Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU)

PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA (UISU)

KERTAS KARYA

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)

Disusun Oleh: FAHRIAN ZAID

102201007

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang berjudul “Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU)”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah. Penulis ucapkan kepada Ayahanda tercinta Mesnianto dan Ibunda tersayang Marmi yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua terbaik.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr.Drs Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D - III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Himma Dewiyana, S.T. M.Hum selaku dosen pembimbing yang telah

banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini selesai.

4. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M. Pd selaku dosen pembaca pada kertas karya ini.

5. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.

6. Untuk admin D-III Perpustakaan Abangda Suryawan S.Sos terima kasih waktu dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari masa perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.

7. Ibu Dra. Nurmawan , S.Pd. MS sebagai Kepala Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU) dan staff terkait lainnya yang bersedia memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis.

8. Untuk Adikku Tya Dan Hanif (Gonif) yang mendukung penulis dari mulai kuliah hingga selesai.

9. Kepada Yeni Elfera (Embemmz) yang setia menemani penulis dan memberikan semangat yang tiada habisnya serta membantu penulis mondar-mandir dalam penyelesaian kertas karya ini.

10.Seluruh teman-teman stambuk 2010, Terutama sahabat-sahabat terbaik dan terhebat ku : Meutia Ulfa (Omeh), Tri Suci Wulandari (Chebond), Ryando Quares Purba (Cunn), Irfan Hendhika (Gembung), Hermansyah Tanjung (Idung), Jati Wirawan (Benjo), Rachmad Iqbal (Bobo), Suci Ramadani (Jamban) Heru Gunawan (Balonteli), terima kasih untuk hari-hari indah bersama kalian, canda tawa, sedih, galau. Dan juga yang selalu hadir memberikan motivasi tiada habisnya untuk penulis dan tak akan pernah terlupakan, semoga persahabatan kita abadi selamanya.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Juli 2013

Penulis

Fahrian Zaid 102201007

Daftar Isi

Kata Pengantar ... i

Daftar Isi ... iii

Daftar Tabel ... v

Daftar Gambar ... vi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Tujuan Penulisan ... 2

1.3 Ruang Lingkup ... 3

1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3

BAB II TINJUAN PUSTAKA ... 4

2.1 Perpustakaan Perguruan tinggi ... 4

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4

2.1.2 Tujuan Dan Fungsi Perpustakan Perguruan Tinggi ... 5

2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 6

2.2 Pelayanan Pengguna ... 7

2.3 Sistem Pelayanan Pengguna ... 9

2.3.1 Pelayanan Sirkulasi ... 11

2.3.1.1 Jenis-Jenis Pelayanan Sirkulasi ... 12

2.3.2 Pelayanan Referensi ... 19

2.3.2.1 Jenis Pelayanan Referensi ... 20

2.3.3 Silang Layan ... 22

2.3.4 Pelayanan Audio Visual ... 23

2.3.5 Pelayanan Pendidikan Pemakai ... 24

BAB III PELAYANAN PENGGUNA KANTOR DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA ... 27

3.1 Sejarah Perpustakaan ... 27

3.2 Visi, Misi Dan Tujuan Perpustakaan ... 27

3.3 Struktur Organasasi Perpustakaan ... 28

3.4 Pengguna Perpustakaan ... 29

3.5 Koleksi ... 30

3.5.1 Peraturan ... 31

3.5.2 Anggaran ... 31

3.6 Sistem Pelayanan ... 32

3.6.1 Pelayanan Sirkulasi ... 32

3.6.2 Pelayanan Referensi ... 37

3.6.3 Pelayanan Pendidikan Pemakai ... 38

3.6.4 Pelayanan Fotokopi ... 38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 39

4.1 Kesimpulan ... 39

4.2 Saran ... 40

Daftar Pustaka ... 41 Lampiran

Daftar Tabel

Tabel 1 : Pengguna Perpustakaan UISU ... 29 Tabel 2 : Tenaga Pengelola UISU ... 30 Tabel 3 : Jumlah Koleksi Perpustakaan UISU ... 30

Daftar Gambar

Gambar 1 : Struktur Organisai ... 29 Gambar 2 : Contoh Kartu Anggota Perpustakaan ... 33

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini merupakan wujud nyata dari kebutuhan masyarakat yang ingin mendapatkan informasi secara mudah dan cepat. Perubahan yang terjadi di masa kini memberi dampak yang besar terhadap pengelolaan perpustakaan, sehingga perpustakaan bukan hanya sebagai tempat penyimpanan dan peminjaman bahan pustaka tetapi juga sebagai pusat informasi. Dengan kata lain perpustakaan memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pengguna perpustakaan. Perpustakaan dianggap sebagai penyedia layanan jasa informasi dengan tingkat kebutuhan pengguna yang beragam harus dapat memberikan layanan yang maksimal sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan oleh pengguna.

Perpustakaan merupakan pusat informasi di mana bahan – bahan perpustakaan dikumpulkan, diolah dan kemudian disebarluaskan agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh penggunanya. Perpustakaan menyediakan berbagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, maka dengan ini peranan perpustakaan perguruan tinggi sangatlah penting dalam memberikan jasa layanan kepada sivitas akademik untuk mendukung pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, pengajaran, pendirian dan pengabdian masyarakat.

Perkembangan suatu perpustakaan dapat ditinjau dari kegiatan pelayanannya. Karena keberhasilan pelayanan merupakan tujuan akhir yang ingin dicapai oleh suatu perpustakaan. Pelayanan pengguna adalah salah satu tugas penting dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan, dimana pelayanan pengguna merupakan suatu unit kegiatan yang mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan, informasi, dan pengarahan sehingga pengguna dapat menelusuri dan mempelajari informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Jenis pelayanan pengguna yang ada di perpustakaan perguruan tinggi adalah pelayanan sirkulasi, pelayanan referensi, pelayanan audio visual dan pelayanan pendidikan pemakai. Dapat dikatakan bahwa suatu perpustakaan yang dianggap bermutu apabila dapat

memberikan pelayanan secara cepat dan tepat kepada penggunanya. Untuk melakukan layanan dengan baik, pihak perpustakaan perlu mempelajari, memahami dan mengerti akan kebutuhan penggunanya. Dimana untuk memberikan pelayanan, perpustakaan harus mengutamakan kebutuhan pengguna perpustakaan sehingga fungsi perpustakaan berjalan dengan baik.

Pengguna yang dilayani pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU) terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, tata usaha dan peneliti. Kebutuhan informasi yang dibutuhkan semakin meningkat dan beragam, sejalan dengan semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Semua kebutuhan sivitas akademika hendaknya dapat dipenuhi oleh perpustakaan.

Dengan banyaknya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan apabila tidak dimanfaatkan oleh pengguna berarti perpustakaan itu belum berfungsi sebagaimana yang diharapkan. Salah satu penyebabnya mungkin terdapat pada prosedur kerja kegiatan pada pelayanan pengguna

Oleh sebab itu berdasarkan uraian di atas untuk mengetahui bagaimana

pelaksanaan pelayanan pengguna pada perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU), penulis merasa tertarik untuk mengetahui lebih jauh tentang pelayanan pengguna pada perpustakaan tersebut. Sehingga penulis memilih judul “Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU)”.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ini :

1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pelayanan pengguna pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU).

2. Untuk mengetahui sejauh mana kegiatan pelayanan pengguna yamg telah dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU) dalam memenuhi kebutuhan penggunanya.

3. Untuk mengetahui kendala - kendala yang dihadapi pustakawan perpustakaan tersebut didalam melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna di Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU).

1.3 Ruang Lingkup

Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka ruang lingkup penulisan kertas karya ini yang berhubungan dengan pelayanan yang terdapat pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU). Pelayanan perpustakaan yang meliputi pelayanan sirkulasi, referensi dan koleksi Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU).

1.4 Metode Pengumpulan Data

Untuk mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan dalam penulisan kertas karya, metode yang digunakan :

1. Studi kepustakaan

Data diperoleh melalui literatur berupa buku, majalah dan informasi lain yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.

2. Studi Lapangan

Penulis melakukan pengamatan langsung ke perpustakaan yaitu Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU), serta melihat langsung hal-hal yang dirasakan perlu bagi terrwujudnya kertas karya ini. 3. Wawancara

Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pimpinan dan petugas bagian pelayanan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan bagian yang penting dalam membangun perguruan tinggi untuk mencapai pelaksanaan program-program pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, serta menunjang penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 3) menyatakan;

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Yang dimaksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan lain.

Sedangkan menurut Hasugian (2009: 80) Perpustakaan perguruan tinggi adalah “Perpustakaan yang berada di bawah pengawasan dan dikelola oleh suatu perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.

Sjahrial- Pamuntjak (2005: 5), menyatakan, “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademis, dan perpustakaan sekolah tinggi.”

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademis, dan perpustakaan perguruan tinggi dengan cara tertentu untuk melayankan sumber informasi kepada pengguna yakni mahasisiwa, dosen dan pegawai.

2.1.2 Tujuan Dan Fungsi Perpustakaan

Perpustakaan sangat penting artinya bagi mayarakat untuk mengembangkan daya intelektual dan spiritual masyarakat ataupun penggunanya. Pihak perpustakaan harus menyadari peranan mereka dalam mencapai tujuannya.

Menurut Brindley dalam Agus (2009: 1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya adalah:

1. Menyediakan akses yang mudah dan cepat ke lokasi yang ada serta koleksi khusus untuk menunjang program institusi yaitu pembelajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat;

2. Menyediakan akses cepat untuk mendapatkan koleksi yang lebih luas dan data terekam dari luas perpustakaan;

3. Menyediakan beragam jasa informasi untuk menunjang kebutuhan kelompok peneliti dan masyarakat perguruan tinggi lainnya;

4. Mengembangkan penanganan informasi dan kemampuan manajemen untuk meningkatkan pengertian tentang kemampuan perpustakaan dan mendorong pengguna untuk memanfaatkan jasa yang ditawarkan dan sumber informasi yang dimiliki perpustakaan.

Sedangkan menurut Hasugian (2009: 1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia adalah ;

Memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, koleksi perpustakaan benar-benar diarahkan untuk pencapaian tujuan dan pelaksanaan Tri Dharma itu.

Dalam mencapai tujuan perpustakaan yang telah diuraikan di atas, maka

perpustakaan perguruan tinggi harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 3) menyatakan sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut;

1. Fungsi Edukasi

Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademik, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar-mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.

2. Fungsi Informasi

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.

3. Fungsi Riset

Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang. 4. Fungsi Rekreasi

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.

5. Fungsi Publikasi

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.

6. Fungsi Deposit

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.

7. Fungsi Interpretasi

Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan darmanya.

Menurut Utomo dalam Yuventia (2009: 3) Berdasarkan standarisasi sebagai lembaga, fungsi perpustakaan adalah;

1. Lembaga pengelola sumber-sumber informasi 2. Lembaga pelayanan dan pendayagunaan informasi 3. Wahana rekreasi berbasis ilmu pengetahuan 4. Lembaga pendukung pendidikan

5. Lembaga pelestari hasanah budaya bangsa

Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi meliputi fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, fungsi deposit, dan fungsi interpretasi.

2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 3) menyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah, “Mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberikan layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan.”

Sedangkan menurut Sutarno (2003: 78 ) Tugas utama perpustakaan adalah berperan aktif melaksanakan tugas dan fungsi penyelenggaraan perpustakaan tersebut, dengan cara;

1. Menyediakan, menyiapkan, mengolah, dan memelihara koleksi bahan pustaka siap pakai, serta sarana informasi lainnya yang sesuai dengan keperluan organisasi dan masyarakat pemakai.

2. Mendayagunakan koleksi, berupa penyediaan system layanan, penyiapan tenaga manusia penyediaan sarana dan prasarana, serta menginformasikan/ mempromosikan koleksi dan jasa kepada masyarakat. 3. Melaksanakan layanan kepada masyarakat pemakai.

4. Bekerjasama dengan perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi, sarana prasarana perpustakaan secara bersama- sama untuk kepentingan pemakai.

5. Menjalin hubungan baik dengan pihak perpustakaan lain dalam rangka pemanfaatan koleksi, sarana prasarana perpustakaan secara bersama-sama untuk kepentingan pemakai.

6. Memasyarakatkan perpustakaan. 7. Melakukan kajian dan pengembangan.

8. Melakukan hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan koleksi. 9. Melaksanakan pendidikan masyarakat pemakai.

10.Melaksanakan pengelolaan (manajemen) dan tata usaha, termasuk pengembangan staf dan pegawai serta peningkatan sarana prasarana perpustakaan.

2.2 Pelayanan Pengguna

Pelayanan pengguna merupakan kegiatan pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna sehubungan dengan kebutuhan akan informasi. Jadi pada kegiatan inilah perpustakaan secara langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan. Karena itu perpustakaan harus menyelenggarakan pelayanan yang cepat dan tepat dengan kebutuhan penggunanya. Menurut Sutarno (2006: 99) layanan pengguna kepada masyarakat adalah; “Semua kegiatan yang langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan.”

Sedangkan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 71) menyatakan bahwa layanan pengguna ialah; Pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna. Melalui layanan pengguna, pengguna dapat memperoleh hal sebagai berikut ;

1. Informasi yang dibutuhkannya secara optimal dari berbagai media. 2. Manfaat berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia.

Pada dasarnya layanan pengguna adalah layanan jasa, oleh karena itu pihak perpustakaan harus berusaha untuk menciptakan kepercayaan serta kepuasan, kecepatan dan ketepatan.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 7) dinyatakan bahwa dalam memberikan pelayanan, perlu diperhatikan asas sebagai berikut ;

1. Berorientasi pada kebutuhan dan kepentingan pengguna.

2. Diberikan kepada pengguna atas dasar keseragaman, keadilan, dan kemerataan.

3. Dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas. 4. Dilaksanakan secara cepat, tepat, dan mudah melalui cara yang teratur,

terarah dan cermat.

Sedangkan menurut Priyanto (2009: 2 ) ada lima hal yang harus dipertimbangkan dalam mengembangkan pelayanan yang memberi kepuasan kepada pengguna, antara lain ;

1. Reliability, yaitu memberikan layanan kepada pengguna seperti yang

diinformasikan kepada penggunanya. Sebagai contoh, kalau pada leaflet tertulis jam buka adalah pukul 08.00 WIB maka perpustakaan tersebut tidak boleh terlambat dalam membuka layanan dari jam yang telah dijanjikan tersebut. Demikian pula halnya, apabila perpustakaan akan tutup, maka perpustakaan tidak boleh menutup layanan sebelum jam yang dijanjikan.

2. Responsiveness, yaitu memberikan layanan dengan cepat dan berusaha

menyelesaikan layanan secepat mungkin. Perpustakaan harus berusaha agar pengguna tidak terlalu lama menunggu layanan yang dibutuhkan. Ketepatan dan kecepatan layanan sudah menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam kualitas layanan.

3. Assurance, yaitu jaminan dari perpustakaan bagi para penggunanya.

Pustakawan sudah selayaknya dapat dipercaya, dan pustakawan juga harus dapat menunjukkan rasa hormat kepada penggunanya dan selalu memiliki rasa percaya yang tinggi.

4. Empathy merupakan bentuk pemberian layanan secara individual bagi para penggunanya. Pustakawan harus bisa diajak berkomunikasi oleh penggunanya .Pustakawan juga harus bisa menjadi pendengar yang baik dan dapat memahami kebutuhan pengguna.

5. Tangibles yaitu member pelayanan dari fisik. Misalnya tempat yang bersih serta nyaman bagi penggunanya.

Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pelayanan pengguna merupakan layanan jasa yang berorientasi terhadap pengguna.

2.3 Sistem Pelayanan Pengguna

Pelayanan perpustakaan memiliki dua sistem pelayanan yaitu open acces

dan closed access. Dalam satu perpustakaan tentu menerapkan salah satu dari

sistem pelayanan tersebut.

Untuk menentukan sistem pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus diperhatikan kesesuaian koleksi dengan system pelayanan. Apabila koleksi perpustakaan masih sederhana maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertutup, tetapi apabila koleksi perpustakaan banyak maka sistem yang baik diberlakukan adalah sistem pelayanan terbuka.

Setiap perpustakaan akan memilih sistem yang paling cocok diterapkan di perpustakaannya. Oleh karena itu, dalam memilih sistem pelayanan yang akan diterapkan di perpustakaan perlu mempertimbangkan beberapa hal. Menurut Sutarno (2006: 120) hal-hal yang perlu di pertimbangkan adalah sebagai berikut;

1. Kesiapan petugas layanan baik fisik, mental kemampuan, keterampilan, pengalaman dan kemauan.

2. Kesiapan peralatan, dan perlengkapan sebagai penunjang.

3. Keharmonisan komunikasi, kerja sama, persamaan persepsi antara petugas dengan pengunjung perpustakaan.

4. Peraturan dan tata tertib perpustakaan yang singkat, jelas, dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan serta di patuhi oleh pemakai perpustakaan.

5. Pedoman yang standar di bidang layanan perpustakaan yang berlaku umum, sehingga dapat dipelajari untuk dipraktikkan. Universitas

1. Sistem Pelayanan Tertutup

Sistem pelayanan tertutup adalah suatu cara peminjaman yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Sjahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000: 103), “Pelayanan pemakai sistem tertutup merupakan pelayanan sirkulasi yang tidak memungkinkan pemakai memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka.”

1) Keuntungan sistem pelayanan tertutup

a. Daya tampung lebih banyak, karena jarak rak yang satu dengan yang lain lebih dekat.

b. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak

c. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka akan lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.

d. Tidak memerlukan ruang baca di ruang koleksi. 2)Kelemahan sistem pelayanan tertutup

a. Banyak tenaga yang terserap

b. Terdapat beberapa bahan pustaka yang tidak pernah dipinjam.

c. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya salah pengertian antara pengguna dengan petugas

d. Antrian peminjaman serta pengembalian lebih panjang 2. Sistem Pelayanan Terbuka

Pengertian dari sistem pelayanan terbuka, Menurut Arif (2005: 2) adalah Sistem pelayanan dimana pengunjung dapat memilih sendiri bahan pustaka yang diperlukan (misalnya buku teks, bahan ajar, jurnal hasil penelitian, tesis, disertasi, majalah, koran), sedangkan pelayanan tertutup adalah; Sistem pelayanan dimana pengguna tidak boleh mengambil bahan pustaka yang hendak dibaca maupun akan dipinjam. Tetapi petugas perpustakaan yang akan mengambilkan bahan pustaka tersebut di rak koleksi, sistem pelayanan tertutup terdiri dari koleksi audio video dan dokumentasi.

Sedangkan menurut Juknis (2001: 4) Sistem pelayanan terbuka (open access) adalah Sistem pelayanan dimana pengguna dapat masuk ke ruang penyimpanan koleksi, sehingga dapat mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang ditempatkan didalam rak.

Keuntungan dan kelemahan yang diperoleh dengan menggunakan sistem layanan terbuka,Menurut Sariahmas (2007: 17) kelemahan dan keuntungan dari kedua sistem tersebut adalah sebagai berikut ;

1. Sistem pelayanan terbuka

- Keuntungan sistem pelayanan terbuka

a.Kartu-kartu katalog tidak cepat rusak, kerena sedikit yang

menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak untuk memilih sendiri.

b.Menghemat tenaga. Dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan buku yang diinginkan pengguna. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengambilkan buku-buku yang sudah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu.

c.Judul-judul buku lebih banyak diketahui dan dibaca pengguna

d.Petugas akan segera judul buku yang sedang dipinjam serta nama ataupun alamat dari peminjam.

e.Apabila pengguna tidak menemukan buku yang dibutuhkan, maka

pengguna dapat mencari buku yang relevan sesuai dengan kebutuhannya. f. Kecil kemungkinan ada kesalahpahaman antara petugas dan pengguna. - Kelemahan sistem pelayanan terbuka

b.Memerlukan ruangan yang lebih besar, serta letak rak dari yang satu dengan yang lainnya memerlukan jarak yang lebih longgar.

c.Susunan buku menjadi tidak teratur

d.Pemula yang baru datang ke perpustakaan sering kebingungan dalam mencari kebutuhannya.

2.3.1 Pelayanan Sirkulasi

Dalam ilmu perpustakaan kata sirkulasi dikenal sebagai kegiatan pertukaran peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan.Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan perpustakaan lainnya. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 71) dinyatakan bahwa layanan sirkulasi di perpustakaan mengatur peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan peminjaman dan pemesanan buku. Selain itu juga memberikan sanksi jika pengguna menyalahi peraturan perpustakaan dan melakukan kegiatan lain yang terkait. Semua kegiatan itu dapat dilakukan secara manual atau dibantu oleh komputer.

Sedangkan menurut Sutarno (2006: 93) layanan sirkulasi adalah “ Kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya”.

Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari layanan sirkulasi adalah kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka untuk kepentingan pengguna.

Perpustakaan diharapkan memilih sistem yang tepat sesuai kebutuhannya. Selain itu, petugas yang melayani juga diharapkan memiliki keterampilan. Petugas harus meneliti dan mengecek kondisi bahan pustaka yang akan dikembalikan, Untuk memberi kenyamanan terhadap pengguna diharapkan proses pelayanan sirkulasi harus cepat dan lancar. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan tinggi (2004: 71) dinyatakan bahwa kelancaran proses layanan sirkulasi tergantung kepada hal-hal sebagai berikut ;

1. Sistem peminjaman yang dipilih 2. Petugas yang terampil

3. Peraturan peminjaman yang jelas

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004: 6), Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayangkan koleksi perpustakaan kepada

para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan seperti:

1) Membuat peraturan mengenai pemakaian/peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur :

a.Siapa saja yang boleh ,memakai fasilitas perpustakaan b.Syarat-syaratnya apa saja

c.Hak-haknya apa saja

d.Lamanya jangka waktu peminjaman

e.Banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/anggota perpustakaan.

f. Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka ataupun bila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perpustakaan.

2) Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan.

3) Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamanya dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan.

4) Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakan.

5) Melayani permintaan “Surat Bebas Pinjaman Pustaka(SBPP)” kepada para anggota perpuastakan yang memerlukan untuk keperluan studi. Dari beberapa uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan bagiaan peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka agar dapat dipergunakan oleh pengguna secara maksimal dan dalam kelancaran proses layanan sirkulasi hendaknya Sistem peminjaman yang dipilih, petugas yang terampil, peraturan peminjaman yang jelas.

2.3.1.1 Jenis-Jenis Pelayanan Sirkulasi 2.3.1.1.1 Keanggotaan

Pendaftaran anggota adalah suatu tugas layanan sirkulasi.Setiap perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh atau berhak menentukan anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan juga menentukan persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal in perpustakaan melakukan pencatatan anggota dalam pendaftaran

anggota dan membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman.

Gambar -1 : Contoh formulir pendaftaran anggota perpustakaan

Sumber : Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 77 ) 2.3.1.1.2 Peminjaman Bahan Pustaka

Perpustakaan mempunyai tugas antara lain memberikan informasi kepada pengguna yang membutuhkan. Di dalam layanan peminjaman, pengguna dapat meminjamkan bahan pustaka dan dibawa pulang. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 74) dinyatakan bahwa menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan menjadi tiga macam;

1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari.

3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester. Dalam kegiatan peminjaman terdapat beberapa prosedur yang harus dilaksanakan agar kegiatan tersebut terlaksana dengan baik. Dalam Buku

Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 83), prosedur peminjaman adalah KARTU PENDAFTARAN

Nama : ……… Pekerjaan : ……… NIP/NIM : ……… Fak./Jurusan : ……… Program/Tingkat : ……… Alamat sekarang : ………

Mohon dicatat sebagai anggota perpustakaan Saya berjanji akan memenuhi serta memauhi peraturan perpustakaan dan akan memberitahukan kalau saya akan keluar atau pindah alamat.

Medan,……., 20…… Pemohon

sebagai berikut ;

1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal yang telah ditentukan sebagai pemakai perpustakaan.

2. Petugas memeriksa pelayanan tanda pengenal pengguna. 3. 1. Pada sistem pelayanan tertutup ;

Pemakai menyerahkan permintaan pinjam yang sudah diisi dengan identitas buku yang akan dipinjam. Petugas mencari buku sesuai dengan identitas yang tertulis dalam permintaan pinjam.

2. Pada sistem pelayanan terbuka Pemakai menyerahkan buku yang telah dipilih dan diambilnya.

4. Petugas melakukan pencatatan ;

a. Nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang diambil dari kantong buku

b. Nomor anggota dan tanggal kembali pada lembaran tanggal yang tertempel pada buku.

c. Tanda buku (call number) dan tanggal kembali pada kartu peminjaman yang diambil dari kotak peminjaman.

5. Pemakai membubuhkan tanda tangan pada kartu buku, petugas membubuhkan tanda tangan/ paraf/ inisial nama pada lembaran tanggal. 6. Petugas menyerahkan buku tersebut kepada pemakai.

7. Petugas menyusun ;

a. Kartu-kartu menurut tanggal kembali buku-buku.

b. Didalam susunan masing-masing tanggal tadi, kartu-kartu itu disusun menurut urutan klasifikasinya.

c. Kartu peminjaman dalam kotak kartu dengan susunan menurut urutan nomor tanda pengenal dan kelompok pemakai.

2.3.1.1.3 Pengembalian

Pengembalian merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dikembalikan pengguna kepada perpustakaan. Dalam pengembalian bahan pustaka, disesuaikan dengan prosedur sistem pengembalian pada masing-masing perpustakaan. Petugas harus melihat kedaan buku tersebut apakah dalam keadaan baik atau tidak. Hal ini erat hubungannya dengan keterbatasan jumlah buku yang dimiliki perpustakaan.

Pada kegiatan pengembalian terdapat beberapa langkah yang harus dilaksanakan. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 81), prosedur pengembalian adalah sebagai berikut ;

1. Pemakai datang sendiri ke sub bagian pelayanan sirkulasi atau diwakili orang lain untuk menyerahkan bahan pustaka yang dipinjamkan kepada petugas.

2. Petugas menerima dan memeriksa keutuhannya serta tanggal pengembaliannya pada lembaran tanggal.

3. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu buku atas dasar tanggal kembali yang tertera pada pada lembran tanggal.

4. Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atau dasar nomor anggota yang tertera pada lembaran tanggal dan kartu buku.

5. Petugas membubuhkan stempel “tanda kembali” pada kartu buku, lembaran tanggal dan kartu peminjaman.

6. Petugas mengembalikan :

a. Kartu buku pada kantong kartu buku.

b. Kartu peminjaman pada kotak kartu peminjaman. 7. Petugas mngelompokkan bahan pustaka.

a. Yang rusak dikembalikan ke rak

b. Yang rusak tetapi masih bias diperbaiki dikirim ke sub bagian pemeliharaan koleksi.

Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya.

Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut : a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi

b. Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu dan waktu pengembaliannya

c. Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus

d. Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia

2.3.1.1.4 Perpanjangan

Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk memperpanjang paminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut.

Dalam Buku Pedoman (2004: 82), prosedur perpanjangan waktu peminjaman dilakukan dengan cara:

1. Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan. 2. Petugas memeriksa formulir penempahan.

3. Jika tidak ada yang menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjaman buku.

4. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan.

Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan : a. Kartu pinjam

b. Kartu buku

c. Stempel tanggal kembali

Perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut.

2.3.1.1.5 Perpanjangan

Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 83) Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :

1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan.

2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.

3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penagihan bahan pustaka harus dilakukan dengan langkah-langkah tertentu sesuai dengan kebijakan masing-masing perpustakaan.

2.3.1.1.6 Sanksi

Sanksi adalah suatu kegiatan/tugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83) pemberian sanksi kepada pengguna disebabkan beberapa hal yaitu ;

1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka.

3. Membawa pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar.

4. Menghilangkan pustaka.

5. Melanggar tata tertib perpustakaan.

Adapun prosedur pemberian sanksi, antara lain ;

1. Petugas menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kualitas dan kuantitas pelanggaran.

2. Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan sesuai dengan jenis tingkat pelanggaran.

3. Bila sanksi denda ditetapkan berupa sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikan sesuai dengan peraturan perpustakaan, demikian juga terhadap sanksi denda.

4. Bila sanksi denda ditetapkan berupa sanksi akademis ditingkat perpustakaan. Petugas perpustakaan mengusulkan kepada Kepala Perpustakaan untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.

5. Bila sanksi yang ditetapkan berupa sanksi akademis ditingkat lembaga perguruan tinggi, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan tinggi untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut. Pemberian sanksi dimaksudkan untuk menanamkan kedisiplinan para pengguna dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilaksanakan dengan seadil-adilnya diantara para pengguna, terutama pada perpustakaan yang masih memiliki koleksi perpustakaan yang sedikit.

2.3.1.1.7 Surat Keterangan Bebas Bahan Pustaka

Surat keterangan bebas bahan pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia idak mempunyai pinjaman dan kewajiban lain kepada perpustakaan, pemberian surat keterangan bebas bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan dapat terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 84) menyatakan bahwa mahasiswa yang memerlukan surat keterangan bahan pustaka adalah ;

1. Ujian akhir 2. Yudisium 3. Penerima ijazah

4. Pindah studi keperguruan tinggi lain.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa mencegah kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka dan untuk mengetahui apakah pengguna telah

mengembalikan semua bahan pustaka yang pernah dipinjam sehingga keutuhan koleksi terjaga.

2.3.2 Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi menurut Murniaty (2006: 5) adalah; Suatu kegiatan pelayanan yang bertujuan untuk membantu para pengguna perpustakaan untu mencari dan menemukan informasi dengan cara ;

1. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari pengguna perpustakaan dan kemudian menjawabnya dengan menggunakan koleksi referensi, baik yang ada di perpustakaannya sendiri sendiri ataupun dari perpustakaan lain di dalam maupun luar negeri.

2. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan dan bagaimana cara menggunakan koleksi tersebut.

Sedangkan Menurut Sutarno (2006: 94) pelayanan referensi adalah;

Layanan yang hanya dapat diberikan terbatas di perpustakaan.Hal ini dilakukan karena beberapa pertimbangan, misalnya keterbatasan koleksi. Menurut isi dan sifatnya hanya dibaca pada bagian tertentu, tidak semua isinya ( dari halaman depan sampai yang terakhir), pertimbangan keselamatan dan keutuhan koleksi, dan untuk kepentingan orang banyak, serta penelitian.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi adalah layanan yang membantu pengguna untuk meemukan informasi dengan cepat dan dengan pilihan subjek yang lebih luas serta dapat memanfaatkan sarana penelusuran.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, (2004: 113), Pelayanan referensi ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu:

a. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khusunya mengenai unit pelayanan referensi

b. Memberikan informasi yang bersifat spesifik/khusus atau konsultasi kepada para pustakawan di perpustakaan tersebut mengenai suatu subjek

c. Memberikan bantuan menelusur informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan para pemakai/pengunjung perpustakaan baik melalui bahan perpustakaan koleksi referensi yang bersangkutan maupun perpustakaan yang lainnya.

d. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan perpustakaan koleksi referensi yang diperlukan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat penelusuran yang lainnya.

e. Memberikan bantuan pengarahan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan untuk menemukan pokok – pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat didalam bahan perpustakan koleksi referensi. f. Memberikan bimbingan kepada para pemakai/pengunjung

perpustakaan untuk mengenai berbagai jenis bahan perpustakaan koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara memilih yang tepat untuk menemukan/mencari informasi yang diperlukan.

Pelayanan referensi tentu memiliki tujuan dalam memberikan pelayanannya. Menurut Lasa dalam Junaida (2008: 7) tujuan pelayanan referensi adalah sebagai berikut;

1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam menggunakan sumber tersebut.

2. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu.

3. Memberi pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka

Agar tujuan pelayanan referensi dapat terlaksana dengan baik, maka pustakawan harus memahami fungsi layanan referensi dengan baik.menurut Sumardji dalam Junaida (2008: 7) fungsi pelayanan referensi adalah sebagai berikut;

1. Informasi

Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai perpustakaan.

2. Bimbingan

Memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan untuk mencari bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari informasi yang dikehendaki.

3. Pemilihan

Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memilih bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber yang berdaya guna maksimal.

Agar kegiatan layanan referensi berjalan dengan baik, pelayanan rujukan perlu memperhatikan asas.Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 87) pelayanan referensi perlu memperhatikan asas berikut:

1. Adanya komunikasi yang baik antara perpustakaan dengan pengguna 2. Pertanyaan ditanggapi secara cepat dan dipahami secara tepat

3. Pengenalan menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan 4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada di perpustakaan maupun di

luar perpustakaan

5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi.

2.3.2.1 Jenis Pelayanan Referensi

Jenis-jenis pelayanan referensi menurut Junaida (2008: 8) adalah sebagai berikut;

1. Kamus

Kamus berisi kata atau istilah yang digunakan dalam suatu subjek, profesi yang disusun menurut abjad yang disertai dengan makna, ejaan, ucapan, pemakaian dan sejenisnya. Kamus dapat dibagi menjadi jenis-jenis sebagai berikut ;

2.Kamus bahasa

a. Kamus Nasional artinya bahasa sebuah negara.

b. Dwi bahasa artinya kamus yang memuat kata-kata dalam satu bahasa namun memberikan makna atau sinonimnya dalam bahasa lain. c. Banyak bahasa artinya sebuah kamus yang memuat kata dari sebuah

bahasa disertai padanannya dalam dua bahasa atau lebih. 3.Kamus khusus

Merupakan kamus yang hanya mendaftarkan istilah yang lazim digunakan dalam sebuah bidang pengetahuan. Contoh: kamus biografi Kamus ini dapat dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu ;

- Kamus Internasional - Kamus Nasional - Kamus Umum 4.Ensiklopedia

Ensiklopedia merupakan cara rujukan tepat yang menyajikan informasi mengenai setiap ilmu pengetahuan. Ensiklopedia ini merupakan gudang pengetahuan yang memberikan informasi yang berarti. Ensiklopedia lebih cepat digunakan untuk mencari jawaban terhadap pertanyaan latar belakang yang berkaitan dengan informasi umum serta pendidikan mandiri. Pemakai menggunakan ensiklopedia untuk keperluan cabang ilmu pengetahuan, ensiklopedia tidak didesain untuk dibaca keseluruhan. Susunan ensiklopedia biasanya menurut abjad di bawah tajuk subjek. Tajuk tersebut dapat bersifat luas maupun spesifik. Contoh: ensiklopedia umum dan ensiklopedia khusus.

5.Sumber biografi

Sumber biografi merupakan sumber informasi penting bagi petugas referensi. Sumber tersebut memberikan keterangan orang khususnya mengenai tanggal lahir dan kematian, kualifikasi, pendidikan, jabatan yang dipegang, dan sumbangan pada bidangnya, masyarakat, serta alamat orang. Sumber biografi dapat diperoleh dari berbagai sumber seperti alamanak, kamus biografi, direktori, ensiklopedia, buku panduan lain yang dapat digunakan. Contoh : biografi Adam Malik.

6.Buku tahunan

Buku tahunan merupakan terbitan tahunan berisi informasi mutakhir dalam bentuk deskriptif dana data statistik yang kadang-kadang terbatas pada sebuah subjek saja. Buku tahunan bertujuan meliputi kegiatan yang telah berlangsung dalam periode tertentu, biasanya dari tahun lampau. 7.Almanak

Almanak hampir sama dengan buku tahunan tetapi memiliki perbedaan tertentu. Pengertian almanak mencakup dua yaitu;

- Terbitan tahunan berisi kalender atau penanggalan, kadang-kadang disertai dengan data astronomi dan informasi lain.

- Buku tahunan berisi statistik dan informasi lain kadang-kadang terbatas pada sebuah bidang saja.

8.Sumber geografis

Sumber geografi ini merupakan sumber yang dirancang khusus untuk informasi geografis. Termasuk dalam sumber geografis ialah gazetir merupakan kamus geografi mengenai tempat-tempat disusun menurut abjad.

9.Direktori

Direktori adalah daftar tokoh atau organisasi atau lembaga yang disusun secara sistematik, biasanya menurut abjad atau susunan kelas, subjek dan memberikan data mengenai nama, alamat, kegiatan, dan sebagainya. 10.Sumber rujukan mutakhir

Sumber rujukan mutakhir banyak manfaatnya untuk mencari informasi mengenai informasi mengenai peristiwa mutakhir, baik mengenai negara atau perkembangan sebuah bidang ilmu pengetahuan.

11.Sumber statistik

Banyak terbitan luar negeri mengenai terbitan satistik, namun yang menyangkut Indonesia masih terbatas. Selama ini terbitan statistik untuk Indonesia didominasi terbitan Biro Pusat Statistik.

12.Buku panduan dan pedoman (manual)

Buku panduan merupakan berbagai informasi yang disusun secara padat dan siap pakai khusus pada sebuah bidang.Buku panduan lazimnya digunakan sebagai sarana pemeriksa atau menguji data untuk membantu pemakai dalam tugasnya.Sedangkan pedoman merupakan buku petunjuk bagaimana melaksanakan tugas atau bagaimana mengoperasikan sebuah alat yang disertai dengan penjelasan.

13.Bibliografi

Bibliografi merupakan daftar tersusun rapi yang memuat sumber primer atau sumber lain mengenai subjek atau tokoh tertentu.

Agar pelayanan referensi terlaksana dengan baik, pustakawan perlu menguasai koleksi referensi yang tersedia agar dapat menjawab pertanyaan pengguna dengan baik. Dengan demikian, pengguna memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan.

2.3.3 Silang Layan

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi oleh Dirjen Pendidikan Tinggi (2004: 79) dinyatakan bahwa:

Silang layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat. Silang layan didasarkan pada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua kebutuhan penggunanya.

Dengan adanya silang layan diharapkan:

a. Perpustakaan lebih mampu memenuhi kebutuhan penggunanya

b. Fasilitas yang dimiliki perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal

c. Perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi yang lebih besar dan lebih beragam daripada yang dimillikinya.

Dengan demikian bagi perpustakaan yang lebih kecil koleksinya, silang layan ini merupakan syarat yang mutlak untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Keperluan silang layan ini diperlukan katalog induk artinya katalog dari dua perpustakaan atau lebih. Dan dari katalog ini perpustakaan dapat mengetahui bahan perpustakaan yang lain, yang tidak dimiliki dan dimana letaknya.

Cara silang layan yang dapat ditempuh menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 79):

a. Perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain b. Perpustakaan menghubungi pusat jaringan informasi Agar silang layan dapat berjalan dengan baik maka:

1. Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerjasama

2. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas dan cermat 3. Pelayanan deberikan dengan cepat dan tepat

4. Adanya jaminan keamanan dan kelestarian bahan perpustakaan

5. Adanya kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua peserta kerjasama.

2.3.4 Pelayanan Audio Visual

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 71) dinyatakan bahwa, ”Pelayanan audio – visual adalah kegiatan meminjamkan bahan perpustakaan kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan di dalam perpustakaan ”.

Adapun tujuan pelayanan audio – visual adalah untuk:

1. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi.

2. Memotivasi pemakai agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas pendidikan

3. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan

4. Meningkatkan daya ingat pemakai melalui bahan perpustakaan dan pandang dengar disamping lewat bacaan (Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, 2000: 71)

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 87) agar berjalan dengan baik, hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan audio – visual adalah:

a. Pelayanan dapat dilakukan di dalam dan di luar perpustakaan b. Pelayanan dapat diberikan kepada perseorangan dan kelompok c. Pengguna adalah anggota perpustakaan

d. Katalog koleksi audio – visual diberi sandi khusus sesuai dengan jenisnya

e. Setiap unit perlengkapan audio – visual desertai petunjuk mengenai cara menggunakan untuk memudahkan pengguna.

2.3.5 Pelayanan Pendidikan Pemakai

Pengertian pendidikan pemakai menurut Hasanah dalam Mahmudi (2008: 3) adalah “Satu kegiatan jasa pemanduan dari perpustakaan unuk membantu pemakai perpustakaan dalam meningkatkan keterampilan pemakai menemukan informasi yang diinginkan secara tepat dan tepat”. Sedangkan menurut Sutarno (2006: 95) pendidikan pemakai adalah “Suatu kegiatan yang bermaksud memberikan panduan, penjelasan tentang penggunaan perpustakaan kepada sekelompok pengguna baru perpustakaan”.

Tujuan dilakukannya pendidikan pemakai agar pengguna bisa menemukan informasi secara relevan untuk kebutuhannya. Menurut Yuni (2008: 3) tujuan dilakukannya pendidikan pemakai adalah sebagai berikut ;

1. Agar mahasiswa menggunakan perpustakaan secara efektif dan efisien. 2. Agar mahasiswa menggunakan sumber-sumber literatur dan dapat

menemukan informasi yang relevan dengan masalah yang dihadapi.

3. Memberikan pengertian pada mahasiswa akan tersedianya informasi di perpustakaan dalam bentuk tercetak atau tidak tercetak.

4. Memperkenalkan kepada mahasiswa jenis-jenis koleksi serta ciri-cirinya. 5. Memberikan latihan atau petunjuk dalam menggunakan perpustakaan dan

sumber-sumber informasi agar mahasiswa mampu meneliti suatu masalah, menemukan materi yang relevan, mempelajari dan memecahkan masalah.

6. Mengembangkan minat baca masyarakat pemakainya.

7. Memperpendek jarak antara pustakawan dengan pemakainya. 8. Menuju masyarakat informasi.

Sedangkan menurut Sutarno (2006: 95) tujuan dari pendidikan pemakai adalah sebagai berikut;

1. Pemakai perpustakaan dapat mengenal dan memahami serta menggunakan sistem yang diberlakukan di perpustakaan tersebut.

2. Menggunakan sarana temu informasi yang tersedia seperti kode/nomor klasifikasi, kartu katalog, dan penunjuk yang lain.

3. Dengan cepat dan tepat menemukan apa yang diperlukan tanpa banyak membuang waktu, tidak menemui kesulitan atau hambatan.

4. Memperluas jangkauan pemakaian koleksi oleh pengunjung dan anggota perpustakaan

5. Mengembangkan citra perpustakaan sebagai bagian dari lembaga pendidikan.

Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pendidikan pemakai bertujuan untuk membantu pengguna dalam sarana temu-balik informasi.

Pelaksanaan program pendidikan pemakai dapat dilaksanakan dengan berbagai cara. Menurut Rice dalam Ade Abdul Hak (2007: 4) metode yang dapat dilaksanakan dalam program pendidikan pemakai adalah sebagai berikut ;

1. Orientasi perpustakaan

Materi yang diajarkan berupa pengenalan terhadap perpustakaan secara umum, biasanya diberikan ketika mahasiswa baru memasuki lembaga perguruan tinggi. Materi dari orientasi perpustakaan adalah ;

- Pengenalan gedung perpustakaan

- Pengenalan katalog dan alat penelusuran lainnya

- Pengenalan beberapa sumber bacaan termasuk bahan-bahan rujukan lainnya

Tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut ;

- Mengenal fasilitas-fasilitas fisik gedung perpustakaan itu sendiri. - Mengenal bagian-bagian layanan dan staf dari tiap bagian secara tepat - Mengenal layanan-layanan khusus seperti penelusuran melalui

komputer, layanan peminjaman, dll.

- Mengenal pengorganisasian koleksi dengan tujuan mengurangi kebingungan pemakai dalam mencari bahan-bahan yang dibutuhkan. - Termotivasi untuk datan kembali dan menggunakan sumber-sumber

yang ada di perpustakaan.

- Terjalinnya komunikasi yang akrap antara pemakai dan pustakawan. 2. Pengajaran perpustakaan

Materi yang diajarkan merupakan penjelasan lebih dalam mengenai bahan-bahan perpustakaan secara spesifik. Materi dari pengajaran perpustakaan adalah sebagai berikut ;

- Teknik penggunaan indeks, katalog, bahan-bahan rujukan, dan alat-alat bibliografi.

- Penggunaan bahan atau sumber pustaka sesuai masing-masing jurusan.

- Melaksanakan teknik-teknik penelusuran informasi dalam sebuah tugas penelitian atau pembuatan karya ilmiah lainnya.

Tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut ;

- Dapat menggunakan pedoman pembaca untuk mencari bahan-bahan artikel.

- Dapat menemukan buku-buku yang berhubungan dengan subyek khusus melalui katalog.

- Dapat menggunakan bentuk mikro dan alat-alat bacaan lainnya secara tepat.

- Dapat menggunakan alat rujuka khusus.

- Menemukan koleksi visual dan dapat menggunakannya.

Sedangkan menurut Yuni (2008: 6) Metode dalam melaksanakan pendidikaan pemakai mengacu pada berbagai macam bentuk cara. Bentuk bentuk pelaksanaan yang sering dijumpai adalah penyebaran brosur, penelusuran literatur, bimbingan penggunaan koleksi referensi, pameran pustaka, bimbingan mengoperasikan teknologi informasi, penerbitan, dan penyelenggaraan kursus. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwaKegiatan yang akan diterapkan oleh perpustakaan perguruan tinggi dalam melaksanakan pendidikan pemakai diharapkan dapat bermanfaat terhadap pengguna perpustakaan tersebut. Pendidikan pengguna baiknya dilaksanakan secara berkala dan terus menerus agar menunjang dan mengoptimalkan pelayanan dari perpustakaan perguruan tinggi.

BAB III

PELAYANAN PENGGUNA DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA

3.1 Sejarah Perpustakaan

Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU) adalah perpustakaan perguruan tinggi, yang didirikan pada tahun 1952. Pendiri perpustakaan UISU yaitu Hadji Bahrum Djamil, Adnan Benawi, Sariani Amiraden Siregar, Rivai Abdul Manaf Nasution, dan Sabaruddin Ahmad. Lokasi perpustakaan adalah di Jalan Sisingamangaraja Teladan Medan. Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan dan dibantu oleh tiga orang staf perpustakaan.

Perpustakaan UISU terletak di lantai I, mempunyai luas ruangan 10 x 20 Meter. Di ruangan inilah berlangsung semua kegiatan yang berhubungan dengan perpustakaan dan pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan. Jumlah pengguna perpustakaan adalah sebanyak 619 orang yang terdiri dari mahasiswa, dosen dan pegawai. Sampai saat ini perputakaan Universitas Islam Sumatera Utara telah memiliki koleksi sebanyak 7.445 judul dan 8.497 eksemplar.

Perpustakaan UISU memakai sistem pelayanan terbuka (open acces) yaitu pengunjung perpustakaan boleh masuk ke ruangan koleksi untuk mencari informasi yang dibutuhkan.

3.2 Visi, Misi Dan Tujuan Perpustakaan Visi Perpustakaan

Menjadi salah satu perpustakaan terbaik yang mampu memberikan pelayanan ilmu pengetahuan Teknologi dan Seni (IPTEKS) dengan menyediakan lingkungan belajar yang dinamis dan produktif menghubungkan ummat dengan ilmu pengetahuan secara berkesinambungan guna mendukung suasana kampus yang kondusif.

Misi Perpustakaan

Menyediakan sarana untuk menjadi pusat pengetahuan secara efektif dengan menggunakan fasilitas elektronik maupun non elektronik. Merealisasikan pengumpulan pemberdayaan informasi untuk menciptakan komunitas ilmiah baik mahasiswa, staf akademik dan non akademik

Tujuan Perpustakaan

1. Mengembangkan sumber daya informasi dan memberikan akses mudah kepada sivitas akademik

2. Mengembangkan sumber daya manusia perpustakaan untuk menjamin pemberian layanan yang berkualitas dan untuk menjaga tingkat profesionalisme yang tinggi

3. Mengembangkan dan menerapkan pendekatan yang sistematis untuk pasar perpustakaan dan layanan

4. Memanfaatkan potensi teknologi di segala bidang untuk memberikan spektrum yang luas dari layanan informasi yang sangat baik

5. Berkolaborasi, afiliasi dan bekerjasama dengan perpustakaan fakultas yang ada dilingkungan UISU guna meningkatkan produktifitas

6. Menerapkan sistem manajemen perpustakaan yang efektif.

3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan

Struktur organisasi berhubungan dengan komunikasi, koordinasi dan pengawasan. Struktur organisasi yang baik harus dapat memberi efisiensi kerja, sistem komunikasi sebagaimana struktur organisasi tersebut menentukan tata hubungan dan tanggung jawab antara bagian/unit dan individu dalam perpustakaan dan organisasi induknya.

Perpustakaan UISU mempunyai struktur organisasi yang sangat sederhana. Perpustakaan dikelola oleh beberapa orang pegawai dengan bagian/unit yang sudah ditentukan.

Pada bagian pengolahan kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka baik dari pembelian maupun hadiah/sumbangan yang selanjutnya dibuatkan katalog pada bahan pustaka sebagai sarana temu-balik koleksi perpustakaan.

Pada bagian layanan sirkulasi semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman, pengembalian, maupun perpanjang koleksi serta pendaftaran anggota.

Layanan referensi untuk membantu pengguna menemukan informasi yang berhubungan dengan koleksi referensi.

Berikut ini adalah gambar struktur organisasi perpustakaan UISU secara makro :

Gambar 1: Struktur Organisasi

Sumber : Data Perpustakaan UISU, Tahun 2012

Dengan adanya struktur organisasi akan dapat diketahui gambaran yang jelas tentang kedudukan dan tanggung jawab serta tugas dari masing-masing bagian dalam lembaga tersebut.

3.4 Pengguna Perpustakaan

Pengguna perpustakaan UISU adalah mahasiswa, dosen, dan pegawai. Rincian penggua perpustakaan UISU dapat dilihat pada Tabel 1 dibawah ini. Tabel 1: Pengguna Perpustakaan UISU

No Pengguna Jumlah

1. Mahasiswa 600

2. Dosen/Peneliti 26

3. Pegawai 20

Total 646

Sumber : Data Perpustakaan UISU, Tahun 2012.

Kepala

Perpustakaan

Bagian Pengolahan

Layanan Sirkulasi

Layanan Referensi

3.4.1 Gedung

Perpustakaan UISU terletak di lantai 1 ditengah gedung UISU yang bersebelahan dengan koperasi almunawwarah. Dengan luas gedung 10 x 20 meter dan beberapa jumlah perabot yang di antaranya 23 buah rak buku, 7 meja baca, dan 31 kursi.

3.4.2 Personalia

Pada perpustakaan UISU hanya dikelola 4 orang staf perpustakaan, adapun nama dan tugas masing-masing dari staf perpustakaan dapat dilihat pada Tabel 2 berikut ini :

Tab el 2 : Tenaga Pengelola UISU

No Jabatan Pendidikan

1. Kepala Perpustakaan S1 2. Staf Perpustakaan S1 3. Staf Perpustakaan D3 4. Staf Perpustakaan SMA Sumber : Data Perpustakaan UISU, Tahun 2012 3.5 Koleksi

Tugas setiap perpustakaan adalah membangun koleksi demi kepentingan pemakai tergantung pada tersedianya koleksi perpustakaan. Hal tersebut dikarenakan untuk memberikan kepuasan kepada pengguna tidak hanya bentuk fisik yang ramah, tetapi harus didukung koleksi yang dibutuhkan. Namun perpustakaan UISU, mencoba menyesuaikan koleksinya dengan kebutuhan pengguna. Minimal koleksinya mendukung kegiatan belajar-mengajar.

Tabel 3 : Jumlah Koleksi Perpustakaan UISU

No Jenis Koleksi Judul Eks

1. Buku 6824 6037

2. Jurnal/majalah/Buletin 234 1692

3. Koleksi Referensi 345 686

4. Skripsi/Tesis 42 82

Total 7.445 8.497

3.5.1 Peraturan

Setiap perpustakaan mempunyai aturan yang harus ditaati oleh petugas dan pengguna perpustakaan agar proses pelayanan perpustakaan dapat berjalan dengan tertib dan teratur. Peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan UISU adalah sebagai berikut :

1. Bagi pengunjung perpustakaan yang hendak masuk ke perpustakaan diharapkan meletakkan tasnya dahulu pada laci yang telah di sediakan. 2. Setiap mahasiswa wajib mempunyai kartu tanda mahasiswa (KTM), bagi

mahasiswa luar wajib mendaftar dahulu.

3. Setiap anggota dapat meminjam buku maksimal 2 judul buku, dengan jangka waktu sebagai berikut.

Lama peminjaman : 1 minggu

Dapat diperpanjang : selama 1 minggu

4. Denda yang dikenakan bagi anggota yang terlambat mengembalikan buku Rp 500 per buku perhari.

5. Mematuhi tata tertib yaitu dilarang makan dan membuang sampah sembarangan di ruangan perpustakaan serta berbicara keras/berisik di ruangan perpustakaan.

6. Bersedia mengganti buku apabila hilang/rusak dengan membayar seharga buku yang hilang/rusak ditambah dengan biaya pengolahan buku.

3.5.2 Anggaran

Setiap perpustakaan harus mempunyai anggaran sebagai alokasi untuk keperluan perpustakaan. Karena salah satu keberhasilan pembinaan koleksi adalah di dukung oleh tersedianya dana yang cukup. Besar kecilnya anggaran yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan dalam menyediakan koleksi. Namun berbeda dengan perpustakaan UISU yang tidak diberi anggaran dana untuk perpustakaan. Anggaran dana lebih di tujukan untuk perpustakaan fakultas. Adapun perpustakaan UISU untuk melakukan pembelian biasanya di dapat dari uang pendaftaran anggota perpustakaan, denda maupun ganti rugi koleksi. Sesekali kepala perpustakaan memberikan daftar buku yang benar-benar

dibutuhkan oleh mahasiswa kepada Kepala Yayasan untuk melakukan pembelian ke toko buku.

3.6 Sistem Pelayanan

Setiap perpustakaan dalam menyelenggarakan pelayanan harus menentukan sistem yang dianggap sesuai dengan tujuan perpustakaan dan juga penggunanya. Pelayan pengguna dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Sistem pelayanan yang digunakan pada Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara adalah sistem pelayanan terbuka (Open Access) dimana pengguna perpustakaan dapat mencari bahan pustaka secara langsung pada rak-rak buku tanpa perantara petugas perpustakaan.

3.6.1 Pelayanan Sirkulasi

Pelayan Sirkulasi pada Perpustakaan UISU adalah sistem layanan terbuka. Dimana pengguna bebas memilih sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan pada jajaran koleksi perpustakaan. Layanan ini memberikan kemudahan pada setiap mahasiswa Universitas Islam Sumatera Utara yang ingin meminjam atau mengembalikan bahan pustaka.

Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :

Perpustakaan dibuka setiap hari:

Senin s/d Jumat : pukul 08.00-16.00 WIB Sabtu : pukul 08.00-12.00 WIB

3.6.1.1 Keanggotaan

Di perpustakaan perguruan tinggi yang berhak menjadi anggota ialah mahasiswa, staf pengajar/ dosen, serta tenaga administrasi. Untuk dapat menjadi anggota perpustakaan, pengguna harus mendaftar dengan mengisi formulir pendaftaran anggota perpustakaan UISU adalah sebagai berikut:

1. Terdaftar sebagai mahasiswa Universitas Islam Sumatera Utara (UISU). 2. Membayar biaya pendaftaran sebesar Rp.3.000,- (Tiga Ribu Rupiah) bagi

mahasiswa Universitas Islam Sumatera Utara. 3. Fotokopi kartu mahasiswa/ KTP

4. Anggota mengisi formulir yang telah disediakan.

5. Tiap Anggota akan mendapatkan 1 Kartu anggota dan 2 buah kantong peminjaman.

6. Tiap Anggota dapat meminjam buku maksimal 2 buah buku

7. Lama peminjaman 7 hari dan bilamana masih diperlukan dapat diperpanjang selama 1 minggu/ 7 hari.

8. Pengembalian buku terlambat dikenakan denda Rp. 500 perhari/ buku. 9. Bersedia mengganti buku apabila hilang/ rusak dengan membayar seharga

buku yang hilang atau rusak ditambah dengan biaya pengolahan buku.

Gambar 2 : Contoh Kartu Anggota Perpustakaan Sumber : Data Perpustakaan UISU, Tahun 2012

3.6.1.2 Peminjaman

Perpustakaan UISU melayani peminjaman koleksi buku. Sistem Peminjaman dilakukan dengan sistem kartu, dimana ada dua kartu yang disediakan yaitu kartu buku dan kartu peminjam. Lama peminjaman yang diberikan oleh perpustakaan adalah satu minggu dengan jumlah maksimal peminjaman dua buah judul buku.

Adapun proses peminjaman koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Pengguna mencari koleksi yang hendak di pinjamnya

2. Setelah pengguna menemukan koleksi yang diinginkannya maka pengguna menyerahkannya kepada petugas untuk diproses.

3. Petugas menerima koleksi yang hendak dipinjam lalu mencatat tanggal kembali pada slip pengembalian, mencatat nama peminjam, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian pada kartu buku dan mencatat tanggal pinjam,nomor buku, pengarang dan paraf peminjam pada kartu peminjam

4. Setelah diproses petugas menyerahkan koleksi pada peminjam kemudian menyimpan kartu buku dan kartu pinjam.

3.6.1.3 Pengembalian

Pelayanan pengembalian bahan pustaka merupakan langkah berikutnya dari pelayanan peminjam. Dalam pengembalian bahan pustaka, petugas pada bagian sirkulasi memeriksa apakah ada keterlambatan atau tidak, serta memeriksa keutuhan bahan pustaka. Prosedur pengembalian bahan pustaka di Perpustakaan UISU mempunyai prosedur sebagai berikut:

1. Pengguna mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya kepada petugas sirkulasi berserta kartu anggota.

2. Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pada lembaran tanggal kembali.

3. Petugas mengambil kartu anggota peminjaman dari kotak kartu peminjam 4. Petugas memberi tanda kembali pada kartu peminjaman

6. Petugas menyerahkan kartu anggota kepada peminjam

7. Petugas menyusun buku ke rak dengan terlebih dahulu melakukan perincian dengan memeriksa, koleksi yang tidak rusak disusun kembali kedalam rak dan apabila buku rusak tetapi masih dapat diperbaiki dikirim ke bagian perawatan bahan pustaka.

3.6.1.4 Perpanjangan

Perpanjangan peminjaman maksudnya adalah menambah batas waktu pengembalian bahan pustaka. Pada perpustakaan UISU perpanjangan dilakukan dengan cara mencatat pada kartu peminjaman buku. Perpanjangan berlaku hanya satu kali, setelah itu bahan pustaka harus dikembalikan.

Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka di Perpustakaan UISU adalah sebagai berikut:

a. Pengguna datang ke bagian sirkulasi dan membawa buku yang akan diperpanjang.

b. Petugas mencatat tanggal peminjaman dan pengembalian pada buku yang akan diperpanjang.

c. Petugas menyerahkan buku pada pengguna yang memperpanjang buku. d. Perpanjangan buku hanya dapat dilakukan satu kali sedangkan lama

perpanjangan buku adalah 1 minggu.

Dari hasil pantauan penulis sebagian besar mahasiswa memperpanjang bahan pustaka yang dipinjam.

3.6.1.5 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang tidak mengembalikan bahan pustaka pinjamannya setelah lewat batas waktu yang ditentukan, merusak buku, dan menghilangkan buku. Pemberian sanksi terhadap pengguna perpustakaan yang tidak mematuhi peraturan yang telah ditentukan perpustakaan akan dikenakan sanksi antara lain:

a. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi perpustakan diwajibkan membayar denda sebesar Rp. 500,-/eks/hari untuk koleksi umum.

b. Bila peminjam buku merusak buku cukup hanya diperbaiki saja, tetapi bila buku tersebut sangat fatal rusaknya maka peminjam akan dikenakan sanksi mengganti buku denah buku yang sama. Jika bahan pustaka hilang peminjam diwajibkan mengganti buku tersebut, atau dengan uang seharga buku tersebut di tambah dengan uang administrasi pengolahan buku tersebut seharga Rp. 2500.-.

c. Jika pengguna menggunakan kartu anggota mahasiswa lain, pemilik kartu anggota tersebut dikenakan sanksi tidak diperbolehkan meminjam selama 2 bulan .

d. Setiap pengguna harus bersedia untuk diperiksa pada saat keluar apabila diminta petugas.

Jenis pelanggaran yang sering terjadi di Perpustakaan UISU adalah keterlambatan mahasiswa dalam pengembalian buku. Dari kegiatan pemberian sanksi di Perpustakaan UISU dapat di katakan baik karena beratnya pemberian sanksi tersebut akan membuat pengguna atau peminjam merasa takut melakukan pelanggaran. Jadi dengan demikian koleksi perpustakaan tidak akan banyak yang hilang ataupun rusak.

3.6.1.6 Bebas Pustaka

Bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studi akademik, dan menuju jenjang wisuda harus memiliki surat keterangan bebas pustaka. Surat keterangan bebas pinjam diberikan adalah sebagai bukti bahwa tidak ada lagi pinjaman bahan pustaka yang belum dikembalikan ke perpustakaan. Prosedur pengurusan surat bebas pinjam pada Perpustakaan UISU adalah sebagai berikut :

1. Anggota perpustakaan meminta surat bebas pinjam ke bagian sirkulasi sesuai dengan keperluannya.

2. Petugas sirkulasi terlebih dahulu memeriksa kartu peminjaman apakah masih ada bahan pustaka yang belum dikembalikan. Jika mahasiswa tersebut sudah mengembalikan semua bahan pustaka yang dipinjam, maka petugas memberikan formulir surat bebas pustaka yang masih kosong untuk diisi identitas mahasiswa yang memrlukannya. Petugas

menerima kembali surat yang telah diisi tersebut untuk di tanda tangani oleh kepala perpustakaan, dan dibubuhi cap perpustakaan.

3.6.2 Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi di perpustakaan UISU bersifat pelayanan sistem terbuka, dimana pengguna perpustakaan dapat mengambil sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak buku dan membacanya diruangan yang telah disediakan, tetapi koleksi referensi tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang. Koleksi referensi penempatannya dipisahkan dari koleksi umum.

Pelayanan referensi yang diberikan hanya sebatas melayani pembaca/ anggota perpustakaan tanpa pelayanan dalam bentuk pertanyaan referensi. Koleksi referensi yang dimiliki perpustakaan adalah sebagai berikut:

a. Kamus b. Bibliografi c. Almanak d. Prosiding

e. Laporan Tahunan

f. Peraturan Perundang-undangan g. Tafsir

h. Hand Book i. Sumber Biografi j. Indeks

Jumlah koleksi yang terdapat di Perpustakaan UISU berjumlah 345 judul dan 686 eksemplar. Pelayanan referensi pada Perpustakaan UISU belum dapat dikatakan memadai karena belum adanya petugas khusus yang melayani koleksi referensi. Pengguna koleksi referensi setiap tahun semakin meningkat akibat semakin meningkatnya kebutuhan mahasiswa terhadap keterpakaian koleksi referensi. Setiap mahasiswa yang kesulitan mencari koleksi referensi yang dibutuhkan, mereka meminta bantuan petugas perpustakaan untuk memperoleh koleksi yang mereka inginkan.

3.6.3 Pelayanan Pendidikan Pemakai

Konsep layanan pendidikan pemakai Perpustakaan UISU adalah layanan

yang menyiapkan pengguna perpustakaan untuk memiliki berbagai keterampilan dalam memanfaatkan perpustakaan dan keterampilan diberbagai bidang seperti teknologi informasi (TI) dan keterampilan menulis yang akan sangat membantu

dalam mendukung kelancaran proses belajar mahasiswa Universitas Islam

Sumatera Utara. Dalam rangka memperkenalkan keberadaan Perpustakaan, agar mereka mendapatkan informasi yang jelas tentang Pusat Perpustakaan dan memberikan wawasan yang luas bagaimana memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan sebagai sarana untuk belajar di Universitas Islam Sumatera Utara.

3.6.4 Pelayanan Fotokopi

Perpustakaan UISU menyediakan fotokopi bagi koleksi yang tidak dapat dipinjam seperti layanan referensi. Layanan ini juga berguna untuk pengguna luar yang tidak dapat meminjam buku yang dibutuhkan namun dapat memperolehnya dengan memfotokopi bahan pustaka yang mereka inginkan dengan perlembar fotokopi sebesar Rp 500.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/ staf Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU), maka penulis membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem pelayanan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan UISU adalah sistem pelayanan terbuka.

2. Sistem pelayanan pengguna yang ada di perpustakaan UISU adalah sistem pelayanan sirkulasi yang meliputi: keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan, dan pemberian sanksi.

3. Masing-masing anggota perpustakaan hanya boleh meminjam buku sebanyak dua eksemplar dan apabila buku terlambat dikembalikan dikenakan denda sebesar Rp. 500,-/hari.

4. Pada Perpustakaan UISU, kepala dan staf perpustakaan belum memiliki latar belakang Ilmu Perpustakaan, tetapi semua staf perpustakaan mengikuti pelatihan – pelatihan khusus atau seminar tentang ilmu perpustakaan.

5. Pengguna Perpustakaan UISU adalah Mahasiswa, Dosen, Karyawan dan Pengguna dari luar dengan hak yang terbatas.

6. Jumlah koleksi perpustakaan adalah sebanyak 7.445 judul dan 8.497 eksemplar. Akan tetapi koleksi yang ada belum dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan.

4.2 Saran

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU), maka saran yang dapat dikemukan adalah sebagai berikut:

1. Untuk melengkapi koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, penambahan koleksi hendaknya dilakukan secara berkala.

2. Perpustakaan sebaiknya menggunakan sistem otomasi perpustakaan seperti penggunaan OPAC dalam penelusuran bahan pustaka.

3. Jumlah koleksi yang ada di Perpustakaan UISU hendaknya ditambah, sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

4. Sebaiknya untuk meningkatkan pelayanan pengguna, perpustakaan mempertimbangkan untuk menggunakan catalog on – line agar temu balik pustaka lebih mudah.

DAFTAR PUSTAKA

Agus, Sugiono. 2009. Jenis-Jenis Jasa Perpustakaan Perguruan Tinggi. <http:library.its.ac.id/news/120/ARTICLE/1063/2009-10-14.html,

diakses tanggal 15 Juli 2013>

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2004. Jakarta: Ditjen Dikti Depdikbud.

Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. 2000. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Hak, Ade Abdul, 2007, User Education : Perubahan Perilaku dan Kompetensi

Informasi bagi Para Pengguna Perpustakaan Madrasah Aliyah,

< diakses pada tanggal 20

Juli 2013>

Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan : Usu Press.

Junaida, 2008. Pelayanan Referensi di Perpustakaan.

http:// repository.usu.ac id/ handle/ 123456789/ 1819 diakses tanggal 15 Juli 2013 ).

Juknis. 2001. Layanan Referensi.

www.pustaka-deptan.go.id//pustakawan/Juknis 13.pdf , diakses tanggal 16 Juli 2013)

Juknis. 2001. Sistem Pelayanan Perpustakaan.

www.pustaka-deptan.go.id//pustakawan/Juknis 22.pdf, diakses tanggal 18 Juli 2013)

Mahmudin. 2008. Pendidikan Pemakai (User Education) Perpustakaan,

< diakses pada tanggal 14 April 2011>

Murniaty. 2006. Promosi Jasa Layanan Referensi di Perpustakaan. Sariahmas. 2007. Sistem Pelayanan Pengguna.

http:// repository.usu.ac id/ handle/ 123456789/ 1823< diakses tanggal Juli 2013>

Sutarno. 2003. Perpustakaan Dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.

Sutarno, NS. 2006. Manajemen Perpustakaan. Cet. 2. Jakarta : Sagung Seto.

Syahrial-Pamuntjak, Rusiana. 2000. Pedoman Penyelenggaraa Perpustakaan. Jakarta: Djambatan.

---. 2005. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan

Priyanto, F. Ida, 2009. Motivasi Pustakawan, Kepuasan Pengguna dan Kualitas Pelayanan Perpustakaan.

<Situs:eprints.undip.ac.id/5364/1/makalah_pak_ida.doc, diakses tanggal 19 Juli 2013>

Yuni. 2008. Pemanfaatan Media Dan Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka. Yuventia. 2009. Strategi Promosi Layanan Perpustakaan.

menerima kembali surat yang telah diisi tersebut untuk di tanda tangani oleh kepala perpustakaan, dan dibubuhi cap perpustakaan.

3.6.2 Pelayanan Referensi

Pelayanan referensi di perpustakaan UISU bersifat pelayanan sistem terbuka, dimana pengguna perpustakaan dapat mengambil sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak buku dan membacanya diruangan yang telah disediakan, tetapi koleksi referensi tidak dapat dipinjamkan untuk dibawa pulang. Koleksi referensi penempatannya dipisahkan dari koleksi umum.

Pelayanan referensi yang diberikan hanya sebatas melayani pembaca/ anggota perpustakaan tanpa pelayanan dalam bentuk pertanyaan referensi. Koleksi referensi yang dimiliki perpustakaan adalah sebagai berikut:

a. Kamus b. Bibliografi c. Almanak d. Prosiding

e. Laporan Tahunan

f. Peraturan Perundang-undangan g. Tafsir

h. Hand Book i. Sumber Biografi j. Indeks

Jumlah koleksi yang terdapat di Perpustakaan UISU berjumlah 345 judul dan 686 eksemplar. Pelayanan referensi pada Perpustakaan UISU belum dapat dikatakan memadai karena belum adanya petugas khusus yang melayani koleksi referensi. Pengguna koleksi referensi setiap tahun semakin meningkat akibat semakin meningkatnya kebutuhan mahasiswa terhadap keterpakaian koleksi referensi. Setiap mahasiswa yang kesulitan mencari koleksi referensi yang dibutuhkan, mereka meminta bantuan petugas perpustakaan untuk memperoleh koleksi yang mereka inginkan.

3.6.3 Pelayanan Pendidikan Pemakai

Konsep layanan pendidikan pemakai Perpustakaan UISU adalah layanan yang menyiapkan pengguna perpustakaan untuk memiliki berbagai keterampilan dalam memanfaatkan perpustakaan dan keterampilan diberbagai bidang seperti teknologi informasi (TI) dan keterampilan menulis yang akan sangat membantu dalam mendukung kelancaran proses belajar mahasiswa Universitas Islam Sumatera Utara. Dalam rangka memperkenalkan keberadaan Perpustakaan, agar mereka mendapatkan informasi yang jelas tentang Pusat Perpustakaan dan memberikan wawasan yang luas bagaimana memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan sebagai sarana untuk belajar di Universitas Islam Sumatera Utara.

3.6.4 Pelayanan Fotokopi

Perpustakaan UISU menyediakan fotokopi bagi koleksi yang tidak dapat dipinjam seperti layanan referensi. Layanan ini juga berguna untuk pengguna luar yang tidak dapat meminjam buku yang dibutuhkan namun dapat memperolehnya dengan memfotokopi bahan pustaka yang mereka inginkan dengan perlembar fotokopi sebesar Rp 500.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/ staf Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU), maka penulis membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem pelayanan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan UISU adalah sistem pelayanan terbuka.

2. Sistem pelayanan pengguna yang ada di perpustakaan UISU adalah sistem pelayanan sirkulasi yang meliputi: keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan, dan pemberian sanksi.

3. Masing-masing anggota perpustakaan hanya boleh meminjam buku sebanyak dua eksemplar dan apabila buku terlambat dikembalikan dikenakan denda sebesar Rp. 500,-/hari.

4. Pada Perpustakaan UISU, kepala dan staf perpustakaan belum memiliki latar belakang Ilmu Perpustakaan, tetapi semua staf perpustakaan mengikuti pelatihan – pelatihan khusus atau seminar tentang ilmu perpustakaan.

5. Pengguna Perpustakaan UISU adalah Mahasiswa, Dosen, Karyawan dan Pengguna dari luar dengan hak yang terbatas.

6. Jumlah koleksi perpustakaan adalah sebanyak 7.445 judul dan 8.497 eksemplar. Akan tetapi koleksi yang ada belum dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan.

4.2 Saran

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di Perpustakaan Universitas Islam Sumatera Utara (UISU), maka saran yang dapat dikemukan adalah sebagai berikut:

1. Untuk melengkapi koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, penambahan koleksi hendaknya dilakukan secara berkala.

2. Perpustakaan sebaiknya menggunakan sistem otomasi perpustakaan seperti penggunaan OPAC dalam penelusuran bahan pustaka.

3. Jumlah koleksi yang ada di Perpustakaan UISU hendaknya ditambah, sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.

4. Sebaiknya untuk meningkatkan pelayanan pengguna, perpustakaan mempertimbangkan untuk menggunakan catalog on – line agar temu balik pustaka lebih mudah.

DAFTAR PUSTAKA

Agus, Sugiono. 2009. Jenis-Jenis Jasa Perpustakaan Perguruan Tinggi. <http:library.its.ac.id/news/120/ARTICLE/1063/2009-10-14.html,

diakses tanggal 15 Juli 2013>

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2004. Jakarta: Ditjen Dikti Depdikbud.

Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi. 2000. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan tinggi. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Hak, Ade Abdul, 2007, User Education : Perubahan Perilaku dan Kompetensi

Informasi bagi Para Pengguna Perpustakaan Madrasah Aliyah,

< diakses pada tanggal 20

Juli 2013>

Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan : Usu Press.

Junaida, 2008. Pelayanan Referensi di Perpustakaan.

http:// repository.usu.ac id/ handle/ 123456789/ 1819 diakses tanggal 15 Juli 2013 ).

Juknis. 2001. Layanan Referensi.

www.pustaka-deptan.go.id//pustakawan/Juknis 13.pdf , diakses tanggal 16 Juli 2013)

Juknis. 2001. Sistem Pelayanan Perpustakaan.

www.pustaka-deptan.go.id//pustakawan/Juknis 22.pdf, diakses tanggal 18 Juli 2013)

Mahmudin. 2008. Pendidikan Pemakai (User Education) Perpustakaan,

< diakses pada tanggal 14 April 2011>

Murniaty. 2006. Promosi Jasa Layanan Referensi di Perpustakaan. Sariahmas. 2007. Sistem Pelayanan Pengguna.

http:// repository.usu.ac id/ handle/ 123456789/ 1823< diakses tanggal Juli 2013>

Sutarno. 2003. Perpustakaan Dan Masyarakat. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.

Sutarno, NS. 2006. Manajemen Perpustakaan. Cet. 2. Jakarta : Sagung Seto.

Surachman, Arif. 2005. Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi.

Syahrial-Pamuntjak, Rusiana. 2000. Pedoman Penyelenggaraa Perpustakaan. Jakarta: Djambatan.

---. 2005. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan Priyanto, F. Ida, 2009. Motivasi Pustakawan, Kepuasan Pengguna dan Kualitas

Pelayanan Perpustakaan.

<Situs:eprints.undip.ac.id/5364/1/makalah_pak_ida.doc, diakses tanggal 19 Juli 2013>

Yuni. 2008. Pemanfaatan Media Dan Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka. Yuventia. 2009. Strategi Promosi Layanan Perpustakaan.