3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk
Gambar 3.1 Document Flow Penyelenggaraan Surat Masuk
Pada proses penyelenggaraan surat masuk yang ditunjukan gambar 3.1, proses ini dimulai Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan
urusan kegiatan surat masuk. Selanjutnya Pelaksana :
a. menerima, memeriksa kelengkapan surat atau dokumen, dan menandatangani
tanda terima surat. b.
Jika tidak lengkap, maka dikembalikan kembali ke Sub Bagian Umum, sedangkan jika sudah lengkap ke proses selanjutnya.
c. mencatat dalam buku agenda atau menginput ke aplikasi persuratan data surat
atau dokumen yang masuk d.
membuat lembar disposisi atau mencetak lembar disposisi Kepala Kantor e.
menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor kemudian Kepala Kantor, menerima dan mempelajari serta mendisposisikan surat
masuk kepada Kasubbag Umum atau para Kepala Seksi sesuai dengan bidang tugasnya.
Kemudian Kasubbag
Umum menugaskan
Pelaksana untuk
mendistribusikan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisi Kepala Kantor. Selanjutnya Pelaksana mencatat disposisi Kepala Kantor ke buku agenda
penyelenggaraan surat masuk dan mendistribusikan surat ke Kepala SeksiKasubbag sesuai disposisi Kepala Kantor.
3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar
Gambar 3.2 Document Flow Penyelenggaraan Surat Keluar
Pada proses penyelenggaraan yang ditunjukan oleh gambar 3.2, proses ini berawal Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan
kegiatan surat keluar. Kemudian Pelaksana menerima dan memeriksa kelengkapan surat atau dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Kantor,
jika tidak lengkap maka kembali ke Sub Bagian Umum, jika lengkap selanjutnya menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor. Setelah itu Kepala Kantor
menerima, meneliti dan menandatangani surat atau dokumen. Proses selanjutnya pada Pelaksana :
a. menerima dan meniliti kelengkapan surat atau dokumen yang telah
ditandatangani; b.
mencatat dalam buku agenda surat keluar atau menginput ke aplikasi surat keluar;
c. memberikan nomor, tanggal dan stempel dinas.
Selanjutnya Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju. Terakhir Pelaksana :
a. mengetik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju;
b. membuat tanda terima surat atau mencatat dalam buku ekspedisi;
c. mengirimkan surat sesuai dengan alamat yang dituju dan meminta tanda
tangan penerima; d.
menyimpan arsip surat keluar.
3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat
Kategori