Document Flow Jadwal Retensi Arsip JRA Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas

3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip JRA

Gambar 3.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip Pada proses retensi arsip yang ditunjukan gambar 3.5, Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk meneliti dan mengklasifikasikan arsip yang akan disusutkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip JRA nya. Selanjutnya Pelaksana meneliti arsip berdasarkan JRA dan membuat konsep surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip dan surat keputusan pembentukan Timpanitia Penyusutan Arsip. Selanjutnya Kasubbag Umum memeriksa dan memaraf konsep surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip dan keputusan pembentukan Timpanitia Penyusutan Arsip kemudian menyampaikannya kepada Kepala Kantor. Setelah diterima kelapa Kantor selanjutnya dilakukan penandatangganan surat usulan pelaksanaan pemusnahan arsip. Setelah ditandatanggani oleh Kepala Kantor Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk memberi nomor, tanggal dan cap dinas keputusan pembentukan TimPanitia Penyusutan Arsip serta menyampaikannya kepada para pegawai yang menjadi ketua dan anggota timpanitia dimaksud. Setelah itu Kantor Wilayah Kanwil meneruskan surat usulan Pelaksanaan pemusnahan arsip KPKNL ke Kantor Pusat untuk ditindaklanjuti. Setelah menerima persetujan pemusnahan dari kantor pusat, Kepala Kantor mendisposisikan pada Kasubbag Umum untuk menindaklanjutinya. Kasubbag Umum menugaskan TimPanitia Penyusutan Arsip untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan keputusan yang telah ditetapkan. Terakhir tim penyusutanArsip KPKNL Bandung melakukan pemusnahan arsip.

3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas

Penerbitan ST Surat Tugas dan SPD Surat Perjalanan Dinas Kasubbag Umum Kepala Kantor Pelaksana Bendahara D o c u m e n t F lo w D ia g ra m Mulai Menerima permohonan penerbitan ST SPD Mendisposisikan permohonan Mendisposisikan permohonan Nota Permohonan Nota Permohonan Membuat konsep ST SPD Konsep ST SPD Memeriksa dan memaraf konsep ST SPD Konsep ST SPD Menandatangani konsep ST SPD ST SPD ter-ttd Memberi stempel ST SPD ter-ttd dan terstempel Melakukan proses selanjutnya yg diperlukan Selesai Sesuai? Ya Tidak Gambar 3.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas Pada proses penerbitan ST dan SPD yang ditunjukan gambar 3.6, Kepala Kantor menerima permohonan penerbitan ST dan SPD dalam rangka pelaksanaan tugas dari unit kerja di lingkungan KPKNL Bandung dan mendisposisikan kepada Kasubbag Umum. selanjutnya Kasubbag Umum mendisposisikan permohonan kepada Pelaksana untuk menyusun ST dan SPD. Selanjutnya Pelaksana membuat konsep ST dan SPD sesuai nota permohonan dan disposisi serta menyampaikan ke Kasubbag Umum. Setelah diterima dan telah dikoreksi oleh Kasubbag Umum, selanjutnya disampaikan ke Kepala Kantor untuk ditandatanggani. Selanjutnya menyerahkan ST dan SPD ke bendahara untuk proses selanjutnya.

3.2 Analisis Kebutuhan