dituangkan dalam suatu daftar yang disebut inventaris arsip. Suatu inventaris yang lengkap memuat unsur - unsur :
1. Judul inventaris, misal lnventaris Arsip Sekretariat Wilayah Daerah
Propinsi Jawa Timur tahun 1967-1978. 2.
Kata pengantar dari orang yang mengerti tentang arsip atau penanggung jawab pembuatan inventaris.
3. Daftar Isi sesuai dengan skema pengaturan arsipnya yang ditandai
dengan nomor halaman inventaris. 4.
Pendahuluan berisi sejarah singkat lembaga pencipta arsip. Sejarah arsipnya dari penataan hingga berada di Badan Arsip, informasi
tentang fisik arsipnya, jumlah arsip, jenis arsip, dan kurun waktu arsip diciptakan.
5. Isi deskripsi arsip berisi uraian deskripsi, dengan susunan penomoran
berurut dan kronologis. 6.
Lampiran-lampiran jika ada, misal:peta, Peraturan Lembaga, SK Pendirian Lembaga, dan sebagainya.
7. Indeks nama orangorganisasilembaga, nama tempatgeografi,
masalah, dan istilah penting 8.
Nama pembuatpenyusun inventaris arsip dan tahun pembuatannya.
2.5.5 Pemeliharaan Preventive Conservation
Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan
mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu Yayan
Daryan, 1998: 130. Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
Sedarmayanti 2003 : 110“Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa
sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengaturan ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus :
Universitas Sumatera Utara
a Dijaga agar tetap kering temperature ideal antara 60-75
Celcius F, dengan kelembaban antara 50-60 b
Terang terkena sinar matahari tak langsung . c
Mempunyai ventilasi yang merata. d
Terhindar dari kemungkinan serangan api, serangga, dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembaban yang
diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus kamper ditempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan
bahan kimia secara berkala.
4. Larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan,antara lain : a
Dilarang membawa makan ditempan penyimpanan arsip b
Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lainnya. Selain itu penggunaan fumigasi, restorasi diperlukan untuk
menghindari kerusakan dari factor biologis seperti binatang pengerat.
2.5.6 Perawatan Currative Conservation
Damayanti 2007:3 mengungkapkan bahwa konservasi merupakan kebijaksanaan dan cara tertentu dipakai untuk melindungi koleksi arsip dari
kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis. Kegiatan perawatan arsip statis mencakup :
a Membersihkan arsip
b Menghilangkan nodabercak
c Menangani arsip basah
d Memutihkan kertas
e Pencucian
f Menambal dan menyambung
g Laminasi
2.5.7 Layanan Pengguna Information Service
