B. Kearsipan
Kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik. Menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu,
sehingga setiap surat bila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu ingatannya. Berikut ini merupakan macam-macam Arsip :
1. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung dan perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Pada umumnya arsip ini senantiasa dapat berubah baik
nilai maupun isinya sesuai dengan fungsinya 2.
Arsip Statis Arsip yang tidak digunakan langsung pada perencanaan dalam kehidupan
kebangsaan. Pada umumnya arsip tersebut mempunyai nilai abjad. Keuntungan Sistem Kearsipan yang Baik adalah :
a. Kepadatan : tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya
ruang lantai. b.
Hal dapat didekati : lemari arsip harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah menyimpan surat surat atau mengambilnya.
c. Keamanan : Kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat
keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya.
Universitas Sumatera Utara
d. Kehematan : sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga
kerja, dan biaya lainnya. e.
Elastisitas : bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas. f.
Warkat harus diproduksi dengan penangguhan seminimum- minimumnya.
g. Warkat harus selalu disusun secara up to date meskipun hal demikian
itu dapat bergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan.
C. Prosedur Surat MasukKeluar
Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT. Alam Laut Sejahtera. Surat masuk adalah segala surat masuk yang tertulis yang diterima oleh
suatu badan usaha ataupun dari instansi tertentu. Agar surat masuk tersebut tidak hilang,maka haruslah dicatat dengan cara-cara tertentu.
Surat keluar adalah segala surat keluar yang tertulis yang dikirimkan kesuatu badan usaha ataupun instansi tertentu. Dimana setiap surat yang dikirim
harus ada pertinggalnya bagi perusahaan, sebagai tanda bukti surat keluar. Prosedur pengaturan surat masuk harus melalui :
1. Buku prosedur surat masuk surat keluar
2. Buku expedisi
Pada PT. Alam Laut Sejahtera surat masuk dapat dibedakan menjadi 3 jenis surat :
a. Surat Biasa : Surat yang sifatnya biasa dan tidak memerlukan penanganan
dengan cepat.
Universitas Sumatera Utara
b. Surat Penting : Surat yang sifatnya penting dan memerlukan penanganan
dengan cepat dari perusahaan organisasi. c.
Surat Rahasia : Surat yang sifatnya sangat rahasia dan hanya dapat dibuka oleh orang yang dituju oleh surat tersebut.
3. Sistem Pengindeksan
Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai
tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Ada beberapa sistem yang digunakan pada PT. Alam Laut Sejahtera dalam mengindeks dokumen maupun arsip, yaitu :
a. Sistem Kronologis
Sistem ini didasarkan pada urutan waktu surat atau dokumen atau arsip diterima atau waktu dikirim keluar organisasi.
b. Sistem Abjad
Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan.
c. Sistem Numerik
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
Universitas Sumatera Utara
B A B I V K E S I M P U L A N D A N S A R A N
A. Kesimpulan
Kategori