MEMBUAT DOKUMEN PANJANG

BAB VIII MEMBUAT DOKUMEN PANJANG

8.1 Tujuan Instruksional Umum

Setelah perkuliahan ini selesai, diharapkan mahasiswa dapat mengetahui bagaimana cara pembuatan dokumen panjang, dengan rapi, efektif, dan efisien.

8.2 Tujuan Instruksional Khusus

Setelah bab ini selesai, diharapkan mahasiswa mampu membuat dokumen panjang dengan rapi dan mengetahui elemen penting dalam pembuatan dokumen panjang, yang berisi tentang bagaimana cara pembuatan catatan kaki, membuat indeks, membuat daftar isi, bagaimana cara memodifikasi dan menggunakannya. Sampai bagaimana cara pencetakan dokumen, agar dokumen yang dicetak terlihat rapi.

8.3 Catatan Kaki (Footnore & Endnote)

Di dalam penulisan karya ilmiah, skripsi, ataupun karya sastra lainnya, sering dijumpai catatan kaki yang ditampilkan di akhir halaman. Sebenarnya, catatan kaki tidak hanya terdapat pada akhir halaman (Footnote), di tiap akhir dokumen pun dapat diberi catatan kaki (Endnoote). Catatan kaki (footnote and endnote) adalah teks yang digunakan untuk menambah teks berupa : keterangan, komentar, atau referensi dalam suatu dokumen. Umumnya catatan kaki digunakan untuk menuliskan teks yang berisi sumber kutipan. Catatan kaki footnote atau endnote terdiri dari dua bagian, yaitu nomor catatan kaki dan teks catatan kaki. Untuk lebih jelasnya, perhatikan ilustrasi gambar di bawah ini :

Gambar 8.1 Contoh layout catatan kaki

Untuk menyisipkan dan memformat catatan kaki, gunakan beberapa tombol perintah pada tab References – grup Footnotes.

Gambar 8.2 Grup footnotes – tab references

8.4 Menyisipkan Catatan Kaki

Langkah awal yang harus dilakukan sebelum membuat catatan kaki dalam dokumen adalah :

1. Tentukan format catatan kaki yang akan dibuat terlebih dahulu dengan mengklik tombol dialog grup Footnotes dalam tab References untuk membuka kotak dialog Footnote and Endnote.

Gambar 8.3 Kotak dialog footnote and endnote

2. Atur letak footnote dan endnote dengan memilih salah satu pilihan pada kotak Footnotes atau Endnotes.

 Footnotes – Bottom of page untuk meletakkan catatan kaki pada setiap akhir halaman.  Footnotes – Below text untuk meletakkan catatan kaki di bawah teks.

 Endnotes – End of document untuk meletakkan catatan kaki pada akhir dokumen.  Endnotes- End of section untuk meletakkan catatan kaki pada akhir section/ bagian.

3. Sebagai contoh, aktifkan Footnotes dan pilih Bottom of Page.

4. Pilih format nomor yang akan digunakan dalam kotak Number format, dan klik tombol Apply.

Setelah pengaturan awal telah dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah menyisipkan catatan kaki ke dalam dokumen, dengan langkah sebagai berikut :

1. Letakkan insertion poin pada posisi dimana akan meletakkan nomor catatan kaki.

2. Dalam tab References – grup Footnotes, klik tombol Insert Footnote, sehingga akan disisipkan nomor pada area catatan kaki yang terbentuk. Perhatikan ilustrasi gambar berikut :

Gambar 8.4 Contoh tampilan awal catatan kaki

3. Teks pada area catatan kaki. Selama bekerja dengan catatan kaki, dapat juga menggunakan tombol-tombol perintah

pendukung pada tab References – grup Footnotes, seperti :  Tombol Insert Endnotes untuk menampilkan catatan kaki dan diletakkan di akhir

dokumen.  Tombol Next Footnote untuk pindah menuju catatan kaki lain.

Gambar 8.5 Tombol next footnote

 Tombol Show Notes untuk memindah insertion point aktif dari nomor catatan kaki menuju teks catatan kaki dan sebaliknya.

8.5 Memindah dan Menyalin Catatan Kaki

Sama seperti teks, tabel, objek, dan elemen lain dalam suatu naskah yang dapat dipindah atau disalin, catatan kaki pun dapat dipindah atau disalin. Bedanya, ketika memindah atau menyalin nomor catatan kaki, maka Microsoft Word akan melakukan penyesuaian terhadap urutan nomor catatan kaki. Langkah untuk menyalin atau memindah catatan kaki adalah :

1. Blok nomor catatan kaki yang akan dipindah/ disalin.

2. Selanjutnya, lakukan salah satu perintah berikut :  Untuk memindah, geser nomor catatan kaki ke lokasi yang baru.  Untuk menyalin, tekan tombol Ctrl pada keyboard dan geser nomor catatan

kaki ke lokasi yang baru.

8.6 Menghapus Footnote / Endnote

Langkah untuk menghaous catatan kaki adalah : blok nomor catatan kaki dan tekan Delete. Apabila menghapus nomor catatan kaki, maka Microsoft Word akan mengatur ulang nomor urut catatan kaki.

8.7 Mengulang Penomoran Catatan Kaki

Mengulang penomoran catatan kaki dimaksudkan agar nomor catatan kaki dimulai dari satu pada setiap halaman/ section. Langkah untuk mengulang penomoran catatan kaki adalah :

1. Pada tab References klik tombol dialog grup Footnotes untuk membuka kotak dialog Footnote and Endnote.

2. Pada bagian format, ubah nilai pada kotak Start at box ke angka satu.

Gambar 8.6 kotak dialog footnote and endnote - format

3. Pada kotak Numbering, pilih salah satu pilihan berikut :

 Continuous untuk melanjutkan penomoran catatan kaki berdasarkan urutan penomoran catatan kaki yang sudah terbentuk sebelumnya.  Restart each section untuk mengulang penomoran catatan kaki dari nomor 1 pada setiap section.

 Restart each page untuk mengulang penomoran catatan kaki dari nomor 1 pada setiap halaman.

4. Klik tombol Apply untuk mengakhiri proses

8.8 Melanjutkan Penomoran Catatan Kaki dari Dokumen Lain

Pengaturan penomoran catatan kaki ada setiam dokumen sangatlah penting, terlebih lagi jika menginginkan penomoran catatan kaki yang berlanjut/ bersambung pada setiap dokumen. Untuk dapat melanjutkan penomoran catatan kaki dari dokumen lain, harus mengatur nilai awal catatan kaki untuk setiap dokumen. Langkah untuk melanjutkan penomoran catatan kaki adalah :

1. Dalam tab References, klik tombol dialog grup Footnotes untuk membuka kotak dialog Footnotes and Endnotes.

2. Ubah nilai awal pada kotak Start at box dengan nilai angka/ angka yang dikenhendaki.

3. Dalam kotak Numbering, pilih pilihan Continuous.

4. Klik tombol Insert untuk menyisipkan catatan kaki.

8.9 Membuat Indeks

Indeks merupakan sebuah daftar yang berisi kata-kata penting dan disertai dengan nomor halaman yang menunjukkan posisi nomor halaman dari teks indeks tersebut berada. Langkah untuk membuat daftar indeks adalah :

1. Berilah tanda indek pada teks atau kata yang akan dijadikan teks, dengan cara :

a. Pilih teks yang akan dimasukkan ke dalam daftar indeks.

Gambar 8.7 Contoh Pemilihan Teks

b. Pada tab References – grup Index, klik tombol Mark Entry untuk membuka kotak dialog Mark Index Entry.

Gambar 8.8 Kotak dialog Mark Index Entry

c. Selanjutnya, klik tombol Mark untuk member tanda indeks. Atau klik Mark All untuk memberi indeks pada semua data teks yang sama.

d. Ulangi perintah pemberian tanda indeks untuk teks-teks lain dalam dokumen. Perhatikan bahwa Ms-Word akan menyisipkan tanda indeks XE (Index Entry) tepat di belakang teks indeks. Aktif dalam tab Home- grup Paragraph, kemudian klik tombol Show / Hide untuk menampilkan/ menyembunyikan tanda indeks. Perhatikan contoh di bawah ini :

Gambar 8.9 contoh hasil pemberian tanda data indeks

2. Selanjutnya, letakkan insertion point pada lokasi dokumen yang akan diisi dengan hasil indeks.

3. Dalam tab References – grup Index, klik tombol perintah Insert Index dan buka tabulasi Index.

Gambar 8.10 kotak dialog index

4. Untuk memodifikasi indeks, ikuti langkah berikut :  Aktifkan kotak cek Right align page numbers agar nomor halaman indeks

tampil rata kanan.  Pada kotak Tab Leader, pilih salah satu bentuk garis hubung teks dan nomor halaman indeks.  Pada kotak Formats, pilih pilihan format dan perhatikan hasilnya pada kotak

Print Preview. Atau, klik Modify untuk membuat dokumen sendiri.

 Pada bagian Type, pilih salah satu bentuk penulisan indeks. Sebagai contoh, pilih Indented.

 Pada bagian Column, ketik jumlah kolom untuk indeks.

5. Klik OK dan perhatikan contoh hasil di bawah ini :

Gambar 8.11 contoh hasil pemberian tanda data indeks Untuk menambah beberapa teks indeks baru dan memberlakukan perubahan terhadap

daftar indeks yang telah terbentuk, maka letakkan insertion point pada salah satu data indeks pada daftar indeks dan klik tombol Update Indeks pada grup Index dalam tab References. Sedangkan langkah untuk menghapus data indeks adalah :

1. Aktifkan tombol Show/ Hide agar semua tanda paragraph tampil, termasuk tanda XE pada data indeks.

2. Blok seluruh field data indeks, terkurung kurawal “ { } ”, dan tekan tombol Delete.

3. Sekali lagi, klik Update Index pada grup Index dalam tab References untuk memberlakukan perubahan daftar indeks yang telah terbentuk.

8.10 Membuat Daftar Isi

Langkah termudah untuk membuat daftar isi adalah dengan menggunakan fasilitas style. Jika membuat style untuk teks judul/ sub bab dalam dokumen, maka ikuti langkah - langkah berikut untuk membuat daftar isi :

1. Letakkan insertion point pada posisi dimana akan menyisipkan daftar isi. Misalnya letakkan di akhir dokumen.

2. Pada tab References – grup Table of Contents, klik tombol Table of Contents, sehingga akam terbuka kotak dialog Table of Contents.  Klik salah satu desain daftar isi pada kotak Formats, dan tentukan jumlah level

outline/ style yang akan digunakan pada kotak Show Levels.

Gambar 8.12 kotak dialog table of content  Aktifkan kotak cek Show page numbers untuk menampilkan nomor halaman

pada tabel daftar isi.  Aktifkan pilihan Right align page numbers untuk mengatur agar nomor

halaman rata kanan.  Pilih bentuk garis penghubung antara teks daftar isi dengan nomor halaman

pada bagian Tab Leader.

3. Klik tombol Options untuk mengatur nomor level style yang akan dijadikan teks sumber pembentuk daftar isi.

Gambar 8.13 kotak dialog tableof content option

4. Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Table of Contents. Klik OK sekali lagi untuk melihat hasilnya.

Apabila naskah tidak memiliki format style, maka ikuti proses pembuatan daftar isi di bawah ini :

1. Pilih bagian pertama teks yang akan disertakan dalam daftar isi.

Gambar 8.14 Teks Sumber pembentukan daftar isi

2. Tekan kombinasi tombol Alt+Shift+O.

Gambar 8.15 Kotak dialog Mark Table of Content Entry

3. Dalam kotak Level, tentukan tingkatan untuk teks daftar isi dan klik Mark.

Gambar 8.16 Hasil pemberian tanda daftar isi

4. Biarkan kotak dialog Mark Table of Contents tetap dalam kondisi terbuka, blok teks yang lain yang akan dijadikan sumber daftar isi pada bagian dokumen, kemudian klik tombol Entry sehingga teks yang terpilih akan tampil dalam kotak tersebut. Tentukan level pada kotak Level dan klik Mark.

5. Lakukan perintah nomor 4 secara berulang sampai seluruh teks sumber pembentuk daftar isi telah diberi tanda. Klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Mark

Table of Contents Entry.

6. Letakkan insertion point pada posisi dimana akan menyisipkan daftar isi pada dokumen.

7. Klik Table of Contents pada grup Table of Contents dalam tab References, sehingga akan terbuka kotak dialog Table of Contents.

8. Klik tabulasi Table of Contents, dan klik Options.

9. Pilih kotak cek Table entry fields dan kosongkan pilihan pada kotak cek Styles dan Outline levels.

10. Klik OK dan perhatikan hasilnya

8.11 Mencetak Dokumen

Setelah dokumen selesai dikerjakan dan ditata dengan format yang baik dan rapi, mencetak adalah kegiatan terakhir yang akan dilakukan untuk menyajikan dokumen hasil kerja daam bentuk cetakan. Untuk mencetak dokumen, juga masih harus melakukan beberapa pengaturan agar hasil cetakan nanti menghasilkan dokumen yang maksimaldan sesuai dengan keinginan.

1. Menggunakan Print Preview

Print Preview adalah proses menampilkan hasil cetakan dokumen pada layar monitor. Dengan Print Preview, akan diketahui kekurangan dari dokumen sebelum dicetak nantinya. Tampilan Print Preview pada Ms-Word 2010 sangat berbeda dengan tampila Print Preview program Word versi sebelumnya. Simak pembahasan berikut. Langkah untuk menggunakan Print Preview adalah :

a. Setelah semua pengaturan naskah selesai, pilih Option Button dan klik kategori Print.

Gambar 8.17 Print preview Gambar 8.17 Print preview

2. Melakukan Proses Mencetak

Setelah semua pengaturan dokumen telah dilakukan, dan proses Print Preview juga telah selesai, hal selanjutnya adalah mencetak dokumen. Langkah untuk mencetak dokumen adalah :

a. Pada Option Button, pilih print.

Gambar 8.18 Pengaturan Proses Pencetakan

b. Masukan nama printernya. Atur berapa jumlah untuk memcetak.

c. Klik Ok untuk mencetak.

8.12 Rangkuman

Dalam Microsoft Word 2007 terdapat elemen – elemen yang biasa terdapat pada sebuah naskah, seperti membuat catatan kaki, membuat indeks, membuat daftar isi halaman. Catatan kaki tidak hanya berada pada bagian bawah dokumen saja, tetapi juga ada yang berada pada bagian atas suatu dokumen. Proses pembuatan daftar isi dengan cara yang sangat mudah sehingga dapat mengefisiensikan waktu dalam pengerjaannya. Proses mencetak dokumen pada dasarnya sama pada proses pendetakan lainnya. Dokumen yang dicetak bisa dimulai dari awal halaman maupun dari akhir halaman. Di dalam penulisan karya ilmiah, skripsi, ataupun karya sastra lainnya sering sekali dijumpai elemen – elemen tersebut. Dengan adanya elemen – elemen tersebut memudahkan dalam mengelola dokumen.

8.13 Latihan

1. Buat makalah tentang teknologi informasi.

2. Di dalam makalah harus berisi footnote, indeks, daftar gambar, daftar pustaka.

3. Simpan dengan nama nimanda_latihan8

8.14 Daftar Pustaka

Faslah, Ronny. 2005. Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms. 2008. Microsoft Office Word 2007. Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms. 2011. Mahir dalam 7 hari Microsof Word 2010. Cetakan Pertama. Penerbit

Andi. Sutomo, Erwin. 2007. 30 Menit Bersama Word 2007. Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi. 2012. Panduan Lengkap Microsoft Word 2010. Cetakan Pertama. Jasakom