Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Entry data secara on-line lebih akurat daripada proses pembaruan secara batch, karena sistem dapat menolak entry data yang tidak lengkap atau salah,
dan karena data dimasukkan saat terjadinya transaksi, maka kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki. Proses real-time memastikan bahwa informasi
yang disimpan selalu informasi terkini, hingga dapat meningkatkan kegunaan informasi dalam pengambilan keputusan.
3. Penyimpanan Data Data Storage
Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah
pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut, atau karakteristik khusus yang harus disimpan. Komputer menyimpan data
dengan cara mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi unit yang lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan
dalam ruang fisik physical space, yang disebut field. Gabungan dari beberapa field yang mengandung data tentang berbagai atribuk dari entitas
yang sama membentuk catatan record. Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file. Sebagai contoh, seluruh record
piutang pelanggan disimpan di dalam file piutang. File yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dengan file pelanggan, analisis penjualan, dan
file-file terkait lainnya untuk membentuk database pelanggan. Di SIA, file yang digunakan untuk menyimpan informasi kumulatif tentang
sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger buku besar. File buku besar general ledger memasukkan data dalam bentuk rekapitulasi
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
untuk tiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu subsidiary ledger mencatat data rinci untuk akun
buku besar yang memiliki banyak sub-akun terpisah. Buku besar pembantu umumnya dipergunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.
4. Keluaran Output
Terdapat beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi. Setiap dokumen yang dihasilkan dari sistem adalah keluaran. Beberapa dokumen
dapat merupakan masukan sekaligus keluaran, misalnya faktur pelanggan adalah keluaran dari sistem aplikasi untuk memasukkan pesanan penjualan
dan juga merupakan dokumen masukan bagi pelanggan. Keluaran lainnya dari sistem pemrosesan transaksi adalah neraca saldo, laporan keuangan,
laporan operasional, pembayaran cek, dokumen pengiriman, dan faktur cek pembayaran kepada pemasok. Laporan keuangan mengikhtisarkan hasil-
hasil pemrosesan transaksi dan menyajikan hasil-hasil tersebut sesuai dengan prinsip-prinsip pelaporan keuangan. Kualitas dari keluaran output suatu
sistem pemrosesan transaksi sangat bergantung kepada kualitas masukan input data dan pemrosesan data. Bila data yang diinput akurat dan relevan
serta diproses secara efisien maka keluaran output sistem tersebut pasti kualitasnya baik.
Bagi organisasi yang ingin maju dan bersaing dalam pasar persaingan bisnis yang sangat ketat, bila tidak menggunakan komputer dalam sistem informasinya,
sementara para pesaingnya menggunakannya, maka informasi yang didapat dari sistemnya mungkin sudah tidak terpakai lagi usang dan tidak tepat waktunya
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
lagi. Bila keadaan seperti ini dibiarkan terus menerus, maka keberadaan organisasi tersebut dapat terancam. Dan yang paling banyak membutuhkan
informasi yang cepat dan tepat serta relevan adalah pihak manajemen di dalam organisasi tersebut.
Sekarang sistem informasi tidak hanya terlibat dalam aspek finasial saja, tetapi juga lebih ditekankan kepada aspek manajemen. Tidak hanya informasi-informasi
ekstern yang berupa laporan-laporan keuangan saja yang dihasilkan, tetapi juga informasi-informasi intern untuk keperluan dukungan perencanaan dan
pengendalian oleh manajemen. Pada saat ini, sistem informasi akuntansi melibatkan tidak hanya sistem akuntansi keuangan financial accounting, tetapi
juga sistem akuntansi manajerial managerial accounting. Jadi, sebenarnya sistem informasi akuntansi adalah sistem akuntansi dengan pengembangan
informasi lebih luas dengan lebih menekankan informasi kepada manajemen tanpa mengurangi informasi kepada pihak luar.
Berdasarkan uraian diatas dapat dinyatakan bahwa pengolahan data secara otomatis mengikuti seperangkat instruksi dan serangkaian kegitan terperinci yang
menggunakan komputer secara tepat dan konsisten. Komputer hanya akan bekerja sesuai dengan instruksi yang dinyatakan dalam bahasa program yang telah diinput
dalam komputer. Unsur vital dalam pemrosesan data adalah software. Software yang berfungsi
sebagai pengelola aliran-aliran data dari jaringan komunikasi Software adalah kumpulan dari program-program, prosedure-prosedure
sistem-sistem dan pendokumentasian operasi dan peralatan untuk system-
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
sistem dan mendesain program dan analisa. Program komputer digunakan untuk memerintah komputer dalam melaksanakan langkah-langkah yang tercantum di
dalam program itu. Dokumentasi merupakan catatan dan penjelasan dari program- program komputer yang dibuat dengan maksud untuk memudahkan memahami
suatu program atau sistem. Untuk menyusun program komputer diperlukan beberapa langkah yaitu mendefenisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun
kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua. Kodenya adalah komputer itu sendiri dan memeriksa kesalahan dan memperbaikinya. Sesudah langkah-
langkah itu dijalankan kemudian dokumentasi dari program-program yang disusun itu dilengkapi.
Software yang digunakan oleh perusahaan yang penulis teliti adalah menggunakan software Management Integrated Information System MIIS.
Software MIIS adalah sistem informasi manajemen yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua menejer dalm perusahaan atau
dalam subunit perusahaan. Semua sistem dipandang sebagai suatu system dari berbagai subsistem input, database dan subsistem output. Defenisi ini mempunyai
pengertian bahwa sistem MIIS merupakan pengorganisasian seluruh proses yang menyediakan informasi bagi menejer untuk mendukung operasi dan pengambilan
keputusan di dalam organisasi. Software MIIS ini dapat mencerminkan suatu sikap para eksekutif yang
menginginkan agar komputer tersedia untuk semua pemecahan masalah perusahaan dan dapat membantu menejer dan pemakai lain dalam
mengidentifikasi dan memahami masalah.
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
a Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai menggunakan Software
MIIS
Aplikasi penjualan tunai ini merupakan pemrosesan data dari faktur penjualan tunai . Dari faktur penjualan tunai ini bagian administrasi akan mengentri data ke
komputer melalui software MIIS sesuai dengan nomor urut faktur , kode pelanggan dan jenis penjualan yang dilakukan.
Penjualan tunai oleh perusahaan dilaksanakan dengan menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS yaitu terlebih dahulu
mewajibkan pembeli membayar harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli, setelah uang diterima perusahaan
lalu barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan ke dalam komputer melalui tampilan untuk entry
data.Pengaturan system software ini secara otomatis memberikan nomor urut pada tiap transaksi baru dan akan menyederhanakan verifikasi bahwa setiap transaksi
sudah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah letak. Pada saat meng-input data, semua data yang dimasukkan harus akurat, relevan dan efisien. Di dalam software
ini terdapat perincian yaitu tanggal berapa barang tersebut diambil, jenis barang, atas nama siapa. Dari proses aplikasi penjualan tunai ini dapat diketahui besarnya
jumlah penjualan tunai sesuai dengan periode yang diinginkan. Fungsi-fungsi yang dapat dilakukan dalam aplikasi penjualan tunai ini adalah:
1. Melakukan pemutakhiran database pelanggan
2. Pembuatan laporan yang terdiri dari:
2.11 Laporan penjualan tunai per periode yang diinginkan
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
2.12 Laporan penjualan per pelanggan
2.13 Laporan penjualan per barang
2.14 Rekapitulasi penjualan per periode
Proses penjualan tunai menggunakan faktur penjualan tunai yang ada, yang sudah diberi nomor urut tercetak sebagai alat control. Dari faktur ini dapat
diketahui: 1.
Nama pelanggan dan kode pelanggan 2.
Jumlah unit barang yang dijual 3.
Nama barang 4.
Harga barang per unit 5.
Jumlah barang 6.
Total keseluruhan penjualan Menurut Mulyadi 2001 : 463 dokumen yang digunakan dalam sistem
penjualan tunai adalah: a.
Faktur penjualan tunai, b.
Pita registrasi kas Cash Register Tape, c.
Bukti setor bank, d.
Rekapitulasi harga pokok penjualan. a.
Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi
penjualan tunai. b.
Pita register kas merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas.
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
c. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai
bukti penyetoran kas ke bank. d.
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual
selama satu periode. Bukti memorial juga merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok yang dijual selama satu
periode. Transaksi penjualan tunai dicatat oleh perusahaan dengan menggunakan
catatan akuntansi. Menurut Mulyadi 2001 : 468 catatan akuntansi yang digunakan yaitu
1. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan merupakan catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2. Jurnal penerimaan kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber.
3. Jurnal umum
Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu persediaan
Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual, kartu persediaan ini
diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
5. Kartu gudang
Kartu gudang adalah catatan yang berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi 2001 : 469 yaitu :
a. prosedur order penjualan,
b. prosedur penerimaan kas,
c. prosedur penyerahan barang,
d. prosedur pencatatan penjualan tunai,
e. prosedur penyetoran kas ke bank,
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
f. prosedur pencatatan penerimaan kas,
g. prosedur pencatatan harga pokok penjualan.
b Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit menggunakan Software
MIIS
Aplikasi penjualan kredit ini merupakan pemrosesan data dari faktur penjualan kredit. Dari faktur penjualan ini bagian administrasi akan mengentri data ke
komputer yang menggunakan software MIIS sesuai dengan nomor urut faktur, kode pelanggan, dan jenis penjualan yang dilakukan.
Dari proses aplikasi penjualan ini dapat diketahui besarnya jumlah penjualan, piutang jatuh tempo. Fungsi-fungsi yang dat dilakukan dalam aplikasi penjualan
kredit ini adalah: 1.
Melakukan pemutakhiran database pelanggan 2.
Pembuatan laporan yang terdiri dari: 2.1
Laporan penjualan kredit 2.2
Laporan penjualan per pelanggan 2.3
Laporan penjualan per barang 2.4
Laporan piutang jatuh tempo 2.5
Rekapitulasi penjualan per periode Proses penjualan kredit ini juga menggunakan faktur penjualan kredit yang
ada diberi nomor urut tercetak sebagai alat control. Dari faktur ini dapat diketahui: 1.
Nama pelanggan dan kode pelanggan 2.
Jumlah unit barang yang dijual 3.
Nama barang
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
4. Harga barang per unit
5. Jumlah barang
6. Total keseluruhan penjualan
Penjualan kredit oleh perusahaan dilaksanakan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu
tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Kegiatan dalam penggunaan software MIIS pada penjualan kredit sama dengan penggunaan
software MIIS pada penjualan tunai, yang memebedakan hanya nama rinciannya. Dalam software MIIS penjualan kredit menggunakan berapa DPuang muka yang
akan diserahkan, berapa cicilannya, dan juga jangka waktu berapa bulan akan dicicil. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisis
terhadap kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang. Dokumen-dokumen yang digunakan
dalam sistem akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi 2001:214 adalah: a.
Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan
surat order pengiriman terdiri dari:
i. surat order pengiriman,
ii. tembusan kredit Credit Copy,
iii. surat pengakuan Acknowledgement Copy,
iv. surat muat bill of lading,
v. slip pembungkus Packing Slip,
vi. tembusan gudang Warehouse Copy,
vii. arsip pengendalian pengiriman Sales order follow-up copy.
b. Faktur penjualan dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain:
1.Faktur penjualan, 2.Tembusan piutang,
3.Tembusan jurnal penjualan, 4.Tembusan analisis,
5.Tembusan wiraniaga.
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
d. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke
dalam jurnal umum. Dalam sistem akuntansi penjualan kredit catatan akuntansi yang digunakan
menurut Mulyadi 2001 : 468 antara lain yaitu : 1.
Jurnal Penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.
2. Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang
berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya, 3.
Kartu persediaan adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan digudang,
4. Kartu gudang adalah catatan yang dilaksanakan oleh fungsi gudang untuk
mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang digunakan untuk mencatat harga,
5. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga
pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut
Mulyadi 2001:219 antara lain yaitu: 1.
prosedur order penjualan, 2.
prosedur persetujuan kredit, 3.
prosedur pengiriman, 4.
prosedur penagihan, 5.
prosedur pencatatan piutang, 6.
prosedur distribusi penjualan, 7.
prosedur pencatatan harga pokok penjualan.
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Dokumen Pesanan
Pelanggan Ringkasan Piutang
Persetujuan Kredit
Informasi Informasi
Informasi Penjualan
Pelanggan Penjualan
Ringkasan Penjualan
Informasi Penjualan
Informasi Persediaan
Pengiriman Barang
Barang Pelanggan
Rekening Pelanggan
Kredit Cek
2
Catatan Kredit
Menerima Pesanan
Pelanggan
1
Jurnal Penjualan
Update Catatan
Piutang
6
Mengambil Barang dari
Rak
4
Mengambil Barang dari
Rak
3
Menagih Pelanggan
5
Posting Ke
Buku Besar Umum
8
Memperba- harui
Laporan Persediaan
7
Jurnal Penjualan
Rekening Kontrol
Permintaan Kredit
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Informasi Penjualan
Menagih Pelanggan
Gambar 2.3 Diagram Arus Data Data Flow Diagram Prosedur Penjualan
Freshty Simare-Mare : Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Penjualan Dengan Menggunakan Software Management Integrated Information System MIIS Pada PT. Arista Auto Lestari Cabang Medan, 2009.
USU Repository © 2009
BAB III Metode Penelitian
