E. Peralatan Dan Perlengkapan Yang Digunakan Untuk Penyimpanan Arsip
1. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar, untuk menyimpan arsip secara vertikal. Pada umumnya filling cabinet mempunyai 2 dua, 3 tiga, 4
empat, atau 5 lima laci dengan ukuran untuk setiap laci standar ; a.
Tinggi 26 cm b.
Lebar 35-36 cm c.
Dalam 65 cm d.
Kapasitas lebih kurang 5000 lembar kertas HVS Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan :
a. Tab, ialah bagian yang menonjol disebelah atas guide atau map dengan ukuran
lebih kurang : lebar 1,15 cm panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk guide sampai ke kanan. Guna Tab adalah untuk
mencantumkan pokok masalah, koda dan tanda-tanda petunjuk file lainnya. b.
Sekat atau Guide, merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan
masalah pada klasifikasi arsip. c.
Hang Map Map gantung, adalah sejenis map yang dilengkapi dengan tembaga pada bagian atasnya, guna menggantungkannya didalam laci filling cabinet, dan
berfungsi untuk meletakkan Tab. d.
Schnelhecter Map, adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator dilubangi terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak dapat lepas dari kaitan.
e. Map biasa, disebut juga stopmap atau stofmap atau stopmap folio. Stopmap
dilengkapi dengan daun-daun penutup yang berfungsi melindungi atau menahan
Universitas Sumatera Utara
warkat-warkat yang disimpan didalamnya agar tidak mudah lepas atau terpisah dari satuan atau himpunan.
f. Map jepitan adalah Map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang
warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas. Dalam praktek perkantoran, map jepit lebih dikenal dengan nama snelhecter.
g. Map tebal atau map besar dengan jepitan, adalah Map dengan memakai jepitan
khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiritegak. Map jenis ini sering disebut dengan briefordner.
h. Folder, adalah Map tanpa daun penutup pada sisinya, dan dilengkapi tabtonjolan
untuk menempatkan kode arsip. i.
Tickler File, adalah alat atau kotak kecil berukuran lebih kurang 10x15 cm, yang digunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan atau kartu-kartu pinjam
arsip, yang cara penyusunan penyimpanannya sama dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem tanggal atau sistem lainnya.
2. Ordner
Ordner adalah semacam map dari karton tebal, dapat menampung banyak arsip , dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah diperfokatordilubangi
pinggirnya. 3.
Letter Tray baki surat Letter Tray adalah semacam baki yang terbuat dari plastik atau metal, untuk
meletakkanmenyimpan surat yang biasanya disimpan di atas meja. 4.
Safe Keeping Document brankas Safe Keeping Document adalah lemari besi dengan ukuran yang bermacam-macam
dan dilengkapi dengan kumci pengaman. Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip pentingrahasia.
Universitas Sumatera Utara
5. Rak buku lemari terbuka
Rak buku adalah rak untuk menyimpan buku-buku, seperti di perpustakaan atau untuk menyimpan ordner dan sejenisnya.
6. Lemari arsip
Lemari arsip adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip seperti : rol film, ordner, dan lain-lain.
7. Visible Record Cabinet
Visible Record Cabinet adalah tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun, yang disimpan dan dijepit didalam laci, kemudian
tersusun dalam suatu cabinet. 8.
Compact Rolling Shelving Roll-O-Pact Compact Rolling Shelving adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di
atas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
9. Berkas Kotak Box File
Berkas kotak atau box file adalah Kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Berkas kotak yang berisi warkat-warkat ditempatkan pada rak arsip.
10. Rotary Filling
Rotary filing adalah Peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip terutama yang berupa kartu.
11. Cardex Card Index
Cardex adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip kartu- kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-
Universitas Sumatera Utara
kartu yang akan disimpan disebelah atas dari kartu-kartu diberi tanda atau kode agar lebih mudah dilihat.
12 File yang Dapat Dilihat
File yang dapat dilihat visible reference record file adalah Alat yang dipergunakan untuk menyimpan kertas-kertas, warkat-warkat yang berisi keterangan-keterangan, nama-
nama dan alamat-alamat yang ditempelkan pada papanbuku yang dapat dilihat dan dibaca dengan segera.
13. Mesin-Mesin Kantor
Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah semua peralatan kantor yang cara kerjanya secara otomatis baik secara mekanis, elektris maupun elektronis. Mesin-mesin
kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya mesin ketik, mesin fotocopy, mesin penghancur kertas, penjepret kertas dan pelubang kertas.
14. Perangkat Komputer Komputer adalah alat atau mesin yang digunakan untuk mengelola data dan menerima
data menurut prosedur yang telah di rumuskan. Komputer termasuk mesin kantor yang dipergunakan dalam bidang kearsipan. Di bagian Keuangan, perangkat komputer di
gunakan untuk mengetik surat, mengetik laporan, mengeprint dan menyimpan data-data yang sudah di ketik dan di print tersebut ke dalam folder-folder komputer sehingga
penyimpanan arsip menjadi lebih mudah dan praktis sekaligus lebih efisien karena tidak memerlukan tempat yang lebih banyak untuk menyimpan data.
F. Sistem Penyimpanan, Pengamanan dan Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1.
Sistem Penyimpanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sistem berdasarkan masalah subject. Dalam
sistem ini, semua surat dan dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah atau isi lalu dimasukkan ke dalam map tebal yang sudah diberi tanda atau keterangan. Hal ini
berfungsi untuk mempermudah pegawai dalam menemukan arsip kembali dengan cepat. Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah subject filing
merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Dalam daftar indeks, setiap pokok masalah dibagi
menjadi pokok masalah utama main subject, sub pokok masalah sub subject dan sub-sub pokok masalah sub-sub subject, contohnya :
KEMAHASISWAAN main subject 1.
Surat Rutin sub subject 1.1
Surat Keterangan sub sub subject 1.2
Surat Masa Aktif Kuliah sub sub subject 1.3
Surat Pengurusan KTM Hilang sub sub subject 2.
Surat Beasiswa sub subject 2.1 Surat Beasiswa BBM S-1 sub sub subject
2.2 Surat Beasiswa BBM D-3 sub sub subject 2.3 Surat Beasiswa PPA S-1 sub sub subject
3. Surat Data Alumni sub subject 3.1 Data Alumni S-1 Reguler sub sub subject
3.2 Data Alumni D-3 sub sub subject Penyusunan arsip yang menggunakan sistem berdasarkan masalah subject ini adalah
sistem yang tersulit penggunaanya, tetapi merupakan sistem yang terbaik dan lebih mudah menemukan arsip di bandingkan dengan sistem kronologis, sistem nomor agenda dan sistem
Universitas Sumatera Utara
abjad. Sistem kronologis adalah sistem yang menata arsip berdasarkan tanggal surat masuk
atau surat keluar.
Dapat dibayangkan, betapa sulitnya menemukan kembali arsip-arsip tersebut, jika tidak diketahui tanggalnya. Sistem nomor agenda adalah sistem yang menata arsip
berdasarkan nomor agenda surat masuk atau keluar, sistem ini dapat menimbulkan kesulitan untuk menemukan kembali arsip apabila tidak diketahui nomor agenda surat masuk atau
surat keluat tersebut. Sistem abjad adalah sistem yang menata arsip berdasarkan huruf-huruf pertama dari nama orang-orangorganisasi. Penyimpanan arsip dengan sistem ini akan terasa
sulit jika terdapat nama-nama yang sama Abubakar, 2000:28. Kelebihan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu :
a. Mudah penggunaannya bila hanya perihalnya yang diketahui
b. Perluasan yang tidak terbatas
c. Biasanya pimpinan kantor lebih banyak menanyakan surat atau arsip berdasarkan
masalah Kekurangan penyimpanan arsip dengan sistem berdasarkan masalah yaitu :
a. Kesulitan penggolongan
b. Tidak begitu cocok untuk macam-macam surat
c. Penyusunan arsip akan gagal apabila petugas kearsipan tidak memiliki keterampilan,
kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasinya. 2.
Sistem Pengamanan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Pengamanan arsip dari segi informasinya.
Pengamanan arsip dari segi informasinya menurut Sedarmayanti 2003:109 telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan
Pokok Kearsipan. Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 hanya ditetapkan
Universitas Sumatera Utara
mengenai ketentuan pidana yang menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya saja, seperti yang diatur dalam pasal 11 sebagai berikut:
1 Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip
sebagaimana dimaksud dalam pasal 1 huruf a Undang-Undang ini dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 sepuluh tahun.
2 Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 1
huruf a Undang-Undang ini dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya,
sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 dua puluh tahun.
b. Pengamanan arsip dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan kertas arsip dari segi kerusakan. Segi kerusakan arsip ini dapat dibagi menjadi dua jenis kerusakan yaitu :
kerusakan arsip dari dalam internal dan kerusakan arsip dari luar eksternal. Kerusakan arsip dari dalam internal dapat disebabkan oleh : kertas, tinta, dan pasta atau
lem. Sedangkan, kerusakan arsip dari luar meliputi : kelembaban, udara yang terlampau kering, sinar matahari, debu, kekotoran udara, jamur dan sejenisnya, rayap, gegat dan
gegat Barthos, 2007:50. Pengamanan terhadap arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
1
Penggunaan Air Condition dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik
2 Fumigasi, yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegahmembasmi
serangga atau bakteri.
Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu : a.
Fumigasi untuk seluruh gudang
Universitas Sumatera Utara
b.
Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip
c.
Fumigasi untuk beberapa bundel arsip
d.
Fumigasi rutin
3 Restorasi Arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat
digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu :
a. Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan
“chiffon” b.
Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertasarsip diantara 2 lembar plastik. 4
Mikrofilm, adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Keuntungan penggunaan mikrofilm : a.
Menghemat ruangan b.
Melindungi arsip dari kerusakan lebih tahan lama c.
Memudahkan penggunaan karena bentuknya kecil d.
Tampak lebih rapi Kerugian penggunaan mikrofil :
a. Biaya tinggi
b. Untuk membuat mikrofilm, diperlukan keahlian khusus
c. Kesukaran dalam memperbaharuimerubah isi mikrofilm yang sudah
tersusun d.
Untuk membaca mikrofilm diperlukan microreader e.
Proses pembuatan mricrofilm arsip sulit. Sistem pengamanan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah arsip-arsip tersebut disusun secara rapi didalam lemari arsip, setiap
Universitas Sumatera Utara
pegawai mempunyai tanggungjawabnya terhadap arsip-arsip tersebut. Lemari arsip tersebut dikunci agar keamanannya terjamin dan tidak setiap orang dapat mengambil arsip tersebut
hanya pegawai yang mempunyai wewenang saja. Hal ini dilaksanakan dengan tegas agar tidak ada orang yang sembarangan mengambil atau meminjam arsip tanpa sepengetahuan
para pegawai di Bagian Kemahasiswaaan.
3. Sistem Pemeliharaan Arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Pemeliharaan arsip menurut Wursanto 2006:272 adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Usaha pemeliharaan arsip
berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan- tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya isinya serta
menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:
a. Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut: 1
Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab dan ruangan dijaga tetap kering. Oleh sebab itu ruangan harus diberi ventilasi secukupnya
2 Ruangan harus terang, dan sebaiknya mempergunakan penerangan alam, yaitu sinar
matahari. 3
Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air, misalnya banjir. Maka periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan
atap gedung yang bocor. 4
Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api misalnya kebakaran. 5
Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama serangan perusakpemakan kertas arsip
Universitas Sumatera Utara
6 Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan
disimpan didalamnya. 7
Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.
8 Lokasi ruanggedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat
industri, sebab polusi udara kotoran udara sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
9 Pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
b. Kebersihan
Kebersihan arsip meliputi: 1
Kebersihan ruangan Membersihkan ruangan sebaiknya dilakukan sekurang-kurangnya seminggu sekali.
Dibersihkan dengan alat penyedot debu vacuum cleaner dan dilarang merokok, makan dan minum didalam ruangan penyimpanan arsip.
2 Kebersihan arsip Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara arsip-arsip dibersihkan
dengan vacuum cleaner, jangan membersihkan dengan sabut bulu ayam atau sulak. Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak dimakan rayap dan arsip-arsip yang rusak
bukan dimakan rayap harus segera dipisahkan yang satu dengan yang lainnya untuk kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki. Arsip-arsip juga
harus bersih dari karat. c.
Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip Tempat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah:
Universitas Sumatera Utara
1 Rak arsip, sebaiknya dibuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan-papan rak, jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci. Rak
arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. 2 Almari arsip, almari arsip merupakan alat penyimpanan arsip secara tertutup,
sehingga arsip-arsip tidak berhubungan dengan udara luar. Tetapi almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabannya. Untuk menjaga agar tingkat
kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat ditaruh kapur barus. Susunlah arsip-arsip didalam almari agak renggang atau jangan terlalu
rapat. Apabila almari terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. Sistem pemeliharaan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang cukup dan menggunakan pendingin ruangan AC agar
menjaga kelembaban udara stabil dan tidak lembab. Almari arsip yang dipakai untuk penyimpanan arsip yang terbuat dari logam besi karena lebih kuat, tahan air, dan panas serta
praktis.
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Kategori