Pengorganisasian Arsip Jenis Arsip

B. Pengorganisasian Arsip

Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi. Menurut Drs. Hadi Abubakar 1990 : 20 di dalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti, yaitu sebagai berikut : 1. File aktif yaitu file tempat arsip yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. 2. File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan. Kriteria untuk menentukan nilai suatu arsip tergantung pada kantor masing- masing. Kriteria penilaian yang umum yang dapat dipergunakan adalah ALFRED Sutarto, 1997 : 2001 yang merupakan singkatan dari Administrative value nilai administrasi, Legal value nilai hukum, Financial value nilai keuangan, Research value nilai penelitian, Educational value nilai pendidikan, dan Documentary value nilai dokumentasi. Dari uraian diatas menunjukkan bahwa sistem pengorganisasian yang digunakan oleh bagian Kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi universitas Sumatera Utara yaitu sitem sentralisasi untuk inaktif dan desentralisasi arsip aktif pada masing-masing central file. Universitas Sumatera Utara

C. Jenis Arsip

Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut: 1. Arsip Dinamis adalah Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi : a. Arsip aktif adalah Arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempatunit pengolah dalam suatu kantororganisasi. b. Arsip semi aktif adalah Arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan inaktif. c. Arsip inaktif atau semi statis adalah Arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip statis adalah Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat Universitas Sumatera Utara dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

D. Peranan dan Tujuan Kearsipan 1. Peranan Kearsipan