3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat
Gambar 3.3 Document Flow Penggandaan Surat
Pada proses penggandaan surat yang ditunjukan gambar 3.3, awal dari proses ini adalah Kasubbag Umum bertugas :
a. menerima permohonan penggandaan surat dan dokumen dari unit kerja;
b. menugaskan Pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen sesuai
dengan permohonan; c.
mencatat Pelaksanaan penggandaan ke dalam buku agenda. Selanjutnya diberikan kepada Pelaksana yang bertugas :
a. melakukan penggandaan sesuai dengan permohonan dari unit kerja;
b. mencatat hasil penggandaan yang telah dilakukan ke dalam buku agenda;
c. melaporkan hasil penggandaan kepada Kasubbag Umum.
Penggandaan Surat dan Dokumen
Kasubbag Umum Unit Kerja
Pelaksana
D o
c u
m e
n t
Fl o
w D
ia g
ra m
Mulai Melakukan
permohonan penggandaan
surat dokumen Mencatat
permohonan penggandaan
Meminta Pelaksana untuk
melakukan penggandaan
Buku Agenda Penggandaan Surat
Melakukan penggandaan
surat Mencatat hasil
penggandaan Surat hasil
penggandaan Memeriksa surat
hasil penggandaan
Meminta Pelaksana untuk memberikan
kepada Unit Kerja ybs Surat hasil
penggandaan Surat hasil
penggandaan Selesai
Sesuai? Ya
Tidak
Kemudian Kasubbag Umum menerima dan memeriksa surat dan dokumen yang telah digandakan, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk menyampaikan hasil
penggandaan kepada unit yang bersangkutan.
3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif
Penataan Arsip Inaktif
Pelaksana Kasubbag Umum
D o
c u
m e
n t
F lo
w D
ia g
ra m
Mulai Menugaskan
pelaksanaan urusan arsip
inaktif Arsip yang
dipindahkan
Memeriksa kesesuaian dgn
Daftar Arsipnya Daftar Arsip
Membuat Berita Acara
Pemindahan Arsip
Berita Acara Pemindahan Arsip
Menandatangani Berita Acara
Berita Acara ter-ttd
Menugaskan penataan arsip
Mengklasifikasikan, menyusun, dan
menyimpan arsip Arsip Inaktif
Selesai Sesuai?
Ya Tidak
Gambar 3.4 Document Flow Penataan Surat Inaktif
Pada proses penataan arsip inaktif yang ditunjukan gambar 3.4, Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk menerima arsip yang dipindahkan
dari unit kerja ke Kasubbag Umum dan Pelaksana memeriksa kesesuaian arsip
yang diserahkan dan menyerahkan berita acara pemindahan arsip kepada Kasubbag Umum untuk ditandatatanggani. Kemudian Kasubbag Umum
membaca, meneliti dan menandatanggani berita acara tersebut. Kemudian Pelaksana mengklasifikasikan arsip berdasarkan ketentuan kearsipan selanjutnya
menyimpan dan menata dalam box arsip sesuai dengan labelnya.
3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip JRA
Kategori