Karena seorang operator yang baik dapat dianggap sebagai tuan rumah suatu hotel dimana petugas operator lah yang menyambut serta menerima setiap panggilan,
memperkenalkan hotel, meminta maaf bagi kesalahan dari pihak hotel, den sering dipersalahkan atas kekurangan staff maupun karyawan hotel, maka sudah sewajarnya
jika pihak staff maupun karyawan hotel berkenan membantu operator dengan : 1.
Mengerti dan memahami cara kerja atau sistem telepon yang digunakan hotel tempatnya bekerja.
2. Berikan nomor telepon yang tepat dan jelas jika ingin disambungkan dengan
nomor telepon lain. 3.
Tidak menggantung atau menutup telepon begitu saja setelah meminta petugas operator menghubungi nomor yang dikehendaki.
4. Segera menjawab telepon ketika operator menelepon kembali.
5. Melaksanakan pesan yang telah disampaikan petugas operator, tanpa adanya
penundaan.
2.2 Peralatan dan Jenis-Jenis Perlengkapan
Seiring perkembangan zaman majunya teknologi, saat ini komunikasi lebih banyak mempergunakan perlatan atau mesin komunikasi. Dengan memanfaatkan kecanggihan
perlatan atau mesin komunikasi tersebut, diharapkan hubungan atau komunikasi lebih cepat, efisien dan efektif. Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut juga pesawat
kantor.yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat yang mengadakan komunikasi, baik dilingkungan sendiri internal maupun dengan lingkungan luar eksternal
kantor. Dengan adanya mesin-mesin komunikasi dalam kantor, dapat diperoleh keuntungan, diantaranya :
1. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien.
2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor.
3. Meningkatkan produktivitas kerja.
4. Mempercepat proses pekerjaan.
Universitas Sumatera Utara
Ada bermacam-macam sarana telekomunikasi, diantaranya : 1.
Telephone Tele artinya jauh, phone artinya suara. Jadi telepon merupakan alat telekomunikasi
yang dapat mengirimkan suara melalui sinyal listrik. Sebuah perangkat yang terdiri dari enam bagian utama, diantaranya :
a. Gagang
b. Dialing circuit DTMF tone or rotary
c. Bel
d. Mikropon
e. Speaker perangkat untuk mendengarkan
f. Kabel penghubung gagang dengan badan utama
Perangkat ini biasanya digunakan untuk berkomunikasi antar jarak yang berjauhan. Telepon pada awal diciptakan pada tahun 1876, diniatkan sebagai media untuk
mengirimkan suara, dan salah satu penerapan konsep analog, juga memberikan konstribusi yang tidak sedikit terhadap perkembangan teknologi. Sampai dengan sekitar tahun 1960-an,
penerapan analog ini masih tetap bertahan, hingga setelah itu mulai mengarah kepada teknologi digital.
Dengan adanya telepon sebagai sarana komunikasi, penyampaian informasi dari satu pihak kepihak lainnya semakin efektif dan efisien. Saat ini, penggunaan telepon sebagai
sarana komuniikasi sangatlah penting terutama bagi para pengusaha. Sebab pembicaraan lewat telepon dapat diartikan pula sebagai pembicaraan langsung tatap muka dan dapat
mewakili diri pribadi atau yang lainnya. Sejarah perkembangan telepon
Secara kronologi, sejarah perkembangan telepon adalah sebagai berikut : • Tahun 1874, pertama kali telepon diciptakan oleh Alexander Graham Bell.
• Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan sebagai komunikasi jarak jauh yaitu
antara New York dan Chicago. • Pada tahun 1915 terpasang trans Pacifik sebagai jalur baru untuk komunikasi jarak
jauh. • Tahun 1906, dipergunakan telepon sistem tabung vacuum.
Universitas Sumatera Utara
• Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon dengan sistem transistor. • Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon mobil.
Macam-macam pesawat telepon Ada beberapa macam pesawat telepon antara lain :
• Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah. • PMBX Pripate Manual Brand Zchange, yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya melalui operator tidak langsung. 2.
Faksimile Faksimile adalah proses pengiriman copy dokumen yang tepat ke daerah yang jauh
lokasinya, yang diproduksi di atas kertas atau film. Dokumen yang dikirim bisa berupa halaman naskah atau diagram yang terinci.
Disebut juga dengan Fax. Mesin yang mengerjakan proses scan terhadap sebuah halaman hasil cetakan dan mengubahnya menjadi sinyal yang ditransmisikan melalui sebuah
saluran telepon menuju ke sebuah mesin penerima fax.
Faksimile pertama kali diperkenalkan oleh Alex Bain pada tahun 1850, dan
dahulunya digunakan untuk kepentingan militer dan pemindahan peta cuaca. Menjelang tahun 1930, surat kabar mulai menggunakan fax untuk mengirim foto.
3.
Telepon GenggamHandphone
Handphone adalah alat komunikasi, baik jarak dekat maupun jarak jauh. Alat ini merupakan komunikasi lisan dan tulisan yang dapat minyimpan pesan dan sangat praktis
untuk dipergunakan sebagai alat komunikasi karena bisa dibawa kemana saja. Merupakan pengembangan teknologi telepon, dimana perangkatnya dapat digunakan sebagai perangkat
untuk mobile atau berpindah-pindah, dikarenakan perangkat ini tidak menggunakan kabel nircabel.
Telepon genggam, biasanya disebut juga dengan cellular. Secara harfiah, kata ini berarti tentang sel. Di dalam bidang telekomunikasi, istilah ini diartikan sebagai pembagian
daerah berdasarka jangkauan sinyal dari stasiun pemancar ke pesawat penerima.
Universitas Sumatera Utara
4.
Interkom Aiphone
Interkom berasal dari kata dalam bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan didalam. Interkom sering disebut juga dengan istilah interphone
atau intertelepone. Pada saat ini interkom tidak hanya digunakan dikantor-kantor, tetapi sudah membudaya pada masyarakat sampai ke pelosok desa. Oleh karena itu tidak perlu
heran apabila banyak rumah pada desa yang diatasnya tampak kabel kecil membentang dari atap ke atap. Kabel ini disebut beudrat yang berfungsi untuk menyalurkan suara dari pesawat
interkom yang satu ke pesawat interkom lainnya.
2.3 Sistem Pelayanan
