Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
sistem yang khusus dirancang. Pendistribusian barang yang membutuhkan waktu yang cepat, tepat, dan akurat pada PT. Citra Endah Mandiri Medan
mengakibatkan karyawan perusahaan merasa kewalahan dalam menghadapi dan melayani distribusi barang ke setiap proyek, karena sistem yang berjalan dalam
perusahaan sistem kerja manual belum mampu membantu penyelesaian.
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk membahas tentang
“Sistem Informasi Pendistribusian pada PT. Citra Endah Mandiri Medan”
sebagai judul tugas akhir ini.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, sistem yang digunakan saat ini masih manual, proses pekerjaan yang dilakukan masih lambat sehingga yang
menjadi masalah penyajian informasi yang dihasilkan kemungkinan masih terdapat kesalahan yang menyebabkan pekerjaan kurang efektif dan efisien.
1.3 Batasan Masalah
Untuk menghindari pembahasan di luar pokok permasalahan, maka dibuat batasan permasalahan yang akan dibahas, yaitu:
1. Aplikasi yang dirancang hanya untuk mengolah data pada saat proses
pendistribusian barang, yang meliputi jenis dan jumlah barang yang akan
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
dikirim sesuai dengan kebutuhan proyek, serta pembuatan laporan harian, bulanan, dan tahunan berdasarkan jenis proyek setiap bulannya.
2. Sistem dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemograman Visual
Basic.net dan Crystal Report 8.5 3.
Sistem yang dirancang adalah sistem single user.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah: 1.
Untuk mengetahui gambaran sistem pendistribusian barang pada PT. Citra Endah Mandiri Medan.
2. Untuk mempermudah dalam mendapatkan tentang data pendistribusian barang
sesuai dengan kebutuhan tiap jenis proyek. 3.
Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dan kelebihan-kelebihan sistem pencatatan pendistribusian barang yang dipakai perusahaan saat ini dan
bagaimana solusi pemecahannya. 4.
Untuk memenuhi syarat kelulusan D-3 Ilmu Komputer pada Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara Medan.
Manfaat penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1.
Bagi penulis sebagai wahana memperdalam pengetahuan komputer selama menempuh studi di Fakultas Mipa Universitas Sumatera Utara Medan.
2. Bagi perusahaan sebagai masukan pihak manajemen dalam masalah
pencatatan data pendistibusian barang, sesuai dengan pemecahan masalah
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
yang ditawarkan oleh penulis dengan sistem pencatatan pendistribusian barang secara komputerisasi.
3. Bagi pihak lain sebagai saran informasi dan perbandingan untuk membuat
penelitian pada bidang yang sama pada masa yang akan datang.
1.5 Sistematika Penulisan
Langkah-langkah atau tahapan-tahapan yang ditempuh dalam menyelesaikan penulisan tugas akhir ini adalah:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menerangkan tentang latar belakang, identifikasi masalah, bahasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORITIS
Pada bab ini mengemukakan teori-teori yang berkaitan dengan judul tugas akhir ini beserta sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, dan uraian tugas.
BAB 2I METODOLOGI PENELITIAN
Berisikan tentang metodologi penelitian yaitu pengambilan data secara langsung ataupun tidak langsung dalam metode studi, data yang dibutuhkan,
metode pengumpulan data dan analisis data.
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini menerangkan bagaimana langkah-langkah analisis dan perancangan sistem pendistribusian barang perusahaan.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
BAB V KESIMPULAN dan SARAN
Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penulis tentang perancangan sistem pendistribusian barang yang dirancang untuk perusahaan.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan secara bersama untuk mencapai tujuan yang sama dan bertanggungjawab untuk
memproses masukan input sehingga menghasilkan keluaran output yang berupa informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut adalah hasil pengolahan dari
data menjadi bentuk untuk pengambilan keputusan.
Dengan demikian sistem dapat berupa kesatuan yang terdiri atas jaringan kerja kausal dari bagian-bagian yang saling berhubungan. Hubungan dari tiap-tiap
bagian ini akan ditentukan oleh tujuan spesifik dari sistem. Singkatnya, sistem adalah kumpulan obyek yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu dalam lingkungan yang kompleks.
Sebuah sistem harus mempunyai tujuan atau sasaran. Pengembangan sistem terdiri dari personil-personil sebagai berikut:
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
1. Manajer Analis Sistem
Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
a. Sebagai ketuakoordinator tim pengembangan sistem.
b. Mengarahkan, mengkontrol, dan mengatur pengemangan sistem yang akan
dilakukan. c.
Membuat jadwal dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, desai sistem, dan penerapannya.
d. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem.
e. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal
perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem.
f. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek
g. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.
2. Ketua Analis Sistem
Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya membantu manajer analis sistem dan mewakilinya apabila
manajer berhalangan. 3.
Analis Sistem Senior Analis sistem senior merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman.
4. Analis Sistem
Analis sistem merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
5. Analis Sistem Junior
Analis sistem junior merupakan analis sistem yang cukup berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan dari analis sistem yang lebih senior.
6. Pemogram Aplikasi Senior
Pemogram aplikasi senior merupakan pemograman komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan
mengkoordinasi kerja dari pemogram lainnya. 7.
Pemogram Aplikasi Pemogram aplikasi merupakan pemogram komputer yang cukup
berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.
8. Pemogram Aplikasi Junior
Pemogram aplikasi junior merupakan pemogram komputer yang belum berpengalaman dan masih di bawah bimbingan langsung dari pemogram yang
lebih senior. Pemogram aplikasi junior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul program sederhana, seperti pembuatan bentuk-bentuk input
dan output.
Sedangkan sistem buatan manusia dapat berinteraksi atau dikontrol oleh satu atau lebih komputer atau disebut dengan sistem terotomasi. Sistem terotomasi
terdiri atas: a.
On-line system, yaitu sistem yang menerima langsung input pada area dimana
input tersebut direkam, dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil komputasi pada area dimana mereka dibutuhkan.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
b. Real-time system, yaitu mekanisme pengontrolan, perekam data, pemrosesan
yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif lama.
c. Decision support + strategic planning system, yaitu sistem yang memproses
transaksi organisasi secara harian, dan membantu para manajer mengambil keputusan, mengevaluasi, dan menganalisis tujuan organisasi.
d. Knowledge-based system, yaitu program komputer yang dibuat mendekati
kemampuan dan pengetahuan seorang pakar, umumnya menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak abstract system dan sistem
fisik phisycal system. Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sekumpulan elemen yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu obyektif.
Sebagai contoh sistem transportasi yang terdiri dari personil, mesin, dan organisasi yang berfungsi untuk melakukan transportasi.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah natural sistem dan sistem
buatan manusia human mode sistem. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi mulai proses alami, tidak dibuat
manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebutnya dengan machine system. Sistem informasi merupakan contoh human-machine
system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu determinic system dan sistem
tak tertentu probabilistic system. Sistem tertentu bekerja dengan satu cara yang dapat diramal dengan baik.
Interaksi antara bagian-bagian dapat diketahui dengan baik, contohnya adalah suatu program komputer yang dapat bekerja sesuai dengan instruksi yang
diberikan. Sistem tak tertentu dapat dijelaskan dalam hal karakter atau sifat yang mungkin terjadi, dalam hal ini tingkat kesalahan selalu dikaitkan dengan
prediksi apa yang akan dikerjakan suatu sistem. Misalnya sistem inventory persediaan dimana rata-rata permintaan, waktu dan penambahan barang dan
sebagainya dapat dijelaskan, tetapi angka yang pasti pada suatu waktu tidak dapat diketahui.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup closed system dan sistem
terbuka open system. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungannya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak lain. Secara teoretis sistem tertutup ini ada,
tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system secara relatif tertutup, tetapi tidak benar-
benar tertutup. Sistem komputer adalah suatu sistem yang agak tertutup karena hanya menerima masukan yang sudah didefenisi, mengolah masukan
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
dan memberikan keluaran yang sudah didefinisi. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungannya.
Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya. Sistem terbuka ini cenderung memiliki adaptasi
yang berarti sistem dapat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan sedemikian sehingga dapat meneruskan eksistensinya. Karena sistem sifatnya
terbuka maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendali yang baik.
2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang telah memiliki arti.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan sekumpulan data yang diolah sehingga menghasilkan sebuah
informasi, sampai pada manfaat informasi dalam pengambila keputusan. Agar suatu informasi menjadi berguna harus disampaikan kepada seseorang pada waktu
yang tepat dan dalam bentuk yang tepat pula. Dalam penyajian informasi perlu dilihat kebutuhan apa saja yang diinginkan sehingga informasi tersebut menjadi
betul-betul berguna dan bermanfaat bagi si pemakai atau si penerima.
Untuk mendapatkan informasi yang baik dan akurat maka harus memenuhi beberapa syarat di bawah ini:
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
a. Dapat dipahami dan dimengerti setiap orang yang akan memperoleh
informasi. b.
Dapat dipertanggungjawabkan sumber informasi itu jelas. c.
Lengkap dan memiliki isi yang ringkas. d.
Tepat waktu dan benar.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan komputer dikoordinasikan untuk mengubah masukan data
menjadi keluaran informasi guna mencapai sasaran perusahaan.
Sistem informasi sebagai suatu kerangka kerja dengan sumber daya manusia dan komputer, dikoordinasikan untuk mengubah masukan data
menjadi keluaran informasi guna mencapai sasaran institusi.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu susunan di dalam organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang,
fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur, dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting untuk memproses tipe rutin tertentu,
memberi sinyal kepada manajemen dan terhadap kejadian-kejadian eksternal yang penting, dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
Selain itu sistem informasi juga dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen data dan perangkat pengolah data yang saling berhubungan yang bertujuan
untuk menghasilkan untuk menghasilkan informasi secara akurat, tepat, cepat, dan sesuai dengan kebutuhan. Di samping itu sistem informasi juga melaksanakan
operasi-operasi guna menunjang perencanaan dan pengawasan kegiatan dalam pengambilan keputusan serta memberi laporan yang beragam kepada pengguna
luar. Sistem informasi dapat bermanfaat dalam menunjang berbagai peran pengambil keputusan dan dapat menyediakan laporan khusus yang dengan jelas
memberi informasi kepada manajer serta sistem informasi dapat memonitor dan memberikan data yang lengkap agar sistem dapat melakukan perhitungan-
perhitungan untuk membandingkan hasil dari berbagai cara alokasi sumber daya.
Dari pengertian sistem informasi di atas terdapat beberapa komponen- komponen atau unsur-unsur sistem informasi, yaitu:
a. Data Input
Data adalah setiap kumpulan fakta. Jadi, laporan penjualan, gambaran tentang persediaan inventory, nilai test, nama dan alamat pelanggan, dan laporan
cuaca semuanya adalah contoh dari data. Data juga dapat didefinisikan sebagai ”kenyataan” yang digambarkan oleh nilai-nilai, bilangan-bilangan,
untaian karakter, atau simbol-simbol yang membawa arti pada suatu konteks tertentu. Pada langkah ini data awal data input disiapkan dalam beberapa
bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada pengolahan mesin.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
b. Pengolahan data data processing
Pengolahan data adalah manipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih berguna. Pengolahan data ini tidak hanya melibatkan perhitungan numerik
tetapi juga operasi-operasi seperti klasifikasi data dari satu tempat ke tempat yang lain. Secara umum, diasumsikan bahwa operasi-operasi tersebut
dilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat juga dilakukan secara manual. Pada langkah ini data input
diubah, dan dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan.
c. Informasi output
Informasi diturunkan dari data dan berguna dalam pemecahan masalah- masalah. Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya
dikumpulkan. Bentuk data output tergantung pada pengolahan data sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Untuk lebih jelas dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.1 Transfomasi Data Menjadi Informasi PENYIMPANAN DATA
DATA PENGOLAH
INFORMASI
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem
