f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.
BAB III PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN
DAN ARSIP DAERAH KOTA BINJAI
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai 3.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai
Perpustakaan umum kota binjai berdiri pada tahun 2007 berdasarkan peraturan daerah kota binjai no 19 tahun 2007 yang merupakan kantor perpustakaan umum dan
kantor arsip daerah sehingga berubah status dan namanya menjadi Kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai.
3.2 Visi dan misi kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai.
1. Visi
Budaya baca meningkat, arsip aman menuju SDM siap pakai. 2.
Misi a.
Menyediakan informasi dan literatur yang cepat, tepat dan akurat kepada pengguna.
b. Melaksanakan promosi dan pengembangan perpustakaan dengan mitra
kerja. c.
Melaksanakan kegiatan pembinaan dan pelayanan yang profesional. d.
Membina, mengembangkan dan mendayagunakan semua jenis bahan perpustakaan dan arsip.
e. Meningkatkan kemampuan pengolahan perpustakaan dan arsip daerah
seacara modern sesuai dengan tuntutan masyarakat.
3.3 Tugas Pokok dan Fungsi
Bidang Arsip Daerah sebagai Lembaga Pembina dan Pengembangan Kearsipan menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam bidang pengelolaan
Universitas Sumatera Utara
arsip. Bidang Arsip Daerah kota binjai berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga peningkatan SDM kearsipan
dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga- tenaga pengelola kearsipan diseluruh unit kerja.
3.4 Pengelolaan Arsip Statis Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai
3.4.1 Pengumpulan Arsip Statis
Dalam pengumpulan arsip statis pada Kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai dilaksanakan melalui kegiatan penilaian dan penataan. Pertama dari
pengelolaan arsip inaktif, sehingga diketahui mana arsip inaktif dan arsip statis. Setelah
pengumpulan arsip statis diketahui, selanjutnya yang dilakukan pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai adalah membuat daftar pertelaan arsip
sementara DPAS
3.4.2 Membuat Daftar Pertelaan Arsip.
Merupakan kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dalam daftar pertelaan arsip sementara DPAS, terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan tentang : no.
seriesuraian arsip, tahun, jumlah, dan keterangan. Dapat digunakan untuk melakukan penilaian arsip : musnah, simpan aktif, inaktif, statis. Setelah arsip ditentukan barulah bisa
arsip tersebut dimasukkan ke dalam daftar arsip. Ini digunakan agar mempermudah sistem temu balik arsip tersebut.
3.4.3 Sistem Informasi Kearsipan
Di kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai sistem informasi kearsipannya masih menggunakan sistem secara manual. karena ketebatasan dana dan ruangan yang
belum bisa memungkinkan untuk menggunakan sistem secara komputerisasi. Jika dibandingkan dengan sistem jaringan yang terdapat pada Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional JIKN . yang merupakan sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan informasi arsip statis secara nasional dan memiliki tujuan
Universitas Sumatera Utara
mewujudkan layanan arsip statis yang merupakan memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat, mudah dan murah tentunya harus didukung
oleh pangkalan data yang berisikan informasi mengenai arsip statis yang dimilki Bangsa Indonesia secara akurat, lengkap dan terpadu. Mengingat keberadaan dan
pengelolaan arsip statis bangsa indonesia tersebar sifatnya maka diperlukan sebuah standar tentang bagaimana suatu arsip statis diinformasikan agar
masyarakat luas dengan cepat dapat menemukan arsip yang di kehendakinya serta sekaligus memperoleh gambaran secara akurat mengenai arsip yang dicarinya.
Gambar 8: Halaman Utama Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN Sumber : ANRI, 2011
Setiap elemen dan sub-elemen akan dirinci pengertian dan aturan penerapannya beserta contohnya. Elemen-elemen informasi tersebut pada
dasarnya merupakan data yang berasal dari metadata arsip maupun deskripsi arsip statis. Hanya saja dikemas dalam format yang lebih beriorentasi kepada
kebutuhan masyarakat pengguna. Dengan demikian data dalam metadata arsip maupun deskripsi arsip statis yang semata-mata diperlukan untuk kepentingan
Universitas Sumatera Utara
pengelolaan arsip serta tidak berkaitan secara langsung dengan kebutuhan pengguna tidak perlu ditampilkan.
JIKN juga memiliki peran penting dalam konteks negara kesatuan, yakni sebagai sarana bantu penyatuan riwayat dokumenter yang terpisah-pisah atau
terpecah-pecah fragmented documentary history di antara para penyelenggara kearsipan statis di seluruh
Indonesia.Negara Kesatuan Republik Indonesia yang memiliki banyak propinsi
dan kabupatenkota, menghadapi tantangan, yaitu banyak arsip yang merekam sejarah masa lampau mengenai suatu subjek tertentu, tetapi mungkin disimpan
oleh penyelenggara kearsipan statis yang tersebar lintas yurisdiksi dan geografi sebagai akibat dari perubahan-perubahan dan pergeseran-pergeseran
pemerintahan. Karena sulit untuk menyatukan bahan-bahan tersebut secara fisik, mengingat tersebar lintas yurisdiksi dan geografi yang berbeda, maka JIKN yang
berbasis teknologi menawarkan suatu solusi dalam rangka menciptakan memori virtual secara nasional. Selain itu JIKN bertujuan untuk meningkatkan minat para
pengguna arsip statis. Dengan menggunakan internet, kunjungan ke khasanah arsip akan lebih mudah dilakukan, di samping juga meningkatkan pemberdayaan
arsip statis oleh masyarakat.
Gambar 9 : Tampilan Pencarian Arsip Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN Sumber : ANRI, 2011
Universitas Sumatera Utara
Di dalam tampilan pencarian Arsip Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN terdapat menu Tentang JIKN, Pencarian Arsip, Pameran virtual ,
Jaringan Nasional, Situs Lain dan Hubungi Kami. Pada sudut kiri tampilan JIKN terdapat Galeri dan Surat Kabar. Untuk menelusur atau mencari arsip harus
terlebih dahulu mendaftar menjadi anggota dan selama aktif menjadi anggota terdaftar kita dapat melakukan pemesanan kopi arsip dan menyimpan data arsip
yang penting dengan menggunakan data bookmark dari riwayat pencarian yang telah disimpan pada server JIKN.
Gambar 10 : Tampilan Pengguna Terdaftar Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN . Sumber : ANRI, 2011
Didalam Tampilan Pengguna Terdaftar Jaringan Informasi Kearsipan Nasional JIKN terdapat informasi yaitu alamat e-mail, no KTP, nama lengkap,
jenis kelamin, pekerjaan, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, kota, provinsi, negara, password, dan repassword.
3.4.4 Pelabelan Arsip
Jika dilihat dari cara pelabelan arsip, Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai sama dengan BadanKantor yang lainnya, Informasi yang
terdapat pada label bungkus arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip daerah kota
Universitas Sumatera Utara
yaitu No arsip, referensi, dan tahun. Di mana pelabelan ini di susun berdasarkan tahun dan jenis arsip tersebut didaftarkan.
3.4.5 Penyimpanan
Arsip yang telah di kesing dan dibuat label bungkus, arsip ini di simpan ke kotak box dan ditandai dengan label kotak.
Gambar 12 : Kotak Penyimpanan Arsip Statis Sumber : Kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai, 2013
Universitas Sumatera Utara
Kotak penyimpanan arsip statis terbuat dari kardus yang dibentuk menjadi segi empat pada bagian bawah diberi lubang sebagai ventilasi udara agar sirkulasi
udara didalam kotak tersebut baik dan pada bagian atas diberi label kotak arsip statis, berfungsi sebagai cara mempermudah temu balik informasi
3.4.6 Penempatan Arsip
Semua arsip yang telah disimpan di dalam kotak dan ditandai dengan label kotak ditempatkan dalam lemari. Penempatan disusun berdasarkan kode angka untuk
memudahkan temu balik arsip statis yang disimpan.
3.4.7 Pemeliharaan
Pencegahan kerusakan arsip dilakukan dengan melakukan fumigasi 3tiga bulan sekali, meletakkan kapur barus dalam lemari dan penyemprotan.
Dengan menggunakan Fermiban, Ratik dan Petrokum pemeliharan arsip dilihat dari segi pengaturan ruangan, tempat, dan kebersihannya. Untuk mencegah arsip
tidak mudah rusak.
Universitas Sumatera Utara
Pada gambar di atas dapat dilihat contoh pada saat kotak penyimpanan arsip setelah di bersihkan disusun secara rapi menurut tahun arsip tersebut
didaftarkan.
3.5 Kendala yang di hadapi dalam pengolahan arsip stastis
Dalam hal ini pengolahan arsip statis di kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai mendapat kendala dalam hal dana dan ruangan. Sulitnya
pencairan dana karena untuk kebutuhan lain yang lebih penting sehingga dana untuk pengolahan arsip tersebut sangat sedikit dan faktor ruangan yang kurang
memadai juga menjadi kendala dalam pengolahan arsip ini.
3.6 Sistem temu balik Arsip Statis
Sistem temu balik pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai masih menggunakan sistem secara manual. Di mana belum adanya dalam
pengelolaan bahan arsip yang menggunakan sistem komputerisasi
3.7 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai
KEPALA KANTOR
SEKSI DEPOSIT,PELESTARIAN KOLEKSI
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
SEKSI PENGOLAHAN BAHAN PERPUSTAKAAN,
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
SUB BAGIAN TATA USAHA
Universitas Sumatera Utara
3.8 PERATURAN WALIKOTA BINJAI NOMOR 42 TAHUN 2012
