laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban tersebut tidak hanya dicermati oleh pihak intern perusahaan, tetapi juga pihak luar yang juga memiliki
kepentingan di dalamnya. Pihak luar perusahaan yang dimaksud antara lain seperti kantor pajak untuk pemotongan gaji pegawai sesuai PPh Pasal 21. Pihak intern
perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang terdiri dari Dekanat juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil
keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam
perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi.Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam
perusahaan.Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data Processing EDP, maka perusahaan dapat lebih efesien dan efektif dalam
penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasional perusahaan.
D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Fakultas
Ekonomi USU
Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada Fakultas Ekonomi USU menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer
yang disebut dengan Electronik Data Processing EDP.Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara semi
komputer. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar
akuntansi yang terkumpul dan dapat menjadi informasi yangberguna baik pihak-
Universitas Sumatera Utara
pihak yang berkepentingan, maka diperlukan sistem akuntansi yang merupakan kerangka kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua
transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap. Dalam suatu perusahaan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh
berbagai macam pihak yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor pajak dan lain-lainnya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan
kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan dlam hal ini adalah manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi,
dan mengambil keputusan-keputusan.Untuk mengetahui kebutuhan informasi akuntansi.Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi
pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan
adalah sebagai berikut: 1.
Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. 2.
Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau
untuk memperbaiki tingkat keandalan realibility informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban
perlindungan kekayaan. 4.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Universitas Sumatera Utara
Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual.Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan
sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan
setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan,seperti defenisi yang dikemukakan oleh Rama
2008 : 6“Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan
keuangan,juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi”,
dan menurut Widjajanto 2001 : 7“Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan berbagai formulif,catatan,peralatan,termasuk
komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi tenaga pelaksanaannya dan laporan yang dikoordinasikan secara erat yang di
desain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen”.
Untuk menghasilkan informasi yang lengkap diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang
dimaksud adalah sebagai berikut: 1.
Bagian administrasi dan keuangan 2.
Bagian biro rektor Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian
akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronik Data processing
Universitas Sumatera Utara
EDP. Pemrosesan data Akuntansi dengan komputer dapat dilihat di gambar 3.1 berikut ini :
Gambar 3.1 Pemrosesan Data Akuntansi dengan Komputer
Sumber : Komputer Akuntansi, Sumardi, Mulyadi, Yudhistira 2001:96
DATA AKUNTANSI
PENGELOMPOKAN DATA AKUNTANSI
PENYIMPANAN DATA Dalam Floppy
DiskHardisk PENAMPILAN DATA
Melalui Monitor dan Printer
INFORMASI KEUANGAN Laporan Rencana Anggaran,
Laporan Pertanggungjawaban, dll
INTERN PERUSAHAAN Pimpinan Perusahaan
PENAMPILAN DATA Pihak Ketiga dan di Luar Perusahaaan
Data disusun, dikelompokan dan dimasukkan melalui keyboard
Data diolah dalam CPU dengan menggunakan program aplikasi PENGELOMPOKAN DATA DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI SOFTWARE
Universitas Sumatera Utara
Untuk mengolah data yang ada saat ini Fakultas Ekonomi USU telah menggunakan sistem multi terminal. Dalam pembuatan program digunakan
sorfware, cobol, dan visual basic, sedangan paket-paket software lain yang dipakai untuk keperluan administrasi adalah Microsoft Exel. Proses data akuntansi dalam
perusahaan ini dibagi berdasarkan periode proses bulanan, yang terdiri dari: a.
Tutup Buku Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan
semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut
juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir
proses ini akan dicatat akumulasi debit serta jumlah saldo akhir bulan. b.
Laporan Bulanan Setelah tutup buku program ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan
laporan bulanan yaitu: Rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode
akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama. Fakultas
Ekonomi USU dalam menyusun sistem informasi akuntansi dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang terjadi dalam
tujuan penyusunan:
Universitas Sumatera Utara
1. Prinsip Cepat
Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.
2. Prinsip Aman
Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan.Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan
mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai. 3.
Prinsip Murah Sistem akuntansi disusun dengan biaya relatif murah dalam arti manfaat
akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan
komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau
dikerjakan secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansikeuangan.Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan
tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang
dikeluarkan, ini menunjukkan bahwa pihak manajemen alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.
Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen, perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual, periodik, bulanan,
maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan
Universitas Sumatera Utara
perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah dalam membuat laporan atau pertanggungjawaban dan mempermudah dalam
pengambilan keputusan. Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU
adalah: 1.
Sebagai bahan penyusunan perencanaan kegiatan perusahaan, 2.
Sebagai bahan pengawasan perusahaan, 3.
Sebagai dasar pengambilan keputusan, 4.
Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan, 5.
Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat.
Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari pusat.Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga
pusat dapat memberikan keputusan manajemen. Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan
perusahaan dimasa yang akan datang.
E. Peranan Komputer sebagai Pengolah Data Akuntansi pada Bagian Tata
