arsip. Bidang Arsip Daerah kota binjai berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga peningkatan SDM kearsipan
dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga- tenaga pengelola kearsipan diseluruh unit kerja.
3.4 Pengelolaan Arsip Statis Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai
3.4.1 Pengumpulan Arsip Statis
Dalam pengumpulan arsip statis pada Kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai dilaksanakan melalui kegiatan penilaian dan penataan. Pertama dari
pengelolaan arsip inaktif, sehingga diketahui mana arsip inaktif dan arsip statis. Setelah
pengumpulan arsip statis diketahui, selanjutnya yang dilakukan pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai adalah membuat daftar pertelaan arsip
sementara DPAS
3.4.2 Membuat Daftar Pertelaan Arsip.
Merupakan kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dalam daftar pertelaan arsip sementara DPAS, terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan tentang : no.
seriesuraian arsip, tahun, jumlah, dan keterangan. Dapat digunakan untuk melakukan penilaian arsip : musnah, simpan aktif, inaktif, statis. Setelah arsip ditentukan barulah bisa
arsip tersebut dimasukkan ke dalam daftar arsip. Ini digunakan agar mempermudah sistem temu balik arsip tersebut.
3.4.3 Sistem Informasi Kearsipan
Di kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai sistem informasi kearsipannya masih menggunakan sistem secara manual. karena ketebatasan dana dan ruangan yang
belum bisa memungkinkan untuk menggunakan sistem secara komputerisasi. Jika dibandingkan dengan sistem jaringan yang terdapat pada Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional JIKN . yang merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip statis secara nasional dan memiliki tujuan
Universitas Sumatera Utara
mewujudkan layanan arsip statis yang merupakan memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat, mudah dan murah tentunya harus didukung
oleh pangkalan data yang berisikan informasi mengenai arsip statis yang dimilki Bangsa Indonesia secara akurat, lengkap dan terpadu. Mengingat keberadaan dan
pengelolaan arsip statis bangsa indonesia tersebar sifatnya maka diperlukan sebuah standar tentang bagaimana suatu arsip statis diinformasikan agar
masyarakat luas dengan cepat dapat menemukan arsip yang di kehendakinya serta sekaligus memperoleh gambaran secara akurat mengenai arsip yang dicarinya.
Gambar 8: Halaman Utama Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN Sumber : ANRI, 2011
Setiap elemen dan sub-elemen akan dirinci pengertian dan aturan penerapannya beserta contohnya. Elemen-elemen informasi tersebut pada
dasarnya merupakan data yang berasal dari metadata arsip maupun deskripsi arsip statis. Hanya saja dikemas dalam format yang lebih beriorentasi kepada
kebutuhan masyarakat pengguna. Dengan demikian data dalam metadata arsip maupun deskripsi arsip statis yang semata-mata diperlukan untuk kepentingan
Universitas Sumatera Utara
pengelolaan arsip serta tidak berkaitan secara langsung dengan kebutuhan pengguna tidak perlu ditampilkan.
JIKN juga memiliki peran penting dalam konteks negara kesatuan, yakni sebagai sarana bantu penyatuan riwayat dokumenter yang terpisah-pisah atau
terpecah-pecah fragmented documentary history di antara para penyelenggara kearsipan statis di seluruh
Indonesia.Negara Kesatuan Republik Indonesia yang memiliki banyak propinsi
dan kabupatenkota, menghadapi tantangan, yaitu banyak arsip yang merekam sejarah masa lampau mengenai suatu subjek tertentu, tetapi mungkin disimpan
oleh penyelenggara kearsipan statis yang tersebar lintas yurisdiksi dan geografi sebagai akibat dari perubahan-perubahan dan pergeseran-pergeseran
pemerintahan. Karena sulit untuk menyatukan bahan-bahan tersebut secara fisik, mengingat tersebar lintas yurisdiksi dan geografi yang berbeda, maka JIKN yang
berbasis teknologi menawarkan suatu solusi dalam rangka menciptakan memori virtual secara nasional. Selain itu JIKN bertujuan untuk meningkatkan minat para
pengguna arsip statis. Dengan menggunakan internet, kunjungan ke khasanah arsip akan lebih mudah dilakukan, di samping juga meningkatkan pemberdayaan
arsip statis oleh masyarakat.
Gambar 9 : Tampilan Pencarian Arsip Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN Sumber : ANRI, 2011
Universitas Sumatera Utara
Di dalam tampilan pencarian Arsip Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN terdapat menu Tentang JIKN, Pencarian Arsip, Pameran virtual ,
Jaringan Nasional, Situs Lain dan Hubungi Kami. Pada sudut kiri tampilan JIKN terdapat Galeri dan Surat Kabar. Untuk menelusur atau mencari arsip harus
terlebih dahulu mendaftar menjadi anggota dan selama aktif menjadi anggota terdaftar kita dapat melakukan pemesanan kopi arsip dan menyimpan data arsip
yang penting dengan menggunakan data bookmark dari riwayat pencarian yang telah disimpan pada server JIKN.
Gambar 10 : Tampilan Pengguna Terdaftar Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN . Sumber : ANRI, 2011
Didalam Tampilan Pengguna Terdaftar Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN terdapat informasi yaitu alamat e-mail, no KTP, nama lengkap,
jenis kelamin, pekerjaan, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, kota, provinsi, negara, password, dan repassword.
3.4.4 Pelabelan Arsip