commit to user
6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
1. Tinjauan Pustaka
A. Administrasi
Administrasi berdasarkan etimologis bersumber dari bahasa Latin, yang terdiri dari
ad
dan
ministrare,
yangsecara operasional berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam bahasa asalnya dari
perkataan itu dapat terbentuk kata benda
administratio
dan kata sifat
administrativus
. Perkataan itu masuk ke dalam bahasa Inggris menjadi
administration
yang lebih banyak dikenal oleh para ilmuan dan praktisi sekarang ini.
1. Pengertian Administrasi menurut beberapa ahli :
a. Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil White, 1958.
b. Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama Simon, 1958. c.
Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan
bersama Newman, 1963 2.
Administrasi dalam Bahasa Indonesia ada dua pengertian, yaitu: a.
Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” yaitu proses kerjasama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan S.P. Siagian, 1973
b. Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor yakni pekerjaan tulis menulis,
catat mencatat, menggandakan, menyimpan dan mengirirm segala
commit to user 7
jenis warkat yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan untuk mewujudkan tugas pokok suatu organisasi. Kegiatan ini dalam
bahasa Inggris disebut : Clerical works FX.Soedjadi, 1989. Dari beberapa pegertian administrasi dan pendapat menurut
beberapa ahli diatas, dalam penulisan ini penulis akan menjelaskan lebih dalam mengenai administrasi dalam arti sempit, dimana administrasi
merupakan kegiatan “Tata Usaha” Ali Mufiz, 2009:1.7. Tata usaha adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan
penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian penyaluran bahan keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam
mengelola kegiatan kerjasama. Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih detail tentang administrasi dalam arti sempit sebagai berikut 2009, 1.5-
1.6: 1.
Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis
serta penentuan fakta secara tertulis, dengan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan
fakta yang lainnya. 2.
G. Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang dapat dipakai untuk menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap
manusia untuk melakukan perhubungan, persetujuan, dan perjanjian antara sesama manusia dan badan hukum yang dilakukan secara
tertulis. Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi.
Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie dalam Moekijat, 1992:16 sebagai berikut:
1. Organisasi. Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi dua bagian
yaitu secara statis dan dinamis. Secara statis organisasi yaitu wadah setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan,
commit to user 8
sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur organisasi adalah job diskripsi perincian struktur.
2. Manajemen yaitu proses pencapaian tujuan dengan menggunakan
bantuan orang lain. 3.
Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri.
4. Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalu lintas
pembiayaan kegiatan keuangan yang membiayai suatu kegiatan. 5.
Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada didalam suatu organisasi.
6. Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang
ada di suatu instansi barang habis pakai atau barang tidak habis pakai.
7. Humas yaitu membina hubungan baik antara masyarakat dengan
suatu organisasi hubungan masyarakat. Fungsi tata usaha clerical work pada dasarnya adalah untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan pimpinan dalam mengambil keputusan. Untuk itu fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data
atau informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi. Kegiatan itu dilakukan dengan pencatatan, menyimpan,
menggadakan semua data, yang diwujudkan menjadi warkat-warkat yang selalu siap bilamana diperlukan.
Fungsi tata usaha yang lain adalah memberikan pelayanan, dalam arti membantu personel lain dari dalam dan luar organisasi yang
memerlukan data atau inormasi, agar dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif.
Berdasarkan kedua fungsi tersebut tata usaha dapat diartikan sebagai, “rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengadakan,
menggandakan, menyimpan dan mengirim berbagai bahan atau datainformasi
untuk keperluan
mewujudkan tugas-tugas
pokok organisasi”.
commit to user 9
Dalam realisasinya semua kegiatan itu perlu dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah atau menerapkan unsur-unsur di dalam fungsi
primer Planning, Organizing, Commanding, Coordination, Controling, Communication, agar berlangsung efektif dan efisien. Penerapan tersebut
semakin penting artinya jika pekerjaan tata usaha dihubungkan dengan bidang kerjanya yang lebih luas, seperti penyediaan dan pengaturan tempat
kerja agar menyenangkan dan membetahkan karena berpengaruh pada prestasi dan produktivitas kerja.
Berdasarkan pengertian tersebut di atas dapat diidentiikasi jenis- jenis kegiatan tata usaha sebagaimana dikemukakan William H.
Leffingwell dan Edwin M. Robinson membedakan pekerjaan tata usaha sebagai berikut : 1994:145
a. Menerima, mengirim dan mengatur pengangkutan bahan-bahan
dengan sarana yang tepat. b.
Membuar dan menyimpan rekening-rekening. c.
Surat menyurat,mendiktekan dan mengetik. d.
Menyimpan warkat e.
Menghimpun dan menghitung data statistik. f.
Mendistribusikan dan menyimpan surat-surat. g.
Menggandakan warkat-warkat. h.
Menerima tamu, menelpon, mengatur pesuruh dan penjaga keamanan.
i. Membuat atau mengkonsep warkat.
j. Tugas-tugas khusus dari pimpinan.
Berdasarkan uraian pendapat tersebut dan dengan memperhatikan deskripsi pekerjaan tata usaha, maka jenis-jenis kegiatan yang menjadi
volume kerja tata usaha dapat disimpulkan sebagai berikut : a.
Menerima, mencatat dan mengarsipkan surat keluar dan surat masuk.
b. Mengurus penyimpanan, pemeliharaan dan pengawetan arsip surat-
surat dan dokumen-dokumen lainnya.
commit to user 10
c. Mengatur dan melayani kebutuhan pemakaian arsip, baik untuk
pimpinan maupun pihak lain yang memerlukannya. d.
Mengatur dan menggunakan buku agenda, buku ekspedisi dan mengirim surat keluar.
e. Bertanggung jawab atas penyimpanan dan pemakaian capstempel
organisasi. f.
Mempersiapkan, mengolah dan menyelesaikan rancangan atau konsep surat-surat.
g. Mengurus pengadaan dan percetakanpenggandaan berbagai jenis
formulir, kartu-kartu dan menyediakan alat tulis kantor. h.
Mengatur penyelenggaraan rapat dinas. i.
Menerima tamu dan mengurus tamu. j.
Memperhatikan dan menghimpun pendapat umum serta pencatatan tentang pemberitaan untuk disampaikan pada pimpinan.
k. Mengelola data statistik.
l. Melaksanakan tugas-tugas khusus berdasarkan perintah pimpinan
atau atasan.
commit to user 11
B. Pengelolaan
Kategori