Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada PT. Putra Arezda Purnama Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN

SKRIPSI MINOR DISUSUN OLEH:

DORLINA SITUMORANG 052102034

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Medan 2008

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI MINOR

NAMA : DORLINA SITUMORANG

NIM : 052102034

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI

JUDUL : PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN

Tanggal :………, 2008 Dosen Pembimbing/Penanggungjawab

Drs. M. Utama Nasution, MM

NIP. 130 936 281

Tanggal :………, 2008 Ketua Program Studi D III Akuntansi

Hasan Sakti Siregar SE, M.Si,Ak NIP. 131 568 370

Tanggal :………, 2008 Dekan Fakultas Ekonomi

Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. NIP. 131 285 985

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa atas segala berkat dan pimpinan_Nya yang telah dicurahkan kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi minor ini tepat pada waktunya. Dengan berdasarkan hasil riset atau survey yang penulis lakukan dengan judul:

“PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN”.

Penulisan skripsi minor ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam menyelesaikan program study Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelesaikan skripsi minor ini penulis banyak mendapat bantuan, bimbingan dan saran dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini, terutama kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Pembantu Dekan I, II, III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Hasan Sakti Siregar SE, M.Si,Ak, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. M. Utama Nasution, MM selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan pikiran sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini.

5. Bapak/Ibu Dosen yang telah mendidik penulis selama perkuliahan serta seluruh pegawai administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

6. Bapak Erwin Nauli Basa selaku pimpinan PT. Putra Aezda Purnama Medan, terutama Kakak Ita Sembiring, serta seluruh staff dan karyawan yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengadakan riset. 7. Buat Kedua Orangtuaku yang kucintai dan kukasihi beserta Abang, Kakak

dan Adek dan Edaku yang telah memberikan dorongan semangat serta bantuan sehingga penulis dapat menyelesaikan perkuliahan ini.

8. Buat teman – teman seperjuangan terutama Group A dan seluruh teman – teman DETAK 2005.

9. Buat teman kelompokku Vania Theola dan seluruh kawan satu kost susuk IV No. 7 terima kasih atas dukungan dan bantuannya.

Penulis menyadari skripsi minor ini masih jauh dari sempurna oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran yang membangun sehingga menjadi lebih baik.

Akhir kata penulis mengharapkan kiranya skripsi minor ini dapat berguna bagi kita semua dan penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang membantu, kiranya kasih Bapa memimpin dan menuntun langkah kita menuju masa depan yang penuh harapan. GBU.

Medan, 2008 Penulis

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I : PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Metodologi Penelitian ... 4

E. Sistematika Pembahasan ... 5

BAB II : PT. PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 6

B. Struktur Organisasi Perusahaan ... 8

C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 13

D. Catatan – Catatan Akuntansi Penjualan ... 22

E. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 26

F. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan ... 35

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI A. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 36

B. Catatan – Catatan Akuntansi Penjualan ... 37

C. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan ... 39

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 42 B. Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Alasan Pemilihan Judul

Dengan meningkatnya perkembangan dunia usaha dan kemajuan di bidang teknologi membuat para pemakai informasi menginginkan kecepatan arus informasi yang segera diterima untuk diantisipasi dalam rangka pengambilan keputusan informasi merupakan sumber daya strategis bagi terciptanya suatu nilai tambah dari masukan baik dari pihak-pihak di dalam perusahaan maupun yang diperlukan oleh pihak-pihak di luar perusahaan.

Bagi perusahaaan laba sangatlah penting karena laba menjadi penentu apakah perusahaan akan tetap bertahan atau tidak dan juga perlu untuk mensejahterakan anggota perusahaan, mensejahterakan masyarakat, menyediakan lapangan kerja dan lain-lain. Terciptanya tujuan perusahaan tergantung pada kemampuan pemimpin dalam menghadapi berbagai masalah yang dihadapi perusahaan. Salah satu sumber pendapatan atau laba perusahaan berasal dari penjualan produk atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan. Bagian penjualan merupakan salah satu bagian yang terpenting dalam suatu aktifitas perusahaan.

Untuk mendapatkan aktifitas operasi yang baik, maka perusahaan harus memiliki sistem kerja yang baik pula, agar pimpinan perusahaan dapat mengambil keputusan sebagai langkah kerja selanjutnya. Keputusan yang diambil harus memperhatikan segala aspek operasional perusahaan, untung rugi dari keputusan yang dipilih harus diperhitungkan. Informasi harus tersedia agar tidak salah dalam

mengambil keputusan dan informasi tersebut harus dapat dipercaya akuntabilitasnya. Sistem yang diterapkan dapat menghasilkan informasi yang dimaksud adalah sistem informasi akuntansi penjualan.

Sistem informasi akuntansi penjualan memiliki peranan yang penting, karena merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam melakukan penjualan, selain itu juga berperan dalam pengawasan penjualan agar tidak terjadi penyelewengan, sebagaimana diketahui bahwa keberhasilan suatu penjualan produk sangat menentukan besar atau kecilnya laba yang akan diperoleh perusahaan.

Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membahas “

PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT.PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN “.

B. Perumusan Masalah

Sesuai dengan judul diatas maka yang menjadi perumusan masalah adalah “ Apakah PT.Putra Arezda Purnama Medan telah menerapkan sistem informasi penjualan “.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah penerapan sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. Putra Arezda Purnama Medan telah diterapkan dengan baik.

Adapun manfaat penelitian ini adalah :

1. Bagi penulis dapat menambah pengetahuan tentang perusahaan dalam memanfaatkan sistem informasi akuntansi penjualan dalam proses pembuatan keputusan bagi manajemen perusahaan.

2. Bagi perusahaan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah untuk menganalisa pemanfaatan sistem informasi akuntansi penjualan yang dilakukan pihak manajemen untuk mendukung kemajuan perusahaan di masa yang akan datang.

3. Bagi pihak lain sebagai bahan masukan, referensi dan perbandingan yang akan membahas dan mempelajari penulisan dan penelitian sistem akuntansi penjualan di masa yang akan datang.

D. Metodologi Penelitian 1. Jenis Data

Jenis data yang penulis kumpulkan berupa data kualitatif dan data kuantitatif, yang terdiri dari data primer dan sekunder.

a. Data Primer yaitu data yang diambil dari objek penelitian secara

langsung, dan kemudian diolah lebih lanjut oleh penulis.

b. Data Sekunder yaitu data yang diperoleh penulis secara langsung dari

sumbernya seperti data internal yang tersedia di tempat penelitian dan data eksternal yang merupakan data yang diperoleh dari pihak luar.

2. Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang penulis lakukan dalam penyusunan skripsi ini adalah :

a. Wawancara

Mengadakan wawancara langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan penelitian penulis di PT.Putra Arezda Purnama Medan.

b. Observasi

Suatu studi yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap bukti-bukti dan prosedur perusahaan ke lokasi penelitian sehingga penulis memperoleh data dan gambaran perusahaan secara luas.

3. Metode Analisa Data Metode Deskriptif

Yaitu metode analisis dengan terlebih dahulu mengumpulkan data yang ada kemudian diklasifikasikan, dianalisis selanjutnya diinterpretasikan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang ditulis.

E. Sistematika Pembahasan

Secara garis besar pembahasan dalam skripsi minor ini terbagi atas empat bab yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini berisikan pendahuluan yang meliputi : alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat

penelitian, metodologi penelitian dan sistematika pembahasan.

BAB II : PT.PUTRA AREZDA PURNAMA MEDAN

Bab ini berisikan sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, pengertian sistem informasi akuntansi penjualan, catatan-catatan akuntansi penjualan, prosedur sistem informasi akuntansi penjualan, penerapan pengendalian intern penjualan.

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI

Bab ini penulis akan menguraikan tentang analisa dan evaluasi dari pembahasan yang telah dijelaskan pada BAB II dengan yang diterapkan pada perusahaan, dimulai dari sistem informasi akuntansi penjualan, catatan-catatan akuntansi penjualan, prosedur sistem informasi akuntansi penjualan, penerapan pengendalian intern penjualan.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan terhadap pembahasan dari bab sebelumnya dan sekaligus memberi saran bagi perusahaan sebagai bahan masukan yang dianggap perlu bagi kelangsungan kegiatan operasi perusahaan.

BAB II

PT. PUTRA AREZDA PURNAMA

A. Sejarah Singkat Perusahaan

Perseroan terbatas (PT) Putra Arezda Purnama adalah perusahaan swasta yang bergerak dibidang vulkanisir ban (pendaurulangan ban pada tapak berupa bunga ban dan perdagangan umum). Sejak berdirinya PT. Putra Arezda Purnama tidak lepas dari sejarah perkembangan perekonomian khususnya dalam bidang perdagangan secara keseluruhan. Sejak didirikan, kegiatan PT. Putra Arezda Purnama bergerak dalam melayani perusahaan - perusahaan pelanggan atau pihak – pihak yang terkait serta perekonomian yang mengarahj pada sektor perdagangan. Hal ini dapat dilihat dari sejarah perkembangan PT. Putra Arezda Purnama itu sendiri mulai berdirinya sampai sekarang.

PT. Putra Arezda Purnama berdiri sejak tahun 1985 yang lalu, yang beralamatkan di Jalan Sisingamangaraja km 10 Medan Sumatera Utara. Adapun biodata perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Pada ahun 1985 PT. Putra Arezda Purnama dibangun dan menata tata letak seluruh departemen yang berhubungan dengan antara satu dengan yang lain.

2. Pada tahun 1989 PT. Putra Arezda Purnama bekerjasama dengan perusahaan asing Goodway Malaysia (Kraiburg – dengan dasar ilmu pengetahuan dan kerjasama dengan Jerman) untuk menerapkan vulkanisir cara baru yaitu Cold Process Retreat Masak Dingin.

3. Pada tahun 1995 PT. Putra Arezda Purnama mengundang dan

mengontrak konsultan dari Goodway Malaysia untuk bekerjasama dalam bidang teknologi terbaru vulkanisir ban.

4. Pada tahun 2001 PT. Putra Arezda Purnama memutuskan untuk menambah sistem yang ada demi menuju kesempurnaan yang berpedoman pada standar internasional.

Tujuan dan Ruang Lingkup

Bertujuan untuk memberikan informasi pada perusahaan – perusahaan pelanggan atau pihak – pihak yang terkait sebagaimana persyaratan – persyaratan sistem manajemen mutu yang diimplementasikan dalam kegiatan manajemen pada PT. Putra Arezda Purnama. Sistem manajemen mutu diterapkan diselurh departemen yang terkait.

Para tenaga kerja pada PT. Putra Arezda Purnama ditempatkan pada bagian yang sesuai dengan keahlian serta pengalaman yang dimiliki. Selain upah karyawan juga diberikan bonus dan tunjangan demi penyingkatan kesejahteraan karyawan.

Tunjangan tersebut berupa: a.Tunjangan kesehatan b.Tunjangan kemalangan

c.Tunjangan hari raya dan tahun baru d.Tunjangan lembur

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Semakin berkembangnya perusahaan maka akan semakin banyak pula kegiatan – kegiatan yang harus dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Dalam hal ini sudah tentu pimpinan perusahaan tidak dapat bekerja sendiri dalam mengatasi semua masalah yang dihadapi. Untuk dapat melaksanakan kepemimpinan yang berjalan dengan baik maka tentunya pimpinan perusahaan memerlukan perbaikan sutau organisasi di dalam perusahaan sehingga semua kegiatan yang menyangkut kepentingan perusahaan dapat berjalan dengan baik.

Organisasi ialah saran untuk mencapai tujuan atau wadah dari kegiatan orang – orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan dan penugasan kepada setiap kelompok kepada seorang manajer yang mempunyai kekuasaan, yang perlu untuk menguasai anggota kelompok. Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber – sumber yang dilakukan termasuk manusia sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilakukan dengan berhasil. Struktur organisasi yang memuaskan harus sederhana dan menguntungkan dari

sudut pandang ekonomi serta fleksibel sehingga bila ada perluasaan tidak akan mengganggu secara serius susunan bagian – bagian harus terintegrasi, terkoordinasi, dan adanya kerjasama yang baik.

Sistem organisasi perusahaan adalah organisasi formal. Organisasi formal adalah sistem dari pekerjaan, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat diselesaikan. Struktur formal dibuat untuk menangani pekerjaan yang harus dikerjakan. Organisasi formal memberikan daerah yang relatif pasti dimana orang – orang bekerja dalam daerah dan tanggung jawab mereka masing – masing. Dalam hal itu tentu saja pekerjaan yang dikerjakan oleh setiap orang adalah merupakan bagian dari tugas yang lebih luas yang sedang diselesaikan oleh perusahaan secara keseluruhan. Organisasi formal adalah organisasi yang tampak dalam bagan organisasi.

Adapun struktur organisasi PT. PUTRA AREZDA PURNAMA adalah sebagai berikut:

1. Direktur Utama

Tugas dan anggung jawab direktur utama adalah sebagai berikut:

a. Menyampaikan ke perushaan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan serta peraturan perundang – undangan.

b. Menetapkan kebijakan mutu yang telah didistribusikan ke masing – masing departemen untuk dapat dipahami seluruh kayawan.

c. Menetapkan sasaran mutu perusahaan dan target yang telah ditetapkan untuk diimplementasikan.

d. Membuat prosedur mutu yang berhubungan dengan tinjauan manajemen. e. Mengontrol setiap pelaksanaan dan hasil kerja tiap bagian dalam perusahaan. f. Memegang wewenang tertinggi dan bertanggungjawab dalam melakukan

ikatan atau perjanjian dengan pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan.

2. Manajer Representative

Tugas dan tanggung jawab manajer representative adalah sebagai berikut:

a. Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu

ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara.

b. Bertanggungjawab atas seluruh tugas – tugas dan seluruh kewajiban selaku manajer representative yang membawahi bidang penjualan dan pendistribusian produk.

c. Melaporkan kepada pimpinan tentang kinerja sistem manajemen mutu dan kebutuhan untuk perbaikan.

d. Menjamin tumbuhnya kesadaran yang dipersyaratkan oleh pelanggan melalui aktivitas – aktivitas yang tidak terdokumentasi atau melalui pelatihan – pelatihan atau kebijakan mutu yang telah dipanjangkan sehingga mudah dibaca oleh karyawan dan juga sosialisasi dari bagian personalia.

e. Melaksanakan dan mengawasi aktivitas penjualan serta memutuskan penerimaan dan melakukan penolakan order berdasarkan stok barang dari gudang.

4. Quality Control

Tugas dan tanggung jawab quality control adalah sebagai berikut:

a. Bertanggungjawab terhadap kualitas produk serta melaksanakan pengiriman hasil produksi.

b. Memberikan saran dan pendapat dengan peningkatan kualitas para pekerja. c. Mengawasi kualitas produk pengiriman.

d. Memastikan pengiriman produk terkontrol.

e. Memilih atau memeriksa produk apabila terjadi kerusakan mutu di pasaran.

4. Kabag Financial

Tugas dan tanggung jawab kabag financial adalah sebagai berikut: a. Membuat buku catatan bilyet giro masuk dan keluar.

b. Bertanggungjawab sebagai pemegang, pengaman penerimaan dan

pengeluaran petty cash fund.

c. Bertangggungjawab membuat laporan posisi ketika petty cash fund secara harian kepada pimpinan.

d. Pemegang teguh kerahasiaan data keuangan karyawan.

5. Kabag Accounting

Tugas dan tanggung jawab kabag accounting adalah sebagai berikut:

a. Menyelesaikan administrasi pembukuan atau pembelian dan penjualan, penerimaan kas dan pengeluaran kas.

b. Memeriksa penyelesaian buku induk, pos –pos material dan piutang untuk menyelesaikan neraca.

d. Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai posisi keuangan yang baik.

6. Kabag Engineering

Tugas dan tanggung jawab kabag engineering adalah sebagai berikut:

a. Mengatur pembagian tugas para bawahan dan memberikan pengarahan didalam melaksanakan tugas – tugas tersebut.

b. Sebagai tenaga ahli dalam mengolah proyek yang bertanggungjawab mengenai mutu pekerjaan sesuai dengan analisa yang dibuatnya.

c. Mengatur penerimaan dan pendistribusian laporan kemotoran dan alat – alat berat.

7. Kabag Personalia

Tugas dan tanggung jawab kabag personalia adalah sebagai berikut:

a. Membantu pimpinan dalam perencanaan dan pengembangan,

mendokumentasikan data dan menyiapkan program kesejahteraan karyawan.

b. Menerima lamaran dan mengadakan interview terhadap pelamar yang dipanggil.

c. Mengawasi dan membuat absensi karyawan.

d. Menyiapkan dan memberikan laporan secara berkala maupun sewaktu – waktu tentang pelaksanaan kegiatan bagian personalia beserta hasil – hasilnya kepada pimpinan.

8. Kabag Marketing

a. Membantu pimpinan perusahhan dalam penyusunan budget penjualan. b. Membuat penawaran, kontrak/perjanjian untuk pelanggan.

c. Memberikan laporan – laporan hasil penjualan kepada pimpinan. d. Menjaga dan mengembangkan hubungan baik pelanggan perusahaan. e. Bertanggungjawab terhadap harga produk dan mutu produk.

9. Kabag Produksi

Tugas dan tanggung jawab kabag produksi adalah sebagai berikut:

a. Bertanggungjawab dalam perencanaan persediaan bahanh baku dan bahan penolong.

b. Memimpin dan mengarahkan bawahan dan melaksanakan proses produksi untuk mencapai tujuan perusahaan secara efisien.

c. Menjamin kelancaran proses produksi.

d. Bertanggungjawab atas mutu yang dihasilkan.

e. Membuat laporan kebutuhan bahan baku dan penggunaan bahan baku.

10. Kabag Gudang

Tugas dan tanggung jawab kabag gudang adalah sebagai berikut: a. Menyiapkan buku sesuai pesanan.

b. Melakukan posting ke kartu persediaan buku. c. Menerima dan mengecek barang return. d. Menerbitkan kredit nota atas return.

f. Bertanggungjawab terhadap efektivitas dan efisiensi dalam menangani tugas – tugas tersebut diatas.

C. Pengertian Sistem Informasi Akuntasi Penjualan

Akuntansi memegang peranan penting di dalam tiap – tiap perusahaan. Keputusan yang tepat diambil oleh para individu, perusahaan, pemerintah dan kesatuan – kesatuan lain merupakan hal yang sangat mendasar atau penting bagi distribusi dan penggunaaan sumber daya yang ada secara efisien. Untuk mengambil keputusan yang tepat kelompok - kelompok tersebut harus mempunyai informasi yang dapat diandalkan yang diperoleh dari suatu sistem informasi akuntansi.

Sebelum menguraikan sistem informasi akuntansi lebih jauh, ada baiknya penulis menyajikan pengertian dari sistem, informasi dan akuntansi. Sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “ Systema “ yang mempunyai arti menempatkan atau mengukur. Maksud dari mengukur disini adalah pengaturan orang-orang atau personil dalam melaksanakan suatu aktifitas.

Defenisi sistem menurut Rommey dan Steinbart (2004;473) adalah : 1. Entitas yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2. Perlengkapan dan program yangterdiri dari instalasi-instalasi yang lengkap. 3. Program dan prosedur terkait yang menjalankan suatu tugas.

Suatu pengertian lain dari sistem menurut Hall ( 2001;5 ) “ sekelompok

atau subsistem–subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose) “.

Dari kedua defenisi diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa sistem adalah suatu konsep dari sub-subsistem yang saling berkaitan dan bersatu yang bertujuan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. Konsep ini mendorong adanya integrasi dan kombinasi dari berbagai subsistem sehingga dapat mengefisienkan proses dengan mengurangi pengulangan data yang tidak perlu, penyimpanan, pelaporan dan proses lainnya.

Adapun unsur - unsur yang merupakan bagian dari sebuah sistem adalah sebagai berikut :

1. Komponen ganda

2. Keterkaitan ( relatedness ) 3. Sistem vensus subsistem 4. Tujuan

Hal diatas menjelaskan bahwa sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur tetapi terdiri dari unsur – unsur yang saling mengisi satu sama lainnya. Sistem itu sendiri juga mencakup tiga kegiatan sebagai berikut :

1. Masukan atau input

2. Pengolahan atau processing 3. Hasil dari pengolahan atau output

informasi berasal dari data. Sebelum menjelaskan arti informasi ada baiknya disisni dipaparkan pengertian dari data. Data adalah fakta dan angka yang

tidak sedang dipergunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan

Informasi merupakan hasil dari suatu proses yang terintegrasi, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya. Jadi informasi merupakan hasil dari suatu proses yang sangat penting artinya bagi perusahaan

Definisi informasi menurut Jugiyanto ( 2000;53 ) “ salah satu jenis

sumber daya yang tersedia bagi manajer yang pengelolaannya menggunakan peralatan komputer yang digunakan untuk memudahkan, memecahkan masalah yang sedang dihadapi segera “.

Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku standart akuntansi keuangan (2004;319) sistem informasi mencakup metode dan catatan yang digunakan untuk :

a. Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang sah,

b. Menjelaskan pada saat yang tepat transaksi secara cukup rinci untuk memungkinkan penggolongan semestinya transaksi untuk melaporkan keuangan,

c. Mengukur nilai transaksi dengan cara sedemikian rupa sehingga memungkinkan pencatatan nilai moneter semestinya dalam laporan keuangan,

d. Menentukan periode waktu terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan transaksi dalam periode akuntansi semestinya, menyajikan

transaksi semestinya dan mengungkapkan yang berkaitan dengan laporan keuangan.

Dari definisi diatas, dapat dilihat bahwa informasi sangat berperan penting dalam suatu perusahaan, terutama dalam pengambilan keputusan ekonomi. Informasi berbeda dengan data, karena informasi merupakan hasil akhir atau output dari suatu sistem informasi. Data merupakan bahan yang akan diolah oleh sistem informasi yang dapat berupa angka, tulisan, gambar dan simbol.

Suatu informasi dapat berguna, maka haruslah memiliki beberapa persyaratan yaitu :

a. Dapat dipercaya ( reable )

Informasi haruslah bebas dari kesalahan dan akurat dalam mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi

b. Cocok atau sesuai ( relevan )

Informasi yang relevan harus memberikan arti pada pembuat keputusan artinya informasi itu bisa mengurangi ketidakpastian dan bisa meningkatkan nilai dari suatu keputusan.

c. Tepat waktu ( timely )

Informasi yang disajikan harus tepat pada saat dibutuhkan bisa mempengaruhi proses pengambilan keputusan.

d. Lengkap ( complite )

Informasi yang disajikan termasuk di dalamnya semua data – data yang relevan dan tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan.

e. Dimengerti ( understandable )

Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh si pembuat keputusan.

Berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut Nafarin ( 2004;5 )

akuntansi adalah istilah yang luas yang menunjukkan teori – teori tertentu, asumsi – asumsi mengenai cara bertindak ( behaviour ), peraturan – peraturan cara mengukur dan prosedur untuk mengumpulkan dan melaporkan informasi yang berguna tentang kegiatan – kegiatan dan tujuan organisasi.

Mengenai pengertian akuntansi, menurut Skousen ( 2004;6 ) akuntansi

adalah suatu aktifitas pelayanan yang fungsinya adalah untuk memberikan informasi kuantitatif, pada dasarnya bersifat keuangan, mengenai entitas ekonomi yang dimaksudkan agar bermanfaat di dalam pembuatan keputusan ekonomi di dalam membuat pilihan beralasan diantara jalannya tindakan alternatif.

Informasi akuntansi memegang peranan yang sangat penting di dalam sdetiap perusahaan. Dalam proses perencanaan, informasi akuntansi berfungsi sebagai penyedia data historis yang nantinya akan menjadi dasar untuk penyusunan anggaran dan perencanaan yang selanjutnya. Di dalam fungsi pengawasan, peranan akuntansi juga tidak kalah pentingnya, yaitu sebagai alat pembanding antara rencana dengan realisasinya untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi sehingga manajemen dapat dengan segera mengambil tindakan korektif yang dibutuhkan. Dengan kata lain informasi yang dihasilkan melalui pegolahan data – data akuntansi yang dimaksudkan untuk membantu proses pengambilan keputusan ekonomi di dalam perusahaan.

Definisi Sistem Informasi Akuntansi menurut Widjayanto ( 2001;4 )“

susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaanya dan laporan terkoordinir secara erat yang di desainuntuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen “.

Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Wahyono ( 2004;13 ) “

sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis, mengkomunisasikan informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak diluar dan di dalam perusahaan “.

Ditinjau dari definisi di atas, dapat dilihat bahwa sistem informasi akuntansi dirancang untuk mencatat data keuangan yang akurat secara tepat waktu dan kronologis, memudahkan pengambilan kembali data keuangan dalam bentuk yang berguna bagi manajemen dan menyederhanakan penyusunan laporan

keuangan periodik untuk pemakai eksternal. Rancangan sistem informasi akuntansi untuk memenuhi kebutuhan informasi keuangan perusahaan tergantung pada ukuran perusahaan, sifat operasi, volume data, struktur organisasi dan peraturan pemerintah.

Definisi lain yang dikemukakan oleh Wilkinson dalam bukunya Accounting Information System ( 2000;7 ) “ An accounting information

systrem is a unified structure within an entity, such as business firm, that employs physical resources and other component to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information need of a variety of users “.

Dari definisi di atas, dikatakan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi merupakan suatu struktur di dalam perusahaan yang melibatkan sumber – sumber daya fisik dan elemen – elemen dalam usaha menghasilkan informasi akuntansi yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan akan informasi itu sendiri.

Sistem informasi akuntansi suatu perusahaan harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya untuk memenuhi kebutuhan pihak intern maupun pihak ekstern. Jika sistem informasi akuntansi ini tidak dapat menghasilkan informasi yang diperlukan, maka kita harus meninjau kembali

sistem informasi akuntansi yang diterapkan tersebut. Peninjauan terhadap sistem

tersebut diperlukan karena sistem itu sendiri adalah kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan dan tidak dapat dipisahkan.

Adapun definisi sistem akuntansi penjualan menurut Bodnar ( 2000;16 )

“ Kegiatan administrasi yaitu berupa pencatatan – pencatatan formulir – formulir dan prosedur dan alat – alat yang digunakan untuk

menerima pengelolaan kas dan bentuk laporan – laporan yang diperlukn untuk tiap manajemen dan kreditur untuk mengawasi usahanya dan juga pihak pemerintah”.

Dalam perusahaan, baik perusahaan industri, perusahaan dagang, maupun perusahaan jasa yang bertujuan untuk mencari keuntungan selalu berhadapan dengan masalah penjualan. Supaya penjualan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan baik, maka harus diciptakan sistem infornasi akuntansi penjualan yang baik.

Adapun tujuan sistem akuntansi adalah :

a. Sistem akuntansi itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan data yang diperlukan tepat pada waktunya dan dapat memenuhi kebutuhan.

a. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

Sistem informasi akuntansi penjualan dapat diartikan sebagai sarana bagi suatu manajemen perusahaan untuk mendapatkan informasi penjualan serta menyajikan kepada pihak – pihak yang berkepentingan seperti yang telah disebutkan sebelumnya.

Adapun tujuan dari penggunaan sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer adalah :

1. Dapat dipastikan keakuratan data yang sudah diolah atau diproses, 2. Dapat menangani jumlah data input yang cukup besar,

3. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan sistem informasi akuntansi yaitu :

1. Sistem pemerosesan transaksi seperti :

a. Mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan

b. Mencatat transaksi keuangan yang dalam record akuntansi ( jurnal dan buku besar ).

c. Mendistribusikan informasi keuangan yang utama kepersonal operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka.

2. Sistem pelaporan buku besar/ keuangan.

Sistem buku besar ( SBB ) dan sistem pelaporan keuangan ( SKP ) adalah dua subsistem yang saling berkaitan. Besarnya input ke sistem buku besar datang dari siklus transaksi. Rangkuman aktivitas siklus ini diproses oleh sistem buku besar untuk memperbaharui akuntansi kontrol buku besar.

3. Sistem pelaporan manajemen.

Menyediakan informasi keuangan internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dari informasi yang diperlukan para manajer untuk

mengambil berbagai jenis keputusan. Laporan meliputi anggaran, laporan harian, analisis biaya, volume laba, dan laporan – laporan yang digunakan data biaya lancar.

D. Catatan –Catatan Akuntansi Penjualan

Catatan dan pelaporan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi yaitu :

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan demikian data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktor penjualan, bukti kas keluar dan cek.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas dan jurnal umum.

3. Buku Besar

Buku besar terdiri dari rekening – rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.

Rekening – rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, sedangkan pihak lain dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.

4. Buku Pembantu

Buku pembantu terdiri dari rekening - rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening – rekening tertentu dalam buku besar. Buku pembantu dan buku besar merupakan catatan akuntansi akhir yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku – buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, buku pencatatan lagi kedalam catatan akuntansi.

5. Laporan

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran dari sistem informasi akuntansi atau hasil akhir dalam proses akuntansi. Laporan dapat berbentuk cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan tunai terdiri dari:

Digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan tuani. Adapun jurnalnya adalah :

Kas xxx

Penjualan xxx

2) Jurnal Umum, digunakan

a. Untuk mencatat transakasi return penjualan berdasarkan dokumen sumber memo kredit. Adapun jurnalnya adalah :

Return Penjualan xxx Piutang Dagang xxx

b. Untuk mencatat harga pokok yang dijual berdasarkan bukti memorial. Adapun jurnalnya adalah :

Harga Pokok Penjualan xxx

Persediaan Barang Dagang xxx

c. Untuk mencatat penghapusan piutang berdasarkan bukti memorial. Adapun jurnalnya adalah :

Penyisihan Piutang Ragu – ragu xxx Piutang Usaha xxx 3) Kartu Persediaan

Berfungsi sebagai buku pembantu yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk jadi tertentu yang dijual berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan.

4) Kartu Gudang

Berfungsi untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang . Dalam transaksi penjualan tuani kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

Catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit, menurut Mulyadi ( 2001;218 ) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah :

1. Jurnal Penjualan 2. Kartu Piutang 3. Kartu Persediaan 4. Kartu Gudang 5. Jurnal Umum

1. Jurnal Penjualan

Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit. Adapun jurnalnya adalah :

Piutang Dagang xxx Penjualan xxx

Bila terjadi return penjualan, adapun jurnalnya adalah : Return Penjualan xxx

Piutang Dagang xxx

Kas xxx

Panjar Penjualan xxx

Untuk mencatat pembelian diskon penjualan, maka jurnalnya adalah : Kas xxx

Diskon Penjualan xxx

Piutang Dagang xxx

Untuk mencatat terjadinya penghapusan piutang, maka jurnalnya adalah : Penyisihan Piutang Ragu –ragu xxx

Piutang Usaha xxx 2. Kartu Piutang

Digunakan sebagai buku pembantu yang berisi perincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur.

3. Kartu Persediaan

Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

4. Kartu Gudang

Dilaksanakan oleh bagian gudang untuk mencatat mutasi persediaan fisik barang yang disimpan dalam gudang.

5. Jurnal Umum

Digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Prosedur penjualan yang ditempuh dalam aktifitas – aktifitas penjualan adalah berbeda – beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya tergantung besarnya dan kebutuhan perusahaan tersebut.

Definisi prosedur menurut Mulyadi ( 2001;5 ) ” Prosedur adalah suatu

urutan kegiatan klerikal, biasanya melihatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam dari transaksi perusahaan yang terjadi berulang – ulang” .

Prosedur penjualan juga dapat membantu perusahaan dalam mengawasi dan memperkecil kemungkinan adanya penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan. Prosedur penjualan dimulai dari adanya order terhadap produk yang disediakan oleh perusahaan.

Posedur Penjualan Tunai

1. Bagian Order Penjualan

Untuk menjalankan fungsinya dengan baik sebelum mengeluarkan order penjualan, bagian penjualan harus melakukan pinjaman bahwa penjualan dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan dan kualitas yang sesuai dengan barang yang dijual dapat diterima dengan tepat pada waktunya oleh pelanggan.

2. Bagian Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

Kartu persediaan digunakan oleh funsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu ini diselenggarakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

4. Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan

Dalam transaksi penjualan tunai, bagian ini berfungsi sebagai pencatatan transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan, pencatatan transaksi penerimaan kas dari bagian penjualan tunai kedalam jurnal penerimaan kas dan mencatat harga pokok produk yang dijual selama priode tertentu kedalam jurnal umum.

Prosedur Penjualan Tunai Pada PT. Putra Arezda Purnama

Prosedur Pemesanan

Bagian penjualan

Order Penjualan

Bagian Pergudangan

Posedur Penjualan Kredit

Definisi penjualan kredit menurut Mulyadi ( 2001;210 )” Penjualan kredit dilaksanakan poleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut”.

Adapun prosedur penjualan kredit adalah sebagai berikut :

1. Bagian order penjualan

a) Menerima order pesanan pengguna jasa dari pelanggan. b) Membuat faktur rangkap 5 ( lima lembar )

• Lembar pertama untuk penagih, dengan faktur ini dapat diketahui kapan jatuh tempo tanggal penagihan.

• Lembar kedua pertinggal pada bagian penjualan.

• Lembar ketiga dikirim ke pelanggan.

• Lembar keempat untuk bagian pembukuan dan keuangan.

• Lembar kelima untuk bagian kredit sebagai bagian yang meneliti status kredit dan memberi otorisasi pemberian kredit ke pelanggan.

2. Bagian Kredit

a) Menerima faktur penjualan kredit dari bagian order penjualan. b) Meneliti status kredit dan tanggal jatuh tempo.

c) Memberikan otoritasi pemberian kredit kepada pelanggan.

3. Bagian Gudang

a) Menerima faktur penjualan dari bagian penjualan.

b) Menetapkan lokasi tempat penyimpanan barang yang akan dijual.

4. Bagian Penagihan

b) Membuat faktur untuk penagihan piutang yang akan dikirim kebagian pembykuan dan keuangan serta bagian piutang.

5. Bagian Piutang

a) Menerima faktur dari bagian penjualan dan bagian penagihan. b) Mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit. c) Membuat serta mengirim pertanyaan piutang kepada pelanggan.

6. Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan

a) Menerima faktur penjualan dari bagian penjualan.

b) Mencatat faktur penjualan kedalam jurnal penjualan dengan jurnal sebagai berikut :

Piutang xxx Penjualan xxx

c) Membuat laporan penjualan kredit dan memasukkannya ke buku besar.

Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Putra Arezda Purnama

Order Pemesanan Bagian Penjualan Kredit Order Pemesanan Bagian Penagihan Bagian Pergudangan Bagian Pengiriman

Dokumen ini diajukan bagian pemesanan sesuai dengan order pelanggan dengan order pelanggan kepada gudang setelah mendapatkan otorisasi dari sales supervisor. Dokumen ini dibuat rangkap dua dimana dokumen asli di pergunakan oleh bagian gudang dalam pengantaran barang sesuai dengan lampiran faktur untuk dipergunakan sebagai lampiran copy faktur untuk pertinggal.

• Bagian Penjualan Kredit

Dokumen yang digunakan dalam bagian penjualan kredit adalah :

1. Surat order pengiriman dan tembusannya merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit pada pelanggan.

2. Faktur dan tembusannya merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen

pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu .

4. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal dan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode yang tertentu.

• Bagian Penagihan

Dalam bagian ini fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan

dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat order pengiriman. Faktur ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan.

• Bagian Pergudangan

Diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

• Bagian Pengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang di terimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasai dari yang berwenang.

F. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi adalah :

1. Organisasi

Dalam merancang organisasi yang terkait dengan sistem penjualan unsur pokok sistem pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut :

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi penjualan. Dalam transaksi penjualan, fungsi penjualan mempunyai kecendrungan untuk menjual barang sebanyak – banyaknya, yang sering kali mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang timbul dari

transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan pengecekan inter terhadap status pembeli seblum transaksi penjualan dilaksanakan. Fungsi penjualan di beri wewenang untuk menolak pemberian kredit kepada seorang pembeli berdasarkan analisa riwayat pelunasan utang yang dilakukan oleh pembeli tesebut dimasa lalu.

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan kredit.

Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Dalam sistem penjualan, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan piutang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi kewajibannya.

c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas

Seperti yang telah disebutkan diatas, berdasar atas unsur pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi haru dipisahkan dari kedua fungsi pokok lain. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.

d. Transaksi harus dilaksanakan lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi

Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan harus diperhatikan unsur pokok sistem pengendalian intern bahwa : setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi. Oleh karena itu, dalam sistem penjualan harus dirancang unsur pengendalian intern berikut ini :

“Transaksi penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan yang dilaksanakan secara lengkap hanya dengan satu fungsi tersebut “.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Seperti yang telah dijelaskan diatas, dalam organisasi setiap transaksi keuangan yang terjadi melalui sitem otorisasi tertentu. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitiannya.

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

Setelah penulis menyajikan hasil penelitian pad PT. Putra Arezda Purnama Medan maka penulis juga mengadakan suatu analisa dan evaluasi. Dalam bab ini akan membahas perbandingan antara teori dengan penelitian yang telah dijelaskan dalam bab sebelumnya. Sebagaimana sistem informasi akuntansi yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, mengolah, menganalisa dan mengevaluasi, maka penulis akan menganalisa beberapa bagian penting.

A. Sistem Informasi akuntansi Penjualan.

1. Sistem informasi akuntansi penjualan tunai.

Pada PT. Putra Arezda Purnama Medan dimana fungsi penjualan, pencatatan, Penyimpanan dipisahkan dengan memberikan fungsi – fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda. Fungsi penjualan diserahkan pada bagian penjualan,

fungsi pencatatan ditugaskan pada bagian akuntansi, dan bagian penyimpanan dipercayakan pada bagian pergudangan.

Pemisahan ini menyebabkan setiap penjualan tunai yang terjadi melibatkan beberapa bagian sekaligus yang bisa saling mengecek pekerjaan di bagian lain. Penjualan tunai melibatkan bagian penjualan untuk mengurus segala bukti yang berhubungan dengan penjualan dan yang mengotorisasi penjualan, bagian gudang untuk menyampaikan barang kepada pembeli, bagian akuntansi untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas yang terjadi.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disebutkan bahwa sistem informasi akuntansi atas penjualan tunai pada PT. Putra Arezda Purnama Medan sudah baik.

Hal ini dapat dilihat dari tidak adanya tugas rangkap yang dilakukan masing – masing bidang serta masing – masing bidang itu dikelola oleh orang

yang berbeda.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan kredit.

Analisa terhadap sistem informasi akuntansi penjualan kredit akan diberikan sebagai berikut :

a. Pada PT. Putra Arezda Purnama Medan fungsi penjualan , memberi otorisasi kredit, pencatatan dan penyimpanan dipisahkan dengan memberikan fungsi – fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda dengan orang – orang yang berbeda. Fungsi penjualan diserahkan kepada bagian penjualan dan otorisasi kredit. Fungsi pencetakan diserahkan pada bagian akuntansi dan fungsi penyimpanan dipercayakan kepada kepala bagian pergudangan. Dari pemisahan ini dapat dilihat bahwa

pengecekan terhadap penjualan kredit dapat mengurangi kemungkinan kerugian akibat piutang tak tertagih, serta dapat menjamin ketelitian dan keamanan kas.

b. Bukti – bukti yang berhubungan dengan penjualan kredit telah diberikan nomor urut sehingga pemakaiannya dapat dipertanggungjawabkan dan bukti transaksi mudah ditelusuri kembali. Berdasarkan analisa diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Putra Arezda Purnama Medan sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari terdapatnya otorisasi yang jelas atas penjualan yang dilakukan oleh kepala bagian penjualan, dan adanya pemisahan fungsi antara bagian yang melakukan pencatatan dengan bagian yang melakukan penyimpanan. Hal ini tentunya akan mempermudah pengawasan terhadap keluar masuknya uang.

B. Catatan – Catatan Akuntansi Penjualan

Sistem akuntansi penjualan sangat memegang peranan yang cukup penting didalam kegiatan perusahaan, agar terciptanya kinerja yang baik dalam perusahaan dan tujuan perusahaan tercapai. Sistem akuntansi adalah suatu jaringan menyeluruh dala suatu perusahaan yang digunakan untuk mancatat seluruh aktifitas perusahaan, dengan cara pencatatan yang terdiri dari berbagai prosedur masing – masing mempunyai kaitan yang erat.

Prosedur adalah suatu order atau tindakan lisan atau tulisan yang merupakan suatu petunjuk dengan yang dicatat berurutan yang mengatur suatu operasi. Di dalam hal ini PT. Putra Arezda Purnama Medan mencatat transaksi –

transaksi yang berlaku sesuai dengan langkah yang ada pada sistem akuntansi. Jika ada penjualan maka divisi penjualan menggunakan formulir untuk mencatat transaksi yang terjadi kemudian dipisahkan kedalam pencatatan jurnal.

Catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan tunai pada PT. Putra Arezda Purnama Madan adalah sebagai berikut :

a. Jurnal penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau meringkas data penjualan.

b. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber diantaranya dari penjualan tunai.

c. Jurnal Umum

Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu

d. Kartu Persediaan

Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat mutasi dari persediaan barang yang disimpan digudang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi perincian mutasi setiap jenis persediaan.

e. Kartu Gudang

Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kwantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dari

persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

Catatan – catatan akuntansi yang digunakan dalam penjualan kredit pada PT. Putra Arezda Purnama Medan sebagai berikut :

1. Kartu Penjualan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

2. Kartu Piutang

Catatan akuntansi merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap – tiap debiturnya.

3. Kartu Persediaan

Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan dibagian akuntansi untuk mengawasi mutasi persediaan barang yang disimpan dalam gudang.

C. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

Prosedur sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan harus memperhatikan prinsip – prinsip pengendalian intern sehingga tujuan pengendalian intern atas penjualan tunai dapat tercapai. Titik awal dari silkus penjualan adalah masuknya permintaan pembelian oleh pelanggan . Permintaan ini merupakan tawaran untuk membeli produk atas dasar persyaratan tertentu. Bentuk permintaan pembelian ini dapat berupa surat permintaan pembelian resmi,

berupa pemberitahuan lewat telepon, atau calon pembeli datang langsung ke perusahaan. Dalam penyelenggaraan kegiatan transaksi penjualan tunai bagian fungsional membuat faktur penjualan dan delivery order ( DO ) setelah menerima tembusan kwitansi pembayaran oleh pembeli yang berasal dari sub bagian keuangan.

Prosedur sistem informasi akuntansi penjualan kredit diberikan oleh kepala bagian terhadap surat permintaan pembeli mendapat langsung menjadi perintah kepada bagian penjualan untuk memberikan faktur penjualan dan delivery order. Pada PT. Putra Arezda Purnama Medan surat permintaan pembeli yang berasal dari pembeli yang telah disetujui oleh kepala bagian tidak secara otomatis menjadi dasar kepala bagian fungsional untuk menerbitkan faktur penjualan. Hal ini baru akan diterbitkan oleh bagian fungsional setelah surat order penawaran yang di buat oleh bagian fungsional sebagi realisasi otorisasi atau persetujuan surat permintaan pembelian, disetujui oleh pihak pembeli dengan menerbitkan surat perintah kerja atau surat perjanjian jual beli.

Secara umum sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan pada PT. Putra Arezda Purnama Medan telah cukup baik. Walaupun bagian – bagian yang terkait didalamnya Tidak sekompleks atau selengkap bagaian – bagian berdasarkan teoritis. Hal ini sesuai dengan besar dan jenis perusahaan yang mendukung pencapaian tujuan terutama dalam pengawasan intern. Pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan juga sudah cukup baik dimana fungsi – fungsi yang ada dalam sistem informasi akuntansi penjualan tidak ditempati oleh

orang yang sama. Pengawasan intern menjadi pokok perhatian selain itu juga ketetapan waktu dalam penyampaian informasi.

D. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan

Dalam melakukan pengawasan agar tidak terjadi kecurangan pada PT. Putra Arezda Purnama Medan maka diperlukan pengawasan penjualan oleh internal auditor perusahaan.

Secara keseluruhan pengendalian intern penjualan pada PT. Putra Arezda Purnama Medan melalui prosedur penjualan baik tunai maupun kredit dapat dikatakan sudah baik karena sudah terdapat pemisahan/pembagian tugas dengan baik.

Adapun kelemahan yang ada dalam aktifitas pengendalian ini adalah bahwa pengecekan atas keempat unsur aktifitas pengendalian ini dilakukan orang yang tidak independent yaitu manajer repesentative yang juga melihat dalam aktifitas pemberian kredit pada penjualan kredit yang memantau aktifitas penjualan juga terlibat dalam pemberian kredit sehingga nilai pengendalian dapat berkurang.

PT. Putra Arezda Purnama Medan belum memiliki bagian kredit srcara khusus. Maka untuk menutupiu kekosongan ini, manajer representative bertanggung jawab menangani pemantauan terhadap penjualan kredit. Sehingga boleh dikatakan bahwa pemantauan yang dilakukan oleh manajer representative belum cukup memadai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian materi yang telah penulis sampaikan pada bab – bab sebelumnya dalam skripsi minor, maka pada bab terakhir ini penulis mencoba untuk merangkumkan pokok – pokok pikiran yang telah dikemukakan tersebut dalam kesimpulan dan saran.

A. Kesimpulan

1. Struktur organisasi pada PT. Putra Arezda Purnama Medan secara umum telah menggambarkan adanya pemisahan fungsi yang memadai antara fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi pencatatan sehingga memperlihatkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang baik.

2. Pembagian tugas dan pelaksanaannya sudah berjalan dengan baik, dan tanggung jawab didasarkan pada jenjang yang telah ditemukan terlebih dahulu.

3. Pada dasarnya penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada PT. Putra Arezda Purnama Medan telah memadai, hal ini dapat dilihat dari adanya pemisahan fungsi seperti fungsi penjualan, pencatatan, dan penyimpanan dipisahkan dengan memberikan fungsi – fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda .

4. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dapat dikatakan telah memadai hal ini dapat dilihat dari adanya fungsi penjualan, pemberian otorisasi kredit, pencatatan dan penyimpanan dipisahkan dengan memberikan fungsi – fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda dengan orang – orang yang berbeda. Bukti yang berhubungan dengan penjualan kredit telah dibuatkan nomor urut sehingga pemakaiannya dapat dipertanggung jawabkan dan bukti transaksi mudah ditelusuri kembali. 5. Keputusan tertinggi ada pada pimpinan perusahaan dan pada pelaksanaan

tugasnya pemimpin perusahaan akan mengkoordinir bagian – bagian yang ada pada perusahaan.

B. Saran

Dari kesimpulan yang dibuat oleh penulis terhadap hasil penelitian pada PT. Putra Arezda Purnama Medan maka penulis akan memberikan saran yang mungkin dapat digunakan sebagai masukan / bahan pertimbangan bagi

perusahaan dalam penyempurnaan penerapan sistem informasi akuntansi penjualan. Adapun saran – saran tersebut antara lain :

1. Struktur organisasi yang ada hendaknya tetap dipertahankan karena dengan ditempatkannya orang yang berbeda pada masing – masing jabatan maka setiap terjadi transaksi pada satu bagian akan dapat dicek oleh bagian yang lain.

2. Sebaiknya sistem informasi akuntansi penjualan yang telah disusun dan telah diterapkan sesuai dengan prosedur – prosedur yang telah dijalankan selama ini dapat dilaksanakan lebih baik lagi dengan pengawasan yang lebih ditingkatkan.

3. Kebijaksanaan yang telah digariskan dan prosedur – prosedur penjualan telah ditetapkan hendaknya dijadikan pedoman dalam menjalankan kegiatan penjualan.

4. Sebaiknya sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Putra Arezda Purnama Medan lebih ditingkatkan lagi sehingga kinerja perusahaan terus berjalan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Bondnar, George H, William S, Hopwod, 2000. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Amir Abadi Yusuf dan Rudi M.Tambunan, Edisi Keenam, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Belkoui, Ahmed, Riahi, 2000. Teori Akuntansi, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James.A,2001. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Amir Abadi Yusuf, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Nafirin, M, 2004. Pengantar Akuntansi untuk Perusahaan Dadang dan

Romney Marsall, B, Jhon Steinbart, Paul, 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Fitriasari dan Dery Kwary, Edisi Sembilan, Buku Dua, Salemba Empat, Jakarta.

Stice, Skousen, 2004. Intermediate Accounting, Edisi Lima Belas, Buku Satu,Salemba Empat, Jakarta.

Umar Husein, 2000.Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis, Cetakan Ketiga, Penerbit PT. Grafindo Persada, Jakarta.

Widjayanto, Nugroho, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2004. Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

orang yang sama. Pengawasan intern menjadi pokok perhatian selain itu juga ketetapan waktu dalam penyampaian informasi.

D. Penerapan Pengendalian Intern Penjualan

Dalam melakukan pengawasan agar tidak terjadi kecurangan pada PT. Putra Arezda Purnama Medan maka diperlukan pengawasan penjualan oleh internal auditor perusahaan.

Secara keseluruhan pengendalian intern penjualan pada PT. Putra Arezda Purnama Medan melalui prosedur penjualan baik tunai maupun kredit dapat dikatakan sudah baik karena sudah terdapat pemisahan/pembagian tugas dengan baik.

Adapun kelemahan yang ada dalam aktifitas pengendalian ini adalah bahwa pengecekan atas keempat unsur aktifitas pengendalian ini dilakukan orang yang tidak independent yaitu manajer repesentative yang juga melihat dalam aktifitas pemberian kredit pada penjualan kredit yang memantau aktifitas penjualan juga terlibat dalam pemberian kredit sehingga nilai pengendalian dapat berkurang.

PT. Putra Arezda Purnama Medan belum memiliki bagian kredit srcara khusus. Maka untuk menutupiu kekosongan ini, manajer representative bertanggung jawab menangani pemantauan terhadap penjualan kredit. Sehingga boleh dikatakan bahwa pemantauan yang dilakukan oleh manajer representative belum cukup memadai.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian materi yang telah penulis sampaikan pada bab – bab sebelumnya dalam skripsi minor, maka pada bab terakhir ini penulis mencoba untuk merangkumkan pokok – pokok pikiran yang telah dikemukakan tersebut dalam kesimpulan dan saran.

A. Kesimpulan

1. Struktur organisasi pada PT. Putra Arezda Purnama Medan secara umum telah menggambarkan adanya pemisahan fungsi yang memadai antara fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi pencatatan sehingga memperlihatkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang baik.

2. Pembagian tugas dan pelaksanaannya sudah berjalan dengan baik, dan tanggung jawab didasarkan pada jenjang yang telah ditemukan terlebih dahulu.

3. Pada dasarnya penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada PT. Putra Arezda Purnama Medan telah memadai, hal ini dapat dilihat dari adanya pemisahan fungsi seperti fungsi penjualan, pencatatan, dan penyimpanan dipisahkan dengan memberikan fungsi – fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda .

4. Sistem informasi akuntansi penjualan kredit dapat dikatakan telah memadai hal ini dapat dilihat dari adanya fungsi penjualan, pemberian otorisasi kredit, pencatatan dan penyimpanan dipisahkan dengan memberikan fungsi – fungsi tersebut pada jabatan yang berbeda dengan orang – orang yang berbeda. Bukti yang berhubungan dengan penjualan kredit telah dibuatkan nomor urut sehingga pemakaiannya dapat dipertanggung jawabkan dan bukti transaksi mudah ditelusuri kembali. 5. Keputusan tertinggi ada pada pimpinan perusahaan dan pada pelaksanaan

tugasnya pemimpin perusahaan akan mengkoordinir bagian – bagian yang ada pada perusahaan.

B. Saran

Dari kesimpulan yang dibuat oleh penulis terhadap hasil penelitian pada PT. Putra Arezda Purnama Medan maka penulis akan memberikan saran yang mungkin dapat digunakan sebagai masukan / bahan pertimbangan bagi

perusahaan dalam penyempurnaan penerapan sistem informasi akuntansi penjualan. Adapun saran – saran tersebut antara lain :

1. Struktur organisasi yang ada hendaknya tetap dipertahankan karena dengan ditempatkannya orang yang berbeda pada masing – masing jabatan maka setiap terjadi transaksi pada satu bagian akan dapat dicek oleh bagian yang lain.

2. Sebaiknya sistem informasi akuntansi penjualan yang telah disusun dan telah diterapkan sesuai dengan prosedur – prosedur yang telah dijalankan selama ini dapat dilaksanakan lebih baik lagi dengan pengawasan yang lebih ditingkatkan.

3. Kebijaksanaan yang telah digariskan dan prosedur – prosedur penjualan telah ditetapkan hendaknya dijadikan pedoman dalam menjalankan kegiatan penjualan.

4. Sebaiknya sistem informasi akuntansi penjualan kredit pada PT. Putra Arezda Purnama Medan lebih ditingkatkan lagi sehingga kinerja perusahaan terus berjalan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Bondnar, George H, William S, Hopwod, 2000. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Amir Abadi Yusuf dan Rudi M.Tambunan, Edisi Keenam, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Belkoui, Ahmed, Riahi, 2000. Teori Akuntansi, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.

Hall, James.A,2001. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Amir Abadi Yusuf, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Nafirin, M, 2004. Pengantar Akuntansi untuk Perusahaan Dadang dan Industri, Edisi Pertama, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Romney Marsall, B, Jhon Steinbart, Paul, 2004. Sistem Informasi Akuntansi, Terjemahan Fitriasari dan Dery Kwary, Edisi Sembilan, Buku Dua, Salemba Empat, Jakarta.

Stice, Skousen, 2004. Intermediate Accounting, Edisi Lima Belas, Buku Satu,Salemba Empat, Jakarta.

Umar Husein, 2000.Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis, Cetakan Ketiga, Penerbit PT. Grafindo Persada, Jakarta.

Widjayanto, Nugroho, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2004. Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.