Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang Bidang Pelaksanaan Kegiatan Yang Telah Dilakukan

commit to user 41

BAB IV PELAKSANAAN KKM

A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang

Penulis menjalani kuliah kerja media selama 2 dua bulan. Terhitung mulai dari tanggal 1 Februari 2012 sampai 2 April 2012 di The Sunan Hotel Solo, yang beralamatkan di Jl. Ahmad Yani No 40 Surakarta. Aktivitas selama pelaksanaan magang adalah hari Senin sampai hari Jumat, dengan jam kerja pukul 08.00 – 17.00wib. dikarenakan tempat dan suasana kuliah kerja media penulis ini merupakan perusahaan swasta, maka penulis di haruskan menggunakan kemeja lengan panjang warna polos dan bawahan celana panjang hitam. Dalam pelaksanaan KKM, penulis mempergunakan kesempatan untuk menimba dan menggali sedalam mukin tentang apa saja yang harus dikerjakan karena dengan demikian akan dapat memberikan manfaat bagi penulis. Baik berupa ilmu pengetahuan, pengalaman, dan skill yang dapat menambah potensi penulis.

B. Bidang Pelaksanaan

Selama melaksanakan kuliah kerja media, penulis di tempatkan di department Public Relations yang terletak di management office basement. Pada Dasarnya department public relations sebagai pusat interaksi antara perusahaan, masyarakat umum dan media sehingga pihak-pihak luar dapat 41 commit to user 42 memperoleh informasi terbaru tentang perkembangan kegiatan perusahaan. Public Relations secara struktural tata kelola perusahaan berada langsung di bawah General Manager GM, sehingga laporan pertanggung jawaban report langsung kepada General Manager GM.

C. Kegiatan Yang Telah Dilakukan

Dalam melaksanakan proses kuliah kerja media penulis telah melaksanakan berbagai macam kegiatan. Dari berbagai macam kegiatan yang bersifat rutin hingga incidental. Adapun kegiatan yang dilakukan penulis selama proses kiliah kerja media selama 9 minggu adalah : 1. Media monitoring, di sini penulis mendapat tugas untuk memonitoring dari beberapa media cetak lokal dan nasional Solopos, Joglosemar, Radar Solo, Suara Merdeka, Jawa Pos, Kompas, Bisnis Indonesia, Suara Pembaruan, Koran Tempo, Koran Wawasan. Dimana penulis diharuskan membaca dan mengkliping sejumlah berita yang berkaitan dengan perusahaan dan pariwisata. Kegiatan seperti ini dilakukan setiap hari selama proses kuliah kerja media. Kegiatan tersebut dimaksudkan agar kita bisa mengtahui kegiatan apa saja yang dilakukan oleh para competitor The Sunan Hotel Solo. 2. Mengirim Caption berita ke Bisnis Indonesia untuk rubrik lensa bisnis melalui via email. Hal tersebut bertujuan mempublikasikan The Sunan Hotel Solo kepada masyarakat luas dan menjalin hubungan baik dengan media dengan memberikan informasi kepada pihak media. commit to user 43 3. Penulis juga mendapat tugas untuk membuat press release dan mengirimnya melalui email dan fax kepada media. Biasanya penulis membuat press release mengenai event-event yang ada di Hotel Sunan. Contohnya press release paket kamar, promosi makanan, paket pernikahan, paket meeting, event di Musro Sparkling Wednesday, Rave Republic, dll, dan membuat press release special event jika ada. Penulis memperoleh materi dari News Letter, dan kadang kala ada event yang tidak tercantum di News Letter seperti Pengajian Jumat Legi, Donor Darah, dll. Kegiatan ini di lakukan karena pihak PR The Sunan ingin memberikan berita kepada masyarakat luas melalui stake holder utamanya yaitu media. 4. Membuat iklan logo juga penulis lakukan setiap ada special event atau sedang mempromosikan room package, food promo , wedding package, meeting package. Dalam kegiatan ini hanya media tertentu yang mempunyai kontrak kerja Solopos, Joglosemar, Radar Solo dengan The Sunan Hotel saja yang dikirim iklan logo. Pengiriman iklan logo penulis lakukan melalui via e-mail dan melakukan checking melalui telepon apakah iklan logo sudah di terima pihak media. 5. Undangan liputan biasanya penulis buat setiap ada special event yang ada di The Sunan Hotel Solo dan dikirim melalui fax kepada para reporter dan photographer media cetak lokal maupun nasional Solopos, Joglosemar, Radar Solo, Suara Merdeka, Jawa Pos, Kompas, Bisnis Indonesia, Jitu. commit to user 44 6. Setiap harinya setelah melakukan monitoring dan mengkliping media cetak lokal maupun nasional jika ada informasi tentang suatu kegiatan yang dilakukan oleh competitor inside, penulis memfoto copy kliping tersebut dan mendistribusikan informasi tersebut kepada pihak Marketing. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan agar pihak marketing bisa mengevaluasi kinerja dan menyiapkan program-program kegiatan yang bisa meningkatkan occupancy perusahaan. 7. Penyiaran Spot Radio, penulis membuat dan mengirim materi spot radio setiap ada special event Talk To Me Diah Ayu Lestari, Love The Way You Lie feat DJ RIRI di The Sunan Hotel Solo kepada pihak radio Solopos FM, Solo Radio, Prambors, Karavan FM, PAS FM melalui fax setelah itu checking via telepon untuk memastikan bahwa materi yang dikirim sudah di terima. 8. Penyiaran adlips, penulis membuat dan mengirim materi adlips setiap ada special event Valentine Day, Talk Talk To Me Diah Ayu Lestari, Love The Way You Lie feat DJ RIRI dan promosi makanan Mi Ramen di The Sunan Hotel Solo kepada pihak radio Solopos FM, Solo Radio, Prambors, Karavan FM, PAS FM melalui fax setelah itu checking via telepon untuk memastikan bahwa materi yang dikirim sudah di terima. 9. Setiap ada proposal masuk penulis akan segera follow up dan mengagendakan proposal tersebut, apakah maksud dari proposal tersebut. Biasanya proposal masuk meminta The Sunan Hotel Solo untuk berpartisipasi sponsorship tentang sebuah kegiatan dan penawaran untuk commit to user 45 beriklan di sebuah media cetak. Disini penulis mempelajari proposal tersebut setelah tahu maksud dari proposal tersebut jika penulis mampu untuk menghandle proposal tersebut langsung menanggapi proposal tersebut di bawah persetujuan PR Manager, jika PR Manager tidak bisa untuk mengambil keputusan, pihak PR Manager meneruskan proposal tersebut kepada GM. Jadi, pihak GM yang menentukan tentang kebijakan apa yang akan di lakukan perusahaan. 10. Mengelola notice board atau mading perusahaan sebagai komunikasi internal bagi karyawan The Sunan Hotel Solo. Dalam hal ini penulis bekerja sama dengan HRD dan penulis lakukan setiap The sunan Hotel Solo mengadakan special event atau berita tentang The Sunan Hotel. 11. Membantu menyiapkan materi News Letter dan Website dengan bertanya dan meminta materi ke departemen Marketing dan FB. Hal ini dilakukan guna mengupdate media internal dan website perusahaan. Dalam kegiatan ini penulis terus memantau tentang pembuatan News Letter jika materi sudah siap pihak PR Manager memberikan perintah kepada pihak ArtDesign Divisi PR di bawah naungan PR Manager untuk membuat News Letter dalam jumlah yang banyak dan di distribusikan kepada pihak Marketing. Tugas ini penulis lakukan di akhir bulan. 12. Menghitung media publikasi, Kegiatan ini dilakukan penulis setiap akhir minggu dan akhir bulan. Hal ini di maksudkan sebagai tolak ukur kinerja PR selama seminggu dan seberapa besar kita memberikan informasi kepada publik, kemudian PR akan mengevaluasi dan merencanakan commit to user 46 kegiatan selama seminggu kedepan. Jika ada kekurangan akan segera mengevaluasi dan merencanakan program-program yang baik, yang dapat mensukseskan tujuan perusahaan. 13. Membuat rekapan PR Report yang akan dilaporkan kepada General Manager. Hal ini dilakukan agar GM mengetahui aktivitas departemen PR selama satu bulan dan untuk mengetahui perkembangan publikasi dan advertisement yang dlakukan PR. Tugas ini penulis lakukan setiap akhir bulan. 14. Membuat rekapitulasi berita di media, kemudian dibuat grafik media publikasi dan advertisement yang nantinya dilaporkan kepada GM dan di bagikan ke FOM dan Marketing. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kinerja perusahaan dengan competitor khususnya competitor inside. Kegiatan ini penulis lakukan setiap akhir bulan. 15. Promotion Plan, penulis membuat rencana promosi setiap akhir bulan yang akan di laksanakan di bulan yang akan mendatang. Hal ini dilakukan karena supaya kegiatan publikasi yang dilakukan PR bisa berjalan lancar sesuai dengan tujuan perusahaan. Penulis membuat perencanaan promosi berdasarkan hasil publikasi bulan sebelumnya yang sudah dievaluasi, maka dari situlah kita bisa menentukan kapan, dimana dan mengugunakan media yang mana kita akan mempromosikan produk kita. 16. Membantu menyiapkan keperluan breakfast meeting. Dalam hal ini penulis diminta untuk megundang para reporter dan photographer via telepon, menyiapkan tempat yang akan di gunakan , menyiapkan press commit to user 47 release, meminta Executive Chef untuk menyiapkan jamuan makan pagi, dan melakukan final check. Breakfast Meeting ini adalah salah satu agenda kegiatan perusahaan yang pelaksanaannya menjadi tanggung jawab PR. Selain itu acara breakfast meeting adalah suatu sarana untuk menjalin interaksi harmonis antara media massa dan perusahaan secara langsung dengan jamuan makan pagi. 17. Dalam beberapa kesempatan penulis berkesempatan memonitoring beberapa event dan press conference yang di selenggrakan di The Sunan Hotel Solo. Dalam hal ini Penulis di tugaskan menyiapkan beberapa dokumen pendamping untuk nara sumber serta press release untuk di bagikan kepada media dan mengagendakan melalui foto. 18. Fashion Luncheon, merupakan kegiatan rutin setiap bulan yang di lakukan oleh The Sunan Hotel Solo yaitu acara peragaan busana karya desainer-desainer kondang dengan jamuan makan siang. Dalam kegiatan ini penulis bertugas menyiapkan beberapa dokumen pendamping untuk nara sumber untuk press conference serta press release untuk di bagikan kepada media dan mengagendakan melalui foto.

D. Aktivitas Public Relations Dalam Menjalin Hubungan dengan Media