dalam dan faktor eksternal dari luar. Faktor internal meliputi kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat atau lem. Faktor eksternal antara lain meliputi
kelembaban udara, udara terlampau kering, sinar matahari, kekotoran udara, debu,jamur dan sejenisnya, rayap, gegat, dan beberapa jenis serangga
perusakpemakan kertas arsip lainnya. Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1. Restorasi arsip, adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan
kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. 2. Laminasi arsip, adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga
arsip itu terlindungi dan aman dari bahaya kena air, udara lembab,kering, dan serangan serangga perusakpemakan arsip.
3. Microfilm, dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah rusak sehingga tidak dapat direstorasi, dengan cara mengadakan pemotretan suatu
arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan ke lembaran film kecil. Sistem pengamanan arsip pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, para pegawainya mempunyai kewajiban menjaga kerahasiaan arsip baik lisan maupun tulisan, dari pihak internal maupun eksternal, tidak menyerahkan
tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwenang, tidak diperbolehkan meletakkan arsip disembarang tempat dan tidak diperbolehkan membawa
arsip keluar kantor tanpa izin.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada bagian Kemahasiswaan
Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip- arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip berupa
Universitas Sumatera Utara
melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya isinya serta
menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yangs sebenarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: a.
Pengaturan Ruangan Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:
1 Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga tetap
kering. 2
Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
3 Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
4 Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya
kebakaran. 5
Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir. 6
Dalam hal-hal tertentu seperti banjir, periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.
7 Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hamaserangan
perusakpemakan kertas arsip. 8
Lokasi ruanggedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat- tempat industri, sebab polusi udara kotoran udara sebagai hasil
pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. 9
Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.
Universitas Sumatera Utara
10 Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip
yang akan disimpan didalamnya. b.
Kebersihan Kebersihan arsip meliputi:
1 Kebersihan ruangan
Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali. Dibersihkan dengan alat penyedot debu atau vacuum cleaner dan
dilarang merokok, makan dan minum didalam ruangan penyimpanan arsip. 2
Kebersihan arsip Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip
dibersihkan dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan
rayap dan arsip-arsip yang rusak bukan dimakan rayap harus segera dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk kemudian diserahkan
kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga harus bersih dari karat.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah: 1
Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan rak, jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam
inci. Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. 2
Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Tetapi
almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabannya. Untuk
Universitas Sumatera Utara
menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus. Susunlah arsip-arsip didalam almari
agak renggang atau jangan terlalu rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
Sistem pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat
penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup tetapi seharusnya menggunakan pendingin ruangan AC agar menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab.
Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta praktis, walaupun ada bebrapa peralatan yang
relatif kecil tidak digunakan.
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
