b. Motivasi
Motivasi sangat penting diberikan kepada setiap pegawai agar mereka lebih giat dalam bekerja dan lebih antusias dalam mencapai hasil yang optimal.
c. Mutasi
Mutasi dilakukan kepada pegawai sesuai dengan prestasi yang dimiliki oleh pegawai tersebut. Bagi pegawai yang memiliki prestasi rendah akan dimutasi
ke jabatan yang lebih rendah sebelumnya. Namun, bagi pegawai yang memiliki prestasi tinggi, maka akan dimutasi ke jabatan yang lebih tinggi daripada
sebelumnya. Mutasi dapat diketahui dengan adanya pemberitahuan dari Biro Rektor berupa Surat Mutasi.
3. Sistem Kearsipan
Berdasarkan teori, data, dan hasil pengamatan selama magang di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat diketahui
bagaimana sistem kearsipan dan peralatan yang digunakan di Bagian Kemahasiswaan tersebut. System kearsipan dan pealatan pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup tersedia, seperti:
a. Lemari penyimpanan arsip sudah memadai
b. Meja dan kursi arsiparis tersedia dalam keadaan yang layak
Universitas Sumatera Utara
c. Adanya fasilitas computer dan printer yang sangat diperlukan dalam
melaksanakan kegiatan kerja d.
Seluruh file disimpan di dalam folder dengan kondisi layak e.
Adanya daftar indeks arsip f.
Adanya filling cabinet untuk menyimpan arsip-arsip lama g.
Melakukan update data mahasiswa dan alumni Biasanya update data dilakukan pada saat penerimaan mahasiswa baru dan
mahasiswa yang telah diwisuda. Selain sistem pengarsipan dan peralatan, penulis juga menganalisis
kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Kebersihan dan keamanan arsip juga sangat
mendukung keberhasilan pengarsipan. Berikut ini adalah keterangan dari kebersihan, keamanan, dan kegunaan arsip pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. a.
Kebersihan
Kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan arsip-arsip yang disimpan tetap dijaga dengan membersihkan ruangan setiap harinya dan membersihkan
arsip dengan kain lap. Kebersihan ruangan dilakukan setiap hari, yaitu pagi hari sebelum mulai bekerja dan siang hari setelah selesai bekerja. Selain
membersihkan arsip-arsip, pegawai juga akan mengganti folder-folder map yang rusak.
Universitas Sumatera Utara
b. Keamanan
Untuk menjaga keamanan arsip, maka kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melakukan usaha-usaha berikut:
1 Setiap pegawai wajib menjaga kerahasiaan arsip, baik lisan maupun
tulisan, di dalam dan di luar kantor 2
Tidak menyerahkan tugas yang berhubungan dengan arsip kepada pihak yang tidak berwewenang
3 Meletakkan arsip di tempat yang telah disediakan
4 Tidak diperbolehkan membawa arsip keluar kantor tanpa izin
5 Menghindari penyimpanan arsip yang berlebihan
6 Tidak membawa atau menyimpan arsip yang bersifat rahasia secara
terbuka 7
Tidak membiarkan orang yang tidak berkepentingan masuk ke ruangan penyimpanan arsip
8 Arsip tidak boleh dipinjamkan kepada semua orang
9 Arsip tidak boleh dibawa pulang oleh mahasiswa yang membutuhkan arsip
karena arsip hanya bisa difoto copy dan segera dikembalikan
c. Kegunaan Arsip
Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, arsip berguna dalam memperlancar proses pekerjaan. Selain bagi
Dekan dan Pembantu Dekan, arsip juga berguna bagi para Kepala Subbagian,
Universitas Sumatera Utara
Dosen, dan Pegawai. Berikut kegunaan arsip pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
1 Untuk keperluan administrasi
2 Untuk keperluan riset dan pendidikan
3 Sebagai salah satu sumber informasi penting
Semua sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur, yaitu input kepada sistem, proses dari input, dan output sistem. Berikut ini adalah unsur sistem kearsipan.
Gambar 3.2. Unsur Sistem Kearsipan
Sumber : Surojo 2006:20
4. Fasilitas Kerja
