Ruang Lingkup Telephone Operator

BAB II URAIAN TEORITIS

2.1 Ruang Lingkup Telephone Operator

Operator telepon adalah orang yang bertanggung jawab menyampaikan sambungan telepon yang masuk kepada orang yang dituju. Selain itu seorang operator telepon juga bertanggung jawab membuka saluran telepon bila ada karyawan yang hendak menghubungi pihak luar. Untuk melaksanakan pelayanan komunikasi jarak jauh bagi para tamu hotel maupun untuk kepentingan hotel, seorang petugas operator harus mengetahui apa yang menjadi tugasnya dan sampai sejauh mana pekerjaan yang harus dikerjakannya. Didukung dengan peralatan yang ada operator harus erusaha melaksanakan tugasnya dengan baik. Sebelum memulai pekerjaannya, petugas telepon operator pada setiap shift harus melakukan persiapan-persiapan seperti membaca log book dan formulir yang penting lainnya. Misalkan formulir pesan yang harus diketahui, dilaksanakan, ataupun disampaikan. Hal yang tak kalah penting lainnya adalah memriksa kelengkapan stationary alat tulis baik pulpen, pensil, maupun kertas untuk mencatat pesan atau sesuatu yang susah diingat begitu saja. Rincian tugas pokokrutin petugas operator telepon adalah : • Memonito TV, radio, kaset videom dan tape deck • Malayani permintaan sambungan telepon untuk lokal, interlokal, dan internasional. • Membuat bill atas segala transaksi penggunaan telepon, baik lokal, interlokal, maupun internasional bagi staff, karyawan hotel, maupun tamu hotel. • Membuat laporan transaksi harian dan bulanan untuk diserahkan ke bagian accounting. • Memberi pelayanan keteranganinformasi situasi luar dan dalam hotel kepada tamu yang menginap,serta tamu luar yang meminta keterangan tentang hotel melalui jasa telepon. • Melayani permintaan tamu untuk di bangunkan pada pagi hari morning call ataupun dibangunkan pada jam-jam tertentu sesuai dengan permintaan tamu. Universitas Sumatera Utara • Menangani pesan dari atau untuk tamu hotel dan staffkaryawan hotel, dengan mencatat pesan tersebut dan segera menyampaikannya. • Membuat dan mencatat informasi yag penting di dalam log book sebagai pedoman sewaktu pertukaran shift. • Menangani keluhan complain oleh tamu, dan segera disampaikan kepada atasan bersangkutan. • Tenggap terhadap segala peristiwa yang terjadi dengan sikap bijak, dan jangan panik apalagi lari dari tanggung jawab. • Segera menghubungi engineering jika terjadi kerusakan pada salah satu alat telekomunikasi, serta kerusakan yang dilaporkan tamu di ruangannya, maupun terhadap escalatorlift bila terjadi kerusakan atau macet yang kemudian di konfirmasikan kepada Head Department. • Mempersiapkan bill tamu dan segera menyerahkan kepada front office cashier. • Menjaga kebersihan, kerapian, dan ketenangan area kerjanya sera merawat dan memelihara inventaris barangnya. • Mengenal suara para staff serta mengetahui semua nomor extention hotel dan semua nomor penting lainnya. • Saat berbicara selalu didahului oleh salam greeting, mengatur suaranada bicara yang baik, mengenal telepon manner, mengetahui spelling board, menjaga tata sopan berbicara, serta mengucapkan terima kasih di akhir pembicaraan. • Melaksanakan pekerjaan berdasarkan prosedur serta menjaga tata tertib yang berlaku. • Melakukan serah terima yang baik dan benar serta saling bertukar informasi pada saat pertukaran shift. • Menjaga hubungan dan kerja sama yang baik dengan staff dan karyawan hotel yang lain. • Menjaga citra hotel, dengan tidak melakukan perbuatan yang dapat merusak nama baik hotel tempat bekerja. Melihat begitu banyaknya tugas operator, sudah menjadi keharusan jika petugas operator harus benar-benar orang yang terlatih dan telah diseleksi dengan hati-hati. Universitas Sumatera Utara Karena seorang operator yang baik dapat dianggap sebagai tuan rumah suatu hotel dimana petugas operator lah yang menyambut serta menerima setiap panggilan, memperkenalkan hotel, meminta maaf bagi kesalahan dari pihak hotel, den sering dipersalahkan atas kekurangan staff maupun karyawan hotel, maka sudah sewajarnya jika pihak staff maupun karyawan hotel berkenan membantu operator dengan : 1. Mengerti dan memahami cara kerja atau sistem telepon yang digunakan hotel tempatnya bekerja. 2. Berikan nomor telepon yang tepat dan jelas jika ingin disambungkan dengan nomor telepon lain. 3. Tidak menggantung atau menutup telepon begitu saja setelah meminta petugas operator menghubungi nomor yang dikehendaki. 4. Segera menjawab telepon ketika operator menelepon kembali. 5. Melaksanakan pesan yang telah disampaikan petugas operator, tanpa adanya penundaan.

2.2 Peralatan dan Jenis-Jenis Perlengkapan