Fungsi Job Discription Terhadap Kinerja Pegawai Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVER FAKULT PROGRA FUN SITAS SUM TAS EKON AM DIPLO

NGSI JOB D PADA BA

U

MATERA NOMI OMA III KE

DISCRIPT AGIAN KE UNIVERSI I Guna Me Untuk M Unive UTARA EUANGAN TUGAS A TION TER EUANGAN ITAS SUM ISMI WIDA 1021010 emenuhi Sa emperoleh ersitas Sum Meda 2013 N KHIR HADAP K N FAKULT MATERA U AYATI 096

alah Satu Sy Gelar Dip matera Utar an 3 KINERJA P TAS EKON UTARA yarat loma ra PEGAWAI NOMI

Lembar Persetujuan Tugas Akhir

NAMA : ISMI WIDAYATI

NIM : 102101096

PROGRAM STUDI : DIII KEUANGAN

JUDUL : FUNGSI JOB DISCRIPTION TERHADAP KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TANGGAL ...2013 SEKRETARIS PROGRAM STUDI

( Syafrizal Helmi Situmorang, SE. M, Si) NIP.19760214 200501 1 002

TANGGAL ...2013 DEKAN

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ak) NIP.19560407 198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : ISMI WIDAYATI

NIM : 102101096

PROGRAM STUDI : DIII KEUANGAN

JUDUL : FUNGSI JOB DISCRIPTION TERHADAP KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, April 2013 Menyetujui, Dosen Pembimbing

( Dra. Komariah Pandia, Msi) 19490919 197803 2 001

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telahmemberikan kita iman dan islam serta kesempatan sehingga penulis mampu menyelesaikanTugas Akhir sebagai titik akhir dari sebuah proses pembelajaran di Program Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mudah-mudahan mendapat ridho Allah SWT. Selawat dan salam penulis hadiahkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menanjilkan Al-qur’an sebagai pedoman dan petunjuk bagi hidup dan kehidupan manusia di muka bumi.

Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada:

1. Ayahanda tercinta Sukadidan Ibunda tercinta Sumarniserta kedua kakak saya Rusdiyantidan Netty. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian, dukungan, dan doa yang tidak henti-hentinya selama ini.

2. Bapak DekanProf. Dr. AzharMaksum, M.Ec, Ak, selaku Dekan Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara.

3. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, SE. M, Si, selaku Ketua Program Studi DiplomaIII Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Ibu Dra. Komariah Pandia, Msi selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak Memberikan masukan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulisdalam menyelesaikan tugas akhirini.

5. Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai dan staf Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 6. Bapak/ Ibu selaku Kasubbag Keuangan beserta pegawai yang telahmemberi

kesempatan riset serta segala yang dapat mendukung proses pembuatan tugas akhir ini.

7. Buat keluarga besar penulis dan buat kak Dedek yang selalu membantu, serta Memberikan semangat, dukungan dan motivasi kepada penulis.

8. Seluruh Keluarga Besar Himpunan Mahasiswa Departemen Keuangan Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara.

9. Buat sahabat ku tersayang Tari(yang selalu menemani ku), Fitri, Yusrah, EchadanMutya terima kasih atas dukungan kalian dan perhatian kalian selama ini. Semoga persahabatankita selalu ceria dan bertahan sampai kapanpun. Dan buat sahabat lama kuRidho terima kasih atas dukungannya. 10. Buat teman-teman ku Rifa, Agus, Asri, bang Aswad, Kak Selly, kakIca,

danteman-teman yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu terima kasih atasdukungan, motivasi dan kasih sayang kalian.

11. Buat teman-teman magang kelompok XINova, Alvy, Alvin, danChatrine terimakasih atas kerja samanya. Semoga pertemanan kita berlanjut sampai kapanpun.

Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari petunjuk AllahSWT. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.Amin.

Medan, April 2013

Penulis,

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang ... 1

1.2Perumusan Masalah ... 4

1.3Tujuan Penelitian ... 5

1.4Manfaat Penelitian ... 5

BAB II PROFIL INSTANSI 2.1Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7

2.2. Kegiatan Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU ... 10

2.3 Struktur Organisasi ... 12

2.4 Uraian Tugas Bagian Keuangan... 13

2.5 Pengukuran Kinerja Bagian Keuangan ... 14

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian dan Fungsi Job Description Bagi Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU ... 15

3.2 Pentingnya Job Description Bagi Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU ... 17

3.3 Perencanaan dan Penetapan Job Description Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU ... 19

3.4 Sarana dan Prasarana Pendukung Terlaksananya Job Description Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU ... 23 3.5 Fungsi Job Description Dalam Menciptakan Kinerja Pegawai

3.6Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU ... 26 3.7 Pengertian, Faktor-Faktor yang mempengaruhi

Kinerja dan Pengukuran Kinerja ... 29 3.8 Pengaruh Job Discription Terhadap

Kinerja Pegawai ………... 30 3.9 Struktur Organisani Bagian Keuangan ………... 32 3.10 Kegiatan Bagian Keuangan Secara Keseluruhan ………… 32 3.10 Penilaian Kinerja Pegawai ………. 33 3.11 Pengukuran Kinerja Pegawai……….. 35 3.12 Ukuran Keberhasilan Pegawai………... 36

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan ... 37 4.2 Saran ... 38

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Deskripsi Jabatan (Job Description) adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas- tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek –aspek pekerjaantertentu lainnya. Analisa jabatan memberikan fakta-fakta yang menunjukkan apa yangdilakukan dan macam pegawai, pegawai yang bagaimana yangdiperlukan. Fakta-fakta ini di ikhtisiarkan dalam gambaran-gambaran jabatan. Ide untuk mengadakan uraian tiap jabatan dalam suatu organisasi sebagai dasar untuk seleksi dan penempatan pegawai yangsesuai bukanlah suatu hal yang baru. Beberapa jenis uraian jabatan harus ada dalam pikiransetiap pimpinan. Ide mengenai uraian jabatan yang terinci, yang dibuat dengan cermat,iktisar kewajiban-kewajiban dan tanggungjawab dalam tiap jabatan yang disusun denganbaik sangatlah penting bagi kelangsungan hidupsuatu usaha.

Sumber Daya Manusia yang produktif dapat tercapai apabila karyawan karyawan memiliki kemampuan yang luas, disiplin, memahami apa pekerjaannya dan mengetahui apa – apa yang harus dilaksanakannya, bagaimana melaksanakan pekerjaan tersebut yang sesuai pada bagian jabatannya dan bertanggung jawab atas pekerjaannya tersebut. Berdasarkan hal tersebut seorang karyawan harus memahami Job Descriptiondibidangnya masing – masing dalam memiliki kontribusi yang diharapkan dari jabatannya.

Job Description ini merupakan output yang dihasilkan Job Analysis atauanalisa jabatan yaitu suatu proses penelitian dan pengumpulan informasi untuk membuaturaian yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu.

Seringkali pemahaman tentang Job Description serta kontribusiyang diharapkan dari jabatan tersebut tidak diperhatikan oleh setiap organisasi, baik instansi pemerintah maupun swasta sehingga dapat kita lihat pekerjaan – pekerjaan yangtidak teratur, pekerjaan – pekerjaan rutin terbengkalai dan karyawan kurang bertanggungjawab terhadap pekerjaannya karena kurang paham apa fungsi uraian tugas – tugaspokok yang harus dikerjakan dan tanggung jawab yang harus dipikul oleh karyawandibagian mana ia ditempatkan. Selain itu, timbul juga keletihan karyawan dalam bekerja,karena pekerjaan akan terasa rumit akibat karyawan tidak memahami Job

Descriptionpada jabatannya. Apabila perusahaan memperhatikan pentingnya

pemahaman JobDescription dan setiap karyawan mempelajari dan menguasai

Job Description padabidangnya masing – masing maka hal itu akan dapat

meningkatkan efektivitas kerja karyawan dan produktifitas kerja akan tercapai.

Pemahaman mengenai uraian tugas yang baik akan sangat mempengaruhi bagi kinerja perusahaan. Maka perlu diadakannya suatu tata kelola Job Description yang baikpula seperti dalam menyelesaikan suatu jabatan. Jabatan ini dibagi dalam pelaksanaan yang sederhana dan menetukan

waktu dengan harapan dapat mempercepat selesainyajabatan melalui penyederhanaan kerja dan pemberian dorongan upah. Informasi yang Diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunakan untuk menentukan karakteristikapa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu.

Kegiatan – kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisa jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan digunakan untuk penarikan dan seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, serta untuk pelatihan. Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi Untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi agar proses pekerjaan dalam organisasi dapatberjalan dengan lancar.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengemban visi yang isinya Fakultas Ekonomi USU ingin menjadi lembaga pendidikan yang terkenal yang memenuhi kebutuhan perkembangan bisnis yang cepat, mampu menyediakan informasi bagi masyarakat dan berperan serta dalam pengembangan Ekonomi Pembangunan, Ekonomi Keuangan, Akuntansi dan Manajemen. Yang menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya tata kelola dan kemampuan manajerial yang baik. Dalam rangka mewujudkan cita-cita tersebut

manajemen yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, aktualisasi, pengawasan, manajemen sumber daya manusia, manajemen keuangan yang

mencakup pendanaan, pengalokasian serta pengawasan terahadap keuangan di Fakultas Ekonomi menjadi begitu penting. Begitu pula terhadap pemahaman tentang uraian tugas (job description) yang baik yang merupakan upaya untuk menciptakan keteraturan di dalamnya. Keadaan tersebutlah yang mendorong penulis untuk memilik judul “FUNGSI JOB DESCRIPTION TEHADAP KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEUANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA"

1.2Perumusan Masalah

Organisasi yang mencakup fungsi, tugas dan kewenangan tiap-tiap komponen organisasi dilakukan dalam rangka menciptakan keteraturan. Kegiatan manajemen perusahaan adalah sebuah kegiatan pengelolaan sebuah sistem yang terdiri dari beberapa unsur yang saling berhubungan dan saling bekerja secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Dengan kata lain, apabila salah satu unsur tidak dapat menjalankan fungsi sebagaimana mestinya, maka akan dapat mempengaruhi fungsi pada unsur yang lain, dan pada akhirnya akan menggangu sistem secara keseluruhan. Hal inilah yang menyebabkan pentingnya sebuah pemahaman tentang Job Description agar terciptanya suasana yang teratur, efektif dan efisien dalam berorganisasi di Fakultas Ekonomi. Dengan alasan inilah penulis menarik permasalahan yaitu :

a. Bagaimana FungsiJob Description Terhadap Kinerja Pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas EkonomiUniversitas Sumatera Utara?

b. Bagaimana Job Description dapat mempengaruhi kinerja pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui fungsiJob Descriptionterhadap kinerja pegawaipada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui fungsiJob Description dalam mempengaruhi kinerja pegawai pada bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1.4 Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagi Fakultas Ekonomi Bagian Keuangan

a. Dalam menyusun kebijakan terhadap job description masing-masing pegawai

b. Dapat dijadikan sebagai alat ukur keberhasilan pegawai dalam bekerja

2. Bagi Penulis

a. Dapat mengetahui fungsi job description dalam suatu organisasi terhadap penilaian kinerja pegawai

3. Bagi Pihak Lain

a. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.

b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai Job Description di masa yang akan datang.

BAB II

PROFIL INSTANSI

2.1 Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumaterera Utara. Jelasnya Fakuftas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, Namur Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasionall pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status Negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan kedalam

lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I. No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul dengan Surat Keputusan No. 23/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987 dan No. 26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sunatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : a.Departemen Ekonomi Pembangunan

b.Departemen Manajemen c. Departemen akuntansi

Sedangkan Diploma III meliputi : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswapada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasardalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam dalam bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organissi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah: a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan/Perubahan.

2.2. Kegiatan Yang Di Laksanakan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian – penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

2.3 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efesiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapatdilaksanakanperseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungansecara vertikal, melaluisaluran tunggal.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut ini

2.4 URAIAN TUGAS

Berikut ini adalah uraian kegiatan bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Unversitas Sumatera Utara :

Sub Bab Bagian Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. d. Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

2.5 Kegiatan Yang Di Laksanakan

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja. Karena untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian– penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari – hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa

BAB III PEMBAHASAN

Fakultas Ekonomi memiliki 3 Pembantu Dekan dan terdapat beberapa bagian-bagiannya.Pada BAB Pembahasan ini akan di bahas mengenai Bagian Keuangan yang di bawahi oleh Pembantu Dekan 2. Di Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hal yang perlu penulis laporkan yaitu :

a. Pengertian dan FungsiJob Description bagi Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

b. Pentingnya Job Description Bagi Pegawai BagianKeuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

c. Perencanaan dan penetapan Job Description pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

d. Sarana pendukug teralaksananya Job Description pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3.1 Pengertian dan FungsiJob Description bagi Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Job Description merupakan proses penentuan, melalui tinjauan dan penyelidikan, dan pemberi laporan mengenai informasi yang berhubungan dengan hakekat dari pada suatu jabatan tertentu. Dimana dalam Job Description tersebut telah diuraikan tugas-tugas, fungsi dan tata kerja bagi

setiap pegawai yang memegang suatu jabatan. Selain itu, Job Description merupakan pembatas tugas dan tanggung jawab para pegawai dalam menjalankan fungsinya sesuai jabatan para pegawai tersebut, dimana proses sesuatu pekerjaaan diteliti secara kritis, secara terpisah maupun secara berhubungan dengan keseluruhan guna menentukan segala macam pekerjaan serta tugas-tugas. Dan secara singkat dapat dikatakan bahwa analisa pekerjaan berhubungan dengan fakta-fakta mengenai pekerjaan-pekerjaan dan apa yang perlu untuk melaksanakan secara kompeten.

Maka dapat disimpulkan pengertian Job Description pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah proses penentuan fungsi, tugas, dan tata kerja bagi setiap pegawai agar setiap pegawai dapat mengetahui, menghayati dan melaksnakan pekerjaan dengan baik menurut fungsinya masing-masing.

Berdasarkan Job Description pada Bagian Keuangan yang telah diuraikan pada BAB II, maka akan memberikan manfaat bagi para pegawai Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diantaranya antara lain:

1. Mempermudah para pegawai dalam menjalankan tugas

2. Tugas-tugas dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu 3. Keletihan dalam bekerja dapat diatasi

4. Pekerjaan yang terbengkalai dapat diatasi 5. Tujuan pekerjaan dapat tercapai secara efektif

3.2 Pentingnya Job Description Bagi Pegawai BagianKeuangan Fakultas Ekonomi USU

Agar organisasi dapat berjalan dan berkembang dengan baik dan terarah, dibutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang harus bertanggungjawab terhadap masing-masing dari sistem yang ada dalam organisasi tersebut. Oleh karena itu organisasi perlu mendistribusikan tugas, tanggungjawab, dan kewenangan terhadap SDM yang ada di dalamnya sesuai dengan jabatannya masing-masing, karena tentu saja setiap jabatan dalam suatu perusahaan, mulai dari Direktur Utama sampai dengan Office Boy memiliki tugas, tanggungjawab, dan kewenangan yang berbeda.

Untukitu, organisasi perlu melakukan pendistribusian tugas, tanggungjawab, dan kewenangan yang dituangkan dalamsuatu manual tertulis dan di sosialisasikan pada seluruh anggota yang ada dalam organisasi tersebut agar mereka paham apa saja ruang lingkup dan target yang harus di capai dari pekerjaannya. Sehingga dengan di tuangkan secara tertulis, akan sangat memudahkan perusahaan terkait internal controlnya atas seberapa besar kontri busi karyawan sesuai dengan system dan posedur yang telah di tetapkan untuk pencapaian visi dan misi organisasi.

Manual tertulisinilah yang disebutdenganuraianpekerjaan (job

description), danmerupakan tools ataualat yang penting dalam suatu

organisasi karena fungsinya untuk memperjelas pembagian dan pengaturan tugas, tanggungjawab, dan kewenangan agar tidak terjadi perbedaan pengertian, pekerjaanrangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggungjawab dan wewenang masing-masing jabatan dalam menjalankan sistem-sistem sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan organisasi.

Dengan adanya job description yang tersosialisasi secara merata pada seluruh anggota organisasi dan dipahami serta dijalankan, maka banyak sistem-sistem dalam organisasi yang dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan efisien serta terkontrol.Kunci dari kesuksesan suatu organisasi tergantung pada sistem dan Sumber daya Manusia (SDM) yang ada dalam organisasi tersebut.Dan untuk memperoleh SDM yang berkualitas, yang sesuai dengan kebutuhan organisasi maka harus diperhatikan pula pada saat melakukan perekrutan karyawan.

Dengan adanya job description, kita dapat menyusun suatu manual lain yang berisi pernyataan tentang kemampuan, keterampilan, pengetahuan, dan sikap-sikap yang dibutuhkan anggota organisasi sesuai dengan unit/ jabatannya masing-masing agar dapat bekerja secara efektif; atau kualifikasi khusus, pengalaman dan hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu.

3.3 Perencanaan dan Penetapan Job Description Pegawai Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Job Description atau uraian tugas dan tanggung jawab yang

merupakan hal yang penting bagi para pegawai dalam menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya. Dalam proses untuk mencapai suatu tujuan dan mempelancar aktivitas kerja kantor, maka perlu adanya perencanaan dan penetapan Job Description pada setiap jabatan. Dimana perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai Keuangan tersebut direncanakan dan ditetapkan dalam keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan. Dalam merancang suatu Job Description para pegawai baik di lingkungan fakultas maupun di lingkungan universitas harus memperhatikan Konsep Dasar Organisasi Universitas Sumatera Utara Badan Hukum Milik Negara sesuai dengan bunyi pada Pasal 1. Berdasarkan keputusan tersebut yang tercantum dalam pasal 4 ayat 1 dan 2 menyatakan bahwa wewenang, tugas dan fungsi setiap organ didasarkan kepada ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Universitas Sumatera Utara dan ketentuan mengenai wewenang, tugas dan fungsi organ universitas yang kedudukannya di bawah Rektor, diatur lebih lanjut berdasarkan Keputusan Rektor.

Upaya untuk mengatasi banyaknya perubahan dan konflik yang secara potensial dapat terjadi selama masa peralihan, sebagaimana halnya peletakan dasar untuk system kepimpinan yang baik, Universitas Sumatera Utara harus menetapkan kebijakan-kebijakan berikut ini sebagai garis dasar kebijakannya yaitu:

a. Transparansi, akses informasi yang proporsional bagi para stakeholder agar dapat memberikan sumbangsih yang lebih besar lagi bagi proses pengambilan keputusan.

b. Manajemen terbuka, keputusan pimpinan haruslah jelas dan tersedia bagi semua stakeholder terkait.

c. Akuntabilitas Publik, kewajiban untuk sepenuhnya memperlihatkan hasil program-program yang dilaksanakan kepada semua stakeholder.

d. Akuntabilitas Internal, peran dan tanggungjawab yang jelas sehingga seluruh bagian mengerti secara tepat apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka serta adanya tuntutan pertanggungjawaban atas tugas tersebut.

e. Professional dan manajemen berbasis kompetensi, setiap penempatan staf harus berdasarkan kompetensi dan profesionalisme yang dituntut oleh spesifikasi pekerjaan.

f. Manajemen berbasis kinerja, gaya manajemen yang menghargai kreatifitas, inovasi, pengembangan, kerja tim dan keberhasilan seperti halnya juga kejujuran, dedikasi dan semangat tim.

g. Keterpaduan, semua sumber daya yang teredia harus dipadukan bagi keuntungan program universitas yang mendasar yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

h. Sistem informasi terpadu, semua informasi dikelola secara parsial untuk mengurangi kelebihan, ketidaksesuaian dan kebocoran informasi demi tersedianya informasi handal, efisien dan tepat waktu yang dibutuhkan oleh stakeholder.

Keseimbangan tanggungjawab di Bidang Keuangan sendiri harus memperhatikan garis dasar kebijakan-kebijakan sebagai berikut:

a. Seluruh sumber daya keuangan akan diterima, dialokasikan dan dicatat pada tingkat universitas.

b. Keputusan strategis di bidang keuangan akan diambil pada tingkat universitas, namun pengambilan keputusan-keputusan rutin dan pengeluaran dapat dilakukan pada tingkat fakultas, departemen atau unit.

c. Pemasukan akan dibagi terlebih dahulu untuk administrasi dan layanan pusat, dan sisanya yang dialokasikan untuk fakultas, departemen atau unit akan dipergunakan sesuai dengan prioritas institusi.

e. Sebagian besar pemasukan akan dialihkan langsung kepada fakultas, departemen

f. pakai, ruang dan lain-lain) dari produk dan hasil akhir. atau unit yang membeli layanan dari universitas.

g. Prosedur pembuatan anggaran akan menggunakan sistem anggaran program, memilah-milah kegiatan Universitas Sumatera Utara dalam program-program, dengan pengertian bahwa masing-masing program adalah untuk meningkatkan hasil akhir yang teridentifikasi dengan baik, persentasi anggaran dengan jelas menunjukkan perkiraan biaya masing-masing program dan perinciannya, dan petunjuk kekayaan (jumlah pegawai akademik, pegawai non akademik dan biaya unit-unit habis

Seluruh sumber daya termasuk sumber daya keuangan adalah tanggung jawab universitas secara keseluruhan. Oleh karenanya manajemen pengendalian sumber dan penggunaan dana tersebut harus benar-benar dirancang untuk memberikan fasilitas bagi pencapaian objektif dalam banyak cara yang akuntabel dan berbiaya efektif dalam mendorong pertumbuhan fakultas maupun universitas.

3.4 Sarana dan Prasarana Pendukung TerlaksananyaJob Description Pada Bagian Keuangan FakultasEkonomi USU

Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja para pegawai agar Job Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada para pegawai dapat tercapai sesuai dengan tujuan dan manfaat Job

Description itu sendiri. Dalam hal ini yang paling pertama sekali perlu kita bahas ialah mengenai peralatan. Peralatan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri dari beberapa unit komputer komplit beserta semua perangkat-perangkatnya, dan ditambah dengan sarana-sarana pendukung lain seperti lemari besi yang berfungsi sebagai alat penyimpan uang dalam bentuk tunai, kalkulator yang berfungsi sebagai alat hitung, lemari yang berfungsisebagai tempat penyimpanan berkas-berkas/arsip keuangan, alat tulis kantor pendukung demi kelancaran aktifitas kerja para pegawai dan lain-lain.

Dalam menjalankan tugas-tugas serta kewenangannya di bidang keuangan dan akuntansi fakultas, Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dibantu oleh beberapa bagian yaitu:

1. Bagian Pembukuan.

2. Bagian pertanggungjawaban Surat Pertanggungjawaban Permintaan Uang.

3. Bagian Pembayaran (pengeluaran). 4. Bagian Bendahara Gaji

Kedua yaitu mengenai pelatihan, merupakan hal penting bagi para pegawai untuk lebih memahami tugas, fungsi dan tanggungjawab terhadap jabatannya masing-masing. Seyogyanya semua pegawai mesti mengikuti Pra Jabatan selama beberapa minggu sebelum diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Universitas Sumatera Utara yang dilaksanakan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Departemen Pendidikan Nasional.

Namun sistem yang ada sudah tidak lagi diterapkan secara keseluruhan. Semua karyawan yang telah diangkat oleh Keputusan Rektor adalah sah, sehingga proses pelatihan yang dilakukan terhadap karyawan baru hanyalah berupa proses adaptasi semata. Seiring berjalannya waktu selama masa beradaptasi diharapkan semua karyawan baru nantinya akan mampu memahami fungsi, tugas dan tanggung jawab secara keseluruhan.

Ketiga yaitu mengenai kondisi ruang kerja pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara juga merupakan hal yang perlu diperhatikan kenyaman dan kesesuaiannya. Kondisi ruang kerja yang nyaman akan sangat mendukungterlaksananya tugas sebab secara psikologis dapat meningkatkan konsentrasi dan kenyamanan parapegawai yang mana pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas karyawan. Kesesuaian tata ruang kerja pun turut mempengaruhi kinerja sebab dapat mempermudah karyawan dalam menjalankan tugasnya. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara kondisi tata ruang yang ada cukup efektif. Sebab jika diperhatikan bentuk penataan ruangannya telah disesuaikan dengan fungsi hubungan kerjanya. Ketiga hal tersebutlah yang telah disesuaikan dan dilakukan pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam rangka mewujudkan terlaksananya Job Description para pegawai sesuai dengan jabatan, tugas, fungsi, tanggung jawab masing-masing.

3.5 Fungsi Job Description Dalam Menciptakan KinerjaPegawai Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU

Pada dasarnya kinerja yang baik adalah kinerja yang mengikuti tata cara atau prosedur sesuai standar yang telah ditetapkan.Akan tetapi didalam kinerja tersebut mesti harus memiliki beberapa kriteria agar meningkatnya produktiitas sehingga apa yang diharapkan instansi tersebut biasa berjalan sesuai apa yang di inginkan.Tentunya itu semua tidaklah muda membalikan telapak tangan akan mesti ada peran langsung ke ikut sertaan dalam manajemen untuk bisa mengkontrol dan memberikan teknik cara agar bagaimana bisa terjaminnya mutu dan kualitas sehingg pegawai bisa dengan mudah bekerja tanpa ada rasa terbebenani dan hubungan antara pihak manajemen dengan bawahan semakin kuat.Tanpa disadari akhir-akhir ini mungkin di setiap instansi ada pihak manajemen yang maunya menang sendiri,akan tetapi pihak manajemen juga tidak bisa menyalahi bawahannya.Untuk dari itulah pihak manajemen terkait mesti turun langsung kelapangan agar bisa melihat bagaimana menciptakan teknik yang baik serta meningkatkan loyalita pegawai terhadap instansi.

Jika suatu atasan menginginkan produktivitas meningkat maka pihak manajemen terkait mesti melakukan adanya perombakan sistem metode kerja,pegawai akan puas dalam bekerja tanpa adanya tekanan yang berdampak pada pisikologis bagi pegawai.Hal demikian akan terjalin hubungan antara manajemen dengan pegawai. Ada beberapa point penting

yang perlu kita ingat dalam upaya menciptakan suasana kerja yang kondusif. Dibawah ini ada 5 kunci dasar dalam mendongkrak kinerja :

1. Kekhususan

Pegawai membutuhkan spesifikasi. Informasi spesifik secara lengkap dengan tata cara pelaksanaan yang baik dan terarah sangat membantu stabilitas kinerja, sekaligus memperbaiki kekurangan. Manajer tak perlu sibuk memandori dan karyawan tahu keinginan instansi, ini menunjang kreativitas.Hal ini bisa dicapai dengan manajemen Job Description (pembagian bidang kerja, tugas pokok dan fungsi, kewenangan, dll) yang baik. Point ini dapat pula diwujudkan dengan penempatan orang yang tepat pada posisi/jabatan yang sesuai bidang keahliannya (right man in the right job) .

2. Konsistensi

Informasi sebaiknya tidak saling bertentangan.Misalnya penilaian berkala baik, tapi penilaian tahunan buruk.Inkonsistensi yang seperti ini dapat meresahkan dan menganggu kinerja.Pada point ini sistem monitoring dan evaluasi instansi harus mempunyai arah capaian/standart kinerja dan target yang jelas. Hal ini akan mempermudah instansi dalam melihat perkembangan kemajuan yang telah dicapai dan data laporan yang akurat. Sehingga dapat menjadi acuan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan yang baik.

3. Waktu yang tepat

Umpan balik sebaiknya segera diberikan, agar pegawai

termotivasimemperbaiki.Kalau kelamaan ada keengganan mengevaluasi. Mereka terlanjur merasa benar dan akan sangat terpukul jika dapat nilai rapor jelek.

4. Komunikasi yang efektif

Manajer harus mampu menciptakan komunikasi efektif untuk menumbuhkan persamaan persepsi dengan pegawai. Jika pernyataan/instruksi manajer tidak dimengerti atau diterima sepotong-sepotong, sasaran tak akan tercapai. Komunikasi efektif sangat berperan vital dalam penciptaan suasana kerja yang sehat.Instruksi atasan yang jelas dan benar harus dapat dipahami oleh pegawai.Pada saat terdapat masalah, harus disecepatnya diselesaikan.Bila terdapat unsur-unsur konflik baik vertikal (Atasan–pegawai) maupun horizontal (sesama pegawai) dalam suatu instansi dibiarkan berlarut, sangat berpotensi mengganggu stabilitas iklim kerja.

5. Niat baik dan kerjasama

Atasan perlu menunjukkan niat baik dan kerjasama. Umpan balik yang hanya bertujuan menjatuhkan atau mempermalukan pegawai tak akan mampu menciptakan kondisi kerja yang sehat.

3.6 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja dan Pengukuran Kinerja

    Kinerja karyawan dipengaruhi oleh sejumlah faktor antara lain : Menurut Sutermeister (1999) terdiri dari motivasi, kemampuan, pengetahuan, keahlian, pendidikan, pengalaman, pelatihan, minat, sikap kepribadian kondisi-kondisi fisik dan kebutuhan fisiologis, kebutuhan sosial dan kebutuhan egoistik.

 

Kelompok variabel organisasi menurut Gibson (1987) terdiri dari variabel sumber daya, kepemimpinan, imbalan, struktur dan desain pekerjaan. Menurut Kopelman (1986), variabel imbalan akan berpengaruh terhadap variabel motivasi, yang pada akhirnya secara langsung mempengaruhi kinerja individu. Penelitian Robinson dan Larsen (1990) terhadap para pegawai penyuluh kesehatan pedesaan di Columbia menunjukkan bahwa pemberian imbalan mempunyai pengaruh yang lebih besar terhadap kinerja pegawai dibanding pada kelompok pegawai yang tidak diberi. Menurut Mitchell dalam Timpe (1999), motivasi bersifat individual, dalam arti bahwa setiap orang termotivasi oleh berbagai pengaruh hingga berbagai tingkat. Mengingat sifatnya ini, untuk peningkatan kinerja individu dalam organisasi, menuntut para manajer untuk mengambil pendekatan tidak langsung, menciptakan motivasi melalui suasana organisasi yang mendorong para pegawai untuk lebih propduktif. Suasana ini tercipta melalui pengelolaan faktor-faktor organisasi dalam bentuk pengaturan sistem imbalan, struktur, desain

pekerjaan serta pemeliharaan komunikasi melalui praktek kepemimpinan yang mendorong rasa saling percaya.

3.7 Pengaruh Job Discription Terhadap Kinerja Pegawai

Yang pertama kali ketika seseorang diterima bekerja di suatu instansi maka pastilah yang paling utama yang dia inginkan adalah job description atau apakah tugas dan tanggung jawab yang harus dia pegang sebagai seorang pegawai. Hal ini terjadi supaya pegawai tersebut tahu apa yang menjadi tujuan dan fokus dia bekerja di instansi tersebut sehingga hasil kerjanya menjadi baik dan terarah.

Hal ini sangat penting sekali perlu dipahami sebagai seorang pegawai sebab dengan job description yang jelas maka pekerjaan-pekerjaan yang dilakukanpun akan jelas dan akan menjadi lebih efisien dan efektif apa yang dilakukan. Di dalam job description kita bukan hanya menjadi mengetahui tentang tugas dan tanggung jawab kita sesuai dengan posisi atau jabatan yang kita pegang namun kita juga menjadi tahu siapa atasan kita dan siapa bawahan kita.

Pastinya memang akan ada beberapa kendala yang dihadapi juga kalau seorang pegawai hanya menguasai job descriptionnya saja sehingga pegawai tersebut tidak boleh dimintakan tolong oleh departemen yang lain jika ada pekerjaan yang perlu bantuan dari departemen lainnya. Memang ini merupakan suatu keuntungan untuk departemen yang lain namun di satu sisi memang sumber daya manusia di dalam unit departemen

tersebutlah yang harus benar-benar mengefisienkan pekerjaan yang ada dan bagaimana cara atasan tersebut mengaturnya bisa dengan cara kerja team sehingga pekerjaanpun dapat terselesaikan dengan baik.

Dengan demikian sekalipun seseorang sudah memiliki job description masing-masing namun jika rekan kerja di satu departemen yang sama membutuhkan bantuan sekalipun berbeda job description maka hal ini masih boleh-boleh saja dibantu dikarenakan masih dianggap sejalan dan berhubungan. Oleh sebab itu Job Description yang kita miliki bisa menjadi lebih efektif dan efisien bila kita bekerja dalam satu team

3.8 Struktur Organisasi Bagian Keuangan

Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2013

Anggota Muliadi

Anggota Kasnawati

Anggota Santuso Kepala Bagian

Keuangan Eka Yuliani Ketua Bagian

Keuangan Arifin Lubis

3.9 Kegiatan Bagian Keuangan Secara Keseluruhan

3.4Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

3.5Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

3.6Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan fakultas. 3.7Melakukan urusan penerimaan tamu Pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas. 3.8Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

3.9Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

3.10 Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

3.11 Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

3.12 Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan. 3.13 Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan

penyusunan laporan Bagian.

1. Tugas Ketua Bagian Keuangan

a. Mengkordinir pekerjaan yang dilakukan oleh Kepala Bagian Keuangan dan Anggota Bagian Keuangan

2. Tugas Kepala Bagian Keuangan

a. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya b. Melaksanakan kegiatan pengambilan uang dari Bendahara

Pengeluaran Pembantu Universitas Dana PNBP, menyimpan dan membayar uang atas perintah dan Persetujuan Pimpinan

c. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan d. Tugas-Tugas Anggota Bagian Keuangan

e. Melaksanakan kegiatan pengambilan uang dari Bendahara Pengeluaran Pembantu Universitas Dana PNBP, menyimpan dan membayar uang atas perintah dan Persetujuan Pimpinan

f. Menyelenggarakan pembukuan sesuai Keputusan Menteri

Keuangan No. 332/M/V/9/1968 dan peraturan tata usaha keuangan yang berlaku

g. Menyusun pertanggungjawaban keuangan sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku

h. Menyusun laporan bulanan dan berkala yang berkaitan dengan keuangan

i. Membantu mengurus penyelenggaraan pengadaan barang dan inventaris serta bekerja sama dengan staf Pelaksana/Panitia Pengadaan Barang

j. Memungut dan membukukan pajak-pajak serta menyetorkan

melalui Bendahara Pengeluaran Pembantu Universitas Dana PNBP (Rektorat)

k. Membantu Bendahara Pengeluaran Pembantu Dana PNBP dalam menyusun Anggaran Dana PNBP tahun berikutnya

3.10 Pengukuran Kinerja Pegawai

Kinerja pegawai akan maksimal jika pegawai tersebut mengetahui apa perkerjaan yang harus di lakukan dan apa pekejaan yang tidak harus ia lakukan. Berdasarkan pantauan, kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya di Bagian Keuangan sudah berjalan sebagaimana mestinya. Artinya, fungsi Job Description disini sudah berjalan dengan baik. Terbukti dengan hasil yangdi peroleh oleh pegawai-pegawai di bagian keuangan. Pegawai melakukan pekerjaanyang menjadi kewajibannya saja dan tidak mengambil pekerjaan pegawai lain. Sehinggahasil pekerjaannya sesuai dengan yang di inginkan.

3.11 Penilaian Terhadap Kinerja Pegawai

Penilaian terhadap kinerja pegawai sangat penting di lakukan oleh atasan. Penilaian penting di lakukan karena agar atasan mengetahui seberapa besar sumbangsih pegawai pada pekerjaannya. Penilaian kinerja juga penting di lakukan agar kinerja pegawai semakin meningkat. Jika atasan terus menerus mengawasi kinerja pegawai, maka pegawai tersebut akan selalu berusaha melakukan yang terbaik dalam setiap pekerjaannya.

Sehingga kinerja pegawai akan meningkat dan akan memberikan hasil yang maksimal.

3.12 Ukuran Kinerja Pegawai Yang Berhasil

Kinerja pegawai dikatakan berhasil jika hasil dari pekerjaan pegawai tersebut sesuai dengan apa yang di harapkan. Artinya, dalam hasil pekerjannya pegawai tidak melakukan kesalahan yang justru akan menambah perkerjaan pegawai itu sendiri. Dengan adanya penilaian terhadap kinerja pegawai, atasan bisa mengukur seberapa jauh keberhasilan pegawainya. Pengukuran terhadap kinerja pegawai harus di lakukan untuk mengetahui hasil dari setiap pekerjaan para pegawai.

Pada Tabel 2 dapat diketahui kinerja pegawai pada bagian Keuangan Universitas Sumatera Utara :

Tabel 2

Daftar Penilaian Prestasi Pegawai Bagian Keuangan Pada Tahun

20011 dan 2012 Fakultas Ekonomi USU

No Penilaian Tahun 2011

(Org)

Tahun 2012 (Org)

1 Sangat Baik 3 4

2 Baik 1 -

3 Kurang Baik - -

Sumber : Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, 2013

Dari Tabel 1 dapat di lihat bahwa kinerja pegawai pada bagian Keuangn pada tahun 2011 relatifbaik. Dari 4 pegawai hanya ada 1 pegawai yang mendapat predikat kurang baik. Pada tahun 2012, kinerja pegawai mengalami peningkatan. Semua pegawai pada bagian Keuangan tersebut mendapat predikat sangat baik.

3.13 Apakah Kinerja Pegawai Sesuai Dengan Yang di Inginkan?

Dalam menentukan apakah kinerja pegawai sesuai dengan yang di Inginkan atau tidak, atasan harus melakukan penilaian dan pengukuran kinerja. Dari penilaian ini akan dapat ketahui sejauh mana keberhasilan pegawadalam menjalankan pekerjaannya. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU, apabila pekerjaan pegawai selesai, mulai daripencatatan, pembukuan sampai berkas dikirim ke biro rektor, pekerjaantersebut sudah dikatakan baik. Proses pencatatan, pembukuan sampai berkas di kirim ke biro rektor harus sudah selesai minimal 3 hari maksimal 1 minggu.

Oleh sebab itu karyawan harus memahami pekerjaanyang harus ia lakukan dan hasil dari pekerjaan tersebut sesuai dengan yang di targetkan dalam job description.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut :

1. Job Description memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para

pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.

2. Perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai Keuangan direncanakan dan ditetapkan sesuai keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan.

3. Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja pegawai pada Bagian Keuangan denganJob Description yang telah direncanakan dan dibebankan kepada pegawai dapat di laksanakan.

4.2

Saran

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:

1. Pegawai hendaknya mempertahankan kinerja yang sudah bagus agar pekerjaan yang di hasilkan sesuai dengan yang di inginkan.

2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat untuk tugas, fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Job Description itu sendiri dapat tercapai dengan lebihbaik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

Cantika Yuli dan Sri Budi, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Muhamadiyah, Jakarta

Jerome, Paul, J, 2001, Mengevaluasi Kinerja Karyawan, Penerbit Victory Jaya Abadi PPM, Jakarta Pusat

Moekijat, 2000, Analisis jabatan, Penerbit Mandar Maju, Bandung Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Malang Sunarto, 2005,Manajemen Karyawan, Penerbit Amus, Yogyakarta

j. Memungut dan membukukan pajak-pajak serta menyetorkan

melalui Bendahara Pengeluaran Pembantu Universitas Dana PNBP (Rektorat)

k. Membantu Bendahara Pengeluaran Pembantu Dana PNBP dalam menyusun Anggaran Dana PNBP tahun berikutnya

3.10 Pengukuran Kinerja Pegawai

Kinerja pegawai akan maksimal jika pegawai tersebut mengetahui apa perkerjaan yang harus di lakukan dan apa pekejaan yang tidak harus ia lakukan. Berdasarkan pantauan, kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara khususnya di Bagian Keuangan sudah berjalan sebagaimana mestinya. Artinya, fungsi Job Description disini sudah berjalan dengan baik. Terbukti dengan hasil yangdi peroleh oleh pegawai-pegawai di bagian keuangan. Pegawai melakukan pekerjaanyang menjadi kewajibannya saja dan tidak mengambil pekerjaan pegawai lain. Sehinggahasil pekerjaannya sesuai dengan yang di inginkan.

3.11 Penilaian Terhadap Kinerja Pegawai

Penilaian terhadap kinerja pegawai sangat penting di lakukan oleh atasan. Penilaian penting di lakukan karena agar atasan mengetahui seberapa besar sumbangsih pegawai pada pekerjaannya. Penilaian kinerja juga penting di lakukan agar kinerja pegawai semakin meningkat. Jika atasan terus menerus mengawasi kinerja pegawai, maka pegawai tersebut

Sehingga kinerja pegawai akan meningkat dan akan memberikan hasil yang maksimal.

3.12 Ukuran Kinerja Pegawai Yang Berhasil

Kinerja pegawai dikatakan berhasil jika hasil dari pekerjaan pegawai tersebut sesuai dengan apa yang di harapkan. Artinya, dalam hasil pekerjannya pegawai tidak melakukan kesalahan yang justru akan menambah perkerjaan pegawai itu sendiri. Dengan adanya penilaian terhadap kinerja pegawai, atasan bisa mengukur seberapa jauh keberhasilan pegawainya. Pengukuran terhadap kinerja pegawai harus di lakukan untuk mengetahui hasil dari setiap pekerjaan para pegawai.

Pada Tabel 2 dapat diketahui kinerja pegawai pada bagian Keuangan Universitas Sumatera Utara :

Tabel 2

Daftar Penilaian Prestasi Pegawai Bagian Keuangan Pada Tahun

20011 dan 2012 Fakultas Ekonomi USU

No Penilaian Tahun 2011

(Org)

Tahun 2012 (Org)

Dari Tabel 1 dapat di lihat bahwa kinerja pegawai pada bagian Keuangn pada tahun 2011 relatifbaik. Dari 4 pegawai hanya ada 1 pegawai yang mendapat predikat kurang baik. Pada tahun 2012, kinerja pegawai mengalami peningkatan. Semua pegawai pada bagian Keuangan tersebut mendapat predikat sangat baik.

3.13 Apakah Kinerja Pegawai Sesuai Dengan Yang di Inginkan?

Dalam menentukan apakah kinerja pegawai sesuai dengan yang di Inginkan atau tidak, atasan harus melakukan penilaian dan pengukuran kinerja. Dari penilaian ini akan dapat ketahui sejauh mana keberhasilan pegawadalam menjalankan pekerjaannya. Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU, apabila pekerjaan pegawai selesai, mulai daripencatatan, pembukuan sampai berkas dikirim ke biro rektor, pekerjaantersebut sudah dikatakan baik. Proses pencatatan, pembukuan sampai berkas di kirim ke biro rektor harus sudah selesai minimal 3 hari maksimal 1 minggu.

Oleh sebab itu karyawan harus memahami pekerjaanyang harus ia lakukan dan hasil dari pekerjaan tersebut sesuai dengan yang di targetkan dalam job description.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dalam penulisan ini ialah sebagai berikut :

1. Job Description memiliki makna memberikan pemahaman terhadap para

pegawai mengenai tugas, fungsi dan tanggungjawab dan berguna untuk mempermudah para pegawai pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam menyelesaikan tugas secara teratur dan tepat waktu.

2. Perencanaan dan penetapan Job Description pada pegawai Keuangan direncanakan dan ditetapkan sesuai keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Sumatera Utara Nomor 16/SK/MWA/IV/2005 tentang Struktur Organisasi Universitas Sumatera Utara Masa Peralihan.

3. Peralatan, pelatihan dan kondisi lingkungan kerja merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kelancaran aktifitas kerja pegawai pada Bagian Keuangan denganJob Description yang telah direncanakan dan

4.2

Saran

Adapun saran yang ingin penulis uraikan dalam penulisan ini ialah sebagai berikut:

1. Pegawai hendaknya mempertahankan kinerja yang sudah bagus agar pekerjaan yang di hasilkan sesuai dengan yang di inginkan.

2. Hendaknya semua pegawai memiliki komitmen yang kuat untuk tugas, fungsi dan tanggungjawabnya agar tujuan dari Job Description itu sendiri dapat tercapai dengan lebihbaik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

Cantika Yuli dan Sri Budi, 2005, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Muhamadiyah, Jakarta

Jerome, Paul, J, 2001, Mengevaluasi Kinerja Karyawan, Penerbit Victory Jaya Abadi PPM, Jakarta Pusat

Moekijat, 2000, Analisis jabatan, Penerbit Mandar Maju, Bandung Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Malang Sunarto, 2005,Manajemen Karyawan, Penerbit Amus, Yogyakarta