3.5. Tahapan Pengolahan bahan Pustaka Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU
Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan mengolah bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan hingga bahan pustaka tersebut dapat dimanfaatkan oleh penggunanya.
Untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan terlebih dahulu bahan pustaka tersebut diolah dan disusun secara sistematis. Untuk itu
Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU melaksanakan beberapa tahapan dalam mengolah bahan pustaka. Tahapan pekerjaan pengolahan bahan pustakla itu adalah
sebagai berikut :
3.5.1. Inventarisasi
Langkah awal yang dilakukan di Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU dalam pengolahan bahan pustaka adalah inventarisasi. Bahan pustaka yang baru diterima oleh
perpustakaan sebelum diinventarisasikan ke dalam buku induk terlebih dahulu diberi cap stempel kepemilikan dan stempel inventarisasi.
Gambar 3 : Stempel Kepemilikan Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU Sumber : Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU
Gambar 4 : Stempel Sumbangan Buku yang Berasal dari Sumbangan Alumni Sumber : Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU
No. INDUK : ASAL :
TGL. TERIMA : Gambar 4 : Stempel Inventarisasi Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU
Sumber : Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU MILIK PERPUSTAKAAN
FAKULTAS KEDOKTERAN UISU
SUMBANGAN ALUMNI
Universitas Sumatera Utara
Dalam menginventarisasi bahan pustaka buku ke dalam buku induk yang dicatat adalah :
Tabel 6 Inventarisasi Bahan Pustaka Perpustakaan Fakultas Kedokteran USU
No Tgl
Terima No.Induk Pengarang Judul Edisi Impresium Asal
No.Klas Harga
Jlh
1 2
a. No
b. Tangga l diterima
c. No Induk
d. Pengarang
e. Judul
f. Edisi Cetakan
g. Impresium
h. Asal
i. No. Klass
j. Harga
k. Jumlah
Dalam pemberian nomor inventaris, perpustakaan memberikan nomor urut untuk setiap buku baru menurut lanjutan terakhir nomor inventaris, dimana dalam
kelanjutan dari tahun sebelumnya. Kegunaan dari inventarisasi buku adalah untuk mengetahui berapa banyak buku
yang dimiliki oleh perpustakaan.
3.5.2. Katalogisasi
Setelah bahan pustaka selesai diinventarisasi, maka langkah selanjutnya adalah proses katalogisasi. Katalogisai adalah proses pembuatan katalog sebagai sarana temu
kembali. Saat ini pengguna katalog kartu sudah digantikan dengan katalog online atau Online Public Access Catalog OPAC yang menggunakan komputer untuk menelusuri
koleksi perpustakaan. Sebelum OPAC dapat digunakan oleh pengguna, terlebih dahulu diakukan proses katalogisasi dan klasifikasi. Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU
Universitas Sumatera Utara
menggunakan DDC Dewey Decimal Classification sebagi penuntun klasifikasi dan menggunakan LCSH Library of Congress Subject Headings untuk menentukan subjek.
Adapun peralatan dan perlengkapan yang digunakan Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU dalam proses pengatalogan ialah :
a. DDC Dewey Decimal Classification edisi 22
b. LCSH Library of Congress Subject Headings
c. Kamus Inggris-Indonesia dan Indonesia-Inggris
d. Penggaris rol
DDC diigunakan untuk menentukan nomor klas, LCSH digunakan untuk menentukan subjek, kamus untuk mengganti subjek ke dalam bahasa Inggris dan
penggaris rol digunakan dalam pembuatan deskripsi fisik. Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU telah mengembangkan program
CDSISIS untuk proses pengatalogan. Sebelum entri data dilakukan atau sebelum data- data dimasukkan ke dalam CDSISIS terlebih dahulu mengisi “formulir pengatalogan”
atau lembar kerja. Formulir ini untuk memudahkan dalam entri data, karena semua data yang diperlukan ada dalam formulir tersebut. Adapun formulir pengatalogan dapat dilihat
pada lampiran 2. Keterangan dari Formulir :
1. Tanggal Pemasukan Data
2. Kode Bahasa
3. Nama Operator
4. No. Panggil DDC
5. Entri Utama Nama Orang
6. Entri Utama Badan Korp.
7. Entri Utama Nama Pert.
8. Judul
9. Impresum
10. Deskripsi Fisik
11. Catatan Umum
12. Subject
13. Kata Kunci
14. Entri Tambahan Nama Orang
15. No Induk
Universitas Sumatera Utara
16. Jumlah Ekslempar
17. Bagian
18. Kriteria
Data-data tersebutlah yang nantinya akan dimasukkan ke dalam CDSISIS, menjadi katalog online.
Setelah formulir itu diisi sampailah pada bagian pengetikan data entri data pada CDSISIS. Dalam CDSISIS telah diformat atau dibuat program seperti pada
formulir tersebut. Pustakawaan tinggal memindahkannya dengan mengikuti langkah- langkah dan cara-cara pembuatannya. Setelah keseluruhan langkah-langkah dan cara-cara
telah ditempuh secara otomatis data-data tersebut telah tercantum dalam katalog online dan dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan.
3.5.3. Katalog Online