2.2.3 Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingakatkan petugas yang
lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil
keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti 2003:19 adalah
sebagai berikut : 1.
Alat utama ingatan organisasi. 2.
Bahan atau alat pembuktian bahan otentik. 3.
Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan. 4.
Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
2.3 Jenis - jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang
dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut : 1.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis
adalah arsip - arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.
2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip - arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.
2.4 Arsip Statis 2.4.1 Pengertian Arsip Statis
Universitas Sumatera Utara
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga kearsipan.
Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan. Arsip statis mengandung berbagai macam pengertian. Sebagai bahan
pengetahuan dan sebagai bahan perbandingan, dibawah ini pengertian tentang arsip statis adalah :
1. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, yang dimaksud dengan
arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia danatau lembaga
kearsipan. 2.
Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari admistrasi negara.
3. Menurut Wursanto 1991 : 237 “arsip statis sering disebut archive atau
permanent record, yaitu arsip - arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara.”
4. Menurut Widjaja 1993 : 102 “ arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam
rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5. Menurut Sedarmayanti 2003 : 9 “arsip statis adalah arsip yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan
sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting
untuk generasi yang akan datang.
2.4.2 Ruang Lingkup Arsip Statis
Universitas Sumatera Utara
Arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record.yaitu arsip- arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi negara. arsip abadi archive warkat-warkat vital yang akan disimpan selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini mempunyai taraf nilai yang abadi.
Dengan demikian yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi archive . Arsip statis tidak lagi berada di arsip nasional Republik Indonesia, dengan kata
lain arsip statis terdapat di arsip nasional republik Indonesia pusat Arsip nasional pusat dan arsip nasional Republik Indonesia daerah Arsip Nasional daerah .
Arsip statis merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah Indonesia dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Diatas
telah diutarakan bahwa yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi. Wursanto, 1991 : 238 - 239
Tabel Waktu penyimpanan golongan arsip.
No GOLONGAN ARSIP WAKTU PENYIMPANAN
1. Arsip vital
Permanen 2.
Arsip Penting 3 - 7 tahun
3. Arsip biasa
2 – 3 tahun 4.
Arsip tidak penting 1 tahun
Dari empat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen atau archive adalah arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah atau
mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat langgeng. Oleh karena itu arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti
dengan arsip yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Mengingat arsip vital mempunyai sifat langsung, maka waktu penyimpananya adalah permanen. Hal ini
berbeda dengan waktu penyimpanan untuk golongan arsip yang lain. Wursanto 1991 : 238 -239 memberikan gambaran arsip - arsip yang
dapat digolongkan dalam arsip vital . 1.
Dalam Bidang Politik dan Permerintahan
Universitas Sumatera Utara
a. Teks Sumpah Pemuda
b. Teks Prolamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato Kenegaraan setiap tanggal 16 Agustus menjelang
peringatan hari Kemerdekaan R.I. e.
Teks Pidato Presiden dalam mengantar Nota Keuangan di depan rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
f. Teks Pidato presiden dalam rangka pertanggungjawaban
Pemerintah di depan Sidang majelis Permusyawarahan rakyat MPR R. I
g. Dan lain-lain.
2. Dalam Kegiatan Organisasi a.
Surat-surat piagam , surat hak, hipotik b.
Stock capital c.
Buku besar umum d.
Kutipan surat pajak, e.
Pola perencanaan tata kota f.
Laporan perhitungan g.
Wesel yang dibayar , Chek, kuitansi untuk pembayaran h.
Neraca i.
Hak cipta, paten, merk dagang j.
Kontrak k.
Laporan kerja tahunan l.
Akta, hak pakai m.
Peraturan- peraturan , undang-undang, notulen
Universitas Sumatera Utara
n. Sejarah berdirinya organisasiperusahaan
o. Kita pendirian organisasiperusahaan
p. Peta: tanah, daerah penelitian
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung bangunan
r. Kontrak-kontrakperjanjian tentang bangunan dan barang-barang
tidak bergerak lainnya s.
Dokumen Foto-foto udara t.
Dan lain-lain. Kiranya perlu diketahui bahwa masing-masing organisasi tentu memiliki
ukuran yang dipakai untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau tidak. Suatu warkat mungkin dianggap vital oleh suatu
organisasi, akan tetapi bagi organisasi yang lain mungkin hanya merupakan warkat biasa, sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti.
Wursanto, 1991 : 239
Di lain pihak, Terry yang dikutip oleh Wursanto 1991 : 239 mengemukakan bahwa arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 minggu saja.
Sedangkan arsip penting disimpan selama 5-6 tahun. Masalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan salah satu kegiatan dalam
bidang penyusutan arsip. Sedangkan arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan administrasi negara yang selanjutnya disebut arsip statis, harus diserahkan kepada Arsip Nasional R.I.
Arsip-arsip ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Oleh
karena itu arsip ini arsip statis mempunyai taraf nilai yang abadi atau permanen sehingga dapatlah dikatakan bahwa ruang lingkup pengurusan arsip statis terbatas
pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau permanen.
2.5 Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Universitas Sumatera Utara
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara. Pengelolaan arsip statis meliputi:
a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis;
c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.
2.5.1 Tujuan Pengelolaan arsip statis
Tujuan pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
2.5.2 Pengelolaan arsip statis
Pengelolaan arsip statis meliputi: a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan
d. akses arsip statis.
Universitas Sumatera Utara
Dari gambar diatas dapat diketahui bahwa kegiatan daur hidup arsip statis di mulai dari kegiatan acquisition, description, preventive, concervation, curative
concervation, information service, and source publication. akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan sumber publikasi
2.5.3 Akuisisi Acquisition
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa
berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansilembagaperorangan ataupun penarikan arsip dari lembagainstansiperorangan.
Pada prosesnya secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi sumbangan, transfer pemindahan, atau pembelian “purchases”. Reed, 1993:
137. Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalarn proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip records appraisal. Menurut The Society of Americant
Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif,
hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian; penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya Brichford, 1977:1. Di dalam
penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu : 1.
Seleksi arsip records selection, yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan
dan dipelihara; siapa pengguna arsip itu kelak: apa jenis arsipnya; apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu
disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, dan sebagainya. Kemudian
kegiatan penentuan tipe arsip records type. Umurnnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas. Tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan
media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru blue print.
Universitas Sumatera Utara
2. Penentuan nilai arsip, yaitu menentukan apakah arsip itu mempunyai
nilai referensi informasional reference value atau nilai penelitian research value. Ricks.1993: 309-310.
2.5.4 Deskripsi Description
Wursanto 1991 : 21 menyebutkan bahwa arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu : menurut
subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kegunaannya, keseringan penggunaannya, fungsi, tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya, serta keasliannya.
Perihal deskripsi arsip, saat ini sudah dikembangkan pensosialisasian Standard International Deskripsi Arsip International Standard Archival
Description GuideISAD bagi negara-negara di bawah naungan International Council on Archives lCA.
Standar ini mulai diperkenalkan sejak tahun 1992 dan dimaksudkan untuk mengolah arsip statis yang sudah teratur. Menurut ISAD, di daIam deskripsi arsip
setidaknya memuat 26 unsur yang harus diterapkan. Ke-26 unsur tersebut merupakan uraian dari enam elemen kelompok deskripsi, yaitu:
1. Pemyataan identitas 2. Konteks
3. Isi dan struktur 4. Syarat akses dan penggunaan
5. Bahan-bahan yang ikut menyatu 6. Catatan Sunarto, 1999 : 13
Melalui deskripsi akan terlihat gambaran kegiatan yang dijalani sebuah lembaga. Kemudian dibuatkan susunan kegiatan yang akan menggambarkan
sebuah skema guna pengaturan arsipnya. Berdasarkan skema inilah pengaturan fisik arsip dilakukan. Namun oleh karena sering dialami kesulitan dalam
pembuatan skema pengaturan arsip agar bisa sama atau sesuai aturan aslinya, maka sebagai alternatif pemecahan bisa dilakukan pengaturan arsip sesuai dengan
struktur dan fungsi organisasi dari lembaga pencipta arsip tersebut saat arsip-arsip diciptakan. Atau apabila tidak diketemukan struktur dan fungsi dari lembaga
pencipta arsip, pengaturan arsipnya dapat dilakukan sesuai dengan masalah atau nama kegiatan dari arsip-arsip yang sedang diolah. Hasil deskripsi ini kemudian
Universitas Sumatera Utara
dituangkan dalam suatu daftar yang disebut inventaris arsip. Suatu inventaris yang lengkap memuat unsur - unsur :
1. Judul inventaris, misal lnventaris Arsip Sekretariat Wilayah Daerah
Propinsi Jawa Timur tahun 1967-1978. 2.
Kata pengantar dari orang yang mengerti tentang arsip atau penanggung jawab pembuatan inventaris.
3. Daftar Isi sesuai dengan skema pengaturan arsipnya yang ditandai
dengan nomor halaman inventaris. 4.
Pendahuluan berisi sejarah singkat lembaga pencipta arsip. Sejarah arsipnya dari penataan hingga berada di Badan Arsip, informasi
tentang fisik arsipnya, jumlah arsip, jenis arsip, dan kurun waktu arsip diciptakan.
5. Isi deskripsi arsip berisi uraian deskripsi, dengan susunan penomoran
berurut dan kronologis. 6.
Lampiran-lampiran jika ada, misal:peta, Peraturan Lembaga, SK Pendirian Lembaga, dan sebagainya.
7. Indeks nama orangorganisasilembaga, nama tempatgeografi,
masalah, dan istilah penting 8.
Nama pembuatpenyusun inventaris arsip dan tahun pembuatannya.
2.5.5 Pemeliharaan Preventive Conservation
Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan
mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu Yayan
Daryan, 1998: 130. Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
Sedarmayanti 2003 : 110“Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa
sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengaturan ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus :
Universitas Sumatera Utara
a Dijaga agar tetap kering temperature ideal antara 60-75
Celcius F, dengan kelembaban antara 50-60 b
Terang terkena sinar matahari tak langsung . c
Mempunyai ventilasi yang merata. d
Terhindar dari kemungkinan serangan api, serangga, dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembaban yang
diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus kamper ditempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan
bahan kimia secara berkala.
4. Larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan,antara lain : a
Dilarang membawa makan ditempan penyimpanan arsip b
Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lainnya. Selain itu penggunaan fumigasi, restorasi diperlukan untuk
menghindari kerusakan dari factor biologis seperti binatang pengerat.
2.5.6 Perawatan Currative Conservation
Damayanti 2007:3 mengungkapkan bahwa konservasi merupakan kebijaksanaan dan cara tertentu dipakai untuk melindungi koleksi arsip dari
kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis. Kegiatan perawatan arsip statis mencakup :
a Membersihkan arsip
b Menghilangkan nodabercak
c Menangani arsip basah
d Memutihkan kertas
e Pencucian
f Menambal dan menyambung
g Laminasi
2.5.7 Layanan Pengguna Information Service
Penggunaan akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan,
keamanan dan keselamatan arsip. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan pennyelidikan dan penyidikan,
Universitas Sumatera Utara
arsip statis dapat diakses dengan temu kembali arsip yang baik. Widjaya 1993 :
172 - 173 mengemukakan 3 tiga sarana penemuan kembali arsip :
a Indeks adalah kata tanggap caption, catch word yang dapat
berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah subjek dan nama tempat Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan,
desa jalan dan sebagainya .
b Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf
dengan tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. c
Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi, dan
nama tempat.
2.5.8 Sumber Publikasi Sources Publication
Sumber Publikasi dalam kamus kearsipan merupakan tindakan dan prosedur untuk menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan
apapun bentuk dan format untuk dideskripsikan secara umum. Termasuk penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskaharsip, penerbitan sejarah
lisan dan tulisan lain yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.
Universitas Sumatera Utara
2.6 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis.
Menimbang :
a. Bahwa statis sebagai bukti kinerja yang merekam aktivitas penyelenggaraan pemerintahan perlu dipelihara dengan baik;
b. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut, dan agar dapat lebih berhasil guna dan berdaya guna, dipandang perlu mengatur pengelolaan arsip statis dalam satu
kesatuan sistem kearsipan, dengan Keputusan Presiden. Mengingat :
1. Pasal 4 ayat 1 Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang
Ketentuan- ketentuan Pokok Kearsipan Lembaran Negara Tahun 1971Nomor
32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964; 3.
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen
Perusahaan Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor 18,Tambahan Lembaran Negara Nomor 3674;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51,Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 194,Tambahan Lembaran Negara
Nomor 3912;
MEMUTUSKAN : Menetapkan : KEPUTUSAN PRESIDEN TENTANG PENGELOLAAN ARSIP
STATIS.
Universitas Sumatera Utara
BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Keputusan Presiden ini yang dimaksud dengan : 1. Arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta danatau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 3. Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan,
penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
4. Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga Pemerintah Pusat yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku. 5. Lembaga Kearsipan Provinsi adalah satuan organisasi perangkat Daerah
Propinsi yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan Daerah Propinsi di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. 6. Lembaga Kearsipan KabupatenKota adalah satuan organisasi perangkat
Daerah KabupatenKota yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan Daerah KabupatenKota di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
BAB II PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Universitas Sumatera Utara
Bagian Pertama Umum Pasal 2
1 Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan. 2 Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 terdiri dari :
a. Arsip Nasional Republik Indonesia; b. Lembaga Kearsipan Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan KabupatenKota.
Pasal 3
Pengelolaan arsip statis meliputi : a. pengumpulan;
b. penyimpanan; c. perawatan;
d. penyelamatan; e. penggunaan;
f. pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.
Pasal 4
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, danatau Lembaga
Kearsipan KabupatenKota.
Pasal 5
1 Dalam rangka pengelolaan arsip statis, Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota
dapat bekerja sama dengan badan atau lembaga internasional danatau instansi pemerintah asing.
2 Kerjasama sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 tidak termasuk pengelolaan dalam hal pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 3 huruf f.
Universitas Sumatera Utara
3 Ketentuan mengenai tata cara kerja sama dalam pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Pasal 6
Pengelolaan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota dilaksanakan
terhadap : a. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok yang diserahkan oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan baik Pusat maupun Daerah sebagai kewajiban serah
arsip sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;
b. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang dibuat dan diterima badan-badan swasta
danatau perorangan yang wajib diamankan Pemerintah dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Bagian Kedua Pengumpulan
Pasal 7
Pengumpulan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota dilaksanakan
melalui kegiatan : a. penilaian;
b. penataan; c. pembuatan daftar arsip statis.
Universitas Sumatera Utara
Pasal 8
1 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan KabupatenKota
melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari Lembaga- lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah
danatau yang diperoleh dari badan-badan swasta danatau perorangan. 2 Penilaian sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 dilakukan terhadap
kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.
Pasal 9
Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan arsip statis lengkap dan utuh kondisi fisiknya serta mempunyai nilai informasi
bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota menerima arsip statis.
Pasal 10
1 Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan arsip statis tidak lengkap danatau mengalami kerusakan kondisi fisiknya
namun mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan
Propinsi, danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan KabupatenKota : a. meminta Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik
pusat maupun daerah, badan-badan swasta danatau perorangan untuk melengkapi arsip
statis; b. menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan terhadap kondisi
fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
2 Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan arsip statis tidak mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban
Universitas Sumatera Utara
nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan KabupatenKota
mengembalikan arsip kepada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik Pusat maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan
dapat memberi rekomendasi untuk dimusnahkan. 3 Kriteria arsip statis yang mempunyai nilai informasi bagi pertanggungjawaban
nasional ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 11
1 Terhadap arsip statis yang diterima sebagaimana dimaksud dalamPasal 9 dan Pasal 10 ayat 1, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan
Lembaga Kearsipan Propinsi dan Pimpinan Lembaga Kearsipan KabupatenKota membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.
2 Ketentuan mengenai tata cara pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam ayat 1, diatur lebih lanjut oleh Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 12
1 Terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan penataan dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya dan
bentuk atau media arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan tata cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan,
penyelamatan, dan penggunaan arsip statis. 2 Ketentuan mengenai tata cara penataan arsip statis sebagaimana dimaksud
dalam ayat 1 diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 13
1 Arsip statis yang diterima, didata dan dicatat dengan cara dan teknik tertentu dalam daftar arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga
Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota.
Universitas Sumatera Utara
2 Tata cara pendataan dan pencatatan arsip statis dalam bentuk daftar arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat 1, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia.
Bagian Ketiga Penyimpanan
Pasal 14
1 Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota
dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis. 2 Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 dilaksanakan
sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.
3 Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statin sebagaimana dimaksud dalam ayat 2, diatur lebih lanjut oleh
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Bagian Keempat Perawatan
Pasal 15
1 Perawatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota
dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.
2 Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam ayat ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung
dalam arsip statis. 3 Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud
dalam ayat ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.
Universitas Sumatera Utara
Pasal 16
Kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat 2 dilakukan dengan :
a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis; b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;
c. mensterilkan dari perusak arsip; d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang
pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;
e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;
f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala; g. kegiatan lain yang diperlukan.
Pasal 17
1 Kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat 3 dilakukan dengan :
a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis; b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis
yang mengalami kerusakan; c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan
metode dan rangkaian tindakan perbaikan sebagaimana dimaksud dalam huruf b.
2 Pelaksanaan kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 dilakukan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam
arsip statis.
Pasal 18
Ketentuan mengenai tata cara perawatan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15, Pasal 16, dan Pasal 17, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia.
Universitas Sumatera Utara
Bagian Kelima Penyelamatan
Pasal 19
Penyelamatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota dilaksanakan
terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Pasal 20
1 Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan
KabupatenKota dapat membuat duplikat arsip
statis danatau
mengalihbentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain. 2 Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 dilakukan
dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 21
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan KabupatenKota
memberitahukan secara tertulis kepada Lembaga-lembaga negara, Badan-badan Pemerintahan, baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta, danatau
perorangan pencipta atau penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat danatau dialihbentukan ke dalam media lain.
Pasal 22
Universitas Sumatera Utara
Ketentuan mengenai tata cara penyelamatan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21, diatur
lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Bagian Keenam Penggunaan
Pasal 23
1 Arsip statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota digunakan
untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.
2 Penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 dilaksanakan dengan tetap
memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 24
1 Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam danatau di luar lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau
Lembaga Kearsipan KabupatenKota. 2 Penggunaan arsip statis yang dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota hanya dapat dilakukan atas dasar izin tertulis dari
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten Kota.
3 Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat 2, yang bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
4 Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat 3 dapat berupa :
a. pemberian izin penggunaan arsip statis;
Universitas Sumatera Utara
b. penolakan izin penggunaan arsip statis. 5 Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam
ayat 4 huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi,danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan
KabupatenKota memberikan alasan penolakan. 6 Ketentuan mengenai tata cara perizinan penggunaan arsip statis yang
dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota
sebagaimana dimaksud dalam ayat 2, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 25
1 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan KabupatenKota dapat
menghentikan kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam pelaksanaannya tidak sesuai dengan penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 23. 2 Ketentuan mengenai tata cara penghentian penggunaan arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 26
1 Arsip statis yang karena sifatnya rahasia untuk diketahui umum, hanya dapat digunakan setelah mendapat izin tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan KabupatenKota.
2 Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat 1,yang bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
3 Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 dapat berupa :
a. pemberian izin penggunaan arsip statis; b. penolakan izin penggunaan arsip statis.
Universitas Sumatera Utara
4 Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam ayat 3 huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan
Lembaga Kearsipan Propinsi,danatau Pimpinan Lembaga Kearsipan KabupatenKota memberikan alasan penolakan.
5 Ketentuan mengenai arsip statis yang bersifat rahasia dan tata cara pemberian izin penggunaannya sebagaimana dimaksud dalam ayat 1, ayat 2, ayat 3,
dan ayat 4, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 27
1 Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
2 Pelaksanaan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 dilakukan sesuai dengan ketentuan
mengenai Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam Keputusan Presiden ini.
Bagian Ketujuh Pembinaan Atas Pelaksanaan Serah Arsip Statis
Pasal 28
Dalam rangka pelaksanaan kewajiban serah arsip statis oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah sebagaimana dimaksud
dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dilaksanakan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.
Pasal 29
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dimaksudkan agar arsip statis yang diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan
Propinsi, danatau Lembaga Kearsipan KabupatenKota mempunyai kelengkapan dan keutuhan kondisi fisiknya serta nilai informasi bagi pertanggungjawaban
nasional.
Universitas Sumatera Utara
Pasal 30
1 Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan oleh : a. Arsip Nasional Republik Indonesia terhadap lembaga atau unit kerja yang
bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi terhadap Lembaga atau unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah Propinsi serta Badan-badan Pemerintah Pusat di Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan KabupatenKota terhadap Lembaga atauunit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan pemerintahan Daerah KabupatenKota serta Badan- badan Pemerintah Pusat dan Propinsi di KabupatenKota.
2 Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan Lembaga Kearsipan KabupatenKota berpedoman kepada tata cara pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Pasal 31
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang : a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;
b. sumber daya manusia kearsipan; c. sarana dan prasarana kearsipan.
Pasal 32
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui : a. bimbingan;
b. konsultasi; c. penyuluhan;
d. supervisi dan pemantauan; e. pendidikan dan pelatihan;
Universitas Sumatera Utara
f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.
BAB III PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN
DAN ARSIP DAERAH KOTA BINJAI
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai 3.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai
Perpustakaan umum kota binjai berdiri pada tahun 2007 berdasarkan peraturan daerah kota binjai no 19 tahun 2007 yang merupakan kantor perpustakaan umum dan
kantor arsip daerah sehingga berubah status dan namanya menjadi Kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai.
3.2 Visi dan misi kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai.