Inventarisasi Katalogisasi Tahapan Pengolahan bahan Pustaka Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU

3.5. Tahapan Pengolahan bahan Pustaka Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU

Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan mengolah bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan hingga bahan pustaka tersebut dapat dimanfaatkan oleh penggunanya. Untuk memudahkan pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan terlebih dahulu bahan pustaka tersebut diolah dan disusun secara sistematis. Untuk itu Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU melaksanakan beberapa tahapan dalam mengolah bahan pustaka. Tahapan pekerjaan pengolahan bahan pustakla itu adalah sebagai berikut :

3.5.1. Inventarisasi

Langkah awal yang dilakukan di Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU dalam pengolahan bahan pustaka adalah inventarisasi. Bahan pustaka yang baru diterima oleh perpustakaan sebelum diinventarisasikan ke dalam buku induk terlebih dahulu diberi cap stempel kepemilikan dan stempel inventarisasi. Gambar 3 : Stempel Kepemilikan Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU Sumber : Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU Gambar 4 : Stempel Sumbangan Buku yang Berasal dari Sumbangan Alumni Sumber : Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU No. INDUK : ASAL : TGL. TERIMA : Gambar 4 : Stempel Inventarisasi Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU Sumber : Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU MILIK PERPUSTAKAAN FAKULTAS KEDOKTERAN UISU SUMBANGAN ALUMNI Universitas Sumatera Utara Dalam menginventarisasi bahan pustaka buku ke dalam buku induk yang dicatat adalah : Tabel 6 Inventarisasi Bahan Pustaka Perpustakaan Fakultas Kedokteran USU No Tgl Terima No.Induk Pengarang Judul Edisi Impresium Asal No.Klas Harga Jlh 1 2 a. No b. Tangga l diterima c. No Induk d. Pengarang e. Judul f. Edisi Cetakan g. Impresium h. Asal i. No. Klass j. Harga k. Jumlah Dalam pemberian nomor inventaris, perpustakaan memberikan nomor urut untuk setiap buku baru menurut lanjutan terakhir nomor inventaris, dimana dalam kelanjutan dari tahun sebelumnya. Kegunaan dari inventarisasi buku adalah untuk mengetahui berapa banyak buku yang dimiliki oleh perpustakaan.

3.5.2. Katalogisasi

Setelah bahan pustaka selesai diinventarisasi, maka langkah selanjutnya adalah proses katalogisasi. Katalogisai adalah proses pembuatan katalog sebagai sarana temu kembali. Saat ini pengguna katalog kartu sudah digantikan dengan katalog online atau Online Public Access Catalog OPAC yang menggunakan komputer untuk menelusuri koleksi perpustakaan. Sebelum OPAC dapat digunakan oleh pengguna, terlebih dahulu diakukan proses katalogisasi dan klasifikasi. Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU Universitas Sumatera Utara menggunakan DDC Dewey Decimal Classification sebagi penuntun klasifikasi dan menggunakan LCSH Library of Congress Subject Headings untuk menentukan subjek. Adapun peralatan dan perlengkapan yang digunakan Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU dalam proses pengatalogan ialah : a. DDC Dewey Decimal Classification edisi 22 b. LCSH Library of Congress Subject Headings c. Kamus Inggris-Indonesia dan Indonesia-Inggris d. Penggaris rol DDC diigunakan untuk menentukan nomor klas, LCSH digunakan untuk menentukan subjek, kamus untuk mengganti subjek ke dalam bahasa Inggris dan penggaris rol digunakan dalam pembuatan deskripsi fisik. Perpustakaan Fakultas Kedokteran UISU telah mengembangkan program CDSISIS untuk proses pengatalogan. Sebelum entri data dilakukan atau sebelum data- data dimasukkan ke dalam CDSISIS terlebih dahulu mengisi “formulir pengatalogan” atau lembar kerja. Formulir ini untuk memudahkan dalam entri data, karena semua data yang diperlukan ada dalam formulir tersebut. Adapun formulir pengatalogan dapat dilihat pada lampiran 2. Keterangan dari Formulir : 1. Tanggal Pemasukan Data 2. Kode Bahasa 3. Nama Operator 4. No. Panggil DDC 5. Entri Utama Nama Orang 6. Entri Utama Badan Korp. 7. Entri Utama Nama Pert. 8. Judul 9. Impresum 10. Deskripsi Fisik 11. Catatan Umum 12. Subject 13. Kata Kunci 14. Entri Tambahan Nama Orang 15. No Induk Universitas Sumatera Utara 16. Jumlah Ekslempar 17. Bagian 18. Kriteria Data-data tersebutlah yang nantinya akan dimasukkan ke dalam CDSISIS, menjadi katalog online. Setelah formulir itu diisi sampailah pada bagian pengetikan data entri data pada CDSISIS. Dalam CDSISIS telah diformat atau dibuat program seperti pada formulir tersebut. Pustakawaan tinggal memindahkannya dengan mengikuti langkah- langkah dan cara-cara pembuatannya. Setelah keseluruhan langkah-langkah dan cara-cara telah ditempuh secara otomatis data-data tersebut telah tercantum dalam katalog online dan dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan.

3.5.3. Katalog Online