Pengumpulan Arsip Statis Membuat Daftar Pertelaan Arsip. Sistem Informasi Kearsipan

arsip. Bidang Arsip Daerah kota binjai berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga- tenaga pengelola kearsipan diseluruh unit kerja.

3.4 Pengelolaan Arsip Statis Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai

3.4.1 Pengumpulan Arsip Statis

Dalam pengumpulan arsip statis pada Kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai dilaksanakan melalui kegiatan penilaian dan penataan. Pertama dari pengelolaan arsip inaktif, sehingga diketahui mana arsip inaktif dan arsip statis. Setelah pengumpulan arsip statis diketahui, selanjutnya yang dilakukan pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai adalah membuat daftar pertelaan arsip sementara DPAS

3.4.2 Membuat Daftar Pertelaan Arsip.

Merupakan kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dalam daftar pertelaan arsip sementara DPAS, terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan tentang : no. seriesuraian arsip, tahun, jumlah, dan keterangan. Dapat digunakan untuk melakukan penilaian arsip : musnah, simpan aktif, inaktif, statis. Setelah arsip ditentukan barulah bisa arsip tersebut dimasukkan ke dalam daftar arsip. Ini digunakan agar mempermudah sistem temu balik arsip tersebut.

3.4.3 Sistem Informasi Kearsipan

Di kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai sistem informasi kearsipannya masih menggunakan sistem secara manual. karena ketebatasan dana dan ruangan yang belum bisa memungkinkan untuk menggunakan sistem secara komputerisasi. Jika dibandingkan dengan sistem jaringan yang terdapat pada Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN . yang merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip statis secara nasional dan memiliki tujuan Universitas Sumatera Utara mewujudkan layanan arsip statis yang merupakan memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat, mudah dan murah tentunya harus didukung oleh pangkalan data yang berisikan informasi mengenai arsip statis yang dimilki Bangsa Indonesia secara akurat, lengkap dan terpadu. Mengingat keberadaan dan pengelolaan arsip statis bangsa indonesia tersebar sifatnya maka diperlukan sebuah standar tentang bagaimana suatu arsip statis diinformasikan agar masyarakat luas dengan cepat dapat menemukan arsip yang di kehendakinya serta sekaligus memperoleh gambaran secara akurat mengenai arsip yang dicarinya. Gambar 8: Halaman Utama Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN Sumber : ANRI, 2011 Setiap elemen dan sub-elemen akan dirinci pengertian dan aturan penerapannya beserta contohnya. Elemen-elemen informasi tersebut pada dasarnya merupakan data yang berasal dari metadata arsip maupun deskripsi arsip statis. Hanya saja dikemas dalam format yang lebih beriorentasi kepada kebutuhan masyarakat pengguna. Dengan demikian data dalam metadata arsip maupun deskripsi arsip statis yang semata-mata diperlukan untuk kepentingan Universitas Sumatera Utara pengelolaan arsip serta tidak berkaitan secara langsung dengan kebutuhan pengguna tidak perlu ditampilkan. JIKN juga memiliki peran penting dalam konteks negara kesatuan, yakni sebagai sarana bantu penyatuan riwayat dokumenter yang terpisah-pisah atau terpecah-pecah fragmented documentary history di antara para penyelenggara kearsipan statis di seluruh Indonesia.Negara Kesatuan Republik Indonesia yang memiliki banyak propinsi dan kabupatenkota, menghadapi tantangan, yaitu banyak arsip yang merekam sejarah masa lampau mengenai suatu subjek tertentu, tetapi mungkin disimpan oleh penyelenggara kearsipan statis yang tersebar lintas yurisdiksi dan geografi sebagai akibat dari perubahan-perubahan dan pergeseran-pergeseran pemerintahan. Karena sulit untuk menyatukan bahan-bahan tersebut secara fisik, mengingat tersebar lintas yurisdiksi dan geografi yang berbeda, maka JIKN yang berbasis teknologi menawarkan suatu solusi dalam rangka menciptakan memori virtual secara nasional. Selain itu JIKN bertujuan untuk meningkatkan minat para pengguna arsip statis. Dengan menggunakan internet, kunjungan ke khasanah arsip akan lebih mudah dilakukan, di samping juga meningkatkan pemberdayaan arsip statis oleh masyarakat. Gambar 9 : Tampilan Pencarian Arsip Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN Sumber : ANRI, 2011 Universitas Sumatera Utara Di dalam tampilan pencarian Arsip Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN terdapat menu Tentang JIKN, Pencarian Arsip, Pameran virtual , Jaringan Nasional, Situs Lain dan Hubungi Kami. Pada sudut kiri tampilan JIKN terdapat Galeri dan Surat Kabar. Untuk menelusur atau mencari arsip harus terlebih dahulu mendaftar menjadi anggota dan selama aktif menjadi anggota terdaftar kita dapat melakukan pemesanan kopi arsip dan menyimpan data arsip yang penting dengan menggunakan data bookmark dari riwayat pencarian yang telah disimpan pada server JIKN. Gambar 10 : Tampilan Pengguna Terdaftar Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN . Sumber : ANRI, 2011 Didalam Tampilan Pengguna Terdaftar Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN terdapat informasi yaitu alamat e-mail, no KTP, nama lengkap, jenis kelamin, pekerjaan, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, kota, provinsi, negara, password, dan repassword.

3.4.4 Pelabelan Arsip