BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Organisasi atau perusahaan yang dibentuk dalam rangka mencapai tujuan, yang menjadi cita-cita dari para pendiri, penyelenggara dan orang-orang yang tergabung
didalamnya, tidak pernah lepas dari pembuatan catatan dan penerimaan data dan informasi tentang berbagai hal keuangan, personalia, komunikasi, perbekalan, dan berbagai peristiwa
yang terjadi dalam rangka penyelenggaraan, pengelolaan, dan operasional organisasi atau perusahaan.
Arsip merupakan rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi. Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta
pengawasan kegiatan organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modren yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat
serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka arsip harus selalu dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen
kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap, dan efisien. Kustinawati, 2009:1
Setiap instansi selalu berkaitanmenyangkut unit kerja lainnya. Tidak ada suatu instansi itu mempunyai kegiatan yang hanya berkaitan dengan satu kegiatan saja, maka unit
kearsipan harus pula sadar tentang pentingnya kerja sama denga unit kerja lainnya. Prinsip dan dasar-dasar pemikiran ini sangat penting untuk diterapkan, sebab ini akan lebih
menjamin pelaksanaan tugas kearsipan dengan lebih efektif. Dan disadari pula, bahwa organisasi yang modern selalu akan dipengaruhi oleh perkembangan masyarakat, ilmu
pengetahuan dan teknologi, sehingga akibatnya unit kearsipan harus dinamis dan berkembang sesuai perkembangan organisasi modern tersebut, kalau kedudukan unit kearsipan terlalu
Universitas Sumatera Utara
rendah, maka unit kearsipan akan tertinggal dan tetap akan diremehkan fungsinya pada hari ini, hari esok, dan masa depan. Abubakar, 2000:2
Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi atau organisasi dipengaruhi oleh mental dan fisik pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang
digunakan dalam membantu pengelolaan arsip yang tersedia untuk penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip tersebut. Oleh karena itu perlu mendapat dorongan
untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga efektivitas pengelolaan kearsipan dapat tercapai dengan baik pula. Dorongan tersebut adalah berupa pemenuhan kebutuhan pegawai
yaitu dengan pemberian gaji yang baik, jaminan kesejahteraan dan jaminan kerja Hs, 2010:4
Arsip memiliki kegunaan manfaat tertentu seperti untuk keperluan administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset, dan pembuktian dokumenter. Karena mempunyai
kegunaan maka arsip harus disimpan secara sistematis. Artinya di dalam melakukan penyimpanan arsip, orang atau petugas arsip perlu menggunakan alat tertentu seperti map
folder, stopmap, ordner, sekat, almari atau peti arsip, ruangan yang dapat menjamin keamanan, selain di dalam menyimpan arsip harus memperhatikan prosedur, metode,
klasifikasi, dan urutan tertentu di dalam meletakkannya. Apabila penyimpanan arsip dapat senantiasa disediakan kembali dengan cepat sewaktu-waktu diperlukan.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam suatu organisasi, tetapi masih banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan baik. Dalam
pelaksanaannya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan di dalam lemari yang tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali. Akibat dari hal ini tentunya
kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap. Maka berdasarkan alasan tersebut penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan arsip
Universitas Sumatera Utara
mutlak harus dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Kegiatan-kegiatan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya di bagian Kemahasiswaan juga tidak terlepas dari peran penting kearsipan. Banyak sekali arsip
yang harus diolah dan disimpan, oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sitem kearsipan yang benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses
pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur sembarangan, tidak terjadwal jangka waktu retensi arsip, proses pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur, dan
penyusutan arsip yang tidak terlaksana dengan baik
.
Berdasarkan uraian di atas, penulis merasa tetarik untuk mengetahui bagaimana penataan sistem arsip yang baik pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara melalui penulisan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara”. B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana Sistem Penyimpanan,
Pengamanan dan Pemeliharaan kearsipan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : a.
Bagi organisasi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk penyempurnaan penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk memperbaiki sistem kearsipan di masa yang akan datang.
b. Bagi penulis, menambah pengetahuan dan wawasan di bidang penyimpanan,
pengamanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang sama bagi
penulis lainnya yang akan melakukan penelitian.
D. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada bulan Februari sampai Maret 2012 pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Jadwal kegiatan
dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
Februari 2012 – Maret 2012
NO KEGIATAN
FEBRUARI MARET
MINGGU KE MINGGU KE
1 2
3 - 4 1
2 - 3
4
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penelitian di bagian Kemahasiswaan
4
Penulisan laporan
5
Konsultasi dan penulisan laporan
6
Penyelesaian laporan
Sumber : Penulis 2012
Universitas Sumatera Utara
E. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I. PENDAHULUAN