Pada gambar 3.24 di atas merupakan system flow jadwal retensi arsip yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor.
Proses jadwal retensi arsip dimulai dari Sub Bagian Umum mencari arsip yan sudah habis masa inaktifnya, selanjutnya Sub Bagian Umum akan melakukan
penghapusan terhadap arsip yang sudah kadaluarsa, selanjutnya Sub Bagian Umum mencetak laporan jadwal retensi arsip yang diberikan kepada Kepala
Kantor.
3.3.2 Data Flow Diagram
Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram DFD
yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang
baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan
DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dikembangkan.
a. Context Diagram
Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data
secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini dapat dilihat pada Gambar 3.25
Data Jabatan Data Surat Masuk
Data Jenis Surat
Data Surat Aktif Data Surat Inaktif
Laporan Surat Masuk Laporan Surat Keluar
Laporan Retensi Arsip Laporan Peminjaman
dan Pengembalian Arsip Data Pelaksana
Data Disposisi Data Peminjaman
Data Disposisi Data Surat Keluar
Data Surat Masuk
Data Surat Keluar Data Disposisi
Data Kepla Seksi Data Peminjaman
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Laporan Disposisi Laporan Surat Inaktif
Data Retensi
Data Retensi Peminjaman
Data Inaktif
Data Inaktif 1
Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pelaksana
Sub Bagian Umum Kepala Seksi
Kepala Kantor
Gambar 3.25 Context Diagram
b. Diagram Berjenjang.
Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang
diawali dari context diagram sampai DFD level dan menunjukan sub proses- sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang yang terdapat dalam
aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Diagram berjenjang ini menjelaskan hirarki proses sistem informasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Diagram berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram
berjenjang aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini terdari dari tiga proses utama yaitu mengelola data master, mengelola data
transaksi, dan mengelola laporan. Masing-masing dari proses tersebut dijabarkan kedalam beberapa sub proses. Mengelola data master memiliki
sembilan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja, mengelola data pegawai, mengelola data lokasi, mengelola data media surat,
mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, mengelola data retensi surat dan mengelola data pengguna. Mengelola transaksi memiliki lima proses
yaitu mengelola transaksi surat, mengelola transaksi Disposisi Surat, mengelola transaksi Peminjaman dan Pengembalian arsip surat, mengelola transaksi arsip
surat inaktif, dan mengelola transaksi jadwal retensi arsip. Mengelola laporan memiliki lima proses yaitu mengelola laporan surat masuk dan surat keluar,
mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan pengembalian arsip, mengelola laporan pengembalian arsip, menegelola
laporan arsip surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi arsip. Perancangan dari diagram berjenjang sistem pengendalian pemakaian material
ini dapat dilihat pada Gambar 3.26.
Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat
Masuk dan Keluar
1 Mengelola Data
Master 2
Mengelola Data Transaksi
3 Mengelola Laporan
1.1 Mengelola Data
Jabatan 1.2
Mengelola Data Unit Kerja
1.3 Mengola Data
Pegawai 1.4
Mengelola Data Lokasi Surat
1.5 Mengelola Data
Media Surat 1.6
Mengelola Data Jenis Surat
2.1 Mengelola
Transaksi Surat Masuk dan
Keluar
2.3 Mengelola
Transaksi peminjaman
Arsp 2.3.1
Meminjam Surat
2.3.3 Pengembalian
Surat 2.4
Mengelola Transaksi Surat
Inaktif 3.1
Mengelola Laporan Surat
Masuk dan Keluar
3.2 Mengelola
Laporan Disposisi Surat
3.3
Mengelola Laporan
Pengembalian dan Peminjaman
Arsip
2.2 Mengelola
Transaksi Disposisi Surat
2.5 Mengelola
Transaksi Jadwal Retensi
Arsip 3.4
Mengelola Laporan Surat
Inaktif 3.5
Mengelola Laporan Jadwal
Retensi Arsip
1.7 Mengelola Data
Inaktif Surat 1.8
Mengelola Data Retensi Surat
2.3.2 Perpanjangan
Pinjam Surat
1.9 Mengelola Data
Pengguna
Gambar 3.26 Digram Berjenjaang
c. DFD Level 0 Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar
Berdasarkan context diagram Gambar 3.25 maka dapat dirancang DFD Level 0 Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan keluar dapat dilihat pada
Gambar 3.27. d.
DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1
pada Gambar 3.28 terdapat delapan proses yaitu mengelola data jabatan, mengelola data unit kerja, mengelola data pegawai, mengelola data lokasi,
mengelola data media surat, mengelola data jenis surat, mengelola data inaktif surat, dan mengelola data retensi sura.
e. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Transaksi
Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada gambar 3.29 terdapat enam proses yaitu mengelola transaksi surat masuk
dan surat keluar, mengelola transaksi disposisi surat, mengelola transaksi peminjaman arsip, mengelola transaksi surat inaktif, dan mengelola transaksi
jadwal retensi arsip.
83
Data Pegawai Data Jabatan
Data Jabatan Data Unit Kerja
Data Unit Kerja Kategori Surat
Data Pegawai Data Lokasi Surat
Data Lokasi Surat Data Media Surat
Data Media Surat Data Jabatan
Data Pegawai
Data Pegawai Data Jabatan
Data Pegawai Data Jabatan
Data Jabatan Data Unit Kerja
Data Pegawai Data Lokasi Surat
Data Media Surat
Data Surat Masuk Data Disposisi Surat
Data Surat Keluar Data Peminjaman
Data Inaktif Data Retensi
Data Disposisi Data Surat Masuk
Data Surat Keluar Data Peminjaman
Data Surat Masuk Data Disposisi
Data Surat Keluar Peminjaman
Data Surat Masuk Data Disposisi
Data Surat Keluar Data Peminjaman
Data Surat Masuk Data Disposisi
Data Surat Keluar Peminjaman
Laporan Surat Masuk Laporan Disposisi
Laporan Surat Keluar Laporan Inaktif
Laporan Retensi Laporan Peminjaman
dan Pengembalian Data Jenis Surat
Data Jenis Surat Data Inaktif
Data Inaktif Data Retensi
Data Retensi Data Inaktif
Data Retensi Data Pengguna
Data Pengguna Riwayat Inaktif
Riwayat Retensi upload
Data Surat Data Surat
Data Inaktif Data Retensi
Sub Bagian Umum Pelaksana
Kepala Seksi
Kepala Kantor 1.1
Mengelola Data Master 1
Jabatan 2
Unit Kerja 3
Pegawai 4
Lokasi 5
Media 1.2
Mengelola Data Transaksi 8
Surat Masuk 9
Surat Keluar 10
Disposisi 13
Peminjaman
1.3 Mengelola Laporan
6 Jenis Surat
7 Pengaturan Inaktif
14 Pengaturan Retensi
15 Data Pengguna
16 upload
12 Riwayat Inaktif
17 Riwayat Retensi
11 Data Surat
G am
b
a r
3. 27
DF D
L
ev e
l 0
Data Pegawai
Data Jabatan Data Jabatan
Data Unit Kerja Data Unit Kerja
Data Inaktif Data Lokasi Surat
Data Lokasi Surat
Data Media Surat Data Media Surat
Data Jenis Surat Data Jenis Surat
Data Pegawai
Data Inaktif
Data Retensi Data Retensi
Data Pengguna Data Pengguna
Data Surat Data Surat
Sub Bagian Umum 1
Jabatan 2
Unit Kerja 3
Pegawai
4 Lokasi Surat
5 Media Surat
1.1.3 Mengelola Data
Pegawai
1.1.1 Mengelola Data
Jabatan 1.1.2
Mengelola Data Unit Kerja
1.1.8 Pengaturan Inaktif Arsip
1.1.4 Lokasi Surat
1.1.5 Media Surat
1.1.6 Jenis Surat
6 Jenis Surat
7 Pengaturan Inaktif
14 Pengaturan Retensi
1.1.7 Pengaturan Retensi
Arsip 15
Data Pengguna 1.1.9
Pengguna 11
Surat 1.1.10
Data Surat
Gambar 3.28 DFD Level 1 Mengelola Data Master
85
Data Jabatan Data Unit Kerja
Data Pegawai Data Lokasi Surat
Data Media Surat Data Jenis Surat
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Data Surat Keluar Data Surat Masuk
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Data Surat Keluar Data Surat Masuk
Data Disposisi Data Disposisi
Data Disposisi Data Disposisi
Data Disposisi Data Disposisi
Data Peminjaman Data Peminjaman
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Data Peminjaman Data Peminjaman
Data Peminjaman Data Peminjaman
Data Peminjaman
Data Inaktif Data Jadwal Retensi
Data Inaktif Data Retensi
Data Pengguna Data Upload
Data Surat Data Inaktif
Data Inaktif Data Retensi
Data Surat Masuk Data Surat Keluar
Sub Bagian Umum
Kepala Seksi Pelaksana
1 Jabatan
2 Unit Kerja
3 Pegawai
4 Lokasi Surat
5 Media Surat
8 Surat Masuk
10 Disposisi
9 Surat Keluar
13 Peminjaman
6 Jenis Surat
1.2.1 Mengelola Transaksi pengarsipan Surat
Masuk dan Surat Keluar 1.2.2
Mengelola Transaksi Disposisi 1.2.3
Mengelola Transaksi Peminjaman
1.2.4 Proses Transaksi
Inaktif 1.2.5
Mengelola Jadwal Retensi Arsip
7 Pengaturan Inaktif
14 Pengaturan Retensi
15 Data Pengguna
12 Riwayat Inaktif
17 Riwayat Retensi
16 upload
11 Data Surat
G am
b
a r
3. 29
DF D
L
ev e
l 1 M
e n
ge lo
la Da
ta T
ra n
sa ks
i
f. DFD Level 1 Proses Mengelola Laporan
Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.27 maka dapat dirancang DFD Level 1 pada gambar 3.30 terdapat enam proses yaitu mengelola laporan surat masuk,
mengelola laporan surat keluar, mengelola laporan disposisi surat, mengelola laporan peminjaman dan pengembalian surat, mengelola laporan penggandaan
surat, mengelola laporan surat inaktif, dan mengelola laporan jadwal retensi arsip.
Data Surat Masuk Laporan Surat Masuk
Laporan Disposis Data Disposisi
Data Surat Keluar Laporan Surat Keluar
Laporan Arsip Inaktif
Laporan Retensi Arsip
Data Peminjaman Arsip Laporan Peminjaman
dan Pengembalian Data Inaktif
Data Retensi Kepala Kantor
8 Surat Masuk
10 Disposisi
9 Surat Keluar
13 Peminjaman
1.3.1 Mengelola Laporan
Surat Masuk
1.3.2 Mengelola Laporan
Disposisi 1.3.3
Mengelola Laporan Surat Keluar
1.3.4 Mengelola Laporan
Inaktif 1.3.5
Mengelola Laporan Retensi
1.3.6 Mengelola Laporan
Peminjaman 12
Riwayat Inaktif
17 Riwayat Retensi
Gambar 3.30DFD Level 1 Mengelola Laporan
g. DFD Level 2 Proses Mengelola Transaksi Peminjaman Arsip
DFD Level 2 pada gambar 3.31 terdapat tiga proses yaitu peminjaman surat, konfirmasi peminjaman, dan pengembalian.
Gambar 3.31 DFD Level 2 Peminjaman Arsip 3.3.3 Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem. ERD disajikan dalam bentuk
Conceptual Data Model CDM pada Gambar 3.32 dan Physical Data Model PDM pada Gambar 3.33.
Data Peminjaman Data Surat Masuk
Data Surat Keluar
Data Peminjaman Data Peminjaman
Data Knfirmasi Data Peminjaman
Data Peminjaman Data Pengembalian
Data Pengembalian
Data Pengembalian Data Pengembalian
Sub Bagian Umum
Pelaksana
Kepala Seksi 8
Surat Masuk 9
Surat Keluar
14 Peminjaman
1.2.3.1 Proses Meminjam
Surat
1.2.3.2 Proses Konfirmasi
Pinjaman 1.2.3.3
Proses Pengembalian Surat
a. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model CDM berisi tujuh belas entity, yaitu entity Jabatan, entity unit kerja, entity pegawai, entity jenis surat, entity lokasi,
entity media, entity jadwal inaktif, entity jadwal retensi, entity pengguna, entity surat, entity arsip masuk, entity arsip keluar, entity peminjaman, entity
penggandaan, entity disposisi, entity riwayat inaktif, entity riwayat retensi, dan entity upload. CDM untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat
masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.32. b.
Physical Data Model Physical Data Model PDM menghasilkan tujuh belas tabel, yaitu tabel
Jabatan, tabel unit kerja, tabel pegawai, tabel jenis surat, tabel lokasi, tabel media, tabel jadwal inaktif, tabel jadwal retensi, tabel pengguna, tabel
surat, tabel arsip masuk, tabel arsip keluar, tabel peminjaman, tabel disposisi, tabel riwayat inaktif, tabel riwayat retensi, dan tabel upload. PDM
untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar 3.33.
89
Mempunyai
Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Mempunyai Mempunyai
Unit Kerja o
id_unit nama
Integer Variable characters 100
Jenis Surat o
id_jenis nama
Integer Variable characters 100
Pegawai o
o o
nip nama
tanggal_lahir alamat
Variable characters 10 Variable characters 100
Date Variable characters 255
Lokasi o
id_lokasi nama
Integer Variable characters 255
Media o
id_media nama
Integer Variable characters 255
Upload o
id_upload path
Integer Variable characters 255
Surat o
o o
o o
o o
o id_surat
judul_kop nomor
tanggal perihal
dari kepada
asal instansi tanggal_masuk
Integer Variable characters 255
Variable characters 50 Date
Variable characters 255 Variable characters 100
Variable characters 100 Variable characters 100
Date Pengguna
o o
id_pengguna email
password Integer
Variable characters 100 Variable characters 50
Inaktif o
id_inaktif masa_aktif
Integ Integ
pengaturan retensi arsip o
id_jadwal masa_retensi
Integer Integer
Jabatan o
o id_jabatan
nama status_disposisi
Integer Variable characters 100
Integer Arsip Masuk
o o
id tanggal
keterangan Integer
Date Text
Arsip Keluar o
o id
tanggal keterangan
Integer Date
Text
Disposisi o
o id
kepada tanggal
Integer Variable characters 255
Date Peminjaman
o o
o o
o id
keperluan tanggal_pinjam
lama_pinjam tanggal_kembali
status_pinjam Integer
Variable characters 255 Date
Integer Date
Integer Riwayat Inaktif
o o
o id
tanggal_inaktif tanggal_aktif_kembali
status Integer
Date Date
Integer Riwayat Retensi
o o
id tanggal_retensi
status Integer
Date Integer
Gam b
a r
2. 32
C DM
A p
lika si
A d
mi n
is tr
as i P
e n
ge lo
la a
n S
ur at
M as
uk da
n S
ur at
K e
lua r
90
Gam b
a r
3. 33
P DM
A p
lika si
A d
mi n
is tr
as i P
e n
ge lo
la a
n S
ur at
M as
uk da
n S
ur at
K e
lua r
FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI
FK_MEMPUNYAI Unit Kerja
id_unit nama
int varchar100
pk
Jenis Surat id_jenis
nama int
varchar100 pk
Pegawai nip
id_unit id_jabatan
nama tanggal_lahir
alamat varchar10
int int
varchar100 date
varchar255 pk
fk1 fk2
Lokasi id_lokasi
nama int
varchar255 pk
Media id_media
nama int
varchar255 pk
Upload id_upload
id_surat path
int int
varchar255 pk
fk
Surat id_surat
id_lokasi id_jenis
id_media judul_kop
nomor tanggal
perihal dari
kepada asal instansi
tanggal_masuk int
int int
int varchar255
varchar50 date
varchar255 varchar100
varchar100 varchar100
date pk
fk1 fk2
fk3 Pengguna
id_pengguna nik
email password
int varchar10
varchar100 varchar50
pk fk
Inaktif id_inaktif
id_jenis masa_aktif
int int
int pk
fk pengaturan retensi arsip
id_jadwal id_jenis
masa_retensi int
int int
pk fk
Jabatan id_jabatan
nama id_kepala
status_disposisi int
varchar100 int
int pk
fk Arsip Masuk
id nik
id_surat tanggal
keterangan int
varchar10 int
date text
pk fk1
fk2
Arsip Keluar id
nik id_surat
tanggal keterangan
int varchar10
int date
text pk
fk1 fk2
Disposisi id
nik id_surat
kepada tanggal
int varchar10
int varchar255
date pk
fk1 fk2
Peminjaman id
nip id_surat
keperluan tanggal_pinjam
lama_pinjam tanggal_kembali
status_pinjam int
varchar10 int
varchar255 date
int date
int pk
fk1 fk2
Riwayat Inaktif id
id_surat id_inaktif
tanggal_inaktif tanggal_aktif_kembali
status int
int int
date date
int pk
fk1 fk2
Riwayat Retensi id
id_surat id_jadwal
tanggal_retensi status
int int
int date
int pk
fk1 fk2
3.3.4 Struktur Database
