6. Uraian Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
Untuk lebih mempermudah memahami bagan alir sistem penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi, berikut ini akan diuraikan bagan alir
dari sistem tersebut : a. Prosedur Penerimaan Order
Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari
buyer
yang diotorisasi dengan adanya
Sales Contract. Sales Contract
ini dibuat empat lembar yang akan diserahkan kepada
buyer
lembar pertama, lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga akan diserahkan
ke bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran. Setelah itu bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang
diserahkan ke bagian produksi. b. Prosedur Produksi Barang
Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai dengan isi Surat perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah
produksi selesai, bagian produksi membuat Laporan Hasil Produksi yang dibuat rangkap dua. Lembar pertama diserahkan ke bagian ekspor
dan lembar kedua diarsip bagian produksi. c. Prosedur Pembuatan Dokumen
Shipping Instruction
dan
Commercial Invoice
serta Penerimaan Dokumen
Delivery Order
Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat
Commercial Invoice
dan
Shipping Instruction
berdasarkan
Sales Contract
lembar ketiga dari
bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi.
Commercial Invoice
dibuat tiga lembar, lembar pertama akan diserahkan kepada
buyer
, lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama
Sales Contract
lembar ketiga.
Shipping Instruction
ditujukan ke
Shipping Company
.
Shipping Company
kemudian menyerahkan
Delivery Order
sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah menerima
Delivery Order
segera membuat
copy
dari
Delivery Order
yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak barang.
d. Prosedur Ekspor Barang Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat
Packing List
rangkap tiga setelah menerima
copy Delivery Order
dari bagian ekspor. Lembar pertama dan kedua diserahkan ke bagian
ekspor dan lembar ketiga diarsip bagian produksi. Setelah barang selesai di
packing
, barang segera di ekspor ke luar negeri melalui
Shipping Company
. e. Prosedur Negoisasi
LC
Dalam prosedur ini, bagian ekspor melakukan negoisasi
LC
dengan
Advise Bank
dengan menyerahkan dokumen-dokumen ekspor seperti
Commercial Invoice
,
Packing List
, Pemberitahuan Ekspor Barang,
Bill of Lading
, Surat Keterangan Asal, dan dokumen lain yang diminta oleh
buyer
. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan yang
diminta
buyer
, maka
Advise Bank
akan segera mentransfer uang ke rekening perusahaan. Sebagai bukti transfer uang tersebut,
Advise Bank
menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran. f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi
Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencocokkan
Sales Contract
dan
Commercial Invoice
dari bagian ekspor dengan Bukti Transfer Pembayaran dari
Advise Bank
. Setelah itu, bagian akuntansi akan mencatat
Sales Contract
dan
Commercial Invoice
ke dalam jurnal penjualan. Bagian akuntansi akan mencatat Bukti Transfer
Pembayaran dari
Advise Bank
ke dalam jurnal penerimaan kas. Bagian akuntansi secara periodik meringkas rekening-rekening yang ada
dalam kedua jurnal tersebut ke dalam buku besar.
G. Sistem Penerimaan Kas pada CV. Suka Lentera Abadi