MENGENAL MAILING

BAB VII MENGENAL MAILING

7.1 Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan mahasiswa dapat mengetahui bagaimana cara kerja mailing, serta dapat diaplikasikan dalam kehidupan sehari – hari dalam hal surat menyurat.

7.2 Tujuan Instruksional Khusus

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan mahasiswa dapat mengetahui dan memahami bagaimana cara pembuatan amlop, surat, dan label dengan mudah, secara otomatis tanpa harus mengetikan tujuan suatu surat. Dari proses membuat mail merge, menyisipkan field di dalam sebuah dokumen, mengubah sumber data yang digunakan.

7.3 Mengenal Mailing

Mailing merupakan sebuah dokumen yang dapat dicetak dalam jumlah banyak namun memiliki isi data yang berbeda. Misalnya, sebuah surat yang ditujukan ke beberapa alamat tujuan berbeda, bisa dalam bentuk amplop, label, atau catalog.

7.4 Membuat Mail Merge

Dalam pembuatan Mail Merge diperlukan dua file dokumen, yaitu dokumen induk, dan file sumber data. Prosesnya adalah :

1. Pada tab Mailing – grup Start Mail Merge, klik tombol Select Recipients.

Gambar 7.1 pilihan perintah tombol select reciepients  Type New List untuk mengetikan daftar data surat baru.

 Use Existing List untuk menggunakan daftar data surat yang telah dibuat sebelumnya.

2. Pilih perintah Type New List untuk mengetikan data baru hingga tampil kotak dialog New Address List.

Gambar 7.2 kotak dialog new address List

2. Klik tombol Customize Columns, sehingga tampil kotak dialog Customize Address List untuk membuat field/kolom data.

Gambar 7.3 kotak dialog Customize Address List

3. Hapus semua field dari kotak Field Name dengan menggunakan tombol Delete. Selanjutnya klik tombol Add untuk menampilkan kotak dialog Add Field.

Gambar 7.4 kotak dialog Add field

4. Ketikan nama field-nya dan akhiri dengan klik Ok.

5. Untuk mengubah nama field, klik Rename. Sedangkan untuk mengubah urutan nama field, gunakan tombol move Up dan Move Down. Akhiri dengan klik Ok hingga kembali ke kotak dialog New Address List.

Gambar 7.5 Kotak dialog new Address List

6. Selanjutnya ketika data surat seperti gambar di atas. Gunakan tombol Tab pada keyboard untuk memindah kursor.

 Menambah data baru, gunakan tombol New Entry  Menghapus baris data, gunakan tombol Delete Entry.

7. Jika semua data sudah dimasukan, klik Ok sehingga tampil kotak dialog Save

Address List.

Gambar 7.6 kotak dialog save Address List

8. Tentukan lokasi penyimpanannya. Klik Save.

7.5 Menyisipkan Field ke Dokumen

Setelah pembuatan sumber data selesai, maka selanjutnya adalah menyisipkan field tersebut ke dalam dokumen induk. Langkah untuk menyisipkan field adalah :

1. Letakan insertion point pada posisi dimana nama field akan disisipkan dalam dokumen induk.

2. Pada tab Mailings – grup Write & Insert Fields, klik tombol Insert Merge Field untuk menampilkan daftar field yang sudah dibuat, dan klik nama field yang akan disisipkan dalam dokumen.

Gambar 7.7 Tombol perintah Insert Merge Field

3. Pindahkan posisi insertion point ke posisi lain dan ulangi perintah untuk menyisipkan nama field lain.

Gambar 7.8 Dokumen induk dengan tampilan nama field

4. Untuk menampilkan data – data sumber yang telah disisipkan ke dalam dokumen induk adalah dengan klik tombol Preview Result yang secara otomatis akan menampilkan data pada urutan pertama. Gunakan tombol – tombol Navigation Record untuk melihat data – data lain dari sumber data pada dokumen induk.

Gambar 7.9 Grup preview result dalam tab mailing

Gambar 7.10 Hasil penyisipan data pada dokumen induk

7.6 Menggabung Data dan Dokumen Induk

Setelah semua data telah diatur dalam surat sebagai dokumen induk, hal selanjutnya yang dapat dilakukan adalah menggabung data dengan surat sebagai dokumen induk menjadi beberapa halaman berdasarkan jumlah penerima surat. Langkah untuk menggabung data dengan dokumen induk adalah :

1. Pada tab Mailings – grup Finish, klik tombol Finish & Merge hingga tampil beberapa pilihan perintah lain.

Gambar 7.11 pilihan tombol finish and merge

2. Klik pilihan perintah Edit Individual Document hingga tampil kotak dialog Merge to New Document.

Gambar 7.12 kotak dialog mege to new document

3. Pada kotak dialog Merge to New Document, klik salah satu pilihan berikut :

 All untuk menggabung semua dokumen surat berdasarkan jumlah record yang ada.  Current record untuk menggabungkan dokumen surat berdasarkan record yang aktif

 From untuk menggabungkan dokumen surat berdasarkan nomor record yang telah ditentukan. Misalnya, hanya ingin menggabung surat mulai dari record pertama samapai kedua, maka isikan angka 1 pada kotak From dan isikan angka 2 pada kotak To.

4. Klik OK, atau klik Cancel untuk membatalkan perintah ini.

7.7 Mengolah Sumber Data

Data-data yang akan disisipkan sebenarnya masih dapat diolah kembali. Hal ini biasa dilakukan jika terjadi perubahan data sehingga harus mengolah record tertentu agar sesuai dengan dokumen induk. Proses mengolah sumber data akan meliputi hal, seperti : menambah dan menghapus record, menambah dan menghapus field, hingga menyaring dan mengurutkan data. Kita dapat mengolah sumber data dengan mengklik tombol Edit Recipients List pada tab Mailings – grup Start Mail Merge.

1. Menambah dan Menghapus Data

Data record yang telah ada dapat dihapus ataupun ditambah. Langkah untuk menambah ataupun menghapus data record adalah :

a. Pada tab Mailings – grup Start Mail Merge, klik tombol Edit Recipient List untuk menampilkan kotak Mail Merge Recipients berikut :

b. Pilih nama file sumber data pada kotak Data Source.

c. Klik tombol Edit untuk menampilkan kotak dialog Edit Data Source.

Gambar 7.13 kotak dialog edit data source

d. Jika ingin menambah data baru, klik tombol New Entry dan isikan data baru pada baris kosong yang disediakan. Untuk menghapus data/ record, pilih baris record yang akan dhapus, kemudian klik tombol Delete Entry.

e. Klik tombol OK untuk mengakhiri proses.

2. Menambah, Mengahapus, dan Mengganti Nama Field

Setelah mengetahui cara mengatur data record, kali ini akan dibahas cara untuk menambah, menghapus, dan member nama field. Langkahnya adalah :

a. Buka kotak dialog Mail Merge Recipients dengan cara yang sama seperti pembahasan sebelumnya, pilih nama file sumber data dalam kota Data Source.

b. Klik tombol Edit untuk menampilkan kotak dialog Edit Data Source.

c. Klik tombol Customize Column. Jika muncul konfirmasi, klik Yes. Selanjutnya akan tampil kotak dialog Customize Address List.

d. Pada kotak dialog Customize Address List, klik tombol Add untuk menambahkan field baru, klik tombol Delete untuk menghapus field yang terpilih, dan tekan Rename untuk mengubah nama field.

e. Klik tombol OK.

3. Menyaring dan Mengurutkan Data

Hal lain yang dapat diatur dengan kata record adalah bagaimana cara untuk menyaring, serta mengurutkan data record. Langkah untuk menyaring data record adalah : Hal lain yang dapat diatur dengan kata record adalah bagaimana cara untuk menyaring, serta mengurutkan data record. Langkah untuk menyaring data record adalah :

b. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, klik tombol Filter hingga tampil kotak dialog Filter and Sort.

Gambar 7.14 Kotak Dialog Filter amd Sort tabulasi Filter Record

c. Pada kotak dialog Filter and Sort, klik tabulasi Filter Records.

d. Pada bagian Field, pilih field yang akan disaring. Kemudian, pilih operator pembanding pada kotak Comparison dan pasang nilai pembanding pada kotak Compare to. Klik tombol OK.

Sedangkan langkah untuk mengurutkan data record adalah :

a. Pilih tabulasi Sort Records yang terdapat pada kotak dialog Filter and Sort.

Gambar 7.15 kotak dialog filter and sort tabulasi sort record

b. Pada bagian Sort by, pilih field yang akan diurutkan. Kemudian klik tombol pilihan Ascending untuk mengurutkan data secara menaik (A-Z), atau klik Descending untuk mengurutkan data dengan urutan menurun (Z-A).

c. Selain menggunakan Sort by sebagai kunci pengurutan pertama, juga dapat

menggunakan Then by sebagai kunci pengurutan kedua dan ketiga.

d. Klik OK, atau klik Cancel untuk membatalkan perintah ini

7.8 Membuat Data Alamat untuk Amplop

Kita dapat menggunakan fasilitas mailing untuk mencetak data nama dan alamat untuk membuat amplop. Kita dapat memanfaatkan informasi alamat pada sumber data, misalnya sumber data yang digunakan untuk membuat dokumen, atau buat sumber data baru. Langkah untuk membuat data alamat pada amplop adalah :

1. Buka lembar kerja baru. Pada tab Mailings – grup Start Mail Merge, pilih tombol Start Mail Merge hingga tampil pilihan perintah lain.

Gambar 7.16 Pilihan perintah tombol start mail merge

2. Untuk membuat data alamat amplop, pilih perintah Envelpoes hingga tampil kotak dialog Envelope Options.

Gambar 7.18 Kotak dialog Envelope Option tabulasi Enpelove Option

3. Pada kotak dialog Envelope Options, aktifkan tabulasi Envelope Options dan atur beberapa perintah lain, seperti :

 Pilih ukuran amplop pada kotak Envelope Size.  Tentukan format font pada teks Delivery address (alamat tujuan) dan Return

Address (alamat pengirim).  Atur jarak antara teks Delivery Address dan Return Address dengan batas

margin kiri dan atas pada kotak isian From Left dan From Top.

4. Selanjutnya, pilih tabulasi Printing Options untuk mengatur beberapa tatanan pencetakan amplop ke dalam printer.

Gambar 7.19 Kotak dialog Envelope Option tabulasi Printing Option

5. Setelah kedua tabulasi selesai diatur, klik OK.

6. Ketik format amplop, buat dan sisipkan field yang akan digunakan dalam amplop.

Gambar 7.20 Hasil dari pembuatan data alamat dengan mail merge

7.9 Mencetak Data Alamat pada Label

Langah untuk membuat label atau katalog adalah :

1. Buka lembar kerja baru. Pada tab Mailings – grup Start Mail Merge, klik tombol Start Mail Merge hingga tampil pilihan perintah lain.

Gambar 7.21 Pilihan perintah start mail merge

2. Untuk membuat data alamat label, pilih perintah Labels hingga tampil kotak dialog Label Options.

Gambar 7.22 kotak dialog label option

3. Pada bagian Printer information, pilih jenis pencetakan yang akan digunakan. Sebagai contoh, pilih Page printers.

4. Pada bagian Product number, pilih ukuran kertas label yang diinginkan. Kemudian, klik tombol Details untuk mengatur bagian yang lain hingga akan tampil kotak dialog Label Details.

Gambar 7.23 Kotak dialog Label option – label detail

5. Ketikkan nama label yang dibuat, pada kotak Label name, kemudian tentukan bagian berikut :  Top margin, mengatur batas margin atas.  Side margin, mengatur batas sisi margin dalam kertas.  Label height, mengatur ukuran tinggi label.  Label width, mengatur ukuran lebar label.  Vertical pitch, mengatur jarak antarlabel secara vertical.  Horizontal pitch, mengatur jarak antarlabel secara horizontal.  Number across, menentukan jumlah label ke arah horizontal.  Number down, menentukan jumlah label kea rah vertical.  Page size, menentukan pilihan ukuran kertas.

6. Untuk menentukan ukuran kerta sendiri, pada bagian Page Size, pilih Custom. Kemudian, tentukan lebar ukuran kertas pada kotak isian Page Width dan tinggi kertas pada kotak isian Page Height.

7. Klik Select Recipient pada grup Start Mail Merge dalam tab Mailing untuk memilih file sumber data.

8. Sebagai contoh, pilih Use an existing list dan klik baris perintah Browse untuk memilih file sumber data yang akan digunakan.

9. Selanjutnya data file tersebut dapat dibuka dengan mengklik tombol Edit Recipients List untuk membuka kotak dialog Mail Merge Recipients .

10. Format suatu label terbentuk dari tabel dan perintah field Next Record yang ditampilkan dalam bentuk kode { Next }. Kode tersebut tampak pada seluruh sel tabel, kecuali pada sel pertama.

11. Selanjutnya, buat desain label dalam dokumen induk. Pada bagian alamat tujuan, ketik teks dan sisipkan nama field dengan mengklik Insert Merge Fields. Perhatikan bahwa untuk sel kedua dan selanjutnya harus meletakkan teks dan nama field setelah kode { Next }.

12. Gunakan perintah Alt+F9 untuk mengubah kode field dan klik tombol Preview Result untuk mengubah tampilan field dalam bentuk nama field atau data field.

7.10 Rangkuman

Mailing merupakan sebuah dokumen yang dapat dicetak dalam jumlah banyak namun memiliki isi data yang berbeda. Misalnya, sebuah surat yang ditujukan ke beberapa alamat tujuan yang berbeda. Sebenarnya format mailing yang dimaksud bukan saja berbentuk surat, namun juga dalam bentuk amplop, label, atau catalog. Untuk bekerja dengan mailing, diperlukan file dokumen, yaitu : file dokumen induk, dan file sumber data. File dokumen induk berisi format naskah, sedangkan file sumber data berisi beberapa surat.

7.11 Latihan

1. Buat surat penawaran seperti di bawah ini dengan rapi.

PT. INDUSTRINDO TERPADU Jl. A. Yani KM. 4.5 No. 18 Banjarmasin

12 Juni 2013 Lampiran : -

Nomer

: 12/IT/VIII/2013

Hal

: Penawaran Harga

Kepada Yth.

Pimpinan PT. Sejahtera Mandiri Bapak Adi Nugroho Di –

Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat Bapak tanggal 10 Agustus 2003 mengenai penawaran harga, maka bersama ini kami menawarkan produk kami dengan harga berikut ini :

No. Nama Barang

Satuan

Harga

1. Glazed Ceramic

Dus

$12,5

2. Ceramic Tile

Pieces

$2,75

3. Milano Ceramic

Dus

$13,25

4. Glass Panel

Set

$125

5. Coloured Tile

Pieces

$1,125

Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami Marketing Manager,

Pratiwi

2. Buat penawaran kepada lima perusahaan.

3. Simpan dengan nama nimanda_Latihan7

7.12 Daftar Pustaka

Faslah, Ronny. 2005. Modul Latihan MS Word. Administrasi Bisnis. Politeknik Banjarmasin. Banjarmasin. Madcoms. 2008. Microsoft Office Word 2007. Cetakan Pertama. Books Student. Madcoms. 2011. Mahir dalam 7 hari Microsof Word 2010. Cetakan Pertama. Penerbit

Andi. Sutomo, Erwin. 2007. 30 Menit Bersama Word 2007. Cetakan Pertama. Penerbit Andi. Yusmadi. 2012. Panduan Lengkap Microsoft Word 2010. Cetakan Pertama. Jasakom