Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
2.7 Microsoft Access
Microsoft Access adalah salahsatu program aplikasi RDBMS Relational Database Management Sistem, dimana semua data yang ada disimpan dalam
tabel-tabel yang terdiri dari atas lajur kolom dan baris. Dengan RDBMS, pengelolaan sebuah database akan mudah dilakukan walaupun jumlah datanya
banyak dan kompleks.
Dibandingkan dengan program aplikasi pembuatan database lain, Microsoft Access sangat mudah digunakan dan fleksibel dalam pembuatan dan
perancangan suatu database. Perancangan dan pengelolaan database pada Microsoft Access meliputi pembuatan Table, Form, Query, Modul, dan Pages.
Gambar 2.13 Menu Microsoft Access
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
2.7.1 Tipe Data
Tipe data digunakan untuk menentukan tipe data dari suatu field dalam sebuah tabel, dengan pilihan tipe sebagai berikut:
1. Text
:Untuk menerima data teks sampai 255 karakter yang terdiri dari huruf, angka, dan simbol grafik.
2. Memo
:Untuk menerima data teks sampai 65,535 karakter yang terdiri dari dari huruf, bilangan, tanda baca serta simbol
grafik. Tipe data ini tidak dapat digunakan sebagai acuan untuk pengurutan data indeks.
3. Number
:Untuk menerima digit, tanda minus dan titik desimal. Tipe data number mempunyai lima pilihan ukuran bilangan dan
jumlah digit tertentu. 4.
DateTime :Untuk menerima data tanggal dan waktu, serta nilai tahun
yang dimulai tahun 100 sampai dengan 9999. 5.
Currency :Untuk menerima data digit, tanda minus, tanda desimal
dengan tingkat ketepatan 15 digit desimal di sebelah kiri tanda titik desimal dan 4 digit di sebelah kanan tanda titik
desimal. 6.
Autonumber :Untuk menampilkan nomor urut otomatis, yaitu berupa
data angka mulai dari 1 dengan nilai selisih 1. 7.
YesNo :Tipe ini untuk menerima salah satu data dari dua nilai,
yaitu YesNo, TrueFalse atau OnOff. 8.
OLE Object :Untuk menerima data yang berupa obyek grafik,
spreadsheet, foto digital, rekaman suara, atau video yang
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
dapat diambil dari program aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 1 Gigabyte.
9. Hyperlink
:Untuk menerima data yang berupa teks yang berwarna dan bergaris bawah serta grafik, dimana tipe data ini
berhubungan dengan jaringan. 10.
Attachment :Untuk menerima data yang berupa file gambar,
spreadsheet, dokumen, grafik, dan tipe data lain. 11.
Lookup Wizard :Untuk menampilkan satu dari beberapa tipe data yang ada
dalam suatu daftar. Data tersebut dapat diambil dari tabel maupun query yang ada.
2.7.2 Membuat Tabel
Penggunaan Microsoft Access dalam membuat tabel dapat dilakukan
dengan design view dengan cara mengklik dua kali create table in design view
yang digunakan untuk membuat tabel secara manual. Kemudian baru dimasukkan field-fieldnya pada kotak dialog, sebagaimana dapat dilihat pada gambar berikut:
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
Gambar 2.14 Kotak Dialog Table in Design View
Setelah selesai memasukkan field dan struktur tabelnya, simpanlah dengan
mengklik menu File-Save, beri nama pada Table Name, maka Access secara otomatis memberi nama tabel Table1, akan tetapi boleh diubah, kemudian klik
Close.
2.7.3 Membuat Primary Key
Primary key berguna untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama redundancy data. Adapun cara membuat primary key pada Access adalah
sebagai berikut: 1.
Sorot field yang akan dibuat primary key-nya. 2.
Klik kanan mouse, atau dari toolbar Table Design klik ikon yang bergambar
kunci sehingga muncul tampilan di bawah ini:
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
Gambar 2.15 Tampilan Akhir Tabel dengan Primary Key
Membuat Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel adalah hubungan satu tabel dengan tabel lainnya yang berupa hubungan satu ke satu, hubungan satu ke banyak dan hubungan banyak ke
banyak. Adapun langkah-langkah pembuatan hubungan antar tabel pada Access adalah sebagai berikut:
1. Klik menu Tools-Relationship, sehingga muncul tampilan sebagai berikut
2. Sorot tabel yang akan direlasikan dengan tabel lainnya, lalu klik Add.
Kemudian diakhiri dengan menekan tombol Close.
3. Lalu Drag field dari yang akan dijadikan sebagai penghubung antara tabel
satu dengan tabel lainnya, hingga muncul tampilan berikut. Kemudian klik Enforce Referential Integrity, dan pastikan type relationship,
yakni satu ke satu karena satu mahasiswa hanya mempunyai satu NIM.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
Gambar 2.16 Kotak dialog Edit Relationship
Keterangan: a.
Enforce Referential Integrity, yakni hubungan anta tabel akan dibuat baku. Hal ini mengakibatkan kotak Cascade Updated Related Fields dan Cascade
Update Related Record menjadi aktif.
b. Cascade updated related fields, apabila record yang berada di parent key
dihapus, akan menghapus semua record yang berada pada tabel database. c.
Cascade update related record, apabila primary key diubah, akan
mengkibatkan perubahan pada primary key di tabel child. Hasil akhirnya sebagai berikut:
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
Gambar 2.17 Tampilan Relasi antar Dua Tabel 2.8 Sejarah Singkat Perusahaan
CV. Citra Endah didirikan pada tanggal 09 Januari 1982, sebagai perseroan komanditer yang menetapkan tujuan perseroan ini adalah sebagai
berikut: a.
Menjalankan usaha-usaha pemborongan bangunan-bangunan, jalan-jalan, jembatan-jembatan, saluran-saluran air, instalasi listrik, dan sebagainya,
termasuk di dalamnya usaha-usaha sebagai biro perencanaan, perancangan dan pelaksanaan pemborongan.
b. Berdagang pada umumnya terutama perdagangan ekspor dan impor.
c. Bertindak sebagai leveransir, grosor, distributor, dan agen-agen komisi.
d. Menjalankan usaha-usaha perabotan meubeler.
e. Menjalankan perusahaan perbengkelan konstruksi.
f. Menjalankan usaha-usaha pengangkutan di darat baik penumpang maupun
barang serta usaha lainnya yang ada hubungannya dengan itu. g.
Menjalankan usaha-usaha lainnya yang dapat membawa keuntungan bagi perseroan.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
Perusahaan dengan tujuan ini sampai tahun 1995, dimana para komanditer melihat banyak peluang dan kesempatan di dalam persaingan maka diputuskan
untuk menjadikan CV. Citra Endah menjadi perseroan terbatas. Maka pada 12 Juni 1995, CV. Citra Endah berubah menjadi PT. Citra Endah. Kemudian pada
tanggal 09 Januari 1996, terdapat perubahan lagi yaitu penambahan nama perusahaan menjadi PT. Citra Endah Mandiri yang tetap digunakan sampai saat
ini. PT. Citra Endah Mandiri beralamatkan di Jalan Setia Budi No. 55 Medan,
Sumatera Utara dengan telepon dan Faksimili 061 8213380. Perusahaan ini menjalankan kegiatannya telah memiliki izin-izin berupa:
a. Akte pendirian No. 17 tertanggal 09 Januari 1982 oleh Notaris B. Ar.
Poelongan, SH. b.
Tanda Daftar Perusahaan TDF dengan No. 021215107108 tertanggal 07 Mei 2002 oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan RI.
c. Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi SIUJK dengan No. 1.111102.1275.2.00212
tertanggal 08 Oktober 2003 oleh Pemerintah Kota Medan. d.
Surat Keterangan Ijin Tempat Usaha SKITUHO dengan No. 5037541999 tertanggal 09 Agustus 1996 oleh Walikotamadya Daerah Tingkat 2 Medan.
e. Nomor Pokok Wajib Pajak NPWP dengan No. 01.205.438.3-121.000
tertanggal 15 Desember 1984 oleh Direktorat Jendral Pajak. f.
SKPPKP dengan MO.PEM-41CUWPJ.01KP.06032002 tertanggal 12 Juni 2002 oleh Departemen Keuangan Republik Indonesia.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
Jl. DR. Mansyur
55D Jl. Setia Budi
Jl. Setia Budi Sedangkan denah lokasi PT. Citra Endah Mandiri sebagaimana terlihat
pada gambar 2.18 berikut ini:
Gambar 2.18 Denah Lokasi PT.Citra Endah Mandiri Medan 2.9 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi dalam menjalankan usahanya. Dengan adanya struktur organisasi yang disusun dengan
baik, maka akan tercermin pembagian kerja, wewenang, tanggungjawab, sistem komunikasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan perusahaan.
Seorang pimpinan harus mampu memilih struktur organisasi mana yang sesuai dengan pelaksanaan kegiatan dalam perusahaannya atau harus
menyesuaikan dengan kondisi-kondisi yang terdapat pada perusahaan tersebut. Apabila suatu perusahaan menerapkan struktur organisasi yang tidak sesuai
dengan kondisi-kondisi yang ada di dalamnya, maka akan sulit diharapkan pencapaian tujuan perusahaan.
Di dalam segi manajemen operasional PT. Citra Endah Mandiri Medan mempunyai struktur organisasi garis dan staf. Setiap jenjang manajemen
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
mempunyai wewenang mengemukakan pendapat dan bertanggungjawab kepada jenjang yang langsung membawahinya.
Adapun bentuk struktur organisasi yang dipakai PT. Citra Endah Mandiri Medan struktur organisasi berbentuk garis seperti yang tertera pada gambar 2.19
di bawah ini.
Pembagian wewenang dan tanggungjawab yang ada pada struktur organisasi PT. Citra Endah Mandiri Medan adalah sebagai berikut:
Sumber : PT. Citra Endah Mandiri Medan 2008
Gambar 2.19 Struktur Organisasi PT. Citra Endah Mandiri Medan
Kabag Pembukuan
Kabag Kasir
Kabag Sekuriti Kabag Personalia
Kabag INTEK Komisaris
Direktur Utama
Direktur Komersial
Kabag Pembelian
Kabag Pemasaran
Kabag Gudang
Direktur Keuangan
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
a. Komisaris
− Mengawasi kegiatan perusahaan secara umum.
− Mengawasi kegiatan direktur utama dalam menjalankan perusahaan.
− Menggantikan direktur utama untuk mengambil keputusan jika ada
masalah-masalah yang tidak dapat diputuskan oleh direktur utama. b.
Direktur Utama −
Bertanggungjawab kepada komisaris. −
Mengawasi dan merencanakan kegiatan perusahaan sehari-hari. −
Menentukan arah dan kebijaksanaan perusahaan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan.
c. Direktur Komersil
− Bertanggungjawab kepada direktur utama.
− Mengadakan program kerja yang diselaraskan dengan kebijaksanaan
perusahaan. −
Memotivasi perilaku para bawahan agar mempunyai derap langkah dan sudut pandang yang sama dalam mencapai tujuan perusahaan.
− Mengecek dan mengevaluasi semua bukti-bukti pembelian dan penjualan
perusahaan. −
Mengaktualisasi tujuan dan garis-garis besar kebijaksanaan perusahaan. d.
Kabag Pemasaran −
Mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan pemasaran, promosi, dan penjualan secara keseluruhan.
− Melakukan penelitian pasar.
− Membuat anggaran penjualan dan biaya sehubungan dengan penjualan.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
− Menetapkan strategi penjualan yang tepat untuk mencapai target penjualan
yang d2nginkan oleh perusahaan. e.
Kabag Pembelian −
Mengawasi setiap kegiatan pembelian atas barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
− Menyusun laporan atas kegiatan pembelian setiap tahun.
− Melakukan negoisasi penawaran harga barang dengan supplier atas
barang-barang yang dibeli. f.
Kabag Gudang −
Melakukan pengecekan terhadap sisa persediaan barang. −
Mengawasi dan membuat laporan keluar masuknya barang-barang dari gudang.
g. Direktur Keuangan
− Mengawasi bagian kasir dan pembukuan dalam menjalankan kegiatan
berhubungan dengan administrasi dan keuangan perusahaan. −
Membuat anggaran penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. −
Menyusun laporan keuangan perusahaan. −
Melakukan pengawasan atas data-data keuangan perusahaan. h.
Kabag Kasir −
Melakukan pencatatan terhadap arus penerimaan dan pengeluaran kas dan bank perusahaan.
− Menyusun laporan posisi saldo kasbank perusahaan.
− Membuat laporan rekonsiliasi bank setiap bulannya.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
− Menerima dan mengeluarkan pembayaran kasbank berdasarkan bukti-
bukti lampiran yang telah disetujui oleh atasan sesuai dengan prosedur perusahaan.
i. Kabag Pembukuan
− Melakukan penyetoran dan pelaporan pajak setiap bulannya ke KPP
Kantor Pelayanan Pajak. −
Melakukan pelaporan SPT tahunan setiap tahunnya. −
Mengadakan konfirmasi hutang piutang setiap bulannya. j.
Kabag Sekuriti −
Mencegah pencurian barang di lapangan oleh pengunjung. −
Melakukan tugasnya sehubungan dengan pengamanan barang di lapangan. −
Melaksanakan tugas lain atas penugasan Direktur Utama. k.
Kabag Personalia −
Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Direktur Utama. −
Mengkoordinir kegiatan di lapangan. −
Mengkoordinir kegiatan penjaga dan penata stand. l.
Kabag INTEK −
Bertanggungjawab atas sistem informasi dan teknologi yang ada digunakan oleh perusahaan.
− Melakukan pemeriksaan rutin terhadap sistem informasi dan teknologi
yang dimiliki perusahaan. −
Melakukan perbaikan terhadap sistem informasi dan teknologi yang rusak dan segera menggantikan peralatan yang tidal dapat diperbaiki.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
3. 1 Metode Pengumpulan Data
Metodologi pengumpulan data dapat didefenisikan sebagai suatu cara yang digunakan untuk memperoleh data yang dibutuhkan sebagai bahan masukan bagi
penulis dalam penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Studi Dokumen
Merupakan instrumen yang dilakukan dengan mempelajari isi dari bahan- bahan tertulis diperoleh melalui dokumen yang tersedia.
2. Observasi
Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti sebagai bahan masukan.
Nitika : Sistem Informasi Pendistribusian Pada PT.Citra Endah Mandiri Medan, 2010.
3.2 Bagan Alir Sistem
