subyek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Atas pengertian tersebut, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu
misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu produk, bagian organisasi, foto-foto dan lain sebagainya Barthos, 2007:1.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat- surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat
dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini : 1.
Surat tersebut masih mempunyai kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan
suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
Defenisi-defenisi di atas menjelaskan bahwa arsip merupakan naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta danatau perorangan mengenai
suatu peristiwa atau hal dalam kehidupannya, dalam corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis,
sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.
B. Jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaanya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis
dan arsip statis adalah sebagai berikut: 1.
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
Universitas Sumatera Utara
kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
kerja. Jadi, arsip aktif masih ada ditempat-tempat unit pengolah dalam suatu kantororganisasi.
b. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun. Arsip semi aktif maksudnya arsip-arsip dalam masa transisi secara aktif dan inaktif.
c. Arsip inaktif atau semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
C. Peranan dan Tujuan Kearsipan
1. Peranan Kearsiapan
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu,
menurut Sedarmayanti 2003:19 dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai : a.
Alat utama ingatan organisasi b.
Bahan atau alat pembuktian bukti otentik c.
Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan d.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
Universitas Sumatera Utara
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2. Tujuan Kearsipan
Tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah Sedarmayanti, 2003:19.
Tujuan kearsipan adalah agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali, arsip terawat dengan baik dan tersimpan rapi, terjamin keselamatannya dengan sistem
tertentu.
D. Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
