menjaga agar tingkat kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus. Susunlah arsip-arsip didalam almari
agak renggang atau jangan terlalu rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin.
Sistem pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah relatif baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat
penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup tetapi seharusnya menggunakan pendingin ruangan AC agar menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab.
Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta praktis, walaupun ada bebrapa peralatan yang
relatif kecil tidak digunakan.
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
1. Penyusutan Arsip
Menurut Atmosudirjo 2000:23 penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam praktek pelaksanaannya didasarkan. Karena kegiatan penyusutan arsip
menyangkut penilaian yang sifatnya sujektif dan berbeda-beda pada setiap organisasi Lembaga Negara, Badan Pemerintahan maka Peraturan Pemerintah tersebut dibuat
untuk memberi ketentuan-ketentuan yang dapat menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang telah ditentukan. Dengan
demikian akan terjamin usaha untuk mendapatkan objektivitas dalam penilaian dan dapat menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang bernilai ataupun yang
mengandung nilai informasi tinggi.
Universitas Sumatera Utara
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing- masing.
b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, penyusutan dan penghapusan arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari
unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari Pusat Penyimpanan Arsip
suatu organisasi ke Arsip Nasional Republik Indonesia, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan.
Menurut R.S. Dipobharoto M.A. tujuan penyusutan arsip adalah: a.
Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam
filling. c.
Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya records baru yang deras datangnya, karena file aktif hanya berisikan records yang selalu
diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna
ditempatkan dan dirawat ditempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu ruang tempat bekerja.
e. Agar segera bisa ditentukan nasib records selanjutnya, disimpan sebagai arsip,
diawetkan atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
2. Pemusnahan Arsip
