Untuk itu ia mempersilahkan penulis peneliti melakukan
observasi terhadap dokumentasinya. Hasil observasi penulis melihat adanya dokumentasi yang rapi dari pustakawan, termasuk judul bahan pustaka beserta
jumlah examplarnya.
3. Pegadaan Bahan Pustaka melalui Kegiatan Deposit
Perpustakaan UPNV Jakarta tidak mempunyai kebijakan pengadaan bahan pustaka untuk memperoleh limpahan deposit dari Perpustakaan Nasional
atau PDII- LIPI. Alasannya menurut Kepala Urusan Perpustakaan UPNV Jakarta Amran Banurea adalah, Perpustakaan UPNV Jakarta tidak mempunyai
wewenang kebijakan pengadaan bahan pustaka melalui limpahan deposit. Sedangkan untuk memperoleh deposit dari penerbitan internal dari lembaga
induk Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta, menurut Kepala UPT Perpustakaan UPNV mengatakan, “yang memiliki kebijakan ini di
lingkungan internal UPNV adalah Rektor Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta. Namun beliau belum mengetahui secara pasti apakah rektor
mewajibkan seluruh penyelenggara penerbitan menyerahkan depositnya kepada perpustakaan utama atau tidak.
Penerapan kegiatan deposit serah-simpan yang ada baru deposit bahan pustaka dari mahasiswa yang baru menyelesaikan studinya atau yang akan
diwisuda, karena sudah di wajibkan bagi para calon alumni memberikan deposit hasil karya mahasiswa sebelum mereka diberi “Surat Bebas Pustaka”
sebagai salah satu syarat untuk bisa mengikuti wisuda. Untuk skripsi yang di deposit ke perpustakaan UPNV Jakarta, kebijakan ini menurut Kepala UPT
Perpustakaan UPNV Jakarta Amran Banurea, telah ditetapkan bagi para mahasiswa calon wisudawan.
Deposit skripsi mahasiswa yang mengakhiri studi, ada yang diserahkan dalam bentuk hard cover, maupun dalam bentuk CD soft copy, sehingga dari
aspek ini terpenuhi dua unsur bahan pustaka, yakni dalam bentuk karya tulis, maupun dalam CD soft copy skripsi. Deposit yang bersumber dari
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” UPNV Jakarta yakni buku pedoman akademik tahunan.
B. Kendala-Kendala Serta Upaya Mengatasi Kendala Dalam Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam pengadaan bahan pustaka Perpustakaan Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta melakukan beberapa cara seperti pembelian secara
langsung maupun tidak langsung. Biasanya kesulitan yang dihadapi pihak perpustakaan dalam pengadaan bahan pustaka itu mempunyai bermacam-macam
kendala, baik itu dalam hal pembelian, hadiah maupun dari deposit. Dari hasil wawancara peneliti dengan Kepala Perpustakaan Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” UPNV Jakarta ada beberapa hal yang menjadi kendala didalam pembelian bahan pustaka. Berikut ini kendala-kendala
yang dihadapi serta cara mengatasi kendala dalam pengadaan bahan pustaka :
1. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
a. Kendala Pada Cara Pembelian 1 Birokrasi
Tidak sesuai alur yang sudah ditentukan atau birokrasi yang jelas ketika mengajukan pembelian buku, misalnya ketika progam studi
mengajukan permohonan pembelian buku, programstudi tersebut langsung mengajukan keatas Rektor tidak melalui Perpustakan
Utama terlebih dahulu. 2 Keuangan
Apabila buku yang diminta terlalu banyak dan bagian keuangan pusat tidak hanya mempunyai anggaran sedikit, secara otomatis buku
yang bisa dibeli hanya beberapa saja, tidak bisa dibeli semuanya.
b. Cara Mengatasi Kendala Pada Pembelian 1 Birokrasi
Ketika mau mengajukan pembelian buku harus dimulai ada pengajuan dari program studi terlebih dahulu bahwa perpustakaan
jurusan membutuhkan buku-buku yang harus dibeli untuk menambah koleksinya, kemudian diajukan langsung keatas Rektor
melalui perpustakaan utama, apabila tidak sesuai alur yang sudah ada atau birokrasi yang jelas, maka buku yang diajukan tadi tidak
akan disetujui. 2 Keuangan
Ketika anggaran untuk pembelian buku yang diminta terlalu banyak dan dibagian keuangan pusat hanya mempunyai anggaran sedikit,
buku tersebut dikembalikan kembali ke program studi kemudian pihak program studi menyeleksi kembali buku-buku mana yang
terlebih dahulu harus dibeli. .
2. Pengadaan Bahan Pustaka melalui Hadiah
a. Kendala Pada Cara Hadiah Kendala yang terjadi pengadaan bahan pustaka melalui hadiah yaitu
banyaknya sumbanganhadiah bahan pustaka yang datang dari berbagai penerbit dan lembaga lain yang bahan pustaka tersebut kebanyakan
tidak sesuai dengan apa yang diinginkan oleh perpustakaan. Namun pihak Perpustakaan UPNV Jakarta tetap menampungmenerima
sumbangan yang diberikan dari penerbit dan lembaga lain tersebut, hanya saja bahan pustakanya tidak dipajang di rak koleksi, karena ruang
perpustakaan yang sempit dan kurangnya rak koleksi yang menyebabkan bahan pustaka tersebut tidak terpakai.
b. Cara Mengatasi Kendala Pada Hadiah Cara mengatasi bahan pustaka yang didapat melalui hadiahsumbangan
yang tidak sesuai dengan apa yang di inginkan pihak perpustakaan yaitu dengan cara membarterkan bahan pustaka tersebut dengan perpustakaan
atau instansi lain, supaya bahan pustaka yang diinginkan pihak perpustakaan bisa terpenuhi dan bisa dipajang di rak koleksi.
3. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Deposit
a. Kendala Pada Cara Deposit 1 Komunikasi
Lemahnya komunikasi tentang kewajiban mendepositkan hasil-hasil karya dari pihak perpustakaan ke semua pihak karyawan atau dosen
mengenai pendepositan hasil karya-karya mereka, sehingga hanya sebagian kecil karyawan atau dosen yang mendepositkan hasil karya
mereka ke perpustakaan. 2 Dualime Pengolahan
Dualisme pengolahan ini maksudnya ada pengolahan hasil-hasil karya mahasiswa di perpustakaan fakultas dan di perpustakaan
universitas. Selama ini hasil karya-karya mahasiswa yang berbentuk
