Dari gambar diatas dapat diketahui bahwa kegiatan daur hidup arsip statis di mulai dari kegiatan acquisition, description, preventive, concervation, curative
concervation, information service, and source publication. akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan sumber publikasi
2.5.3 Akuisisi Acquisition
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa
berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansilembagaperorangan ataupun penarikan arsip dari lembagainstansiperorangan.
Pada prosesnya secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi sumbangan, transfer pemindahan, atau pembelian “purchases”. Reed, 1993:
137. Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalarn proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip records appraisal. Menurut The Society of Americant
Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif,
hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian; penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya Brichford, 1977:1. Di dalam
penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu : 1.
Seleksi arsip records selection, yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan
dan dipelihara; siapa pengguna arsip itu kelak: apa jenis arsipnya; apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu
disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, dan sebagainya. Kemudian
kegiatan penentuan tipe arsip records type. Umurnnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas. Tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan
media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru blue print.
Universitas Sumatera Utara
2. Penentuan nilai arsip, yaitu menentukan apakah arsip itu mempunyai
nilai referensi informasional reference value atau nilai penelitian research value. Ricks.1993: 309-310.
2.5.4 Deskripsi Description
Wursanto 1991 : 21 menyebutkan bahwa arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu : menurut
subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kegunaannya, keseringan penggunaannya, fungsi, tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya, serta keasliannya.
Perihal deskripsi arsip, saat ini sudah dikembangkan pensosialisasian Standard International Deskripsi Arsip International Standard Archival
Description GuideISAD bagi negara-negara di bawah naungan International Council on Archives lCA.
Standar ini mulai diperkenalkan sejak tahun 1992 dan dimaksudkan untuk mengolah arsip statis yang sudah teratur. Menurut ISAD, di daIam deskripsi arsip
setidaknya memuat 26 unsur yang harus diterapkan. Ke-26 unsur tersebut merupakan uraian dari enam elemen kelompok deskripsi, yaitu:
1. Pemyataan identitas 2. Konteks
3. Isi dan struktur 4. Syarat akses dan penggunaan
5. Bahan-bahan yang ikut menyatu 6. Catatan Sunarto, 1999 : 13
Melalui deskripsi akan terlihat gambaran kegiatan yang dijalani sebuah lembaga. Kemudian dibuatkan susunan kegiatan yang akan menggambarkan
sebuah skema guna pengaturan arsipnya. Berdasarkan skema inilah pengaturan fisik arsip dilakukan. Namun oleh karena sering dialami kesulitan dalam
pembuatan skema pengaturan arsip agar bisa sama atau sesuai aturan aslinya, maka sebagai alternatif pemecahan bisa dilakukan pengaturan arsip sesuai dengan
struktur dan fungsi organisasi dari lembaga pencipta arsip tersebut saat arsip-arsip diciptakan. Atau apabila tidak diketemukan struktur dan fungsi dari lembaga
pencipta arsip, pengaturan arsipnya dapat dilakukan sesuai dengan masalah atau nama kegiatan dari arsip-arsip yang sedang diolah. Hasil deskripsi ini kemudian
Universitas Sumatera Utara
dituangkan dalam suatu daftar yang disebut inventaris arsip. Suatu inventaris yang lengkap memuat unsur - unsur :
1. Judul inventaris, misal lnventaris Arsip Sekretariat Wilayah Daerah
Propinsi Jawa Timur tahun 1967-1978. 2.
Kata pengantar dari orang yang mengerti tentang arsip atau penanggung jawab pembuatan inventaris.
3. Daftar Isi sesuai dengan skema pengaturan arsipnya yang ditandai
dengan nomor halaman inventaris. 4.
Pendahuluan berisi sejarah singkat lembaga pencipta arsip. Sejarah arsipnya dari penataan hingga berada di Badan Arsip, informasi
tentang fisik arsipnya, jumlah arsip, jenis arsip, dan kurun waktu arsip diciptakan.
5. Isi deskripsi arsip berisi uraian deskripsi, dengan susunan penomoran
berurut dan kronologis. 6.
Lampiran-lampiran jika ada, misal:peta, Peraturan Lembaga, SK Pendirian Lembaga, dan sebagainya.
7. Indeks nama orangorganisasilembaga, nama tempatgeografi,
masalah, dan istilah penting 8.
Nama pembuatpenyusun inventaris arsip dan tahun pembuatannya.
2.5.5 Pemeliharaan Preventive Conservation
