3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nama arus data
: Surat Pengantar Alias
: SP Bentuk Data
: Cetakan Komputer Arus Data
: Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Arsip Surat Pengantar
Penjelasan : Sumber data pembuatan Daftar Tagihan
Periode : Setiap terjadi pengantaran dokumen
Volume : Rata–rata 30 kali setiap bulan
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien+tgl+alamat_perusahaan
Keterangan :
Nama_klien nama_klien
Alamat_klien alamat_klien
Tgl tanggal dikirimnya surat pengantar tersebut
Alamat_perusahaan alamat Perusahaan
Isi =keterangan
Footer = nama_karyawan
Keterangan :
Nama_karyawan nama pengirim
2.. Nama Arus Data
: Surat Penawaran Harga Alias
: SPH Bentuk Data
: Cetakan Komputer Arus Data
: Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Partner
Proses 1.0-Arsip SPH Penjelasan
: Digunakan untuk penawaran harga kepada klien Periode
: Setiap terjadi penawaran Volume
: Rata–rata 12 kali setiap bulan Struktur data
: Header+Isi+Footer Header
= nama_klien+alamat_klien Keterangan
: Nama_klien
nama klien perusahaan Alamat_klien
Alamat klien Isi
= isi surat+biaya Format
= Text
Footer =nama_partner+nama_pimpinan_klien
Keterangan :
Nama_partner nama partner perusahaan
Nama_pimpinan_klien nama pinpinan klien
3. Nama Arus Data
: Kwitansi Alias
: KW Bentuk Data
: Cetakan Komputer Arus Data
: Proses 2.0–Kien Proses 2.0–Arsip Kwitansi
Penjelasan : Sebagai Bukti Pembayaran
Periode : Setiap kali terjadi pembayaran
Volume : Rata–rata 5 kali setiap bulan
Struktur Data : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Keterangan :
Nama_klien nama klien
Alamat Alamat Klien
Isi = biaya+jumlah
Keterangan :
Biaya biaya yang harus dibayar oleh klien
Jumlah jumlah total dari biaya yang harus dibayar
Footer = tgl+nama_karyawan Keterangan
: tgl
tanggal pembuatan kwitansi nama_karawan
karyawan yang berwenang membuat kwitansi
4. Nama Arus Data
: Surat Perikatan Kerja Alias
: SPK Bentuk Data
: Cetakan Komputer Arus Data
: Proses 1.0-Klien Proses 1.0-Arsip SPK
Penjelasan : Digunakan untuk perjanjian kerjasama
Periode : Setiapsurat penawaran harga disetujui
Volume : Rata-rata 5 kali setiap bulan.
Struktur : Header+Isi+Footer
Header = nama_klien+alamat_klien
Keterangan :
Nama_klien nama klien
Alamat_klien alamat klien
Isi = isi_surat+biaya
Format = text
Footer = nama_partner+nama_pimpinan_klien
Keterangan :
Nama_partner nama partner perusahaan
Nama_pimpinan_klien nama pimpinan klien yang berwenang
5. Nama arus data
= Laporan Penerimaan Kas Alias
= - Bentuk Data
= cetakan Manual Arus Data
= Proses 4.0-Pimpinan Penjelasan
= Sebagai laporan penerimaan kas Periode
= Setiap bulan Volume
= Satu kali dalam sebulan Struktur data
= Header+Isi+Footer Header
= alamat_perusahaan Keterangan
: Alamat_perusahaan
alamat perusahaan Isi
= 1{No+tgl+nama_klien+jenis_jasa+jumlah+keterangan}8+Total Format
= Tabel Keterangan
: No
No Urut Tgl
tanggal diterima uang dari klien Nama_klien
Nama klien Jumlah Jumlah pendapatan dari jasa
Keterangan keterangan
Total Total Keseluruhan pendapatan Footer
= tgl+nama_karyawan Tgl
tanggal dibuatkan laporan Nama_karyawan
nama karyawan yang berwenang membua laporan
3.6. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan
Spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses–proses yang terjadi didalam sistem akuntansi berjalan yang memerlukan dokumen masukan
untuk mendukung berjalannya proses utuk menghasilkan dokumen keluaran. Adapun spesifikasi sistem akuntansi berjalan pada Perusahaan Pratison Piranti Service adalah
sebagai berikut :
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama dokumen
: Giro Fungsi
: Untuk pembayaran atas tagihan Tujuan
: Arsip Bagian Keuangan Sumber
: Klien Frekuensi
: Setiap pembayaran Media
: Kertas Jumlah
: Satu Lembar Bentuk
: Lampiran A-1 2.
Nama dokumen : Bukti Setor
Fungsi : Bukti Setor Bank
Sumber : Klien dan Arsip bukti setor
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap Penyetoran ke Bank
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran A-2
3. Nama dokumen
: Surat Penawaran Harga Fungsi
: Surat Untuk Menawarkan harga ke klien Sumber
: Bagian Keuangan Tujuan
: klien Frekuensi
: Setiap memulai transaksi Media
: Kertas Jumlah
: Dua lembar Bentuk
: Lampiran A-3 4.
Nama dokumen : Surat Perikatan Kerja
Fungsi : Sebagai bukti perjanjian kerja sama
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : disetujuinya Surat Penawaran Harga
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran A-4
5. Nama dokumen
: Kwitansi Fungsi
: Sebagai bukti penerimaan kas Sumber
: Bagian Keuangan Tujuan
: Klien Frekuensi
: Setiap kali pembayaran dilakukan
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran A-5
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama dokumen
: Surat Pengantar Fungsi
: Bukti telah diterimanya dokumen Sumber
: Bagian Keuangan Tujuan
: Klien Frekuensi
: Setiap Penggiriman dokumen Media
: Kertas Jumlah
: Dua lembar Bentuk
: Lampiran B-1 2.
Nama dokumen : Surat Penawaran Harga
Fungsi : Surat Untuk Menawarkan harga ke klien
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : klien
Frekuensi : Setiap memulai transaksi
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran B-2
3. Nama dokumen
: Kwitansi Fungsi
: Sebagai bukti penerimaan kas
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Klien
Frekuensi : Setiap kali pembayaran dilakukan
Media : Kertas
Jumlah : Dua lembar
Bentuk : Lampiran B-3
4. Nama dokumen
: Surat Perikatan Kerja Fungsi
: Sebagai bukti perjanjian kerja sama Sumber
: Bagian Keuangan Tujuan
: Klien Frekuensi
: disetujuinya Surat Penawaran Harga Media
: Kertas Jumlah
: Dua lembar Bentuk
: Lampiran B-4 5.
Nama dokumen : Laporan Penerimaan Kas
Fungsi : Sebagai laporan penerimaan kas bulanan
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Pimpinan
Frekuensi : Satu kali dalam sebulan
Media : Kertas
Bentuk : Lampiran B-5
3.7. Permasalahan
Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa maka penulis dapat mengemukakan beberapa masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan yaitu :
1. Pembuatan dan perhitungsn transaksi masih menggunakan cara manual
sehingga data yang dihasilkan masih belum akurat. 2.
Laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu 3.
Kerangkapan pekerjaan menyebabkan kesalahan dalam pembuatan laporan atau transaksi.
3.8. Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam mengatasi masalah ini maka penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dengan
pertimbangan sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan komputer data yang dihasilkan akan lebih akurat
2. Pembuatan laporan tidak terlambat kaarena menggunakan tenaga mesin 3. Laporan yang dihasilkan tepat waktu
4. Adanya pemisahan tugas diantara bagian–bagiannya agar kesalahan dalam pembuatan laporan dapat diminimalisir.
5. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dapat meminimalisasi kecurangan dan kesalahan manusia Human Error .
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Dengan semakin berkembangnya teknologi yang sangat cepat dalam menangani aspek kehidupan diperlukan suatu perangkat keras untuk menunjang produktivitas
kerja seperti komputer, karena dengan alat ini dapat dibangun suatu sistem komputerisasi. Setelah mempelajari sistem berjalan dan mengetahui permasalahan
yang dihadapi oleh KAP Hadisoeryo dan Maharani, maka pada bab ini penulis mencoba mengusulkan adanya komputerisasi pada sistem penggajian yang telah
berjalan pada KAP. Hadisoeryo dan Maharani. Dalam sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan
yang telah ada. Sistem usulan ini menambahkan beberapa prosedur baru yang penulis anggap patut untuk diadakan. Dengan harapan bisa memecahkan permasalahannya
yang ada demi mencapai tujuan yang hendak dicapai. Dengan adanya sistem baru ini, maka masalah yang sering terjadi dapat ditutupi dengan :
1. ketepatan waktu dalam memperoleh data dan informasi yang
dibutuhkan. 2.
mengefisiensikan waktu dalam hal perhitungan dan informasi lain yang dibutuhkan.
3. ketelitian dan kebenaran data sehingga informasi yang dibutuhkan seketika akan
dapat dipercaya dan langsung diketahui kebenarannya.
59
Kategori