4. Tanggal surat
5. Nomor baju surat
6. Isi ringkas
Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya. Dalam hal ini ditujukan kepada masing-masing
bagian, kemudian bagian tata usaha mengantar surat ke tujuan masing-masing dengan membawa ekspedisi yang dibawa untuk bagian tata usaha sebagai tanda
terima surat.
b. Penanganan Surat Keluar
Surat-surat yang masuk ke bagian tata usaha dan akan dikeluarkan untuk kantor lain diluar atau didalam Fakultas Ekonomi harus sesuai dengan alamat
yang dituju. Bagian tata usaha mengkonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa, apakah hal-hal yang diperbaiki. Setelah konsep
disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha mengkoreksi kembali pengetikan surat tersebut, apabila setelah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada kepala
pimpinana untuk ditandatangani dan disetempel sebagai tanda persetujuan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 681, sub
bagian persuratan mempunyai fungsi : 1.
Melakukan pengelolaan dan pendistribusian surat-surat baik yang masuk maupun yang keluar dan mendistribusikannya.
2. Melakukan pengetikan, menggandakan dan menghimpun surat menyurat.
3. Melakukan penyusunan, penyimpanan dan perawatan arsip dan dokumen.
Universitas Sumatera Utara
4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada kepala bagian tata usaha serta
melaksanakan tugas-tugas lain sesuai petujuk kepala bagian tata usaha. Sub bagian persuratan terdiri dari :
a. Urusan Tata Persuratan
Urusan Tata persuratan mempunyai tugas mengelola surat-surat masuk, keluar serta mendistribusikannya.
b. Urusan Distribusi
Urusan dipimpin oleh seorang Kepala Urusan yang bertanggung jawab langsung kepada kepala Sub Bagian.
c. Urusan Laporan
Urusan laporan mempunyai tugas melakukan penyusunan laporan pelaksanaan rapat staf, pelaksanaan rencanadan program kerja, serta
mengadakan, mendistribusikan dan mengarsipkan surat-surat teersebut dan serta menyimpanannya.
2. Pengelolaan Arsip Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara
Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakulats Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan yang
benar, agar arsip-arsip tersebut dapat tersimpan dan serta tidak hilang dan tidak susah ditemukan kembali apabila diperlukan suatu waktu. Arsip-arsip yang
disimpan di Fakultas Ekonomi, diklasifikasikan menurut jenisnya, ditempatkan pada bidang masing-masing, agar lebih mudah ditemukan apabila diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
Arsip-arsip penting fakultas, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindung dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang
sudah tidak terpakai akan dimusnahkan setelah 5 lima tahun, sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi kedalam 3 tiga Sub bidang yaitu: Sub bidang umum dan keuangan, Sub bidang kepegawaian, Sub bidang
perlengkapan yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II. Manfaat pengelolaan arsip yang baik dan benar yaitu, apabila arsip tersebut
diperlukan maka arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan benar, dan dapat disusun kembali sesuai dengan tempatnya masing-masing.
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok, antara lain:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti
pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan dan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum
dan perlengkapan. Pembagian atau pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan.
Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat
keputusan dan melakukakn tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi,
3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.
Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan
Universitas Sumatera Utara
fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas,
karena merupakan pusat informasi bagi fakultas. Tata usaha juga menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Fakultas. Selain itu, tata usaha
juga menghimpun dan menelaah peraturan-peraturan di bidang ketatausahaan administrasi umum dan keuangan, kepegawaian , dan perlengkapan. Peraturan-
peraturan ini nantinya akan diserahkan kepada pimpinan Fakultas Ekonomi untuk ditelaah kembali dan disetujui, sehingga para pegawai dapat melaksanakan dan
menerapkannya dengan baik. Tata usaha juga mempunyai peranan dalam melaksanakan urusan rapat dinas
dan upacara resmi di lingkungan fakultas. Seperti yang diketahui bahwa rapat merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan-keputusan
Fakultas Ekonomi serta pemecahan masalah yang dihadapi sehingga tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam penyelenggaraan rapat yang baik
dan benar. Pemantauan kinerja dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas juga
dilakukan oleh tata usaha, kekurangan-kekurangan dari kinerja Fakultas Ekonomi dapat diperbaiki, dan hasil-hasil yang telah tercapai dapat dipertahankan, sehingga
kedepannya kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat berjalan dengan lebih baik lagi.
Universitas Sumatera Utara
D. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
