Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Dengan semakin berkembangnya teknologi yang sangat cepat dalam menangani aspek kehidupan diperlukan suatu perangkat keras untuk menunjang produktivitas kerja seperti komputer, karena dengan alat ini dapat dibangun suatu sistem komputerisasi. Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh KAP Hadisoeryo dan Maharani, maka pada bab ini penulis mencoba mengusulkan adanya komputerisasi pada sistem penggajian yang telah berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani. Dalam sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang telah ada. Sistem usulan ini menambahkan beberapa prosedur baru yang penulis anggap patut untuk diadakan. Dengan harapan bisa memecahkan permasalahannya yang ada demi mencapai tujuan yang hendak dicapai. Dengan adanya sistem baru ini, maka masalah yang sering terjadi dapat ditutupi dengan : 1. ketepatan waktu dalam memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. 2. mengefisiensikan waktu dalam hal perhitungan dan informasi lain yang dibutuhkan. 3. ketelitian dan kebenaran data sehingga informasi yang dibutuhkan seketika akan dapat dipercaya dan langsung diketahui kebenarannya. 59 Penulis berusaha untuk membantu dan mencapai tujuan dalam pengembangan sistem yang sudah ada agar lebih efisien. Prosedur standar yang berlaku pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani tetap berlaku dan lebih utama, 4.2 Prosedur Sistem Akuntansi Usulan Proses Penerimaan kas pada sistem usulan sama dengan prosedur sistem berjalan, namun hanya ditambah sedikit perubahan-perubahan, mengingat sistem yang berjalan masih menggunakan manual, maka penulis mencoba mengusulkan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual Basic , adapun prosedur-prosedur tersebut : 1. Proses Penerimaan Klien Proses penerimaan klien ini dimulai dari pengiriman Surat Penawaran Harga SPH dari divisi keuangan ke klien berdasarkan data klien, kemudian klien memberikan kembali surat penawaran harga SPH acc klien tersebut ke divisi keuangan yang sudah disetujui harganya. Dan surat penawaran harga tersebut diteruskan ke partner untuk diacc. Setelah Surat Penawaran Harga diacc SPH acc partner, lalu di simpan dalam File Surat Penawaran Harga SPH dan kedalam arsip SPH, selanjutnya berdasarkan data klien dan data SPH, dibuatkan data Surat Perikatan Kerja SPK yang diarsipkan terlebih dahulu ke dalam Arsip SPK lalu SPK tersebut di kirimkan kepada klien. Dan berdasarkan Data SPK maka dibuatkan Surat Pengantar dimana sebelum di kirimkan ke klien diarsipkan terlebih dahulu ke arsip klien. 2. Proses Penagihan Berdasarkan File Surat Penawaran Harga SPH, file Klien dan file Surat Perikatan Kerja, bagian keuangan akan membuat Invoice yang akan diberikan ke klien dan disimpan dalam file Invoice faktur. 3. Prosedur Penjurnalan Dalam Proses pembayaran , bagian keuangan akan menerima pembayaran dari klien dibuatkannya struk bayar yang telah diproses dalam file bayar yang datanya berasal dari file giro, file rekening dan file invoice. Setelah diproses, pelanggan akan menerima struk bayar. 4. Proses Perhitungan Kas Masuk Berdasarkan file bayar dan file invoice, akan dilakukan proses perhitungan jumlah kas masuk dan akan disimpan ke dalam file penerimaan kas. 5. Proses Pembuatan Jurnal Proses pencatan data penerimaan kas dimasukan dalam data jurnal lalu disimpan dalam file jurnal yang berdasarkan data perkiraan yang berasal dari file perkiraan setelah melakukan proses perhitungan kas masuk. Dalam pencatatan jurnal ditambahkan nomor jurnal, nomor perkiraan dan jumlah yang ditempatkan dalam posisi debet dan kredit. 6. Proses Laporan Penerimaan Kas dan Laporan Jurnal Dalam proses ini akan dibuatkan laporan penerimaan kas dan laporan jurnal yang akan diberikan bulanan ke managing partner. Dalam pembuatan laporan penerimaan kas datanya diperoleh dari data jurnal dalam file jurnal dan data penerimaan kas dalam file penerimaan kas. 4.3 Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Usulan Diagram alir data data flow diagram pada sistem akuntansi usulan tidak terlepas dari diagram alir data pada sistem berjalan. Diagram alir data pada sistem akuntansi usulan ini dimaksud untuk menjelaskan dan menggambarkan secara logic serta mempermudah memahami suatu sistem. Partner Komputerisasi Sistem Penerimaan Kas Pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani Managing Partner Klien SPH acc klien , SPH, SPK,Invoice, sturk bayar, Surat Pengantar Laporan Penerimaan Kas Bulanan, Laporan Jurnal bulanan SPH acc klien SPH acc pertner Bank Giro Keterangan : SPH : Surat Penawaran Harga SPK : Surat Perikatan Kerja Gambar IV.1 Diagram Konteks Usulan