Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi

Untuk lebih mempermudah memahami bagan alir sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi, berikut ini akan diuraikan bagan alir dari sistem tersebut : a. Prosedur Penerimaan Order Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari buyer yang diotorisasi dengan adanya Sales Contract. Sales Contract ini dibuat empat lembar yang akan diserahkan kepada buyer lembar pertama, lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga akan diserahkan ke bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran. Setelah itu bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang diserahkan ke bagian produksi. b. Prosedur Produksi Barang Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai dengan isi Surat perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah produksi selesai, bagian produksi membuat Laporan Hasil Produksi yang dibuat rangkap dua. Lembar pertama diserahkan ke bagian ekspor dan lembar kedua diarsip bagian produksi. c. Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat Commercial Invoice dan Shipping Instruction berdasarkan Sales Contract lembar ketiga dari bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi. Commercial Invoice dibuat tiga lembar, lembar pertama akan diserahkan kepada buyer , lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama Sales Contract lembar ketiga. Shipping Instruction ditujukan ke Shipping Company . Shipping Company kemudian menyerahkan Delivery Order sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah menerima Delivery Order segera membuat copy dari Delivery Order yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak barang. d. Prosedur Ekspor Barang Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat Packing List rangkap tiga setelah menerima copy Delivery Order dari bagian ekspor. Lembar pertama dan kedua diserahkan ke bagian ekspor dan lembar ketiga diarsip bagian produksi. Setelah barang selesai di packing , barang segera di ekspor ke luar negeri melalui Shipping Company . e. Prosedur Negoisasi LC Dalam prosedur ini, bagian ekspor melakukan negoisasi LC dengan Advise Bank dengan menyerahkan dokumen-dokumen ekspor seperti Commercial Invoice , Packing List , Pemberitahuan Ekspor Barang, Bill of Lading , Surat Keterangan Asal, dan dokumen lain yang diminta oleh buyer . Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan yang diminta buyer , maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan. Sebagai bukti transfer uang tersebut, Advise Bank menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran. f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencocokkan Sales Contract dan Commercial Invoice dari bagian ekspor dengan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank . Setelah itu, bagian akuntansi akan mencatat Sales Contract dan Commercial Invoice ke dalam jurnal penjualan. Bagian akuntansi akan mencatat Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank ke dalam jurnal penerimaan kas. Bagian akuntansi secara periodik meringkas rekening-rekening yang ada dalam kedua jurnal tersebut ke dalam buku besar.

G. Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi