3.3.1 Alur Sistem
Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yakni blok
diagram dan system flow.
A. Blok Diagram
Gambar 3.8 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung. Input yang dibutuhkan untuk pemrosesan data, antara lain : data surat
masuk, data jenis surat, data pegawai, dan data pengirim surat, data surat keluar, data penerima surat, dan jadwal retensi arsip.
Selanjutnya pada blok proses terdapat berbagai proses pengolaan pengolaan data yang saling bekaitan, antara lain : proses pengarsipan, proses disposisi, proses
peminjaman dan pengembalian, proses inaktif, dan proses retensi. Untuk blok output, hasil informasi berupa laporan terkait penerimaan surat masuk dan
penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Laporan tersebut,
antara lain : laporan pengarsipan, laporan disposisi, laporan peminjaman dan pengembalian, laporan inaktif, dan laporan retensi.
Diagram IPO
Proses Input
Ourput
D ia
g ra
m I
P O
Surat Masuk Pengarsipan
Inaktif
Retensi Surat Keluar
Pelaporan Surat Masuk
Pelaporan Inaktif
Pelaporan Retensi
Jenis Surat Pegawai
Pengirim Surat mail sender
Penerima Surat mail receiver
Jadwal Retensi Arsip JRA
Disposisi
Pelaporan Disposisi
Peminjaman dan Pengembalian
Pelaporan Peminjaman dan
Pengembalian Pelaporan Surat
Keluar
Gambar 3.8 Diagram Blok Sistem Administrasi Surat Masuk dan Keluar B. System Flow
Untuk membuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan
yang berlaku pada KPKNL Bandung. Berikut penjelasan system flow yang dibuat untuk membantu proses pembuatan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk
dan surat keluar.
B.1 System Flow Master Jabatan
System Flow Master Jabatan
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mulai
Mencatat Data Jabatan
Proses Pencatatan Data
Jabatan Jabatan
Proses Menampilkan
Data J abtan Displ ay
Jabatan Ubah?
Proses Menampilkan
Da ta Ubah J abtan
Ubah Data Jabatan Proses Ubah
Jabatan
Ya
Hapus
Tidak
Selesai Tidak
Pilih Data Jabatan Proses Hapus
Jabatan
Ya
Displ ay Jabatan
Displ ay Ubah Jabatan
Gambar 3.9 System Flow Master Jabatan
Pada Gambar 3.9 merupakan system flow mengelola data master jabatan yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data jabatan ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel jabatan. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data,
masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.2 System Flow Master Unit Kerja
System Flow Master Unit Kerja
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mu lai Mencatat Data Unit
Kerja Proses
Penca tatan Da ta Unit Kerj a
Unit Kerja
Proses Menampilka n
Da ta Unit Kerja Displ ay Unit
Kerja Ubah?
Menampilka n Da ta Ubah Unit
Kerja
Ubah Data Unit Kerja
Proses Uba h Unit Kerja
Ha pus Tidak
Selesai Tidak
Pilih Data Unit Kerja
Proses Hapus Unit Kerj a
Ya
Displ ay Unit Kerja
Ya Displ ay Unit
Kerja
Gambar 3.10 System Flow Master Unit Kerja
Pada Gambar 3.10 merupakan system flow mengelola data master unit kerja yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data unit kerja ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel unit kerja. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data jabatan yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.3 System Flow Master Pegawai
System Flow Master Pegawai
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mulai
Mencatat Data Pegawai
Proses Penca tatan Da ta
Pegawai Pegawai
Proses Menampilkan
Da ta Pegawai Displ ay
Pegawai Ubah?
Proses Menampilkan
Da ta Ubah Pegawai
Ubah Data Pegawai Proses Uba h
Pegawai
Ya
Ha pus
Tidak
Selesai Tidak
Pilih Data Pegawai
Proses Hapus Da ta Pegawai
Ya
Displ ay Pegawai
Displ ay Pegawai
Gambar 3.11 System Flow Master Pegawai
Pada Gambar 3.11 merupakan system flow mengelola data master Pegawai yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data pegawai ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel pegawai. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data pegawai yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.4 System Flow Master Jenis Surat
System Flow Master Jenis Surat
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mu lai
Mencatat Data Jenis Surat
Proses Penca tatan J enis
Surat Jenis
Surat Proses
Menampilka n Da ta J enis Sura t
Displ ay Jenis Surat
Ubah? Proses
Menampilka n Da ta Ubah J enis
Surat
Ubah Data Jenis Surat
Proses Uba h Jen is Surat
Ya
Ha pus
Tidak
Selesai Tidak
Pilih Data Jenis Surat
Proses Hapus Da ta J enis Sura t
Ya
Displ ay Jenis Surat
Displ ay Jenis Surat
Gambar 3.12 System Flow Master Jenis Surat
Pada Gambar 3.12 merupakan system flow mengelola data master jenis surat yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai
dari memasukkan data jenis surat ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel jenis surat. Kemudian jika ingin melakukan perubahan
data, masukkan data jenis surat yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.5 System Flow Master Lokasi
System Flow Master Lokasi
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mulai Mencatat Data
Lokas i Proses
Pencatatan Lokas i Lokas i
Proses Menampilkan
Data Lokasi Displ ay
Lokasi Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah Lokasi
Ubah Data Lokasi Proses Ubah
Lokasi
Ya
Hapus
Tidak
Selesai
Tidak
Pilih Data Lokas i Proses Hapus
Data Lokasi
Ya
Displ ay Lokasi
Displ ay Lokasi
Gambar 3.13 System Flow Master Lokasi
Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master lokasi yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data lokasi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel lokasi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data lokasi yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.6 System Flow Master Media
System Flow Master Media
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mulai
Mencatat Data Media
Proses Pencatatan
Media Media
Proses Menampilkan
Data M edi a Displ ay
Media Ubah?
Proses Menampilkan
Data Ubah M edi a
Ubah Data Media Proses Ubah
Media
Ya
Hapus
Tidak
Selesai Tidak
Pilih Data Media Proses Hapus
Data M edi a
Ya
Displ ay Media
Displ ay Media
Gambar 3.14 System Flow Master Media
Pada Gambar 3.13 merupakan system flow mengelola data master media yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data media ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan
ke dalam tabel media. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.7 System Flow Master Pengaturan Retensi
System Flow Master Pengaturan Retensi
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mu lai Mencatat Data
Retensi
Proses Penca tatan
Retensi Retensi
Proses Menampilka n
Da ta R etens i Displ ay
Retensi Ubah?
Proses
Menampilka n
Da ta Ubah
Retensi
Ubah Data Retensi Proses Uba h
Retensi Ya
Ha pus Tidak
Selesai Tidak
Pilih Data Retensi
Proses Hapus
Da ta R etens i Ya
Displ ay Retensi
Jenis
Surat
Displ ay Retensi
Gambar 3.15 System Flow Master Pengaturan Retensi
Pada Gambar 3.15 merupakan system flow mengelola data master retensi yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data retensi ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel retensi. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.8 System Flow Master Pengaturan Inaktif
System Flow Master Pengaturan Inkatif
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mu lai Mencatat Data
Inaktif Proses
Penca tatan Ina ktif
Inaktif Proses
Menampilka n Da ta I naktif
Displ ay Ina ktif
Ubah? Proses
Menampilka n Da ta Ubah I naktif
Ubah Data Inaktif Proses Uba h
Ina katif Ya
Ha pus Tidak
Selesai Tidak
Pilih Data Inaktif Proses Hapus
Da ta I naktif Ya
Displ ay Ina ktif
Jenis Surat
Displ ay Ina ktif
Gambar 3.16 System Flow Master Pengaturan Inaktif
Pada Gambar 3.16 merupakan system flow mengelola data master inaktif yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama dimulai dari
memasukkan data inkatif ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel inkatif. Kemudian jika ingin melakukan perubahan data, masukkan
data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.9 System Flow Master Atur Pengguna
System Flow Master Atur Pengguna
Sub Bagian Umum
Ph as
e
Mu lai
Mencatat Data Pengguna
Proses Penca tatan
Pengguna Penggun
a Proses
Menampilka n Da ta Pengg una
Displ ay Pengguna
Ubah? Proses
Menampilka n Da ta Pengg unga
Ubah Data Pengguna
Proses Uba h Ina katif
Ya
Ha pus
Tidak
Selesai Tidak
Pilih Data Pengguna
Proses Hapus Da ta Pengg una
Ya
Displ ay Pengguna
Pegawai
Displ ay Pengguna
Gambar 3.17 System Flow Master Atur Pengguna
Pada Gambar 3.17 merupakan system flow mengelola data master atur pengguna yang di dalamnya terdapat satu aktor yaitu subbagian umum. Proses pertama
dimulai dari memasukkan data pengguna ke dalam aplikasi, kemudian aplikasi akan menyimpan ke dalam tabel pengguna. Kemudian jika ingin melakukan
perubahan data, masukkan data media yang akan diubah kemudian data akan berhasil diperbarui.
B.10 System Flow Surat Masuk
System Flow Surat Masuk
Kepala Kantor Sub Bagian Umum
P ha
se
Mulai Surat Masuk
Memberi ke Kepala Kantor untuk
Memperoleh Tujuan Disposisi
Surat Masuk
Memberikan Tujuan
Disposisi
Proses Mencetak
Laporan Surat Masuk
Laporan Surat Masuk
Selesai Laporan Surat
Masuk Surat Masuk
beserta tujuan disposisi
Surat Masuk beserta tujuan
disposisi
Cetak?
Tidak Surat
Masuk Mencetak
Laporan Surat Masuk
Ya Mencatat Surat
Masuk Proses
Menyimpan Surat Masuk
Display Surat Masuk
Gambar 3.18 System Flow Surat Masuk
Pada gambar 3.18 diatas merupukan system flow surat masuk yang di dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian dan Kelapa Kantor. Proses surat
masuk dimulai pada saat Sub Bagian Umum menerima surat lalu memberikannya kepada Kepala Kantor untuk mendapatkan tujuan disposisi. Setelah diterima oleh
Kepala Kantor, selanjutnya surat masuk diberi tujuan disposisi dan surat yang sudah mempunyai tujuan disposisi diberikan kembali kepada Sub Bagian Umum
untuk dilakukan proses pencatatan surat secara digital. setelah proses pencatatan surat masuk selesai, maka Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat
masuk yang telah diproses, selanjutnya laporan surat masuk tersebut diberikan kepada Kepala Kantor.
B.11 System Flow Disposisi
Gambar 3.19 System Flow Disposisi
Pada gambar 3.19 di atas merupakan system flow disposisi yang di dalamnya terdiri dari empat aktor yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksnan, Kepala
Seksi, dan Kepala Kantor. Proses disposisi dimulai pada saat Sub Bagian Umum menentukan tujuan disposisi kepada Kepala Seksi dengan cara mengunggah surat
masuk sesuai tujuan disposisi dari kepala kantor ke dalam sistem dan diterima oleh Kepala Seksi. Kepala Seksi menerima disposisidan selanjutnya mendisposisi
ke pelaksana untuk melaksanakan perihal surat masuk tersebut, setelah pelaksana menerima disposisi surat masuk dari Kepala Seksi, selanjutnya pelaksana
melaksanakan perihal surat masuk tersebut dengan cara membalas liwat surat keluar. Setelah Pelaksana melakukan perihal surat masuk, Sub Bagian Umum
menerima informasi pelaksanaan surat masuk dan Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan disposisi surat masuk untuk diberikan kepada Kepala Kantor.
B.12 System Flow Surat Keluar
Gambar 3.20 System Flow Surat Keluar
Pada gambar 3.20 di atas merupakan system flow surat keluar yang di dalamnya terdapat 4 aktor, yaitu Sub Bagian Umum, Pelaksana, Kepala Seksi, dan
Kepala Kantor. Proses surat keluar dimulai dari pelaksana membuat draft surat keluar didalam aplikasi, kemudian draft surat keluar tersebut diberikan kepada
Kepala Seksi untuk dilakukan persetujuan, jika tidak disetujui maka secara otomatis kembali lagi ke Pelaksana sedangkan disetuji maka draft surat keluar
akan diberikan kepada Sub Bagian Umum untuk dicetak. Setelah proses cetak selesai, Sub Bagian Umum memberikan surat keluar kepada kepala kantor untu
dimintai tanda tanggan sebagai legalitas. Setelah mendapatkan tanda tanggan Kepala Kantor, Sub Bagian Umum mengunggah surat keluar kedalam aplikasi
dengan cara men-scan. Selanjuutnya Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan surat keluar.
B.13 System Flow Arsip Inaktif
System Flow Arsip Inaktif
Kepala Kantor Sub Bagian Umum
P h
as e
Mulai
Aktifkan Arsip?
Proses Mengaktifkan
Arsip Surat Simpan Arsip
yang Diaktifkan Mencetak
Laporan Arsip Inaktif
Laporan Arsip Inaktif
Laporan Arsip Inaktif
Selesai Cetak?
Tidak Tidak
Mencari arsip surat Inaktif
Proses Cari Arip Surat Inaktif
Memilih Arsip Yang Diaktifkan
Inaktif
Ya
Surat Masuk
Surat Keluar
Mencetak Laporan Arsip Surat Inaktif
Ya
Inaktif Display Arsip In
Aktif
Gambar 3.21 System Flow Arsip Inaktif
Pada gambar 3.21 di atas merupakan system flow arsip inaktif yang di dalamnya terdapat dua aktor yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor. Proses
arsip inaktif dimulai dari Sub Bagian Umum mencari atau memilih arsip surat inaktif pada table inkatif, selanjutnya Sub bagian umum melakukan perubahan
status arsip inaktif menjadi arsip kembali, jika mengaktifkan arsip maka arsip akan kembali aktif dan kembali ke tabel yang sesuai, sedangkan tidak diaktifkan
kembali Sub Bagian Umum dapat mencetak laporan arsip inaktif yang selanjutnya diberikan Kepala Kantor.
B.14 System Flow Peminjaman Arsip
System Flow Peminjaman Arsip
Kepala Kantor Sub Bagian Umum
Peminjam
P h
as e
Konfirmasi Peminjaman
Mencetak Laporan
Peminjaman Laporan
Peminjaman Selesai
Laporan Pemninjaman
Cetak? Ya
Mulai
Proses Memilih Arsip Surat Yang
akan Dipinjam
Proses Menentukan Tanggal Kembali dan
Keterangan Peminjaman
Peminjaman Pengembalian
Membuat Laporan
Peminjaman Tidak
Melakukan Peminjaman
Memilih Arsip Dipinjam
Menentukan Tanggal dan
keterangan Surat
Masuk Surat
Keluar
Peminja man
Peminjaman Konfirmasi
Peminjaman
Membuat Laporan
Peminjaman
Peminjaman Display
Peminjaman Display
Konfirmasi Peminjaman
Gambar 3.22 System Flow Peminjaman
Pada gambar 3.22 di atas merupakan system flow peminjaman arsip yang di dalamnya terdapat tiga aktor, yaitu Peminjam, Sub Bagian Umum, dan Kepala
Kantor. Proses peminjaman arsip dimulai dari Peminjam menentukan arsip yang akan dipinjam dan selanjutnya peminjam menentukan tanggal pengembalian dan
menyertakan keterangan peminjaman arsip. Selanjutnya Sub Bagian Umum mengkonfirmasi peminjaman arsip, proses setelah peminjaman adalah
pengembalian arsip. Sub Bagian umum dapat mencetak laporan peminjaman yang selanjutnya diberikan kepada Kepala Kantor.
.15 System Flow Pengembalian Arsip
System Flow Pengembalian Arsip
Kepala Kantor Sub Bagian Umum
P h
as e
Mencetak Laporan
Pengembalian Laporan
Pengembalian Selesai
Laporan Pengembalian
Cetak? Proses
Konfirmasi Pengembalian
Tidak Melakukan
Konfirmasi Pengembalian
Peminja man
Mencetak Laporan
Ya
Mulai
Display Pengembalia
n
Gambar 3.23 System Flow Pengembalian
Pada gambar 3.23 di atas merupakan system flow pengembalian arsip yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum, dan Kepala
Kantor. Proses pengembalian arsip dimulai dari sub bagian menerima pengembalian
arsip dari
peminjam, kemudian
melakukan konfirmasi
pengembalian di aplikais. Setelah mengkonfirmasi pengembalian Sub Bagian Umum mencetak laporan pengembalian arsip dan diberikan kepada Kepala
Kantor.
B.16 System Flow Jadwal Retensi Arsip
System Flow Jadwal Retensi Arsip
Kepala Kantor Sub Bagian Umum
P h
as e
Mulai
Penghapusan Arsip Kadaluarsa
Secara Otomatis
Mencetak Laporan Arsip
Kadaluarsa Laporan Arsip
Kadaluarsa Laporan Arsip
Kadaluarsa
Selesai Mencari Arsip
Surat Inaktif
Melakukan Pengjapusan Arsip
Kadaluarsa Mencari arsip surat
Inaktif
Mencetak Laporan Arsip Kadaluarsa
Retensi Display
Jadwal Retensi Arsip
Gambar 3.24 System Flow Jadwal Retensi Arsip
Pada gambar 3.24 di atas merupakan system flow jadwal retensi arsip yang di dalamnya terdapat dua aktor, yaitu Sub Bagian Umum dan Kepala Kantor.
Proses jadwal retensi arsip dimulai dari Sub Bagian Umum mencari arsip yan sudah habis masa inaktifnya, selanjutnya Sub Bagian Umum akan melakukan
penghapusan terhadap arsip yang sudah kadaluarsa, selanjutnya Sub Bagian Umum mencetak laporan jadwal retensi arsip yang diberikan kepada Kepala
Kantor.
3.3.2 Data Flow Diagram
Kategori