e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah Sedarmayanti, 2003:19.
Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali, arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya dengan sistem
tertentu.
D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
Sistem kearsipan mempunyai tujuan yaitu menjamin keselamatan arsip dan penyedia kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Untuk mencapai tujuan instansi baik
pemerintah maupun swasta harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto 2000:32 sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan
baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : 1.
Mudah dilaksanakan Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan
baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip. 2.
Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga
tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. 3.
MurahEkonomis Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudahekonomis baik dalam
penegeluaran danabiaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
Universitas Sumatera Utara
4. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang gedung arsip, rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang
dipergunakan pada dasarnya. 5.
Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan
luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain.
6. Fleksibel atau luwes
Fleksibel atau luwes artinya sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada
umumnya bersifat dinamis berkembang. Jadi jangan sampai filling yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi.
7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari
berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.
8. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam
perlengkapanperalatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
Sedangkan menurut Suraja 2006:25 sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri atau kriteria tertentu yaitu :
Universitas Sumatera Utara
1. Tingkat pencapaian tujuan kearsipan yang tinggi, yakni arsip yang disimpan
cenderung tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang, sehingga arsip data, informasi yang benar selalu dapat disediakan pada orang pejabat, pegawai, anggota
masyarakat yang membutuhkan pada waktu yang benar dan denga biaya yang serendah-rendahnya.
2. Dari aspek unsur-insur input data, informasi, arsiparis, peralatan, uang, sistem
kearsipan dalam keadaan baik apabila : a.
Data dan informasi yang tersedia memenuhi syarat benar, lengkap, tepat, dan relevan.
b. Arsiparis yakni pejabat dan pegawai kearsipan mempunyai kompetensi
pengetahuan dan keterampilan dan memenuhi persyaratan kecerdasan, ketelitian, kecekatan, dan kerapihan untuk melaksanakan kerja di bidang
kearsipan. c.
Peralatan yang ada lengkap macamnya, jumlahnya mencukupi, keadaan baik, dan mengikuti perkembangan teknologi kearsipan.
d. Uang mencukupi untuk membiayai semua unsur input, proses kerja kearsipan,
pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip. 3.
Dari aspek proses atau rangkaian kegiatan kearsipan, sistem kearsipan yang baik ditandai dengan pelaksanaan penciptaan, distribusi, penggunanaa, pemeliharaan,
penyimpanan, dan penyusutan naskah dapat berlangsung sesuai prosedur dan metode kerja yang telah ditentukan yang dapat menjamin dihasilkannya output yang baik dan
benar. 4.
Segi output dari proses kearsipan, arsipnya memenuhi ciri-ciri sebagai arsip yang baik: sebagai sekumpulan warkat yang mempunyai nilai guna dan disimpan secara
sistematis, sehingga bilamana dibutuhkan dapat disediakan kembali dengan cepat.
Universitas Sumatera Utara
E. Peralatan Dan Perlengkapan Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip
