Pengorganisasian Tata Usaha Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

B. Pengorganisasian Tata Usaha

Dalam hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka pengorganisasian tata usaha dapat memakai asas pemusatan sentralisasi atau asas pemancaran desentralisasi. 1. Asas Pemusatan Desentralisasi Dengan asas ini semua pekerjaan perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas pokok itu dibebaskan dari kegiatan-kegiatan misalnya mengetik surat-menyurat, menyalin warkat-warkat atau memelihara arsip-arsip yang ada. 2. Asas Pemencaran Desentralisasi Berdasarkan asas ini masing-masing satuan organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas pokoknya juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Misalnya bagian produksi melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat-warkat dan mengurus arsip-arsip untuk menyimpan suratnya.

C. Peranan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Menurut Waworuntu Saiman, 2002 dari peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang terwujud 6 enam pola, yaitu sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara 1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk diperlukan. 2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula mematerikan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekam suara sehingga dapat di dengar, misalnya ’’pencatatan’’ pada pita rekaman. 3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengejakan keterangan- keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4. Mengganda, yaitu memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. 6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu. Dalam garis besarnya tata usaha ini juga mempunyai 3 tiga peranan pokok yaitu sebagai berikut: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan- tujuan dari sesuatu organisasi. 2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat. 3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Universitas Sumatera Utara Littlefield Peterson 1994 menyatakan: ’’Setiap pekerjaan dalam organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas. Dalam hal ini hanyalah sebagai akibat saja dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus. Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri-ciri tersebut adalah : 1. Bersifat Pelayanan Dalam hal ini tata usaha memberi pelayanan dalam melaksanakan pekerjaan- pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan yang akan dicapai dari sesuatu organisasi. 2. Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi Ini berarti tata usaha sangat diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu juga tat usaha dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor, dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan. 3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada didalam organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun tata usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat tersebut sebagai kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakan karyawan dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut. Universitas Sumatera Utara Tata usaha tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan yang terbawah. Selanjutnya diantara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik teratas bahkan sebaliknya maupun dari samping ke sisi lainnya serta silang-menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha yang dimaksud dengan hubungan tata usaha adalah kontak di antara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanya jawab melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang operatif. Hubungan-hubungan tata usaha umumnya itu terwujud dalam bentuk syarat, formulir, salinan, kutipan, tembusan atau sesuatu macam warkat lainnya baik instansi pemerintah maupun perusahaan swasta dengan baik dan perseorangan dan masing-masing. Untuk mencapai satu tujuan yang sama yaitu mensukseskan sebuah perusahaan. Di Indonesia beberapa dari kegiatan-kegiatan tata usaha yang pokok itu mempunyai sebutan tersendiri yang sudah umum. Rangkaian pembuatan mengetik surat, termasuk dari menyiapkan konsepnya sampai selesai ditandatangani, umumnya terkenal sebagai pekerjaan korespondensi pekerjaan menyimpan warkat-warkat pada tempat yang aman dikenal sebagai kearsipan. Perbuatan menggandakan warkata karena umumnya memakai lembaran sheet dan mesin sterill disebut penyeleksian dan terakhir perbuatan mengirim surat ini lazim disebut juga pekerjaan ekspedisi. Pekerjaan-pekerjaan inilah yang dianggap sebagai isi dan lingkup tata usaha. Universitas Sumatera Utara Sebagaimana diketahui ketataussahaan merupakan administrasi kegiatan- kegiatan manajemen daripada organisasi yang dilakukan pada suatu ruangan kantor yang mencakup tugas pelaksanaan pencapaian tujuan organisasi. Penyelenggaraan kegiatan pencatatan-pencatatan yang cermat adalah memelihara dokumen yang penting sekali untuk keterangan dan bahan-bahan ingatan dalam menyusun program bagian kantor tersebut. Administrasi kearsipan pada bagian umum meliputi kegiatan yaitu melaksanakan penerimaan surat, pencatatan, surat dan pendistribusian surat.

1. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Tata Usaha

Fakultas Ekonomi USU a. Penanganan Surat Masuk Surat-surat dinas yang masuk ke kantor Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara harus diberi bagian surat, yang dilakukan pada sub bidang tata usaha. Dari sub bidang tata usaha, surat tersebut diserahkan langsung kepada atasan. Baju surat ini berguna untuk memperoleh informasi indeks, kode, nomor urut, tanggal penyelesaian, asal surat, tanggal surat, nomor surat dan lampiran. Setelah diberi baju, surat-surat yang masuk dicatat dalam buku agenda surat masuk untuk bagian tata usaha. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat dalam buku agenda surat masuk: 1. Nomor urut surat masuk 2. Nama dan alamat pengirim 3. Nomor surat Universitas Sumatera Utara 4. Tanggal surat 5. Nomor baju surat 6. Isi ringkas Surat-surat yang telah diagendakan dicatat kembali dalam tahun ekspedisi untuk diteruskan ke tujuannya. Dalam hal ini ditujukan kepada masing-masing bagian, kemudian bagian tata usaha mengantar surat ke tujuan masing-masing dengan membawa ekspedisi yang dibawa untuk bagian tata usaha sebagai tanda terima surat.

b. Penanganan Surat Keluar

Surat-surat yang masuk ke bagian tata usaha dan akan dikeluarkan untuk kantor lain diluar atau didalam Fakultas Ekonomi harus sesuai dengan alamat yang dituju. Bagian tata usaha mengkonsep surat setelah diberi petunjuk dari pimpinan untuk diperiksa, apakah hal-hal yang diperbaiki. Setelah konsep disetujui oleh pimpinan, bagian tata usaha mengkoreksi kembali pengetikan surat tersebut, apabila setelah selesai, surat tersebut diserahkan kembali kepada kepala pimpinana untuk ditandatangani dan disetempel sebagai tanda persetujuan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 681, sub bagian persuratan mempunyai fungsi : 1. Melakukan pengelolaan dan pendistribusian surat-surat baik yang masuk maupun yang keluar dan mendistribusikannya. 2. Melakukan pengetikan, menggandakan dan menghimpun surat menyurat. 3. Melakukan penyusunan, penyimpanan dan perawatan arsip dan dokumen. Universitas Sumatera Utara 4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada kepala bagian tata usaha serta melaksanakan tugas-tugas lain sesuai petujuk kepala bagian tata usaha. Sub bagian persuratan terdiri dari : a. Urusan Tata Persuratan Urusan Tata persuratan mempunyai tugas mengelola surat-surat masuk, keluar serta mendistribusikannya. b. Urusan Distribusi Urusan dipimpin oleh seorang Kepala Urusan yang bertanggung jawab langsung kepada kepala Sub Bagian. c. Urusan Laporan Urusan laporan mempunyai tugas melakukan penyusunan laporan pelaksanaan rapat staf, pelaksanaan rencanadan program kerja, serta mengadakan, mendistribusikan dan mengarsipkan surat-surat teersebut dan serta menyimpanannya. 2. Pengelolaan Arsip Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dengan begitu banyaknya arsip-arsip yang ada di Fakulats Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan yang benar, agar arsip-arsip tersebut dapat tersimpan dan serta tidak hilang dan tidak susah ditemukan kembali apabila diperlukan suatu waktu. Arsip-arsip yang disimpan di Fakultas Ekonomi, diklasifikasikan menurut jenisnya, ditempatkan pada bidang masing-masing, agar lebih mudah ditemukan apabila diperlukan. Universitas Sumatera Utara Arsip-arsip penting fakultas, disimpan dalam brankas khusus, sehingga terlindung dari kerusakan yang mungkin terjadi. Sedangkan arsip-arsip yang sudah tidak terpakai akan dimusnahkan setelah 5 lima tahun, sehingga tidak memakan banyak tempat. Untuk mempermudah kerja Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara membagi kedalam 3 tiga Sub bidang yaitu: Sub bidang umum dan keuangan, Sub bidang kepegawaian, Sub bidang perlengkapan yang tugas-tugasnya telah dijelaskan pada Bab II. Manfaat pengelolaan arsip yang baik dan benar yaitu, apabila arsip tersebut diperlukan maka arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan benar, dan dapat disusun kembali sesuai dengan tempatnya masing-masing. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai beberapa peranan pokok, antara lain: 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas, seperti pengadaan sarana dan prasarana penunjang pengajaran seperti pengelolaan ruangan dan perlengkapan mengajar yang dilakukan oleh sub bidang umum dan perlengkapan. Pembagian atau pemberian gaji pegawai dan penanganan keuangan fakultas yang dilakukan oleh sub bidang umum dan keuangan. Serta pendataan dosen-dosen dan pegawai fakultas yang dilakukan oleh sub bidang kepegawaian. 2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan dan melakukakn tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi, 3. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. Tata usaha mempunyai peranan memperlancar kehidupan dan perkembangan Universitas Sumatera Utara fakultas secara keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting dalam pengambilan keputusan-keputusan fakultas, karena merupakan pusat informasi bagi fakultas. Tata usaha juga menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Fakultas. Selain itu, tata usaha juga menghimpun dan menelaah peraturan-peraturan di bidang ketatausahaan administrasi umum dan keuangan, kepegawaian , dan perlengkapan. Peraturan- peraturan ini nantinya akan diserahkan kepada pimpinan Fakultas Ekonomi untuk ditelaah kembali dan disetujui, sehingga para pegawai dapat melaksanakan dan menerapkannya dengan baik. Tata usaha juga mempunyai peranan dalam melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. Seperti yang diketahui bahwa rapat merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan-keputusan Fakultas Ekonomi serta pemecahan masalah yang dihadapi sehingga tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam penyelenggaraan rapat yang baik dan benar. Pemantauan kinerja dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas juga dilakukan oleh tata usaha, kekurangan-kekurangan dari kinerja Fakultas Ekonomi dapat diperbaiki, dan hasil-hasil yang telah tercapai dapat dipertahankan, sehingga kedepannya kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat berjalan dengan lebih baik lagi. Universitas Sumatera Utara

D. Peralatan dan Perlengkapan Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Dalam setiap kantor, selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan tata usaha masih diperlukan peralatan dan perlengkapan kantor akan menciptakan hasil kerja yang sebaik-baiknya. Begitu pula dalam menjalankan kegiatannya ketatausahaan memerlukan barang-barang pendukung pekerjaan agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Dan ini berlaku juga pada Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, agar pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor harus disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Manajer kantor harus pandai memilih yang terbaik dari yang terbaik karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang biasa pada kantor itu sendiri. Perlatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tat usaha agar berjalan dengan lancar. Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang mamadai, mungkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu dengan peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu dan professional. Bila standard peralatan dan perlengkapan tata usaha tersebut dapat dipenuhi pada setiap meja maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja Universitas Sumatera Utara dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain. Ini berarti pemborosan dari segi waktu, tetapi apabila setiap meja terutama meja dibagian tata usaha tersedia lengkap semua maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan baik dan tenang dan tidak terganggu, karena peralatan dan perlengkapan dapat menunjang kegiatan tata usaha dalam mencapai tujuannya membantu mensejahterakan perusahaan atau organisasi tersebut. Peralatan dan perlengkapan yang ada dipergunakan dalam kegiatan tata usaha antara lain: 1. Komputer 2. Mesin Printer 3. Kendali Arsip 4. Map 5. Kertas 6. Flashdisk 7. Buku Agenda 8. Brankas 9. Buku Ekspedisi 10. Alat-alat tulis 11. Box filefilling cabinet dan lain-lain Disamping perbekalan peralatan dan perlengkapan pada tata usaha tersebut di atas masih ada jenis-jenis biaya lainnya dalam bidang tata usaha yaitu: Universitas Sumatera Utara a. Biaya Pemeliharaan Alat Misalnya ongkos yang dikeluarkan untuk merawat mesin-mesin kantor secara berkala atau membersihkan dan mencatat kembali peralatan dan perlengkapan tata usaha. b. Biaya Tata Hubungan Misalnya uang untuk membeli perangko, membayar langganan telepon, biaya air, ongkos dan lain-lainnya yang menyangkut komunikasi, pengangkutan atau pengiriman berbagai keterangan. c. Biaya Pengerjaan Misalnya pembayaran tarif listrik yang di pakai untuk menerangi kantor atau menjalankan mesin-mesin stensil, ongkos mencetak formulir-formulir dan pengeluaran biaya-biaya lainnya yang pada intinya berhubungan dengan pelaksanaan dan penyelesaian suatu kerja perkantoran. d. Biaya Pegawai Yang termasuk dalam jenis ini adalah gaji, honorarium dan uang lembur bagi para pegawai tata usaha.

E. Hambatan-Hambatan yang dihadapi Tata Usaha Fakultas Ekonomi